《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（下）
第四講 行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則�！秶�(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個(gè)方面確立了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則。我們?cè)趯?shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅(jiān)持行文原則，提高行文效用
“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點(diǎn)。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對(duì)性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅(jiān)持這一點(diǎn)，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問(wèn)題，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時(shí)間深入基層，議大事，抓落實(shí)。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請(qǐng)求解決問(wèn)題的文件，要研究問(wèn)題的本身是不是屬于上級(jí)應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個(gè)問(wèn)題的可行性。筆者曾看到這樣一份“請(qǐng)示”，要求上級(jí)政府為其解決幾十萬(wàn)元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來(lái)文單位是一個(gè)綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實(shí)有幾個(gè)農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟(jì)損失。但依這個(gè)市的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，完全有能力靠自身解決這一問(wèn)題。上級(jí)當(dāng)然也不會(huì)考慮的。對(duì)于向上級(jí)的“報(bào)告”也要注意研究所報(bào)告的事情有無(wú)必要。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動(dòng)也要給上級(jí)行一份‘服告”，似乎是想說(shuō)明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級(jí)機(jī)關(guān)，文秘部門(mén)就有責(zé)任按“廢紙”處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說(shuō)沒(méi)有任何意義，有時(shí)還會(huì)帶來(lái)副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對(duì)下行文，一定要符合實(shí)際，有針對(duì)性。這一方面，容易出現(xiàn)的問(wèn)題是，照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個(gè)方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。”隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個(gè)機(jī)關(guān)行文，必須搞清楚和行文機(jī)關(guān)是上下級(jí)關(guān)系、下上級(jí)關(guān)系、平行關(guān)系。對(duì)于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點(diǎn)就便于確定文種。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見(jiàn)”等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對(duì)需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以使用“通告”、‘通知”、“通報(bào)”、‘意見(jiàn)”等；上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“批復(fù)”、“意見(jiàn)”等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項(xiàng)是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜�！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對(duì)行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門(mén)“除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。”（《辦法》第十五條）
2．“部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。”（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．“政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文。”（《辦法》第十五條）
2．“屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門(mén)行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。”（《辦法》第十七條）
3．“屬于主管部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。”（《辦法》第十八條）。
4．“向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。”（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
“同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在“行文規(guī)則”中，對(duì)行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對(duì)上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）“部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門(mén)的問(wèn)題．“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見(jiàn)’和‘報(bào)告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對(duì)于保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問(wèn)題。
（二）對(duì)上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級(jí)行“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見(jiàn)”時(shí)，“‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。”（《辦法》）第二十一條）
“報(bào)告”與“請(qǐng)示”兩個(gè)文種混用、“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”事項(xiàng)的問(wèn)題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問(wèn)題，有的還編造了“請(qǐng)示報(bào)告”這樣一個(gè)文種�！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的作用。“報(bào)告”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。“請(qǐng)示”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講“報(bào)告”與“請(qǐng)示”的不同主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求不同。“報(bào)告”是為了讓上級(jí)知道情況，而“請(qǐng)示”是為了讓上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時(shí)間不同。“報(bào)告”一般是在事后，即在某項(xiàng)工作任務(wù)完成之后，或上級(jí)機(jī)關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問(wèn)題時(shí)制發(fā)。而“請(qǐng)示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語(yǔ)不同“報(bào)告”一般使用“特此報(bào)告，請(qǐng)閱知。”或“專此報(bào)告，請(qǐng)周知。”等語(yǔ)。而“請(qǐng)示”則多用“特此請(qǐng)示，望予批準(zhǔn)。”或“專此請(qǐng)示，請(qǐng)予指示。”等語(yǔ)。這次《辦法》還增加了“意見(jiàn)”這個(gè)新的文種，適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個(gè)通用文種，在用作上行文時(shí)要注意和“報(bào)告”、“請(qǐng)示”相區(qū)別。