科技檔案管理規(guī)定

科技檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)和規(guī)范科技檔案管理工作，確�？萍紮n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《江蘇省國(guó)信集團(tuán)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定。

1管理內(nèi)容與方法

1.1本公司在基建、生產(chǎn)、施工、檢修、科研、技術(shù)管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料。（歸檔范圍見“公司文件材料歸檔范圍”）

1.2科技檔案人員必須參加重要的生產(chǎn)技術(shù)調(diào)度會(huì)、科研成果鑒定會(huì)、設(shè)備開箱驗(yàn)收、基建工程(基改擴(kuò)建、工程改造、各類小型基建)竣工驗(yàn)收，如文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，則不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。

1.3為了確保科技文件材料能夠準(zhǔn)確地反映本公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程并且長(zhǎng)久地提供利用，歸檔材料要求按公司檔案管理制度第十八、十九條執(zhí)行。

1.4設(shè)備檢修資料歸檔工作管理規(guī)定1.4.1機(jī)組大修資料歸檔范圍

-大修項(xiàng)目進(jìn)度表、施工計(jì)劃、技術(shù)措施、解體分析報(bào)告；-規(guī)范性大修管理實(shí)施細(xì)則；

-重大、特殊檢修項(xiàng)目的施工計(jì)劃、技術(shù)措施、施工總結(jié)；-改變系統(tǒng)和設(shè)備結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)資料及圖紙；-大修技術(shù)記錄和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)專題總結(jié)；-大修工時(shí)，材料消耗統(tǒng)計(jì)資料；-大修前后的機(jī)組熱效率試驗(yàn)報(bào)告；-設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)申請(qǐng)及竣工報(bào)告；-各專業(yè)的大修總結(jié)報(bào)告、大修總體驗(yàn)收卡；-冷態(tài)、熱態(tài)整體驗(yàn)收記錄及整體總結(jié)報(bào)告；-汽輪機(jī)葉片頻率試驗(yàn)報(bào)告；

-汽輪機(jī)大修前后調(diào)速系統(tǒng)特性試驗(yàn)報(bào)告；-重要部件材料的焊接試驗(yàn)鑒定報(bào)告；-九項(xiàng)技術(shù)監(jiān)督總結(jié)性材料；

-監(jiān)督、監(jiān)察項(xiàng)目的檢查、試驗(yàn)、調(diào)校報(bào)告；-全面質(zhì)量管理總結(jié)。

1.4.2機(jī)組大修資料歸檔工作，列入大修管理范圍，作為機(jī)組大修評(píng)優(yōu)的一個(gè)條件，加以考核。

1.4.3機(jī)組大修結(jié)束后，各有關(guān)部門在一個(gè)月內(nèi)應(yīng)按規(guī)定將大修資料收集齊全后交專業(yè)工程師審查，大修后兩個(gè)月內(nèi)，由生產(chǎn)技術(shù)管理部門列好移交清單，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，集中交檔案管理部門。

1.4.4設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)管理

1.4.4.1每份設(shè)備異動(dòng)申請(qǐng)報(bào)告，應(yīng)填寫編號(hào)和被異動(dòng)設(shè)備（系統(tǒng)）的原圖號(hào)。已執(zhí)行的設(shè)備異動(dòng)申請(qǐng)報(bào)告，應(yīng)手續(xù)齊全，經(jīng)總工師（或副總工）簽字后，向檔案管理部門移交。

1.4.4.2設(shè)備（或系統(tǒng)）異動(dòng)后，兩個(gè)月內(nèi)由實(shí)施單位工程技術(shù)人員到檔案管理部門辦理對(duì)原圖的修改補(bǔ)充工作。1.4.4.3對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的異動(dòng)，如變動(dòng)較小可直接在圖面上“杠改”或“刮改”，并在改動(dòng)部分旁標(biāo)注異動(dòng)報(bào)告號(hào)，修改內(nèi)容較多，應(yīng)另出新圖。

1.4.4.4對(duì)經(jīng)多次修改已不符合存檔要求的圖紙，應(yīng)由責(zé)任檢修專業(yè)根據(jù)檔案管理規(guī)定重新出圖，竣工圖必須是藍(lán)圖或CAD圖紙，（須蓋竣工圖章）要做到圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備，然后經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部門審核，總工程師批準(zhǔn)后交檔案管理部門。

