秘書部部門規(guī)章制度

秘書部職能及部門規(guī)章制度

本部門的工作是為了維持本學(xué)生會的活動項目能夠順利進展的不可或缺的后勤工作，是聯(lián)系各大部門一起團結(jié)開展工作的一條鏈條，是學(xué)生會的重要橋梁。為加強江淮學(xué)院團委學(xué)生會各部門內(nèi)部的凝聚力和決策力，有效地行使部門職權(quán)，履行部門義務(wù),促進各部門內(nèi)部人員之間的溝通與了解，以積極向上、勇于創(chuàng)新的精神，深入開展團委和學(xué)生會的工作。為此，特制定此部門例會制度。

日常具體工作安排

各部門指派專門一人負(fù)責(zé)與其聯(lián)系溝通，輔助該部門完成其工作任務(wù)。具體內(nèi)容如下：

1.負(fù)責(zé)各會議、各活動的收發(fā)通知工作（注意格式及說話語氣）。

2各部門指派專門一人負(fù)責(zé)前往記錄會議內(nèi)容。到場進行詳細(xì)會議記錄，會議后將會議內(nèi)容整理交給該部門部長簽字，留作他用或交由負(fù)責(zé)的人保管，最終統(tǒng)一由負(fù)責(zé)的人保管相關(guān)材料。

3.每一位秘書負(fù)責(zé)一個部門的日常記錄工作并總結(jié)情況，每一月將總結(jié)情況在月底最后三天內(nèi)匯報給秘書部長。記錄內(nèi)容包括：部門各成員各種會議、活動出勤情況（遲到、早退、缺席）；工作完成情況。

4.每月至少舉行一次部門例會，總結(jié)上一月的工作情況，布置新的工作任務(wù)，例會后部長總結(jié)具體情況匯總給主席團。

5.每次的活動后三天內(nèi)，秘書部長帶領(lǐng)各副部長、干事做好總結(jié)以及收集各部門的工作總結(jié)，將總結(jié)整理存檔，并將情況匯總給主席團。

6.負(fù)責(zé)各項會議、活動教室場地的申請。

7.活動總結(jié)的整理存檔，管理以及整理學(xué)生會成員的各項資料。

三、工作要求

1.有較強的時間觀念，無論是參加會議還是各項活動，帶好記錄本，提前5至10分鐘到場做好準(zhǔn)備工作和各項安排事宜，不能出現(xiàn)遲到、早退或缺席現(xiàn)象。

2.有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，有吃苦耐勞的精神，每項工作必須有效率、有效果的完成，不能出現(xiàn)拖拉或者不按質(zhì)量完成的情況。

3.學(xué)生會成員之間要保持良好的聯(lián)系，特別是活動進行時更需要保持聯(lián)系，（若不能立即接電話，也要在事后盡快回復(fù)電話或信息給對方，說明情況并詢問對方事情）。

4.各部門成員之間、整個學(xué)生會成員之間，都要保持和諧、融洽的關(guān)系，成員與成員之間互相尊重，待人友善、言談得當(dāng)，舉止大方、熱情、有禮貌。（若出現(xiàn)矛盾，及時匯報給部長、或主席團，以求盡快分析問題所在點，積極解決問題，化解誤會，避免矛盾擴大化）。

5.學(xué)會隨機應(yīng)變，善于處理由于一些突發(fā)原因引發(fā)的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個人不能處理的，及時聯(lián)絡(luò)各部長、副會長、會長，及時解決，保證活動的順利進行。

6.發(fā)揮積極主動、團結(jié)合作的精神，相互配合；同時，體諒其他成員的難處，工作中相互配合；杜絕出現(xiàn)相互推卸等不負(fù)責(zé)任的行為（若出現(xiàn)，則給予嚴(yán)重警告或退部處分）。

7.要處處維護好本學(xué)生會的形象與聲譽，不做有損本學(xué)生會形象的事，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)做違背本學(xué)生會的事情，則給予嚴(yán)重警告或勸退處分。

8.會議或活動若有其他工作相阻礙，必須親自提前向部長請

假，并說明請假原因。

四、辭職管理制度

1.部門干事、副部辭職需要提前一個月提交書面辭職書，寫明辭職原因。，干事辭職需要部長同意，副部辭職需經(jīng)部長申報，主席團商討同意。

2.干事或副部離職前一周內(nèi)完成自己負(fù)責(zé)事務(wù)的交接工作；

五、獎懲制度

（獎懲記錄、總結(jié)由負(fù)責(zé)各部門的秘書負(fù)責(zé)，需要專門對獎罰和各部門會議內(nèi)容進行記錄，每月將情況匯總給部長）

使用積分管理制度（每人每月基礎(chǔ)分100分，每月總結(jié)一次，期末做大總結(jié)）

1.獎勵方面

（1）按時參加全體會議或部門會議，每次加5分。（2）按時完成學(xué)生會交待完成的任務(wù)，視情況加5-10分。（3）對學(xué)生會的工作提出好的建議，并被采納者加5分。經(jīng)實踐證明起了重大貢獻的加10分。