上級(jí)機(jī)關(guān)在收到不同文種的上行文時(shí)，辦理的方式也不同。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對(duì)“報(bào)告”可不答復(fù)，對(duì)“意見(jiàn)”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級(jí)政府向上一級(jí)政府的“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”，由上一級(jí)政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門(mén)答復(fù)。政府各部門(mén)向本級(jí)政府的“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”，由本級(jí)政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門(mén)答復(fù)。“意見(jiàn)”作為下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級(jí)機(jī)關(guān)是否遵照?qǐng)?zhí)行和參照?qǐng)?zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見(jiàn)供對(duì)方參考。
行文規(guī)則對(duì)于文件的質(zhì)量和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門(mén)在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講 發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，具體實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開(kāi)展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國(guó)務(wù)院新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦理》（以下簡(jiǎn)稱《公文處理辦法》），將原國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以
本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國(guó)務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過(guò)程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見(jiàn)。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過(guò)去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問(wèn)題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實(shí)施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)中需要特別注意的問(wèn)題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問(wèn)題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對(duì)上述幾個(gè)方面的問(wèn)題。在草擬公文過(guò)程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機(jī)關(guān)文秘人員在接受一項(xiàng)具體的寫(xiě)作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門(mén)的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”�！豆奶幚磙k法》還特別強(qiáng)調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明”。這就要求我們?cè)诓輸M公文時(shí)，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實(shí)際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問(wèn)題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫(xiě)某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，執(zhí)行上級(jí)的要求，提出解決具體問(wèn)題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說(shuō)來(lái)，就是要搞清楚以下幾個(gè)問(wèn)題：
1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫(xiě)作任務(wù)的目的、背景是什么？
2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問(wèn)題，解決什么問(wèn)題？
3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求？
4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求？
5．受文對(duì)象是誰(shuí)？
6．受文對(duì)象曾提出過(guò)什么問(wèn)題？發(fā)文者的態(tài)度和意見(jiàn)是什么？
如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問(wèn)題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫(xiě)的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫(xiě)作意圖。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)或誠(chéng)懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書(shū)，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級(jí)政府辦公部門(mén)，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對(duì)這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問(wèn)題。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問(wèn)題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級(jí)政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對(duì)待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對(duì)擬制公文過(guò)程中，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見(jiàn)后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍事項(xiàng)的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過(guò)會(huì)簽，但還不成熟�；驎�(huì)簽部門(mén)本身就沒(méi)有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，或會(huì)簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會(huì)簽意見(jiàn)不能代表部門(mén)的意見(jiàn)。致使在討論決定地區(qū)或部門(mén)報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門(mén)間出現(xiàn)新的分歧、新的意見(jiàn)，各唱各的調(diào)，難以決斷�；虬l(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問(wèn)題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
（一）凡涉及其他部門(mén)的事項(xiàng)，擬文部門(mén)要主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，待取得一致意見(jiàn)后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見(jiàn)，擬文主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門(mén)的意見(jiàn)。
