“十三五”規(guī)劃綱要實施以來,XX區(qū)檔案局在區(qū)委、區(qū)政府的正確領(lǐng)導(dǎo)和市檔案局(館)的精心指導(dǎo)下,緊緊圍繞大局、解放思想、開拓創(chuàng)新、扎實工作的發(fā)展理念,實施“以人為本、服務(wù)為先、安全第一”戰(zhàn)略,以“三個體系”建設(shè)為目標(biāo),凝心聚力,攻堅克難,扎實完成了各項工作任務(wù),有效提升了全區(qū)檔案工作的整體水平,進(jìn)一步服務(wù)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會文化大發(fā)展、大繁榮,F(xiàn)將“十三五”期間的工作情況匯報如下:
一、主要任務(wù)完成情況
(一)檔案法治建設(shè)方面
1.完善檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)情況:
我區(qū)認(rèn)真貫徹落實省、市“關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見”,及時認(rèn)真向區(qū)領(lǐng)導(dǎo)做好專題匯報,并以兩辦名義轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強和改進(jìn)新形勢下全市檔案工作的實施意見》文件,體現(xiàn)了區(qū)委、區(qū)政府對檔案工作高度重視和關(guān)心,對加強和改進(jìn)全區(qū)檔案工作有著重要指導(dǎo)意義。同時,我局派業(yè)務(wù)人員到部門和鎮(zhèn)街聽取和了解對《實施意見》在工作操作中的建議。
2.加強檔案行政執(zhí)法,梳理權(quán)力清單、責(zé)任清單情況:
1.我區(qū)開展了檔案執(zhí)法檢查。為深入推行“雙隨機一公開監(jiān)管模式”,制定了《XX區(qū)檔案局推廣隨機抽查工作實施方案》和工作規(guī)則,并結(jié)合區(qū)局權(quán)力清單、責(zé)任清單,梳理了區(qū)局隨機抽查事項。積極依法行政,強化檔案行政職能,采取“雙隨機一公開”的形式,隨機抽取執(zhí)法檢查對象。組成檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查組,對被列為檢查對象的單位進(jìn)行了實地檢查。檢查的重點:一是組織機構(gòu)建設(shè);二是庫室建設(shè);三是業(yè)務(wù)建設(shè);四是檔案信息化建設(shè)等。對檢查發(fā)現(xiàn)的問題當(dāng)場進(jìn)行反饋并要求相關(guān)單位及時進(jìn)行整改。各單位整改完成后,通過“雙隨機一公開”平臺通報檢查結(jié)果。據(jù)統(tǒng)計,2016-2019年期間,我區(qū)利用“雙隨機一公開”平臺等方式共檢查8個立檔單位,發(fā)現(xiàn)問題0個,均已達(dá)合格。
2.完成梳理權(quán)力清單和責(zé)任清單編制工作。2016-2019年期間,為貫徹落實簡政放權(quán)工作精神,區(qū)局?jǐn)M定《XX區(qū)檔案局行政權(quán)力責(zé)任清單》,要求局屬股室以簡政放權(quán)、權(quán)責(zé)一致、便民高效、公開透明為原則,對沒有法律、法規(guī)和規(guī)章依據(jù)的職權(quán)一律要求取消;對行業(yè)組織和社會組織能夠自行制定行業(yè)規(guī)范的一律進(jìn)行職權(quán)轉(zhuǎn)移;對每項行政職權(quán)均明確辦理程序、所需材料等細(xì)節(jié);經(jīng)梳理,區(qū)局行政權(quán)力事項減少至4項。我區(qū)已完成檔案利用區(qū)檔案館未開放檔案的管理、檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查、區(qū)重大建設(shè)項目檔案驗收等行政權(quán)力共3項和行政許可類責(zé)任清單、行政處罰類責(zé)任清單、行政強制類責(zé)任清單、行政獎勵類責(zé)任清單、其他審批權(quán)類責(zé)任清單、行政監(jiān)督檢查類責(zé)任清單共13項編制完成并按要求已上報。
3.積極推進(jìn)“放管服”改革工作,嚴(yán)格按照區(qū)本級關(guān)于“放管服”改革全面優(yōu)化政務(wù)服務(wù)執(zhí)行。我區(qū)還全面推行江西省“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”系統(tǒng)建設(shè),按要求落實事項領(lǐng)取及檢查實施清單制度。
3.檔案違法違紀(jì)案件查處情況:
我區(qū)“十三五”期間無檔案違法違紀(jì)案件。
4、“七五”普法情況