（4）工作積極主動者，視實際情況加10-15分。2.懲罰方面

（1）會議遲到、早退、缺席者，部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

（2）會議沒有帶上筆記本的部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。

（3）未能按時完成交待的任務(wù)，視情節(jié)扣10-15分。（4）無故不參加學(xué)生會會議或集體活動者，部長、副部長扣15分每次，干事扣10每次分。

（5）會議或活動時，無視會場紀(jì)律，在會場惡意破壞者扣20分每次，影響到會議或活動正常進行者在前面基礎(chǔ)上再扣10分。（6）損害社學(xué)生會名譽者扣20分每次。

六、獎懲措施

（部門總結(jié)上表揚部門前2名；集體大會上表揚各部門前2名；期末獎勵部門前3名）1.獎勵

（1）月總結(jié)部門會議上對月工作積極優(yōu)秀者口頭表揚（2）學(xué)生會集體大會對工作積極優(yōu)秀者通報表揚

（3）期末大總結(jié)時，對工作積極優(yōu)秀者進行表揚頒發(fā)獎狀、獎品獎勵2.懲罰

（1）月總結(jié)部門會議上對月工作懶散消極者口頭批評，被批評者需3天內(nèi)上交個人書面檢討給部長（或主席團）。（2）若做出有損學(xué)生會形象或聲譽的人員，視實際情況給予一定的處分，嚴(yán)重者勸其退部或除名。

注：本部門成員需嚴(yán)格遵守本規(guī)章制度。

與會人員在會議開始前應(yīng)將手機等有聲設(shè)備設(shè)于靜音狀態(tài)，會議進行中無特殊情況不得接打電話，若要接打電話，須征得部長同意。

會議進行過程中，如因特殊情況須離開會議的，應(yīng)

征得部長同意。

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秘書部規(guī)章制度

第一章總則

第一條：中國礦業(yè)大學(xué)礦業(yè)工程學(xué)院心理自助中心秘書部是在院團委領(lǐng)導(dǎo)下，心

理自助中心指導(dǎo)下開展學(xué)生工作的部門。秘書處本著做好本職工作、引導(dǎo)輿論導(dǎo)向、服務(wù)同學(xué)、鍛煉自我的工作原則。

第二條：為全面提高心理自助中心各成員的綜合素質(zhì)，促使各成員在學(xué)習(xí)、工作、

生活等方面起到模范帶頭作用，更使秘書部管理制度化、規(guī)范化、辦事效率化，各成員有章可循，有據(jù)可依，特制定本制度。

第二章基本制度

第一條：堅持原則，在重大問題上服從黨、團委的決議，擁護共青團，擁護共產(chǎn)

黨領(lǐng)導(dǎo)。

第二條：堅持個人服從集體，下級服從上級，要有集體意識和大局意識。第三條：要有高漲的工作熱情，牢固樹立全心全意為我院乃至全校師生服務(wù)的思

想，不怕苦、不怕累，不得故意推拖工作。

第四條：不搞小團體主義，不計個人得失，不發(fā)表不利于團結(jié)的言論，不做不利

于團結(jié)的事。

第五條：正確處理學(xué)習(xí)和工作的關(guān)系，學(xué)習(xí)上勤奮努力，工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到

學(xué)習(xí)工作兩不誤。

第六條：認(rèn)真正確地在同學(xué)的監(jiān)督下開展批評和自我批評，改正自己在學(xué)習(xí)、工

作、生活中存在的缺點和不足。

第七條：尊敬師長，友愛同學(xué)，有良好的道德品質(zhì)和精神風(fēng)貌。

第三章工作制度

第一條：嚴(yán)格服從上級安排，實行責(zé)任負(fù)責(zé)制，按時按質(zhì)按量完成上級下達的任

務(wù)，如有特殊情況應(yīng)及時請假，且一學(xué)期不得請假三次以上,如若情況緊急,事后應(yīng)出具相關(guān)證明。

第二條：積極向部門提出有利于部門發(fā)展的建議或意見，對于好的建議或意見，

部里將給予一定獎勵。第三條：工作態(tài)度溫和謙遜，言行禮貌得體，能集思廣益，虛心聽取各方面的

意見或建議。

第四條：各成員之間要團結(jié)合作，要有團隊精神,不得相互指責(zé)，互通有無，所

有干事要牢固樹立團隊精神、集體意識。

第五條：所有干事在完成本職工作的同時，能積極協(xié)助中心其他部門完成任務(wù)。第六條：活動簽到制度：中心參與的活動，嚴(yán)格執(zhí)行部長簽到制度，同時各部