（三）經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)仍無(wú)法取得一致時(shí)，主辦部門(mén)要實(shí)事求是地列明各方理?yè)?jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門(mén)及有關(guān)部門(mén)要以大局為重，不能只顧部門(mén)利益。如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺(jué)維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說(shuō)明，是否切實(shí)可行；與本部門(mén)和有關(guān)部門(mén)的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾；涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過(guò)協(xié)商，分歧意見(jiàn)是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫(xiě)作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書(shū)部門(mén)進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書(shū)長(zhǎng)（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書(shū)長(zhǎng)復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并簽署姓名和時(shí)間”。“部門(mén)不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門(mén)審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。”
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門(mén)一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門(mén)進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門(mén)增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會(huì)有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請(qǐng)求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過(guò)程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來(lái)，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時(shí)間、轉(zhuǎn)辦時(shí)間、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。二是發(fā)文編號(hào)必須體現(xiàn)出文號(hào)的“三要素”：“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)文時(shí)間”、“文件號(hào)”。如國(guó)務(wù)院201*年發(fā)的第1號(hào)文件，就寫(xiě)作國(guó)發(fā)［201*］1號(hào)等。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號(hào)有明確規(guī)定，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。·三是要認(rèn)真填寫(xiě)登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請(qǐng)參照GB／T9704—1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點(diǎn)：
1.首先檢查原稿上有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機(jī)關(guān)到收文機(jī)關(guān)的運(yùn)行過(guò)程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書(shū)人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)；外投是由機(jī)要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無(wú)論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門(mén)較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機(jī)要信投遞登記”、“掛號(hào)信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機(jī)關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門(mén)將上行文直接交由本機(jī)關(guān)以外的人向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講 收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的重要組成部分。按照國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱國(guó)務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開(kāi)始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來(lái)件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號(hào)是否與記載相符；信件有無(wú)破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號(hào)、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無(wú)缺附件、缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋公章；是否符合國(guó)務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁(yè)清退的絕密文件要逐頁(yè)清點(diǎn)，注意有無(wú)缺頁(yè).對(duì)于不符合要求的要及時(shí)退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒(méi)有統(tǒng)一的界限，但是，上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級(jí)的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)如開(kāi)會(huì)印發(fā)的會(huì)議文件材料等必須登記。登記填項(xiàng)一般包括收文號(hào)（或順序號(hào)）、收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過(guò)程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門(mén)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書(shū)人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。”做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來(lái)文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)碰到這樣的情況，有的下級(jí)來(lái)文是請(qǐng)求批復(fù)的，但是由于把“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”，致使請(qǐng)示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。因?yàn)?ldquo;請(qǐng)示”是要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報(bào)告”可不答復(fù)；有的文件由于沒(méi)有與有關(guān)部門(mén)和單位協(xié)商、會(huì)簽，而延誤了發(fā)揮效用的時(shí)間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時(shí)辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國(guó)務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點(diǎn)：
1．公文用紙。國(guó)務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm× 297mm），左側(cè)裝訂。”而原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開(kāi)型。這是兩者的一個(gè)明顯區(qū)別。因此，在收文時(shí)要嚴(yán)格把握，按照國(guó)務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。而國(guó)務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒(méi)有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時(shí)，“請(qǐng)示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時(shí)都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會(huì)簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時(shí)退回文件呈報(bào)部門(mén)并說(shuō)明理由。
