公文是一個集合概念，它是由若干具體種類組成的。由于這些種類的性質(zhì)不同、作用有別，即為每一具體的公文種類分別賦予一個具體的名稱，諸如“通知”“意見”“報告”“請示”“總結(jié)”“計劃”等，這就是公文的文種。

一、準確選擇和使用文種是公文寫作的首要環(huán)節(jié)

作為公文起草者，我們在受領(lǐng)了領(lǐng)導(dǎo)交辦的一項擬文任務(wù)之后，首先應(yīng)當(dāng)做的倒不是趕緊去搜集材料，考慮謀篇布局，琢磨運用語言等等，而是必須將文種確定準確。因為公文不同于一般文章，也不同于學(xué)藝作品，公文不是用來供人欣賞的，也不是用來傳遞一般性信息的，更不是用來處理個人私務(wù)的，而是黨和國家機關(guān)以及企事業(yè)單位用來傳遞策令、指揮工作、溝通信息、交流經(jīng)驗的重要工具，既是一個實實在在的處理公務(wù)的“工具”，又是一個具有極強的“法定效力”與十分嚴格的“規(guī)范體式”的文書，因此，即便你的文件寫得再“精美”，如果文種選用錯誤，例如本來應(yīng)選用“通知”，卻使用了“通報”，本來應(yīng)當(dāng)選用“請示”卻使用了“報告”，本來應(yīng)當(dāng)選用“函”卻使用了“請示”，本來應(yīng)當(dāng)選用“決議”卻使用了“紀要”，本來應(yīng)當(dāng)選用“廣告”“啟事”卻使用了“公告”“通告”等等，由于錯用了文種，就會“一錯百錯”，雖“精美”但卻無濟于事，它直接關(guān)系到行文的目的能否得以順利實現(xiàn)，影響到公文的質(zhì)量和效用的發(fā)揮，因此，公文起草者必須將文種的選擇和使用擺到突出位置，切實加以重視。

二、公文文種選用的基本依據(jù)

那么，在公文寫作中應(yīng)當(dāng)如何準確選擇文種呢？依筆者之見，應(yīng)主要考慮如下幾個方面因素：

（一）依據(jù)現(xiàn)行公文法規(guī)規(guī)定。即《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，其中對所列舉的15個主要公文文種的用法均作出了明確規(guī)定，公文撰寫者對此必須熟練掌握并認真遵照執(zhí)行。這15個文種名稱，按規(guī)定要求只能單獨行文，而且要采用國家標準的公文格式，因此，不能隨意對不同的文種名稱隨意縮減或者合并使用。實踐中有時見到的諸如“申請報告”“請示報告”“意見報告”“總結(jié)報告”“告示”之類的復(fù)合文種，就是將兩個具有不同功能的文種隨意合并或者縮減使用，而這顯然是不嚴肅的，也是不合規(guī)范的。

（二）依據(jù)制文機關(guān)的職權(quán)范圍。有些公文文種，在使用權(quán)限上有明確的或約定俗成的規(guī)定，制發(fā)公文時切莫亂用。例如命令（令），根據(jù)有關(guān)規(guī)定只有國務(wù)院及其各工作部門以及地方各級政府有權(quán)制發(fā)，至少是縣級以上的人民政府才有權(quán)制發(fā)命令（令），而各級地方政府的工作部門就無權(quán)使用。因此，國務(wù)院各部委可用公布令發(fā)布部門行政規(guī)章，而各級地方政府的工作部門發(fā)布內(nèi)容類似的規(guī)范性文件只能用發(fā)布性通知。再如公告，法規(guī)中規(guī)定其適用于向國內(nèi)外宣布重大事項或者法定事項，而且它的制文機關(guān)的級別很高。但從實踐來看，對公告的使用相當(dāng)混亂，有人以為公告就是“公開告知”，純屬望文生義。需知公告的“公”與“公安”“公文”等詞語的“公”含義相同，所代表的是黨和國家，也就是說，只有黨和國家的高級管理機關(guān)才有權(quán)制發(fā)公告，一般機關(guān)尤其是基層的企事業(yè)單位無權(quán)制發(fā)公告。但在實踐中，不僅黨和國家的高級管理機關(guān)使用，一般的企事業(yè)單位也在用；所涉及的內(nèi)容事項既有法規(guī)中所規(guī)定的“重要事項”和“法定事項”，而且也有一般性事項，甚至有的單位還用“公告”來規(guī)定門衛(wèi)制度，顯得很不嚴肅。由此可見，公告文種只能由高層國家機關(guān)及被授權(quán)的特定機構(gòu)用來發(fā)布重大事項和法定事項，基層機關(guān)和一般單位則沒有資格使用這一文種�；鶎诱�府的職能部門如欲在本轄區(qū)發(fā)布職能業(yè)務(wù)方面的事項，應(yīng)該使用通告。再如議案，沒有議案提出權(quán)的機關(guān)是根本無權(quán)寫作的。