以“6.9國際檔案日”“憲法宣傳日”為契機,先后舉辦了以“檔案與民生”、“檔案——我們共同的記憶”、“檔案見證改革開放”、“檔案——新中國的記憶”等為主題的宣傳活動,活動采取板報展覽、懸掛宣傳標(biāo)語、發(fā)放宣傳資料等形式進(jìn)行宣傳,并組織干職工對前來咨詢檔案問題的群眾耐心解答,同時充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺進(jìn)行宣傳。歷年來開展的普法宣傳活動,不僅利于宣傳《檔案法》《檔案管理辦法》等檔案法律法規(guī),更宣傳了XX檔案文化,普及檔案知識,進(jìn)一步增強群眾檔案意識,拉近群眾和檔案的距離。“十三五”期間共展發(fā)放宣傳冊頁1萬余份,接待來訪群眾500余人次。
(二)檔案資源建設(shè)方面
1、檔案接收情況,重點說明民生檔案、重大活動接收情況:
2016年接收區(qū)民政局婚姻檔案163卷;2017年接收區(qū)民政局婚姻檔案20卷、區(qū)紀(jì)委案件檔案160卷;2018年接收區(qū)民政局、高坑鎮(zhèn)婚姻檔案27948卷、區(qū)委組織部死亡干部檔案7卷;2019年接收區(qū)民宗局機構(gòu)改革移交檔案454件、五陂海綿小鎮(zhèn)部分基礎(chǔ)設(shè)施(EPC)項目基建檔案61卷(其中圖紙384張);區(qū)委組織部死亡干部檔案5卷,紙質(zhì)檔案、電子檔案同步接收進(jìn)館。
收集全區(qū)各部門、單位2016年至2019年重大活動照片檔案2000余張和錄音、錄像檔案5盤。具體如下:接收了全市重點建設(shè)項目觀摩、XX區(qū)政府與江西銀行股份有限公司XX分行政銀戰(zhàn)略合作簽約儀式、XX區(qū)政府與三一集團(tuán)有限公司PC工廠及裝配式建筑項目簽約儀式、區(qū)政府與濟(jì)南晶博電子有限公司半導(dǎo)體芯片及集成電路封裝項目簽約儀式,南正街拆遷、XX區(qū)開展“江山多嬌”大型融媒體直播活動、2019年抗洪、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、走訪、扶貧、創(chuàng)建、“年年有變化、三年大變樣”觀摩等重大活動。
2、電子檔案和檔案數(shù)字化成果移交情況:
我館館藏建國后檔案全宗67個,內(nèi)容豐富,種類繁多,我局堅持實用原則,優(yōu)先選擇重要全宗、民生檔案等利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,第一期將館藏15個全宗包括區(qū)委辦、區(qū)政府辦永久、長期保管的文書檔案及婚姻、土地、基建等民生檔案進(jìn)行了數(shù)字化、數(shù)字化檔案共166353卷、334157件,數(shù)字化成果圖像數(shù)據(jù)共54.741萬幅、目錄數(shù)據(jù)19.981萬條,其中案卷級目錄16.6353萬條,文件級目錄3.3457萬條,圖像數(shù)據(jù)分別以彩色JPEG、雙層PDF兩種格式儲存,并將19.981萬條目錄和54.741萬畫幅以PDF圖像數(shù)據(jù)上傳省檔案區(qū)域平臺,推進(jìn)全省檔案信息資源共享。已于2019年2月28日通過了省、市檔案局對我館紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目驗收工作。
3、檔案征集情況
做好了重點項目、重大活動、名企檔案、地方特色等XX特色、珍貴檔案的收集、征集工作,征集編研了2016-2018年XX區(qū)脫貧攻堅工作文件匯編,XX花果、南正街拆遷、XX路礦旅游景區(qū)創(chuàng)建國家5A級旅游景區(qū)、“年年有變化三年大變樣五年新跨越”、世界·萍商大會XX分會場等檔案資料,不斷豐富館藏。
(三)檔案利用服務(wù)方面
1.檔案開放方面:
2016-2019年共計開放了區(qū)委、區(qū)政府2個全宗的到期檔案。
2、本地區(qū)國家重點檔案開發(fā)利用情況:
我區(qū)無國家重點檔案。
3.檔案公共服務(wù)能力情況:
(1)創(chuàng)新服務(wù)方式情況:
XX區(qū)檔案局(館)2019年已全面完成館藏檔案數(shù)字化工作,該工作于2017年7月啟動,完成建國后民生檔案和建國后部分文書檔案共計166353卷、33457件,數(shù)字化成果圖像數(shù)據(jù)共54.741萬幅,目錄數(shù)據(jù)19.981萬條,其中案卷級目錄16.6353萬條,文件級目錄3.3457萬條,圖像數(shù)據(jù)分別以彩色JPEG、雙層PDF兩種格式儲存,并數(shù)據(jù)經(jīng)檢測合格,上傳省區(qū)域平臺,是XX市縣區(qū)率先完成檔案數(shù)字化的單位之一。同時,根據(jù)業(yè)務(wù)建設(shè)評價工作要求,聘請專人對館藏檔案開展信息化條目錄入工作。目前已完成館藏區(qū)委辦、區(qū)政府辦、城關(guān)區(qū)革命委員會、區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、城關(guān)區(qū)整黨辦公室、XX區(qū)機關(guān)黨委辦公室、區(qū)委統(tǒng)戰(zhàn)部、XX區(qū)委臺灣工作辦公室、城關(guān)區(qū)打擊經(jīng)濟(jì)犯罪辦公室、區(qū)委政法委、區(qū)信訪局、區(qū)紀(jì)委辦公室、共青團(tuán)XX區(qū)委、區(qū)婦女聯(lián)合會、區(qū)檔案局的案卷級和文件級條目錄入,同時,對區(qū)委辦、區(qū)政府辦、區(qū)檔案局的涉密檔案全部進(jìn)行了目錄編制。通過這些工作的開展,大大地縮短了檔案工作人員的檢索時間,切實為社會各界提供了更加方便快捷的查檔服務(wù)。
