公文寫作復習六

公文的分類及名稱

一、公文的分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關(guān)文書工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關(guān)公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關(guān)在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從文件的來源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點等方面來劃分的�，F(xiàn)分述于下：

1、從公文的來源來劃分

一般所來，一個機關(guān)或機關(guān)內(nèi)部某個部門的文件，按照他們的來源可以分為外機關(guān)發(fā)來的文件和本機關(guān)制成的文件兩大類。其中，由本機關(guān)制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對象，又可以分為向外機關(guān)發(fā)出的文件和在本機關(guān)內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來源，一個機關(guān)的文件可分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。對外文件簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)擬制的對外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關(guān)的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國務(wù)院發(fā)出的《關(guān)于加強森林防火工作的報告》，就是林業(yè)部的對外文件，是發(fā)文。而國務(wù)院就是這份發(fā)文的針對機關(guān)。

（2）收來文件。收來文件簡稱收文，是指由外機關(guān)擬制的，作業(yè)傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)來的文件。比如上面講的林業(yè)部向國務(wù)院發(fā)出的報告，對國務(wù)院來說就是收來文件。又如上級機關(guān)發(fā)來的指示、通知，下級機關(guān)送來的報告、請示，同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)送來的公函等，都是本機關(guān)的收文。

（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。比如機關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計劃》、《××大學關(guān)于加強校園管理、維護教學秩序的幾項規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學內(nèi)部使用的文件。

在機關(guān)文書工作中，為了管理文件的方便，對機關(guān)的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書部門或指定專人分別進行登記。需要說明的是，在實際工作中，對某份具體文件來說，這樣劃分又不是絕對的。有時會發(fā)生交錯或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復雜性所決定的。例如，主要用于機關(guān)內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等，有時也要報送上級機關(guān)備案或發(fā)給下級機關(guān)參閱與其他機關(guān)交流；有時收到上級機關(guān)的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。

2、從公文的德文關(guān)系上來劃分

行文關(guān)系，是指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)之間的文件往來關(guān)系。這種關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下級機關(guān)向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國務(wù)院所報送的工作報告和請示就是上行文。一般地說，上行文是作為下級機關(guān)向上級領(lǐng)導機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向上級業(yè)務(wù)主管部門匯報工作，請示問題，請示給予領(lǐng)導和指導的文件。

（2）平行文。平行文就指同級機關(guān)或者不相隸屬的沒有領(lǐng)導指導關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領(lǐng)導指導關(guān)系，是一些不相隸屬的機關(guān)。上述這些機關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用公函作為平行文。

需要說明的是，機關(guān)之間的上級與下級的關(guān)系并不等同于級別高與級別低的關(guān)系。在行政和業(yè)務(wù)上均無隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應以平等關(guān)系行文。

（3）下行文。下行文就是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。比如，中央給各個省委，國務(wù)院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。

下行文是上級機關(guān)對下級機關(guān)實施領(lǐng)導、指導責任的重要工具。對下級機關(guān)來說是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。

3、從公文的秘書程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國家的秘書，涉及到秘書的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機密、絕密三種，通稱“三密”文件。密級越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴。因此，確定和劃分文件的密級要十分慎重，力求準確。否則，密級過高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級過低則擴大了知密范圍，給黨和國家造成不應有的損失。當然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。所以文件的保密要求應當有時間限制，經(jīng)過一定的時間，應按有關(guān)規(guī)定對“三密”文件進行清理，該降密的應作降密處理，該解密的則應予解密。

（2）普通文件。普通文件是相對秘書文件而言的，從這個角度說，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。如機關(guān)、組織的決議、工作計劃、總結(jié)，對工作人員的處理決定、通報等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機關(guān)、組織內(nèi)，不對外頌，即不在社會上公布，不向國外傳播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報、法律、法令、中央領(lǐng)導同志的某些重要講話、報告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達等方式進行公布。

4、從公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分

從公文的制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：

①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機關(guān)全國人民代表大會按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。