（三）依據(jù)發(fā)文機關(guān)與受文機關(guān)之間的組織關(guān)系。對于公文文種的選擇和使用，還要依據(jù)不同的行文關(guān)系進行，要考慮到與受文單位之間的組織關(guān)系。如果受文單位是自己的上級機關(guān)，則可選用的文種只能是“請示”“報告”“意見”“議案”；如果受文單位系自己的下級機關(guān)，則可選用的文種較多，主要有“決定”“命令（令）”“決議”“通知”“通報”“批復(fù)”“意見”等等；如果受文單位是與自己沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)，則所選用的文種一般用“函”。例如某省衛(wèi)生廳擬行文請求批準事項，主送機關(guān)若是本省人民政府，就應(yīng)該使用上行文種請示；若主送給本省人事廳，則應(yīng)使用屬于平行文種的請求批準函。

（四）依據(jù)發(fā)文機關(guān)的行文目的。這就是說，文種的選擇和使用還要受到不同的行文目的的制約。如果發(fā)文機關(guān)已經(jīng)明確了文件的主送機關(guān)，即確定了行文關(guān)系，那么選用何文種主要看行文目的。例如某省教育廳擬向本省人民政府行文，行文目的若是匯報工作、反映情況或答復(fù)詢問，就應(yīng)使用報告；若是為了請求指示或批準，就必須使用請示；若是就某一重要問題提出見解和處理方法，就應(yīng)使用意見。

（五）依據(jù)約定俗成的文種使用習(xí)慣和經(jīng)驗。有些時候，運用以上幾點依據(jù)還不能夠最后確定文種，那么這條依據(jù)就顯得尤為必要了。例如，某行政機關(guān)擬獎勵某些人員，依照《黨政機關(guān)公文處理工作》的規(guī)定，命令、決定和通報這3個文種均有表彰獎勵的職能，那么如何取舍?在這種情況下，則應(yīng)著眼于獎勵的性質(zhì)、種類、級別以及公示范圍等具體情況，同時結(jié)合長期以來本系統(tǒng)、本機關(guān)文種使用的習(xí)慣，方能恰當(dāng)選用相應(yīng)文種。再如，一些黨政機關(guān)向下級布置工作，也必須依據(jù)使用習(xí)慣和經(jīng)驗在決定、意見和指示性通知等幾個文種中做出選擇。

總之，選用文種應(yīng)該慎重行事，切不可隨意而為。公文撰寫者只有把發(fā)文機關(guān)的行文目的、職責(zé)權(quán)限、與受文機關(guān)之間的行文關(guān)系及所選用文種的使用規(guī)定、使用習(xí)慣諸種因素綜合起來考慮，才能準確無誤地選擇使用公文的文種。