“經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。”（《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書(shū)人員對(duì)來(lái)文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門(mén)承辦，以及承辦過(guò)程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門(mén)或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。對(duì)于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)。對(duì)重要公文應(yīng)當(dāng)先送機(jī)關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見(jiàn)辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。國(guó)務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級(jí)上報(bào)的公文”，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門(mén)和下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見(jiàn)，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點(diǎn)
承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問(wèn)題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書(shū)部門(mén)要重視這項(xiàng)工作，承辦部門(mén)要做好這項(xiàng)工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見(jiàn)，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實(shí)。承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由。公文辦理過(guò)程中，遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點(diǎn)與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門(mén)或者地區(qū)的問(wèn)題，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)或者地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見(jiàn)不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。”兩國(guó)務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見(jiàn)如協(xié)商后不能取得～致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來(lái)文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)中明確提出由某部門(mén)牽頭承辦的，牽頭部門(mén)要先準(zhǔn)備好處理意見(jiàn)，邀請(qǐng)協(xié)辦部門(mén)會(huì)商會(huì)簽，再由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)將有關(guān)部門(mén)提出的意見(jiàn)歸納整理，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)再次會(huì)商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見(jiàn)，要做到及時(shí)、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報(bào)請(qǐng)一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來(lái)文機(jī)關(guān)。需要說(shuō)明的是，處理意見(jiàn)或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門(mén)的，決不能以個(gè)人名義答復(fù)問(wèn)題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對(duì)于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，文秘部門(mén)要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書(shū)人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。同時(shí)，要建立健全催辦工作制度，落實(shí)責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級(jí)負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實(shí)處。其范圍主要是：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要具體實(shí)施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門(mén)及下級(jí)機(jī)關(guān)主進(jìn)本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門(mén)催辦、請(qǐng)承辦部門(mén)來(lái)人匯報(bào)等。
最后需要指出的是，按照《甘肅省實(shí)施（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門(mén)要及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋辦理結(jié)果。反饋通常由秘書(shū)部門(mén)承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書(shū)部門(mén)同意后直接反饋。
第七講 公文歸檔
新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第七章，專門(mén)就公文歸檔問(wèn)題作了規(guī)定�！掇k法》第七章共六條，分別就及時(shí)立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過(guò)程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個(gè)方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無(wú)大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個(gè)主要問(wèn)題作一些說(shuō)明。
一、公文立卷歸檔的范圍
公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，公文立卷歸檔的范圍是：
（1）本機(jī)關(guān)發(fā)文。本機(jī)關(guān)對(duì)外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。
（2）本機(jī)關(guān)收文。包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類公文；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。
在準(zhǔn)確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時(shí)，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料。（5）內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷毀或移交印發(fā)機(jī)關(guān)。
二、歸檔公文的保管期限
歸檔公文的保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期三種，永久保存就是無(wú)限期地保存下去，長(zhǎng)期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：
(1)凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)基本歷史原貌的文件，應(yīng)永久保存。這其中主要包括：本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如命令、決定、批復(fù)、通知等；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告等。
（2）凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)機(jī)關(guān)需要查考的文件材料，應(yīng)長(zhǎng)期保存。主要包括：本機(jī)關(guān)工作中形成的、在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)需查考的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要文件和下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的較重要的文件材料等。