(2)檔案利用數(shù)量及利用統(tǒng)計及分析情況:
2016年接待查檔人員有2327人次,調(diào)閱檔案2530卷(件)。2017年共接待查檔人員2752人次,提供檔案2805卷(件、冊)。2018年共接待查檔人員2530人次,提供檔案4205卷(件、冊),2019年共接待查檔人員有2100人次,調(diào)閱檔案2586卷(件)。檔案利用主要用于四個方面:一是編史修志、二是工作查考、三是宣傳教育、四是民生利用。
(四)檔案信息化建設(shè)方面
1.館藏永久檔案數(shù)字化比例情況:
截止目前,我館館藏建國后檔案全宗67個,其中永久文書檔案6426卷10671件,永久專業(yè)檔案163778卷,第一期將館藏15個全宗永久和區(qū)委辦、區(qū)政府辦長期保管期限的文書檔案及婚姻檔案、土地、基建等民生檔案進(jìn)行了數(shù)字化,數(shù)字化檔案共166353卷、33457件,數(shù)字化成果圖像數(shù)據(jù)共54.741萬幅、目錄數(shù)據(jù)19.981萬條,其中案卷級目錄16.6353萬條,文件級目錄3.3457萬條,永久檔案數(shù)字化比例達(dá)到96.9%。
2.電子檔案管理情況:
一是在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化已驗收的基礎(chǔ)上,在實際中工作發(fā)現(xiàn)錄入有誤的及時修改,切實加強電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
二是加強檔案網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),對儲存檔案電子數(shù)據(jù)的專用計算機等設(shè)備實行物理隔離,及時做好檔案信息化的備份工作,并對涉密計算機、移動存儲介質(zhì)進(jìn)行全面清查,確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
三是對館藏檔案數(shù)據(jù)備份進(jìn)行自檢自查,采取異地異質(zhì)、在線離線等多種備份形式,確保備份數(shù)據(jù)安全可靠。將數(shù)字化副本及其元數(shù)據(jù)備份3套,一套本單位封存保管,一套移交市檔案館異地封存保管,一套提供利用。備份的數(shù)據(jù)指定專人負(fù)責(zé)保管,保管地點有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等設(shè)施。
3.加快推進(jìn)檔案信息資源共享方面的舉措和成效:
完成了全省民生檔案“一站式”跨館查檔服務(wù)平臺建設(shè)。通過該平臺實現(xiàn)讓民生檔案“一站式”服務(wù),可在全省綜合檔案館民生檔案利用聯(lián)網(wǎng)通辦、跨館出證,實現(xiàn)了查檔可以立等可取的效率,為社會各界提供了更加方便快捷的服務(wù),并設(shè)置了民生檔案“一站式”查檔服務(wù)接待崗、查檔崗、審核崗、調(diào)檔崗位責(zé)任人,完善制定了各崗位職責(zé)等制度。
(五)檔案安全方面
1.綜合檔案館新館建設(shè)情況:
暫未建新館,希望爭取區(qū)委、區(qū)政府的重視和支持,啟動檔案館新館項目的規(guī)劃建設(shè)。
2.檔案實體安全:
(1)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案安全工作:
為完善檔案安全制度建設(shè),XX區(qū)檔案局(館)成立了突發(fā)事件應(yīng)急處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組,配備足夠的專兼職管理人員,并按照權(quán)責(zé)一致的原則,建立健全以檔案局(館)局(館)長為第一責(zé)任人的檔案安全管控體系,形成檔案安全責(zé)任共同體。建立健全檔案收集、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀和應(yīng)急預(yù)案等各項檔案安全制度,制定了突發(fā)事件應(yīng)急方案,把檔案館(室)列入重點保護(hù)范圍,確保檔案安全受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置,把損失降到最低限度。有針對性地完善檔案安全規(guī)章制度,加強執(zhí)行落實情況監(jiān)督檢查,著力提高檔案安全工作的規(guī)范化、制度化水平。建立健全各項規(guī)章制度,經(jīng)常開展檔案安全保密自查,及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患,堵塞漏洞,嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。