長統(tǒng)計自己部門干事參與活動人數(shù)，一并報與秘書部負(fù)責(zé)人員。

第四章中心例會制度

第一條：會前準(zhǔn)備

1、中心例會一般兩周召開一次，召開時間由各部門部長根據(jù)每月情況作具體安

排，公眾假期停開，期末考試前夕停開。

2、會議召開時間、地點由主任和各部長決定，素質(zhì)拓展部提前借好教室。通知

各部門部長，由部長下發(fā)對部員的通知。部員收到通知后應(yīng)立即回復(fù)，以保證信息傳達。

3、中心成員若有事請向部長請假并于開會前報秘書部登記，每學(xué)期請假次數(shù)不

得超過三次。同時在開會時請將各部門會議記錄交與秘書部值班人員。每次開會，所有成員必須簽到，將以此作為部門“團內(nèi)推優(yōu)”及“優(yōu)秀個人”評選的部分依據(jù)。做好會議記錄，有不清楚的問題及時提出，覺得不合理的可當(dāng)場提出異議。

4、例會由主任或部長主持，由秘書部負(fù)責(zé)會議記錄,并負(fù)責(zé)考勤工作和作會議記

錄，會議記錄由記錄人整理后交由部長審閱。

5、例會由本中心部長及部員全員參加，必要時可邀請其他相關(guān)人員或接受提出

申請的其他相關(guān)人員參加。

6、可根據(jù)工作需要和實際情況推遲或提前召開會議，但須事先通知所有與會人

員調(diào)整情況。

第二條：會議內(nèi)容

1.會議由主任主持，根據(jù)會議議程聽取部內(nèi)各成員匯報上一周的工作情況，主

任對上一階段的中心工作進行全面性的總結(jié)和點評并向各部長及部員布置下一階段中心工作。2.各部門部長做上一階段工作情況總結(jié)，匯報有關(guān)近期工作的開展，說明工作

情況。

3.各部員匯報近期工作情況，提出對工作的建議和交流工作經(jīng)驗，以促進部門工

作的順利開展。

4.部門成員注意認(rèn)真聽取會議，做好會議記錄，積極發(fā)言、質(zhì)詢，配合會議有

關(guān)工作。

5.各部員應(yīng)在中心會議中積極參與并提出有實際意義的想法、方案

6.中心人員集體商討有關(guān)活動的決策及工作，增強中心內(nèi)部成員之間的交流與了

解.

7.各部員應(yīng)做好記錄，并及時向本部門其他同學(xué)傳達會議容；8.各部員可以就部門工作中遇到的問題進行提問。

9.自由交流階段，所有人可以自由發(fā)言，分享自己的工作感想和生活中的經(jīng)驗等

等，促進交流，增進感情。

第三條：會議紀(jì)律

1.每次例會應(yīng)按時參加，如因特殊情況遲到或無法參加會議的，須如實在會議前

向部長請假說明。未請假不到會者，視無故缺席。

2.會議開始前應(yīng)將手機等有聲設(shè)備設(shè)于靜音狀態(tài)，會議期間專心開會不準(zhǔn)玩手

機和干其他與會議無關(guān)的事。

4.會議進行過程中，如因特殊情況須離開會議的，應(yīng)征得部長同意。5.會議時間由部長根據(jù)會議內(nèi)容決定，一般控制在60分鐘以內(nèi)，若要延長應(yīng)征

得多數(shù)與會人員（50%以上）的同意。

第五章辦公室制度

第一條：辦公室的一切設(shè)備不得隨意動用,如需使用,需值班人員處登記，用后及

時歸還。

第二條：辦公室鑰匙不得隨意配備，不得隨意借給他人，妥善保管鑰匙，如若遺

失及時要求補配。

第三條：不得在辦公室里隨意丟棄垃圾，定期安排人員打掃衛(wèi)生,工作完后,所有

東西應(yīng)歸回原位,關(guān)閉所有設(shè)備后,方可離去。第四條：值班人員應(yīng)按時按量值班，不遲到、不早退，服從分配、忠于職守、認(rèn)