（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)本機(jī)關(guān)需查考的材料，應(yīng)短期保存。如上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但需執(zhí)行的決定、通知等。
三、公文立卷的方法
公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問(wèn)題立卷、按名稱立卷、按時(shí)間立卷、按地區(qū)立卷、按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。
（1）按作者立卷。作者是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)文件分別立卷，但同時(shí)要注意問(wèn)題之間的聯(lián)系，不能由此而導(dǎo)致案卷不全。
（2）按問(wèn)題立卷。就是把內(nèi)容有共同點(diǎn)的文件組合在一起立卷。按問(wèn)題立卷是一種較為常見(jiàn)的立卷方法，由于機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都是圍繞貫徹執(zhí)行有關(guān)的方針、政策，解決處理各種問(wèn)題，完成各項(xiàng)工作任務(wù)的，因而在解決問(wèn)題的過(guò)程中會(huì)形成許多文件材料，每一個(gè)文件的形成都反映了這一問(wèn)題的處理過(guò)程。按問(wèn)題立卷，對(duì)于工作考查、研究問(wèn)題、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解某一問(wèn)題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達(dá)到了立卷的目的。按問(wèn)題立卷的關(guān)鍵是對(duì)問(wèn)題的判斷理解要準(zhǔn)確，對(duì)于同時(shí)涉及到幾個(gè)問(wèn)題的，要根據(jù)主要問(wèn)題立卷，不能拆開(kāi)立卷。
（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報(bào)告、函等文件按文件名稱立卷。
（4）按時(shí)間立卷。按時(shí)間立卷是指把屬于同一時(shí)間階段內(nèi)的文件組合成案卷。文件的時(shí)間特征指文件的形成時(shí)間和內(nèi)容所指時(shí)間兩個(gè)方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度機(jī)關(guān)工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機(jī)關(guān)工作的延續(xù)性，便于分階段地考查機(jī)關(guān)工作的發(fā)展變化。
選擇公文立卷方法，要注意以下幾點(diǎn)：首先，要注意各種方法結(jié)合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯(lián)系，不能把每個(gè)方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應(yīng)選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應(yīng)服從于案卷的保管和利用，要從本單位的實(shí)際出發(fā)。第三，要加強(qiáng)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，就要實(shí)現(xiàn)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
四、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個(gè)階段。
(1)準(zhǔn)備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問(wèn)題分類、按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號(hào)，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機(jī)關(guān)的文件多少來(lái)設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時(shí)，應(yīng)考慮到文件的保管價(jià)值，要準(zhǔn)確地注明每個(gè)條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時(shí)對(duì)文件的收集，將本機(jī)關(guān)需要立卷的文件材料及時(shí)集中到一起，以免散失。本機(jī)關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時(shí)向立卷部門(mén)集中。同時(shí)，要建立收文制度，將收文及時(shí)、完整地向檔案部門(mén)移交。
第三，鑒別與歸卷。在對(duì)文件進(jìn)行了收集之后，就要及時(shí)進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機(jī)關(guān)保管期限表的要求將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件初步分開(kāi)。
（2）立卷。
首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運(yùn)用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過(guò)多或過(guò)少。
其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時(shí)間、問(wèn)題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來(lái)機(jī)關(guān)順序排列。排列時(shí)要注意按問(wèn)題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁(yè)碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時(shí)要對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補(bǔ)。修補(bǔ)完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)張?zhí)�，張�(zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個(gè)號(hào)，背面不編。
第四，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個(gè)案卷都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，用來(lái)介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號(hào)、文件作者、文件標(biāo)題、文號(hào)、文件日期、所在張?zhí)�、備注。案卷的備考表是案卷的最后一�?yè)，主要用來(lái)記述卷內(nèi)文件的實(shí)有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說(shuō)明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動(dòng)情況。
第五，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對(duì)案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、樸實(shí)、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫(xiě)案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫(xiě)好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫(xiě)的項(xiàng)目一般包括；機(jī)關(guān)名稱、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷名、機(jī)密等級(jí)、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁(yè)數(shù)、保管期限及全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。為了便于對(duì)案卷的保護(hù)，要對(duì)案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經(jīng)過(guò)分類、排列，再進(jìn)行編號(hào)、登記、造冊(cè)，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。
（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無(wú)重復(fù)；是否遵循文書(shū)立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報(bào)是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件是否分開(kāi)立卷等。另外，對(duì)歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗(yàn)收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過(guò)6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。
第八講 公文管理