②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強制性行政措施時發(fā)布的命令等。

③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國家行政機關(guān)和地方行政機關(guān)，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對于行政措施、行政制度和活動規(guī)則所制定的條例、辦法、細則、規(guī)定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領(lǐng)導指導工作和公務(wù)聯(lián)系的作用。例如政府機關(guān)、行政管理機關(guān)使用比較普遍的指示、通知、請示、報告等。

（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導、黨的工作和黨的建設(shè)等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達的文件，又叫黨內(nèi)文件。

5、從公文的內(nèi)容和特點來劃分

按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導和指導工作的公文。它需要下級機關(guān)單位和有關(guān)人員認真學習和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進行工作活動的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。

（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、規(guī)則等。

（3）報請性公文。報請性公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、通知、通報、函等。

（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如會議記錄、會議紀要、大事記、日志等。

常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。

二、公文的名稱

任何事物都有自己的名稱。名稱就是事物的概念，事物的稱號。公文作為國家管理的一種工具，也有自己的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結(jié)等都是公文的名稱。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。

1957年10月，國務(wù)院秘書廳《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見（稿）》指出：“不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文機關(guān)的權(quán)限范圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對于做好文書處理工作，具有重要意義�！币簿褪钦f，一份文件的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機關(guān)工作的順利進行和實現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。

現(xiàn)行機關(guān)的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用文件名稱，不能濫用。否則，就會妨礙收文機關(guān)對文件意圖的準確理解，影響文件的及時處理。例如，對于要向上級領(lǐng)導機關(guān)請示的問題，如果不使用“請示”，而錯誤地使用了“報告”這一文件名稱，就可能造成上級領(lǐng)導機關(guān)認為是一般性的工作報告，不需要作答復，而沒有及時處理，以致耽誤了工作。再如，同不相隸屬的機關(guān)聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機關(guān)的級別比受文機關(guān)級別高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因為這不符合本機關(guān)的職權(quán)范圍和所處的地位，而應當使用“公函”。又如，有的機關(guān)發(fā)文，不分什么內(nèi)容和性質(zhì)，總是使用“通知”這一名稱，這樣也就失去了以文件名稱來概括和提示文件意圖的作用。

中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視。1951年9月，中央人民政府政務(wù)院班頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文名稱為7類12種，即①報告；②簽報；③命令；④批復；⑤通報，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，國務(wù)院辦公廳在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次對公文處理辦法進行修改調(diào)整。在1993年11月21日，國務(wù)院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，將現(xiàn)行國家行政機關(guān)的公文文種調(diào)整為12類13種，即：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾函；⑿會議紀要。

以上黨政領(lǐng)導機關(guān)用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)的嚴肅性。其所屬的、有關(guān)的各級機關(guān)組織在行文時都必須嚴格遵守，不能違反，因而被稱作法定公文文種。這些法定的公文文種都具有獨立對外行文的資格，可以使用套紅的“文件版頭”德文，通常稱之為“紅頭文件”；機關(guān)中還有一些其他常用的應用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細則等。此外，在企業(yè)單位和涉外機構(gòu)，根據(jù)其業(yè)務(wù)工作范圍的特殊需要而專門形成和使用的專業(yè)文種。這些文種的使用范圍和寫作要求將在以下有關(guān)章節(jié)中分別敘述。

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公文的分類及名稱

一、公文的分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復雜的，為了保證機關(guān)文書工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關(guān)公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關(guān)在日常工作活動中所使用的公文進行科學的分類。這是人們認識公文這一事物并探求其科學規(guī)律的一種有效的方法。

常見的、基本的公文的分類，主要是從文件的來源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點等方面來劃分的�，F(xiàn)分述于下：

1、從公文的來源來劃分

一般所來，一個機關(guān)或機關(guān)內(nèi)部某個部門的文件，按照他們的來源可以分為外機關(guān)發(fā)來的文件和本機關(guān)制成的文件兩大類。其中，由本機關(guān)制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對象，又可以分為向外機關(guān)發(fā)出的文件和在本機關(guān)內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來源，一個機關(guān)的文件可分為三個部分：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。

