辦公電話文明用語，看起來是小事，卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。

１、辦公電話文明用語，一般需具備四種常用文明用語語氣：

聽從語氣。如請示、匯報，應(yīng)是尊重、簡明、服從的語氣，使上級領(lǐng)導(dǎo)印象深刻、事理明白，答復(fù)準(zhǔn)確。

定性語氣。這主要是組織下達決定和交辦事項，應(yīng)是肯定、簡明、準(zhǔn)確，不可含糊其詞，模棱兩可，以免受話人難以把握。

商量語氣。應(yīng)是平等、禮貌、誠心的語氣，給對方以良好感覺。

求教語氣。應(yīng)是虛心、誠心、熱心的語氣，要有不恥下問甘當(dāng)小學(xué)生的精神。

掌握電話文明用語，須靠工作人員不斷提高自身的思想、文化、業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

２、打電話的注意事項

選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r間。白天應(yīng)在八點以后，假日最好在九點以后，夜間則要在十點以前，以免干擾受話人包括對方老人或小孩的睡眠。老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣， 無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。與國外通話，還務(wù)必要注意時差和生活習(xí)慣。電話接通后，要詢問一下時間是否合適，有無妨礙。

查清對方的電話號碼，并正確地?fù)芴�。萬一弄錯了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號以后，如只聽鈴響，沒有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對方正巧不在電話機旁，匆匆趕來接時，電話已掛斷了，這也是失禮的。

電話接通以后，可以先問一下對方的號碼或單位，然后再報出受話人的姓名。當(dāng)對方詢問姓名時，一般應(yīng)告訴對方，如果自己不說，反問對方“你是誰”，是很不禮 貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說：“我是她的朋友。我明天再打電話來吧。”

晚上十點半以后再打電話是不禮貌的，除非有特別重要的事。同樣，早晨七點半以前也盡量不要打電話，以免使對方忙碌的早晨更加忙亂。

打電話時一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。

在電話接通后，首先要清楚地說：“您好！”不要直接說：“我打某某先生。”而應(yīng)當(dāng)說：“我是某某，麻煩您找某某先生。”也不要說：“你是某某先生嗎？”而 應(yīng)說：“我是某某，某某先生在嗎？”如果同對方并不熟悉，應(yīng)說出自己所屬單位及姓名。這樣，對方如果愿意與你通話，就自然會向你作出響應(yīng)：“我就是某 某。”

打電話時要講得緩慢些、清楚些，讓對方可以聽得清楚。凡是講到數(shù)字、人名、地名或者關(guān)鍵的名子，最好能重復(fù)一遍，或者詢問對方是否聽清了，然后再往下講。

當(dāng)對方講話時，要靜靜地泊，不要隨使便打斷。在傾聽時，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng)，會令人感到你根本沒有在用心聽。

談話結(jié)束后，應(yīng)該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。

３、接電話的注意事項

電話鈴響后，應(yīng)盡快接聽，而不要故意延誤。提起聽筒以后，不要和周圍人閑扯，把發(fā)話擱在一邊。

接聽者可以先報一下自己的電話號碼或單位名稱，然后再問對方找誰。切忌自己什么都不說，只是一味地詢問對方：“你叫什么名字？”“你是哪個單位的？”“你找他是公事還是私事？”這種做法極不禮貌的。

如果接聽以后，自己不是受話人，應(yīng)負(fù)起代為傳呼的責(zé)任。萬一要找的人正忙著，你應(yīng)該重新拿起電話告訴對方：“請你等一下，他馬上就來。”要是找的人不在，不能把電話一掛了事，而是耐心詢問對方姓名和電話號碼，是否需要轉(zhuǎn)告，并在征得同意后詳細(xì)記錄下來。

如果電話來得不是時候，自己手里正有事忙著，而對方談興甚濃，一時還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對主：“真想和你多談?wù)�，可現(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”

電話通訊，一般由發(fā)話人先結(jié)束談話。如果對方話還沒講完，自己便掛斷電話是很不文明的。

４、接到找錯電話的注意事項

有時，當(dāng)你接電話時，卻聽到對方要其他單位或其他人。這是由于電話跳號、串線、撥錯號碼或電話號碼變動等原因造成的。所以，打錯電話并不是罕見的現(xiàn)象。

當(dāng)接到打錯的電話時，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯了。”然后把電話聽筒一摔。

接到打錯的電話，首先應(yīng)該仔細(xì)聽清對方要找什么單位和什么人。如果確實打錯了，你應(yīng)該詢問對方要打的是什么號碼，然后你就把你的電話號碼告訴對方。

在接到找錯的電話時，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對方再三詢問，也不要顯得不耐煩。對方的心情是可以理解的，希望弄錯的是別人而不是他自己。何況有時候，我們也有這種情況。

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