國(guó)務(wù)院新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）中專門(mén)增設(shè)了一章，即“第八章公文管理”，對(duì)公文管理的職責(zé)、程序和基本要求等作了詳盡、系統(tǒng)的規(guī)定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據(jù)。在公文處理工作中，必須嚴(yán)格按照公文管理的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)公文管理工作。
一、加強(qiáng)公文管理工作的重大意義
公文管理是指對(duì)公文的公開(kāi)發(fā)布、撤銷、廢止以及本機(jī)關(guān)所有收文、發(fā)文的存放、復(fù)制、清退等工作的科學(xué)管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：
（一）公文管理是公文處理的重要內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，公文處理包括三大環(huán)節(jié)：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個(gè)流程中，公文管理是公文處理工作的重要環(huán)節(jié)，也是行政機(jī)關(guān)日常管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容
（二）公文管理是機(jī)關(guān)機(jī)要工作的重要組成部分。公文具有很強(qiáng)的政治性、法規(guī)性、機(jī)要性和實(shí)用性。公文中有相當(dāng)一部分是機(jī)密文件，有的涉及到黨和國(guó)家的秘密，有的雖然不涉及黨和國(guó)家的秘密，但涉及本單位、本部門(mén)的機(jī)密。文秘部門(mén)在處理公文的過(guò)程中，會(huì)接觸大量系統(tǒng)的、較為完整的機(jī)密文件。所以，文件管理的好壞，事關(guān)黨和國(guó)家的機(jī)密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。
（三）做好公文管理工作是提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率、提高公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。公文管理與公文運(yùn)轉(zhuǎn)密不可分。一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)公文管理水平的高低，直接關(guān)系到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規(guī)律和方法，認(rèn)真細(xì)致地
做好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，確保萬(wàn)無(wú)一失。
二、公文管理的基本原則
公文管理是文秘部門(mén)的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的“堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全”以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：
（一）統(tǒng)一渠道，集中管理�！掇k法》第四十四條規(guī)定：“公文由文秘部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。”這就是說(shuō)，公文應(yīng)該由文秘部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。一個(gè)單位、一個(gè)部門(mén)接收的公文來(lái)自各個(gè)方面，下發(fā)的公文又
往往由所屬各部門(mén)起草、承辦，這樣就自然形成公文運(yùn)行的多種渠道。如缺乏集中統(tǒng)一管理，就會(huì)造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)混亂，經(jīng)辦人員不清，處理效率緩慢，有時(shí)還會(huì)造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門(mén)要對(duì)公文實(shí)行集中統(tǒng)一管理。具體包括：
（l）統(tǒng)一接收。凡寄給本機(jī)關(guān)的公文，除領(lǐng)導(dǎo)同志親啟件外，一律由文秘人員統(tǒng)一接收、拆封、登記和分發(fā)處理，其他部門(mén)和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機(jī)關(guān)名義上報(bào)、下發(fā)的公文，無(wú)論哪個(gè)部門(mén)承辦，均應(yīng)送文秘部門(mén)統(tǒng)一登記、編號(hào)、發(fā)放，各承辦部門(mén)不得自行發(fā)放。（3）本機(jī)關(guān)接收和發(fā)出的所有文件，均由文秘部門(mén)集中保管。機(jī)關(guān)各部門(mén)承辦的文件，承辦完畢后必須交回，不得長(zhǎng)期保存在各個(gè)部門(mén)，特別是不得長(zhǎng)期保存在個(gè)人手里。只有切實(shí)做到“統(tǒng)一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有條，運(yùn)行有序。
（二）建章立制，科學(xué)管理。公文管理工作具有很強(qiáng)的科學(xué)性、藝術(shù)性。管理得好，就會(huì)有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學(xué)會(huì)科學(xué)地管理文件。管理文件的方法很多，一般來(lái)說(shuō)，將文件分門(mén)別類管理是一個(gè)好的辦法，如可以按照“上來(lái)文”、“下來(lái)文”、“本級(jí)發(fā)文”分門(mén)別類管理。當(dāng)然文秘人員也可以根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況制定科學(xué)合理的管理方法。
在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，各級(jí)行政機(jī)關(guān)對(duì)公文處理都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，既有程序性的規(guī)定，又涉及《保密法》等方面的法規(guī)，這就要求公文管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要遵循既定的規(guī)程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時(shí)，也要力求做到科學(xué)管理，管而不死，既要認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍，又要靈活實(shí)用，方便工作。
（三）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，多方配合。公文管理工作是為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)部門(mén)的工作服務(wù)的，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)到各個(gè)職能部門(mén)都會(huì)在不同范圍、不同環(huán)節(jié)上參與公文處理工作，因此，文秘部門(mén)和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機(jī)關(guān)
領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)密切聯(lián)系，爭(zhēng)取機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)承辦人員的支持與協(xié)作。
（四）嚴(yán)格保密，確保安全。公文特別是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，有許多涉及黨和國(guó)家的重大決策，涉及到黨和國(guó)家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如果文件管理不善造成泄密，就會(huì)對(duì)黨和國(guó)家的事業(yè)造成危害和損失。這一點(diǎn)，文秘人員一定要有清醒的認(rèn)識(shí)，提高警惕，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，做到存放、清退、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，手續(xù)清楚，責(zé)任明確，嚴(yán)防公文丟失和泄密。
三、公文管理的基本職責(zé)和要求
公文管理主要包括公文的公開(kāi)發(fā)布、撤銷、廢止以及翻印、復(fù)印、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。文秘人員必須嚴(yán)格按照公文管理的崗位職責(zé)要求，以高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地做好公文管理工作。
（一）翻印。根據(jù)工作需要，下級(jí)機(jī)關(guān)可按規(guī)定翻印上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件。《辦法》第四十六條規(guī)定：“上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。”翻印的公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是“下一級(jí)機(jī)關(guān)”，而不能越級(jí)翻印。如縣級(jí)機(jī)關(guān)就不能直接翻印省級(jí)機(jī)關(guān)的文件。