（1）對外文件。對外文件簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)擬制的對外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達本機關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對機關(guān)的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國務(wù)院發(fā)出的《關(guān)于加強森林防火工作的報告》，就是林業(yè)部的對外文件，是發(fā)文。而國務(wù)院就是這份發(fā)文的針對機關(guān)。

（2）收來文件。收來文件簡稱收文，是指由外機關(guān)擬制的，作業(yè)傳達其自身機關(guān)的意圖，發(fā)送到本機關(guān)來的文件。比如上面講的林業(yè)部向國務(wù)院發(fā)出的報告，對國務(wù)院來說就是收來文件。又如上級機關(guān)發(fā)來的指示、通知，下級機關(guān)送來的報告、請示，同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)送來的公函等，都是本機關(guān)的收文。

（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。比如機關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、經(jīng)驗總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計劃》、《××大學關(guān)于加強校園管理、維護教學秩序的幾項規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學內(nèi)部使用的文件。

在機關(guān)文書工作中，為了管理文件的方便，對機關(guān)的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書部門或指定專人分別進行登記。需要說明的是，在實際工作中，對某份具體文件來說，這樣劃分又不是絕對的。有時會發(fā)生交錯或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復雜性所決定的。例如，主要用于機關(guān)內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等，有時也要報送上級機關(guān)備案或發(fā)給下級機關(guān)參閱與其他機關(guān)交流；有時收到上級機關(guān)的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。

2、從公文的德文關(guān)系上來劃分

行文關(guān)系，是指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)之間的文件往來關(guān)系。這種關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個單位的對外文件來說，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。

（1）上行文。上行文就是指下級機關(guān)向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國務(wù)院所報送的工作報告和請示就是上行文。一般地說，上行文是作為下級機關(guān)向上級領(lǐng)導機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向上級業(yè)務(wù)主管部門匯報工作，請示問題，請示給予領(lǐng)導和指導的文件。

（2）平行文。平行文就指同級機關(guān)或者不相隸屬的沒有領(lǐng)導指導關(guān)系的機關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個部之間，國各院的各個部、委、局之間，省人民政府之間，各個縣委之間，各個縣人民政府之間都是平級平行機關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學校和工廠之間，沒有領(lǐng)導指導關(guān)系，是一些不相隸屬的機關(guān)。上述這些機關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問題時，一般都適宜于使用公函作為平行文。

需要說明的是，機關(guān)之間的上級與下級的關(guān)系并不等同于級別高與級別低的關(guān)系。在行政和業(yè)務(wù)上均無隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應以平等關(guān)系行文。

（3）下行文。下行文就是指上級領(lǐng)導機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。比如，中央給各個省委，國務(wù)院給各個部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復等。

下行文是上級機關(guān)對下級機關(guān)實施領(lǐng)導、指導責任的重要工具。對下級機關(guān)來說是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。

3、從公文的秘書程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國家的秘書，涉及到秘書的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書文件、普通文件和公布文件。

（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國家的秘密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機密、絕密三種，通稱“三密”文件。密級越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴。因此，確定和劃分文件的密級要十分慎重，力求準確。否則，密級過高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級過低則擴大了知密范圍，給黨和國家造成不應有的損失。當然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時間的推移和形勢的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會發(fā)生變化。所以文件的保密要求應當有時間限制，經(jīng)過一定的時間，應按有關(guān)規(guī)定對“三密”文件進行清理，該降密的應作降密處理，該解密的則應予解密。

（2）普通文件。普通文件是相對秘書文件而言的，從這個角度說，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無密可保，可以供任何人閱看。如機關(guān)、組織的決議、工作計劃、總結(jié)，對工作人員的處理決定、通報等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機關(guān)、組織內(nèi)，不對外頌，即不在社會上公布，不向國外傳播。

（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報、法律、法令、中央領(lǐng)導同志的某些重要講話、報告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報刊登載，公開張貼或口頭傳達等方式進行公布。