1.4.4.5對(duì)設(shè)備進(jìn)行的異動(dòng)，在制造廠的設(shè)備圖上修改補(bǔ)充。

1.4.4.6設(shè)備異動(dòng)報(bào)告表編號(hào)以專業(yè)為單位進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，括號(hào)內(nèi)填寫專業(yè)。例如：鍋爐專業(yè)為：編號(hào)（爐）201*----01----XX

即：編號(hào)（專業(yè)）年代----順序號(hào)。1.5基本建設(shè)檔案資料管理規(guī)定

1.5.1歸檔的文件材料必須齊全。大中型和重點(diǎn)工程項(xiàng)目永久、長(zhǎng)期保管的檔案完整率要達(dá)到百分之百。

1.5.2歸檔的材料必須準(zhǔn)確反應(yīng)基本建設(shè)活動(dòng)的歷史過程和工程的真實(shí)情況。1.5.3基本建設(shè)檔案的收集整理要求按公司工程檔案管理規(guī)定執(zhí)行。1.6設(shè)備儀器開箱檔案資料管理規(guī)定1.6.1設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍；1)申請(qǐng)外購(gòu)的報(bào)告、批復(fù)；2)外購(gòu)合同、協(xié)議；3）隨機(jī)圖樣及文字材料；4)設(shè)備儀器開箱記錄；

5）安裝調(diào)試記錄、總結(jié)、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；6）運(yùn)行記錄及重大事故分析處理報(bào)告；7）申請(qǐng)引進(jìn)設(shè)備儀器報(bào)告、批復(fù)；

8）產(chǎn)品樣本、說明書裝單、質(zhì)量保證書；9）技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告；

10）與外商談判、洽談?dòng)涗�、紀(jì)要、合同、協(xié)議和來往函件；11）隨機(jī)全套圖樣及方案材料（原文和譯文）；

12）設(shè)備儀器安裝、調(diào)試記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；13）技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料；14）設(shè)備運(yùn)行記錄及重要事故分析處理報(bào)告。

1.6.2凡是本公司購(gòu)買的生產(chǎn)設(shè)備儀器到貨后由采購(gòu)部門通知有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員共同參加設(shè)備開箱驗(yàn)收，工程設(shè)備由工程管理部門專職、施工單位、設(shè)備購(gòu)進(jìn)部門會(huì)同工程部檔案人員共同參加驗(yàn)收。禁止在無檔案人員在場(chǎng)情況下開箱驗(yàn)收。

1.6.3因特殊原因設(shè)備開箱時(shí)未通知檔案管理部門，采購(gòu)部門事后必須到檔案管理部門補(bǔ)辦資料移交及開箱驗(yàn)收手續(xù)。

1.6.4設(shè)備儀器進(jìn)廠開箱驗(yàn)收時(shí)，箱內(nèi)一切文件資料、清單等原始材料由檔案管理部門收集、驗(yàn)收、登記，工程設(shè)備根據(jù)總工程師的意見分發(fā)到有關(guān)單位，如圖紙、資料份數(shù)滿足不了的，由需要單位自行復(fù)印。

1.6.5設(shè)備儀器安裝調(diào)試驗(yàn)收后，負(fù)責(zé)安裝調(diào)試的主管人員應(yīng)將設(shè)備儀器安裝、調(diào)試中形成、積累的文件材料及時(shí)整理歸檔。

1.6.6本公司自行設(shè)計(jì)制造的設(shè)備儀器，在設(shè)計(jì)制造工作結(jié)束時(shí)，由主管設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)將設(shè)備儀器文件材料組成保管單位，由本部門負(fù)責(zé)人審定后，移交檔案管理部門歸檔。1.6.7凡是訂購(gòu)設(shè)備的申請(qǐng)、合同、協(xié)議，由合同管理部門負(fù)責(zé)集中將資料交檔案管理部門。