（二）公開(kāi)發(fā)布。公開(kāi)發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公開(kāi)發(fā)公文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“誰(shuí)發(fā)文、誰(shuí)批準(zhǔn)”的原則，非發(fā)文機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布公文。經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
（三）復(fù)印。根據(jù)工作需要，非秘密級(jí)以上公文可以復(fù)印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，必須加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。否則，可視為無(wú)效。
（四）撤銷。公文被撤銷時(shí)，視作自始不產(chǎn)生效力。只有發(fā)文機(jī)關(guān)及其上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)宣布撤銷公文。
（五）廢止。與現(xiàn)行政策、法規(guī)不符的公文，應(yīng)及時(shí)宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
（六）清退。就是按照規(guī)定，定期對(duì)收到的上級(jí)公文和本級(jí)下發(fā)的公文進(jìn)行清理和回收。清退文件的范圍一般包括：
1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢后及時(shí)收回，由秘書(shū)人員集中保存，以防泄密。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)要求退回的文件，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)退回。
2．有重大錯(cuò)情的文件。凡本級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的文件，如發(fā)現(xiàn)有重大錯(cuò)情，要立即全部收回，重新印發(fā)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)要求收回的有重大錯(cuò)情的文件，文秘部門(mén)要盡快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。
3．傳閱文件。對(duì)份數(shù)少，需要送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)傳閱的文件，要規(guī)定傳閱時(shí)間，及時(shí)收回。
4. 征求意見(jiàn)和送審文件。對(duì)需要送幾個(gè)部門(mén)征求意見(jiàn)、會(huì)簽或送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱批示的文件，文科人員要及時(shí)催退收回。
5．會(huì)議文件。各種會(huì)議印發(fā)的文件、材料，一般在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)予收回。會(huì)議主持機(jī)關(guān)準(zhǔn)許與會(huì)人員帶走的會(huì)議文件，與會(huì)人員返回單位后應(yīng)將全套會(huì)議文件交由所在單位文秘部門(mén)登記，統(tǒng)一保管。
6．承辦件。對(duì)文秘部門(mén)轉(zhuǎn)出的承辦件，承辦部門(mén)要盡快辦理，并在辦理完畢后及時(shí)將文件退回。文秘人員也要主動(dòng)催退收繳。
7．未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話。有時(shí)為了便于工作而印發(fā)的未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話，在傳達(dá)結(jié)束后要及時(shí)收繳。
8．離職人員文件。對(duì)工作調(diào)動(dòng)、長(zhǎng)期離職學(xué)習(xí)或休養(yǎng)的人員。離職前要徹底清理個(gè)人手中的文件。文秘人員應(yīng)主動(dòng)督促，協(xié)助清理。管理文件的同志調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須詳細(xì)開(kāi)具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，并履行簽字手續(xù)。
（七）銷毀。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀文件的范圍一般包括：上級(jí)下發(fā)的不需立卷歸檔的文件；上級(jí)下發(fā)的需要?dú)w檔立卷的重份文件；本機(jī)關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份文件；下級(jí)機(jī)關(guān)抄送本機(jī)關(guān)的無(wú)存檔價(jià)值的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)指定銷毀的文件等。
銷毀文件可以采取碎紙機(jī)粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對(duì)銷毀公文進(jìn)行清點(diǎn)。把經(jīng)過(guò)鑒別確無(wú)存檔、保存價(jià)值的公文清理出來(lái)，逐件登記后，報(bào)請(qǐng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人簽批，然后送往指定地點(diǎn)和單位
（如印刷廠），并派兩名以上人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個(gè)人均不得私自銷售或銷毀公文。
（八）合并機(jī)關(guān)的公文管理。機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門(mén)。
四、公文的管理保密
公文的保密管理是公文管理的重點(diǎn)�！掇k法》第五條規(guī)定：“公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。”這里講的文件的保密管理，著重指機(jī)要文件的管理。機(jī)要文件或稱密件從擬搞、打印、復(fù)制、收發(fā)、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)都要必須注意保密。
（一）擬稿。機(jī)要文件在擬議、擬槁、修改過(guò)程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標(biāo)明密級(jí)。
（二）繕校�？樞＿^(guò)程中要有嚴(yán)格的保密制度和措施。一切密件的譽(yù)印、打印都要確定專人，印刷機(jī)要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時(shí)要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。
（三）復(fù)制。復(fù)印、翻印密件要有嚴(yán)格的控制措施，絕密件或注明不得翻印的公文，任何機(jī)關(guān)不準(zhǔn)翻印、復(fù)印。
（四）遞送。送往外地的密件應(yīng)由機(jī)要通信部門(mén)遞送，不得使用普通郵政。市內(nèi)遞送時(shí)，應(yīng)由機(jī)要交通部門(mén)派專人直接送達(dá)。機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞，要機(jī)要秘書(shū)直接辦理，不能私自委托別人代送。
（五）收發(fā)登記。密件和普通文件要分別處理，機(jī)要秘書(shū)對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的密件，都要登記、編號(hào)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。發(fā)現(xiàn)文件封口未封或有其它異樣時(shí)，應(yīng)及時(shí)查處。發(fā)出的密件要牢固包裝密封，并標(biāo)明密級(jí)。
（六）閱辦。在傳閱辦理密件過(guò)程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機(jī)要秘書(shū)在傳遞密件時(shí)要堅(jiān)持登記制度，要清點(diǎn)簽字，隨時(shí)掛號(hào)、銷號(hào)。
（七）保管。密件要集中保管，特別是機(jī)要文件要存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，專室專人管理。調(diào)閱密件，要經(jīng)主管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并當(dāng)日交回。
（八）清退。由于工作需要暫使用密件的要進(jìn)行登記，并及時(shí)清退，杜絕密件缺損、丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
（九）歸檔。歸檔要?jiǎng)澐置芗?jí)，建立查閱審批制度。檔案材料未經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，不許公開(kāi)，不準(zhǔn)復(fù)制。
（十）銷毀。要銷毀的密件，應(yīng)先登記造冊(cè)，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能銷毀。銷毀時(shí)至少應(yīng)派兩人以上在指定的造紙廠監(jiān)銷。
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