三、公文文種使用中應(yīng)當(dāng)注意的問題

當(dāng)前，對于公文文種的選擇和使用，應(yīng)當(dāng)特別注意以下幾點：

（一）要完整準確地學(xué)習(xí)領(lǐng)會《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中有關(guān)文種使用方面的規(guī)定。例如，對“通知”的適用范圍刪去了原有“發(fā)布規(guī)章”的內(nèi)容表述，為此，有的人就提出“不能再使用‘通知’來發(fā)布規(guī)章，而應(yīng)采用‘公布令’”。這種講法是不準確的，也是不符合實際的。我們?nèi)f萬不可如此“摳字眼”式的簡單機械地理解公文法規(guī)的任何一個條文。例如《黨政機關(guān)公文處理工作條例》在正式印發(fā)時使用的就是“通知”，恰恰沒有使用“公布令”，道理很簡單，就是因為《條例》的發(fā)布是在各級黨政機關(guān)內(nèi)部行文，不是公布于全社會。假如認為《條例》關(guān)于“通知”的適用范圍規(guī)定中刪去了“發(fā)布規(guī)章”的內(nèi)容，就再也不能用“通知”來發(fā)布規(guī)章，只能使用“公布令”，那么數(shù)以千萬計的地（市）級以下的政府、部門以及國有企業(yè)、事業(yè)單位制訂的“類規(guī)章性文件”又用什么來發(fā)布呢？難道也用“公布令”嗎？（“令”的使用不但在法律上而且特別是在習(xí)慣上都是有嚴格限定的）。當(dāng)然不行，還是采用“通知”為宜。對于“報告”文種的使用也是如此，《條例》中仍未就有關(guān)“提出意見或建議”的內(nèi)容作出規(guī)定表述，據(jù)此，有的人就認為“建議報告”也不能再用，而統(tǒng)由“意見”取而代之。這也是一種偏面之見。上行的“意見”不同于“建議報告”，前者所面對的必須是“新、大、難”的問題，而后者所面對的范圍要遠遠大于前者，可能是重大問題、難點問題或者一般問題，但不一定就是新的問題�？傊�，我們必須從鮮活且又紛繁復(fù)雜的公文工作實際去考慮文種的使用問題，做到完整準確地理解黨政公文法規(guī)的每一條規(guī)定精神。

（二）要準確把握“公布令”的使用限度。“公布令”的制發(fā)者，必須是具有制定、發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章權(quán)的國家機關(guān)。如國家行政法規(guī)的制發(fā)主體是國務(wù)院，“部門規(guī)章”由國務(wù)院各部門制發(fā)；“政府規(guī)章”即地方人民政府制發(fā)的規(guī)章，由省、自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)人民政府所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準的較大的城市、計劃單列市的人民政府根據(jù)法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)而制定。以上行政法規(guī)和規(guī)章均可使用“令”來發(fā)布。除上述以外，一些地區(qū)、部門根據(jù)行政法規(guī)、地方法規(guī)、規(guī)章而制定的不屬于法規(guī)、規(guī)章的“類規(guī)章性文件”，不得使用“公布令”，而應(yīng)當(dāng)用“通知”予以發(fā)布。在實踐中我們見到某一直轄市的經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)管委會，對自己制定的“規(guī)定”使用“令”在媒體上進行發(fā)布，顯然值得商榷。

（三）不要把“函”遺忘，偏愛“請示”。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中明確規(guī)定：“函”適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。按這一規(guī)定精神，凡向與自己無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系的主管部門請求審批事項，均應(yīng)使用“函”這個文種。切不可因為自己有權(quán)審批某一事項（如經(jīng)商辦企業(yè)、貸款、用地、房產(chǎn)、減免稅、辦學(xué)及要經(jīng)費、要物資、要機構(gòu)、要編制、要人員、要政策優(yōu)惠等），不問是否有無隸屬關(guān)系，一律要對方寫出“請示”，然后自己對其也以“批復(fù)”相待之。這與《條例》的規(guī)定顯然是格格不入的，要知文種本身體現(xiàn)著嚴格的權(quán)限。例如：（1）某市科委給市財政局寫了一份請示，申請追加3%的農(nóng)業(yè)科研基金，以適應(yīng)“菜籃子工程”的需要；（2）中國重工船舶總公司所屬一個造船廠給駐地的市土地規(guī)劃局（縣處級）寫請示，申請劃撥“海晶大廈”的建設(shè)用地；（3）某市海濱墾區(qū)政府向市文教局寫了一份請示，申請在濱湖墾區(qū)增建一所小學(xué)。（4）××市公安局擬購置50輛福特全順牌商務(wù)用車，向市財政局行文，將標題擬為《關(guān)于擬購置50輛福特“全順”牌轎車的請示》。這些都是拿著“請示”當(dāng)“函”用。按照新《條例》的規(guī)定精神，向有關(guān)主管部門請求批準事項應(yīng)當(dāng)使用“函”。財政局、土地規(guī)劃局、文教局、財政局等都是地方行政主管部門。市科委與市財政局是平級單位；造船廠與市土地規(guī)劃局相互之間無隸屬關(guān)系；區(qū)政府是一級行政機關(guān)，市文教局是市政府下屬的一個專業(yè)主管部門，市公安局和市財政局都是市政府領(lǐng)導(dǎo)下的平級單位。它們之間都不是上下級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也不存在上下級的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，因此，根本不存在使用請示的問題（請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準”時使用的文種）。