(2)應(yīng)對自然災(zāi)害和突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案情況:
一是制定相關(guān)預(yù)案。補充完善了檔案工作的各項制度,形成了制度機制。制定完善了《XX區(qū)檔案局(館)突發(fā)事件應(yīng)急方案》、《檔案庫房管理制度》、《檔案館檔案整理制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案信息安全管理制度》、《檔案信息發(fā)布審核制度》、《檔案信息發(fā)布保密審查制度》、《突發(fā)事件匯報制度》、《數(shù)字化加工實體檔案安全與管理制度》等安全工作法規(guī)性文件;二是進(jìn)行消防演練。于2019年6月5日和區(qū)機關(guān)事務(wù)局聯(lián)合組織了一次消防安全知識講座暨應(yīng)急演練活動,XX區(qū)消防救援大隊的聶震參謀全程參與指導(dǎo)消防安全應(yīng)急演練活動,通過演練使相關(guān)工作人員能熟悉使用消防器材、應(yīng)急處置流程和疏散逃生路徑,熟練掌握報警、救火、逃生等基本技能,確保遇突發(fā)事件時能夠妥善應(yīng)對,確保檔案館庫房的安全。
(3)檔案庫房設(shè)施設(shè)備情況:
館內(nèi)現(xiàn)有3個文書檔案庫房、2個圖書資料庫房、庫房裝具符合國家要求,有櫥柜式密集架30列520立方米,五節(jié)柜25組,鐵皮柜80組、除濕機2臺,消毒柜1臺、防磁柜1臺,溫控空調(diào)11臺,同時還配備了除塵消毒等設(shè)備設(shè)施,為滿足檔案管理需要,在辦公區(qū)和庫房都安裝了監(jiān)控系統(tǒng)館庫周圍配備5個手提式干粉滅火器,各項安全措施到位。
3.檔案信息安全:
區(qū)檔案館根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身情況建立了保密制度、信息審批發(fā)布制度、信息公開和互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)安全管理制度、檔案保密制度、計算機及網(wǎng)絡(luò)保密規(guī)定、涉密計算機維修、更換、報廢保密管理規(guī)定、網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案和數(shù)字檔案館應(yīng)急預(yù)案。區(qū)檔案館開展館藏檔案數(shù)字化期間,抓好了檔案信息安全工作。一是區(qū)檔案館與數(shù)字化公司簽訂了安全保密協(xié)議,數(shù)字化公司與所聘用的工作人員都簽訂了保密協(xié)議。二是區(qū)檔案館在閱檔室、庫房、公共場所等安裝了監(jiān)控設(shè)備外,數(shù)字化加工現(xiàn)場單獨安裝了一套監(jiān)控設(shè)備并24小時存儲監(jiān)控錄像,每天我館人員對工作現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)管,及時解決工作中出現(xiàn)的問題,消除安全隱患。三是設(shè)置了工作人員物品集中存放點,嚴(yán)禁工作人員將手機、筆記本電腦、相機、U盤等數(shù)字化設(shè)備和手包隨身物品帶入工作現(xiàn)場。四是對數(shù)字化加工場所所用計算機的輸出接口都采用了物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理,防止數(shù)據(jù)外拷,計算機局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離,加工數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員專人負(fù)責(zé)管理,其他人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問,確保館藏檔案數(shù)字化工作安全。加強對涉密人員的保密教育培訓(xùn),對涉密信息全部予以控制標(biāo)識,涉密檔案嚴(yán)禁在網(wǎng)上提供查詢。
(六)檔案隊伍建設(shè)方面
1.本地區(qū)檔案干部隊伍培訓(xùn)情況:為使檔案人員盡快熟悉檔案業(yè)務(wù)工作,每年集中舉辦一期全區(qū)立檔單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。后又安排跟班學(xué)習(xí)。2016-2019年期間參加檔案培訓(xùn)人員達(dá)480人次,提高了檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