1.6.8開箱驗(yàn)收后發(fā)現(xiàn)缺少的出廠文件資料等，應(yīng)由設(shè)備購(gòu)置部門負(fù)責(zé)索取補(bǔ)齊。1.6.9檔案管理人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，必須認(rèn)真做好記錄，并由設(shè)備購(gòu)置主管單位及有關(guān)參加驗(yàn)收的人員共同簽字。

1.6.10郵寄或捎回的技術(shù)資料，有關(guān)部室或個(gè)人在收件后一周內(nèi)將原件資料向檔案管理部門移交歸檔，任何部門或個(gè)人不得將資料丟失、損壞或截留。

1.7科技檔案的整理、編目和保管：

1.7.1科技檔案的整理，就是按其形成規(guī)律，保持各種檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系以及便于保管和利用的原則，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目和保管。

1.7.2公司科技檔案的分類原則、分類方法、類目標(biāo)識(shí)和類目設(shè)置依照公司檔案分類規(guī)則。

1.7.3科技檔案接收后，應(yīng)及時(shí)登記、分類、劃定保管期限、編寫案卷標(biāo)題、頁號(hào)、將每份文件逐一錄入計(jì)算機(jī)并編制卷內(nèi)目錄、備考表、裝訂整齊，組成案卷后方可入庫(kù)，并編制各種檢索工具，以便迅速查找。

1.7.4科技檔案按保管單位組卷的卷盒、卷皮、卷內(nèi)各項(xiàng)內(nèi)容規(guī)格，按照國(guó)標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的格式制訂，排架方法按照工各程代碼、機(jī)組和專業(yè)類目相結(jié)合的辦法進(jìn)行。

1.7.5對(duì)破損的圖紙資料應(yīng)采取措施，及時(shí)復(fù)制和修補(bǔ)。

擴(kuò)展閱讀：科技檔案管理辦法(2)

XX公路建設(shè)項(xiàng)目

科技檔案管理辦法

XX公路建設(shè)項(xiàng)目是成都市的重點(diǎn)公路工程建設(shè)項(xiàng)目。為使XX公路建設(shè)項(xiàng)目從建設(shè)起，就將科技檔案的管理納入標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌跡，進(jìn)行科學(xué)管理�，F(xiàn)根據(jù)交通部頒發(fā)《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》和《關(guān)于重點(diǎn)公路建設(shè)項(xiàng)目科技檔案管理的有關(guān)規(guī)定，以*四川省重點(diǎn)公路檔案*和鐵道部科學(xué)研究院工程建設(shè)監(jiān)理部編制的《科技檔案管理辦法及竣工技術(shù)文件編制辦法》，結(jié)合XX公路建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定本辦法。

一、科技檔案管理的職責(zé)

科技檔案室（或?qū)�、兼職人員）的主要職責(zé)：

1、努力學(xué)習(xí)科技檔案工作專業(yè)知識(shí)，了解工程項(xiàng)目的業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)；

2、協(xié)助工程技術(shù)人員，做好科技文件的形成、積累、立卷歸檔和修改、補(bǔ)充工作；3、負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作；4、正確進(jìn)行科技檔案的立卷、歸檔和保管。確定其保管期限；

5、參與工程項(xiàng)目竣工資料驗(yàn)收工作。對(duì)于沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案的工程項(xiàng)目，不能簽字驗(yàn)收。

6、遵守《保密守則》，不得隨意借閱、泄露檔案文件資料。二、科技檔案的接收與歸檔

1、凡屬真實(shí)反映本單位各工程建設(shè)項(xiàng)目中具有保存價(jià)值的圖紙、技術(shù)文件、計(jì)量支付文件和各種原始科技資料都是科技檔案。都應(yīng)接收和歸檔。

2、科技檔案的接收與歸檔應(yīng)與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，工程項(xiàng)目建設(shè)單位一經(jīng)明確應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的收集、整理、審查工作、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔、驗(yàn)收和移交工作。

3、歸檔的科技文件，應(yīng)按工程類別：路、橋、涵、房、附屬設(shè)施等分別進(jìn)行收集整理、核對(duì)準(zhǔn)確。按其自然形成規(guī)律和歷史原狀、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成一個(gè)保管單位，并同時(shí)確定其保管期限。

