會議禮儀

會議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專門問題進行研究、討論，有時還需作出決定的一種社會活動的形式。在處理日常性行政事務時，各級政府部門往往召開各種會議。

不論是召集、組織會議，還是參加會議，為會議服務，基層公務員都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類與會議相關的守則、規(guī)矩，就包括會議禮儀。會議禮儀的關鍵性內(nèi)容有會務性工作、會場的排座、會風的端正等三項。

一、會務性工作

要求。凡此種種，均可稱為會務工作。負責會務工作的基層公務員，在其具體工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。

（一）會議之前

在會議的種種組織工作中，以會前的組織工作最為關鍵。它在大體上包括以下四個不同的方面。

1.會議的籌備。舉行任何會議，皆須先行確定其主題（包括會議名稱）。這是會前有關領導集體已經(jīng)確定了的。負責籌備會議的工作人員，則應圍繞會議主題，將領導議定的會議的規(guī)模、時間、議程等組織落實。通常要組成專門班子，明確分工，責任到人。

2.通知的擬發(fā)。按常規(guī)，舉行正式會議均應提前向與會者下發(fā)會議通知。它是指由會議的主辦單位發(fā)給所有與會單位或全體與會者的書面文件，同時還包括向有關單位或嘉賓發(fā)的邀請函件�；鶎庸珓諉T在這方面主要應做好兩件事。

其一，擬好通知。會議通知一般應由標題、主題、會期、出席對象、報到時間、報到地點以及與會要求等七項要點組成。擬寫通知時，應保證其完整而規(guī)范。

其二，及時送達。下發(fā)會議通知，應設法保證其及時送達，不得耽擱延誤。

3.文件的起草。會議上所用的各種文件材料，一般應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會者報到時就要下發(fā)。

4.常規(guī)性準備。負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節(jié)問題，做好充分的準備工作。

其一，做好會場的布置。對于會議舉行的場地要有所選擇，對于會場的桌椅要根據(jù)需要作好安排，對于開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調(diào)、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調(diào)試檢查。

其二，根據(jù)會議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衛(wèi)部門進行通報。

其三，會議用品的采辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。

（二）會議期間

負責會議具體工作的基層公務員，一絲不茍地做好下列工作。

1.例行服務。會議舉行期間，一般應安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求，應有求必應。

2.會議簽到。為掌握到會人數(shù)，嚴肅會議紀律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報到。會議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時向會議的負責人進行通報。

3.餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時，還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料，最好便于與會者自 助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的 方便條件。

4.現(xiàn)場記錄。凡重要的會議，均應進行現(xiàn)場記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等�？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。

負責手寫筆記會議記錄時，對會議名稱、出席人數(shù)、時間地點、發(fā)言內(nèi)容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準確、清晰。

5.編寫簡報。有些重要會議，往往在會議期間要編寫會議簡報。編寫會議簡報的基本要求是快、準、簡�？�，是要求其講究時效；準，是要求其準確無誤；簡，則是要求文字精煉。

（三）會議之后

會議結(jié)束，應做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項：

1.形成文件。這些文件包括會議決議、會議紀要等。一般要求盡快形成，會議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。

2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關保密制度的規(guī)定，在會議結(jié)束后應對與其有關的一切圖文、聲像材料進行細致的收集、整理工作。收集、整理會議的材料時， 應遵守規(guī)定與慣例，應該匯總的材料，一定要認真匯總；應該存檔的材料，要一律歸檔；應該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應該銷毀的材料，則一定要仔細銷 毀。

3.協(xié)助返程。大型會議結(jié)束后，其主辦單位一般應為外來的與會者提供一切返程的便利。若有必要，應主動為對方聯(lián)絡、提供交通工具，或是替對方訂購、確認返程的機票、船票、車票。當團隊與會者或與會的特殊人士離開本地時，還可安排專人為其送行，并幫助其托運行李。

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