為什么會出現(xiàn)上述情況？有的是出于對“函”與“請示”的使用規(guī)范掌握不準造成的，但也有的是明知不對，不得已而為之。因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”，完全是出于無奈。比如，前述幾例，對方回復(fù)時都使用的是“答復(fù)下級機關(guān)請示事項”的“批復(fù)”，由此可見對方是如何偏愛“請示”了。在實踐中，確有不少類似事項因為使用了“函”而被收文單位“退回”的現(xiàn)象，而一旦改用了“請示”，就會馬上得到對方的“恩準”。由此可見，請示與函文種使用的規(guī)范化問題，任重而道遠。

（四）要全面理解“意見”文種的多重功用。“意見”這一文種對我們廣大公文工作者來講并不陌生。人們對它的使用，過去主要是向上級機關(guān)反映自己管轄范圍內(nèi)有關(guān)工作的意見，要求上級加以支持或批轉(zhuǎn)，現(xiàn)在，“意見”也可用于向下級機關(guān)指導(dǎo)工作，即對重要問題提出見解和處理辦法，要求下級貫徹辦理。還可以用于向不相隸屬的機關(guān)單位行文，就辦理和解決某一問題或事項提出見解和處理辦法。這就是說，意見文種在行文方向上具有不確定性，對上、對下以及對不相隸屬的單位均可使用，這是意見文種的一個突出特征。

（五 ）請示與報告必須嚴格分開。二者雖同屬上行文，但相互之間卻有著嚴格的區(qū)別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復(fù)要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事前、事中或事后皆可行文，而“請示”只能是事前行文；上級對下級報送的“報告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級酌情處理；而“請示”則不然，不論上級機關(guān)對所請示的事項同意與否，都應(yīng)及時做出回復(fù)，但回復(fù)時所使用的文種是“批復(fù)”而不是“批示”。

（六）要注意區(qū)別正式文種非正式文種的使用界限

所謂正式文種，也叫主要文種，是指《黨政機關(guān)公文處理工作條例》所規(guī)定使用的15個文種名稱；除此之外，在機關(guān)單位的公文寫作實踐中所使用的大量事務(wù)性文書包括計劃體公文，如規(guī)劃、綱要、規(guī)程、方案、安排、打算、設(shè)想、預(yù)案等等；總結(jié)體公文，如工作總結(jié)、述職報告、述廉報告、典型材料、調(diào)查報告；禮儀體公文，如歡迎詞、答謝詞、歡送詞、賀詞、唁電；書信體公文，如感謝信、慰問信、表揚信、倡議書、公開信；憑證特公文，如組織鑒定、干部人事考察材料、大事記、協(xié)議書等等；會議體公文，如開幕詞、大會工作報告、閉幕詞、會議簡報、領(lǐng)導(dǎo)講話等等。種類繁多，素?zé)o定目。正式文種與非正式文種，由于法律地位的不同，決定了非正式文種在行文時，不能使用黨和國家公文法規(guī)中正式規(guī)定的行文格式，也不具有獨立行文的資格。按照人們的普遍做法，非正式文種要上報或下發(fā)時，應(yīng)從正式文種中尋求一個文種做它的載體，采用復(fù)體行文的方式，載運著它行文，我們通常稱這一載體為“文件頭”。“文件頭”大都由命令（令）、“通知”（下行時）或“報告”（上行時）來擔(dān)任。

假若非正式文種在行文時不按上述做法，而是使用正式文種的行文格式，并“天馬行空，獨來獨往”，那就犯了拿著非正式文種當(dāng)正式文種使用的錯誤，如下例文：

1.

××石化總廠煉油分廠

201*年工作總結(jié)

××石化總廠：

……（正文略）

××石化總廠煉油分廠（蓋章）

201*年1月7日

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