深入基層開展服務(wù),分類培訓(xùn),提升檔案隊伍工作能力。為進(jìn)一步加強和規(guī)范檔案管理水平,切實推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)為主要內(nèi)容,2019年組織11個鎮(zhèn)街委從事檔案工作的同志到XX鎮(zhèn)檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),并針對檔案人員是新手,業(yè)務(wù)不熟的單位,進(jìn)行了現(xiàn)場操作示范、討論交流等,使他們了解、熟悉檔案業(yè)務(wù),從而更好的做好檔案整理工作。同時,對區(qū)委各單位、區(qū)直各部門的同志,采取一對一的指點,使之能動手操作,切實讓檔案員明確并掌握文件材料收集、文書檔案整理歸檔、檔案的日常管理等最基本的檔案業(yè)務(wù)管理知識能力。
2、繼續(xù)教育培訓(xùn)情況:局內(nèi)人員積極參加國家、省、市舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。
3、檔案行政執(zhí)法員教育培訓(xùn)情況:我局組織全區(qū)檔案人員積極參加市局檔案法律知識競賽。2016-2019年期間,局內(nèi)2名在職在崗人員通過執(zhí)法資格考試都已取得檔案管理行政執(zhí)法證。
二、工作亮點
十三五期間檔案工作取得的新成績:
1、強力推進(jìn)“館藏翻番”工程。以檔案應(yīng)收盡收為前提,通過“三個延伸”不斷擴(kuò)大檔案征集范圍(從向單位征集延伸到個人,從定時征集延伸到不定期、從固定檔案延伸到特色檔案),同時也實現(xiàn)“普收”到“精藏”的轉(zhuǎn)變。“十三五”期間,館藏全宗由2016年的62個全宗增加到67個,館藏檔案案卷從16965卷增加到177558卷,歸檔文件從23829件增加到30082件,新增圖書資料1000余冊,實現(xiàn)了綜合檔案館館藏總量比2016年翻番的目標(biāo)。
2、數(shù)字化建設(shè)成效明顯。我局檔案數(shù)字化項目2017年7月啟動,2019年2月通過驗收,共計完成數(shù)字化檔案166353卷、33457件,數(shù)字化成果圖像數(shù)據(jù)共54.74萬幅,目錄數(shù)據(jù)19.98萬條,其中案卷級目錄16.6353萬條,文件級目錄3.3457萬條,圖像數(shù)據(jù)分別以彩色JPEG、雙層PDF兩種格式儲存,并數(shù)據(jù)經(jīng)檢測合格,上傳省區(qū)域平臺,是XX市縣區(qū)率先完成檔案數(shù)字化的單位之一。
3、2018年2月我局(館)全面接收了XX區(qū)11個鎮(zhèn)街、管委會婚姻檔案進(jìn)館,實行集中、統(tǒng)一管理,并有三位專職檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的歸檔、立卷、保管、查閱,確保館藏檔案有人管、有人抓、有人干,提高了檔案管理工作的水平。
三、存在的主要問題
1.專業(yè)技術(shù)人員缺乏問題
我局(館)館藏檔案數(shù)字化工作已完成,完成后日常管理缺乏專業(yè)技術(shù)人員。建議:公開招聘一名信息化專業(yè)技術(shù)人員,加強數(shù)字檔案化管理。
2.檔案行政執(zhí)法問題
機構(gòu)改革后,XX區(qū)檔案館作為區(qū)委直屬正科級事業(yè)單位,并入?yún)^(qū)委辦管理,區(qū)檔案局撤消,區(qū)委辦和區(qū)檔案館都沒有檔案行政執(zhí)法主體資格,希望上級主管單位予以明確執(zhí)法主體單位。
3、建新館問題
按照國家、省、市檔案局要求,檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)滿足檔案館作為安全保管黨和國家重要檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息公開信息查閱中心、電子文件備份中心的設(shè)置要求,同時滿足社會公共文化服務(wù)的要求。而到目前為止,XX區(qū)檔案局(館)實際使用面積(含庫房)僅278.5平方米,已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作進(jìn)一步發(fā)展的需要。為了進(jìn)一步改善全區(qū)檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)條件,確保檔案安全管理和高效利用,優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu),提升檔案服務(wù)能力,推動新進(jìn)時代XX區(qū)檔案事業(yè)可持繼發(fā)展,希望爭取區(qū)委、區(qū)政府的重視和支持,啟動檔案館新館項目的規(guī)劃建設(shè)。
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