4、投資公司、監(jiān)理單位和施工單位的科技檔案管理人員，直接負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目在施工過程中所形成的技術(shù)文件和材料的收集、整理、立卷、歸檔，并在該工程全部竣工驗(yàn)收后兩月之內(nèi)向市交委和新都區(qū)檔案局各確定檔案管理部門歸檔一份完整的科技檔案。

5、歸檔的科技文件材料和圖紙，必須做到字跡、線條、圖像清楚、格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆書寫簽批；所立卷的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、清晰。

三、科技檔案案卷質(zhì)量要求（按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）

一、組卷要求

1、要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料系統(tǒng)聯(lián)系。2、組卷要便于利用和保管。卷內(nèi)文件材料制作和書寫材料都必須益于長(zhǎng)期保存。3、案卷內(nèi)材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。案卷內(nèi)容可按依據(jù)性文件材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

二、案卷編目

1、編寫案卷頁號(hào)。案卷內(nèi)文件材料和圖樣都應(yīng)用打號(hào)機(jī)編頁號(hào)。單面書寫的文件材料在右上角編寫頁號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號(hào)。

2、案卷、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。3、每卷內(nèi)文件頁數(shù)控制在150頁之內(nèi)。三、案卷封面編制

1、案卷封面采用省交通廳相關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目科技檔案統(tǒng)一規(guī)定的外封面。2、案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。包括項(xiàng)目名稱、代字、代號(hào)以及項(xiàng)目階段的代號(hào)和名稱等。一個(gè)工程項(xiàng)目的所有合同段的項(xiàng)目名稱應(yīng)一致。案卷封面按下列要求用黑色水筆填寫，字體采用宋體5號(hào)。

項(xiàng)目：XX公路建設(shè)項(xiàng)目階段：竣工

案卷標(biāo)題：里程樁號(hào)第×冊(cè)第×分冊(cè)及本分冊(cè)的題目。歸檔單位：合同書上單位全稱

歸檔時(shí)間：各合同段合同工期的完工日期。

歸檔號(hào)：先圖后文，按竣工圖、竣工表，固定資產(chǎn)及成本核算表，竣工文件、原始記錄、試驗(yàn)、檢測(cè)資料等順序用鋼筆編號(hào)。

保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)不填寫。四、扉頁

1、扉頁排列在封面和卷內(nèi)目錄之間。2、扉頁編寫格式如下：起訖樁號(hào)：建設(shè)單位：XXX

承建單位：XX監(jiān)理單位：河南宏力工程咨詢有限公司竣工日期：年月日

2

五、卷內(nèi)目錄的編制

1、卷內(nèi)目錄（一式兩份），一份排列在案卷內(nèi)文件材料首頁之前，另一份隨竣工檔案移交給成都市新都香城建設(shè)投資有限公司檔案室。

2、順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注；文件編號(hào)填寫文件文號(hào)或圖樣圖號(hào)；頁號(hào)填寫每份材料首頁上標(biāo)注的頁號(hào)；日期填寫編制科技文件材料的年、月、日。

3、科技文件名稱填寫科技文件材料標(biāo)題全稱；資料產(chǎn)生應(yīng)填寫資料來源單位和日期。

六、卷內(nèi)備考表的編制

1、卷內(nèi)備考表，排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。

2、備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。

七、案卷目錄編制

1、案卷目錄（一式兩份），是用于歸檔時(shí)移交檔案的案卷目錄。

2、案卷目錄由歸檔部門（或管理人員）按每卷案卷標(biāo)題對(duì)應(yīng)填寫后，隨歸檔檔案一起移交或保管。移交時(shí)還應(yīng)填寫科技檔案歸檔簽證單。

八、案卷裝訂要求

1、竣工圖按297×210（mm）規(guī)格折疊成手風(fēng)琴式裝訂。

2、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料也要折疊成297×210（mm）統(tǒng)一幅面裝訂。3、裝訂時(shí)必須取掉金屬物。采用三孔一線裝訂在文件左側(cè)中部，距訂口邊10mm，裝訂長(zhǎng)度120mm。結(jié)頭為活結(jié)。結(jié)在背后中孔，案卷底邊和裝訂邊要齊整以免文件散夾。