真工作，嚴(yán)格遵守考勤制度及履行相關(guān)手續(xù)，不得無故曠班。

第五條：人員應(yīng)做好值班記錄，并負(fù)責(zé)保管好辦公室的所有公共財務(wù)，如有其他

部門借用辦公室的財務(wù)，必須作好記錄（借用部門、借用人、借用時間、歸還時間）；若有損害應(yīng)做好相關(guān)記錄。

第六條：值班人員對來訪的同學(xué)要熱情周到，耐心聽取同學(xué)的心聲；值班人員

對能解決的問題必須及時作出答復(fù)，對不能作出答復(fù)的問題要詳細(xì)記錄，以便向有關(guān)部門反映。

第六章財務(wù)管理制度

第一條：中心財務(wù)管理由中心秘書部總體負(fù)責(zé)，受中心所有成員監(jiān)督。第二條：中心開展活動需經(jīng)費時，應(yīng)提前將活動策劃書及詳細(xì)預(yù)算開支（附帶經(jīng)

費申請單）交予秘書部。

第三條：活動負(fù)責(zé)人在制定活動經(jīng)費預(yù)算時應(yīng)當(dāng)本著“實事求是”與“節(jié)約”的

原則。預(yù)算需詳細(xì)分類列明所需費用及用途，本著詳盡、務(wù)實、用到實處的原則，詳實、條理的分門別類列出。對于能打印發(fā)票的項目，盡量索要發(fā)票。向秘書部報銷或報賬應(yīng)使用有效發(fā)票（收據(jù)），所有發(fā)票（收據(jù)）背面應(yīng)注明用途，并由經(jīng)手人簽字，注名日期（拿到主任簽字）后交予秘書部。用款部門應(yīng)在活動結(jié)束一周內(nèi)報銷或報賬。

第四條：部門申請采購的報銷流程：各部門以書面形式，報預(yù)算給秘書部，秘書

部交主任處審批，審批通過后才能進行購買。

第五條：規(guī)范中心物品出借制度，借用中心物品時，到常務(wù)部負(fù)責(zé)人處簽字登記，

責(zé)任落實到人。辦活動所剩物品不應(yīng)浪費，收集起來交予秘書部管理。對中心己有物品不得重復(fù)購買，堅決杜絕浪費現(xiàn)象。

第六條：中心一切財物款項都必須有原始憑證，常務(wù)部負(fù)責(zé)核對、整理及保管事

宜。務(wù)必做到公開透明。

附:財務(wù)報銷制度一、報銷總負(fù)責(zé)：秘書部

二、報銷具體負(fù)責(zé)中心：各部門負(fù)責(zé)人。中心各個部門的財務(wù)工作由一固定人員

承擔(dān)。該負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的一切需報銷的花銷記錄、發(fā)票的收集保管。三、報銷周期：一般情況下每月一次；特殊情況特殊處理。四、報銷流程：

1、中心各部負(fù)責(zé)人于規(guī)定期限內(nèi)將所有需報銷的發(fā)票匯總并經(jīng)主任簽字后交至秘書部。

2、秘書部負(fù)責(zé)人分類整理、粘貼發(fā)票，填寫報銷單，作好報銷記錄。3、秘書部負(fù)責(zé)人將發(fā)票與報銷單上交團委老師簽字。4、團委將報出的項款交給秘書部負(fù)責(zé)人。5、秘書部負(fù)責(zé)人通知各部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取項款。6、各部門負(fù)責(zé)人將項款具體分發(fā)給個人。補充說明：

1、為保證中心各項活動都能夠無后顧之憂地順利開展，希望每一位成員都能夠以主人身份為她精打細(xì)算地花銷，節(jié)約對待每一筆支出。

2、財務(wù)報銷工作程序復(fù)雜，若遇周期較長的情況，希望每一位成員能夠理解體諒。

第七章檔案管理制度

第一條：中心的檔案管理工作由秘書部負(fù)責(zé)。秘書部人員的檔案一般在納新結(jié)束

后，由指定人員負(fù)責(zé)建檔。

第二條：部門工作檔案由各部門自行保管，各部門應(yīng)指定專門人員管理本部門檔

案，各部門的檔案需一式兩份，一份交秘書處存檔，一份本部門自行存檔。

第三條：中心檔案歸屬中心所有，未經(jīng)許可不得外借，內(nèi)部人員借用，應(yīng)以書面

形式提出申請，經(jīng)秘書部批準(zhǔn)后方可借用，秘書部作好登記工作。

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