四、科技檔案歸檔范圍及保管期限歸檔文件材料名稱（一）工程前期文件1、項(xiàng)目建設(shè)書、任務(wù)書

永久永久

永久永久永久

業(yè)主業(yè)主業(yè)主業(yè)主業(yè)主

保管期限

歸檔單位

2、可行性研究報(bào)告（含批復(fù)文件）3、項(xiàng)目評(píng)估材料

4、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書5、招、投標(biāo)文件資料（二）工程施工文件1、審批的設(shè)計(jì)及有關(guān)文件

永久

業(yè)主業(yè)主

3

2、審批的設(shè)計(jì)變更及有關(guān)文件永久

3、建設(shè)項(xiàng)目承發(fā)包合同、協(xié)議文件4、征地拆遷文件資料5、開工報(bào)告和批復(fù)文件

6、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案7、工程變更文件資料8、工程質(zhì)量監(jiān)理文件資料

9、質(zhì)量自查報(bào)告及重大事故處理報(bào)告10、工程交接表

11、試驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告

12、隱蔽工程檢查記錄

13、成品、半成品檢查記錄

14、總進(jìn)度和分期進(jìn)度圖（表）

計(jì)劃，批準(zhǔn)文件15、投資控制文件

16、施工原始記錄（包括施工

日志，開竣工記錄（三）竣工文件1、施工總結(jié)2、監(jiān)理總結(jié)3、設(shè)計(jì)總結(jié)

4、建設(shè)管理總結(jié)5、質(zhì)量管理總結(jié)6、交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

7、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件8、竣工驗(yàn)收鑒定書

（四）竣工圖1、路線平面圖

2、路線縱斷面圖

3、路基橫斷面圖（含邊溝）

4、路基、路面排水防護(hù)工程圖5、橋梁工程竣工圖

永久施工單位

永久

施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位永久施工單位永久

施工單位

長(zhǎng)期中心、監(jiān)理試驗(yàn)室、施工單位

長(zhǎng)期

施工單位長(zhǎng)期施工單位長(zhǎng)期

業(yè)主

永久業(yè)主

長(zhǎng)期

施工單位

永久施工單位永久監(jiān)理單位永久設(shè)計(jì)單位永久施工單位永久質(zhì)監(jiān)部門永久業(yè)主永久業(yè)主

永久

質(zhì)監(jiān)部門

永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位

4

6、互通式立交竣工圖7、涵洞竣工圖

8、隧道工程竣工圖9、交通工程竣工圖10、監(jiān)控工程竣工圖

（五）竣工表

1、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)比較表2、工程造價(jià)、勞動(dòng)力、主要

材料機(jī)械臺(tái)班匯總一覽表3、大橋技術(shù)指標(biāo)表

4、占用土地及拆遷房屋一覽表5、直線、曲線及轉(zhuǎn)角一覽表6、路面寬度一覽表

7、半徑≤最小半徑曲線一覽表8、縱坡≥5%的縱坡一覽表9、路基每公里土石方數(shù)量表10、路基加固工程一覽表

11、路基邊溝及截水溝加固一覽表12、路面工程一覽表13、大橋工程一覽表14、中橋工程一覽表15、小橋工程一覽表

16、分離式立交工程一覽表17、人行天橋工程一覽表18、渡槽工程一覽表19、涵洞工程一覽表

20、人行通道工程一覽表21、倒虹吸工程一覽表22、隧道工程一覽表

23、擋土墻及防護(hù)工程一覽表24、過水路堤工程一覽表

永久永久永久永久永久

永久永久

永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久

施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位

施工單位施工單位

施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位

5

25、安全設(shè)備一覽表26、房屋工程一覽表

27、統(tǒng)一里程與斷鏈一覽表28、水準(zhǔn)點(diǎn)一覽表29、導(dǎo)線點(diǎn)一覽表

30、加筋土路堤一覽表31、路線交叉一覽表

32、軟土地基處理一覽表33、互通式立交一覽表34、交通工程一覽表

35、隧道機(jī)電設(shè)備一覽表36、收費(fèi)、監(jiān)控工程一覽表

永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位

年月日

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