4、從公文制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分

從公文的制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：

①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級的利益和意志，以國家強制力來保證其實施的行為規(guī)則，是實行階級專政的一種工具。法律文件在我國是由行使最高立法權(quán)的機關(guān)全國人民代表大會按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。

②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強制性行政措施時發(fā)布的命令等。

③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國家行政機關(guān)和地方行政機關(guān)，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對于行政措施、行政制度和活動規(guī)則所制定的條例、辦法、細則、規(guī)定等。

（2）行政文件。行政文件主要是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領(lǐng)導指導工作和公務(wù)聯(lián)系的作用。例如政府機關(guān)、行政管理機關(guān)使用比較普遍的指示、通知、請示、報告等。

（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導、黨的工作和黨的建設(shè)等活動。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達的文件，又叫黨內(nèi)文件。

5、從公文的內(nèi)容和特點來劃分

按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。

（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級領(lǐng)導機關(guān)對下級機關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導和指導工作的公文。它需要下級機關(guān)單位和有關(guān)人員認真學習和貫徹執(zhí)行，是下級單位決策和進行工作活動的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。

（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機關(guān)、組織、社會團體制定的，要求其成員在活動工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強的規(guī)范性和強制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細則、規(guī)則等。

（3）報請性公文。報請性公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。這類公文主要是報告、請示等。

（4）知照性公文。知照性公文是指機關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、通知、通報、函等。

（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動以備查考的公文。如會議記錄、會議紀要、大事記、日志等。

常見的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；從文件的發(fā)送目的來劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。

二、公文的名稱

任何事物都有自己的名稱。名稱就是事物的概念，事物的稱號。公文作為國家管理的一種工具，也有自己的名稱。如命令、決定、通知、章程、條例、計劃、總結(jié)等都是公文的名稱。在通常情況下，人們把這些具體的公文名稱統(tǒng)稱為文種。

1957年10月，國務(wù)院秘書廳《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見（稿）》指出：“不同的公文名稱，反映著不同的目的和要求，也反映著行文機關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文機關(guān)的權(quán)限范圍。劃清各種公文名稱的使用界限，正確地使用公文名稱，對于做好文書處理工作，具有重要意義�！币簿褪钦f，一份文件的名稱并不是隨意確定的，它是根據(jù)發(fā)文機關(guān)的權(quán)限、發(fā)文機關(guān)和收文機關(guān)之間的關(guān)系以及發(fā)文的具體目的和要求而確定的。各種不同的文件名稱，可以概括地表明和反映各種文件的不同性能和不同作用，有利于機關(guān)工作的順利進行和實現(xiàn)文書處理的規(guī)范化、制度化。

現(xiàn)行機關(guān)的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用文件名稱，不能濫用。否則，就會妨礙收文機關(guān)對文件意圖的準確理解，影響文件的及時處理。例如，對于要向上級領(lǐng)導機關(guān)請示的問題，如果不使用“請示”，而錯誤地使用了“報告”這一文件名稱，就可能造成上級領(lǐng)導機關(guān)認為是一般性的工作報告，不需要作答復，而沒有及時處理，以致耽誤了工作。再如，同不相隸屬的機關(guān)聯(lián)系工作問題，即使發(fā)文機關(guān)的級別比受文機關(guān)級別高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因為這不符合本機關(guān)的職權(quán)范圍和所處的地位，而應當使用“公函”。又如，有的機關(guān)發(fā)文，不分什么內(nèi)容和性質(zhì)，總是使用“通知”這一名稱，這樣也就失去了以文件名稱來概括和提示文件意圖的作用。

中華人民共和國成立以來，國家對統(tǒng)一公文的名稱非常重視。1951年9月，中央人民政府政務(wù)院班頒布了《公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文名稱為7類12種，即①報告；②簽報；③命令；④批復；⑤通報，通知；⑥布告、公告；⑦公函、便函。此后，國務(wù)院辦公廳在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次對公文處理辦法進行修改調(diào)整。在1993年11月21日，國務(wù)院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，將現(xiàn)行國家行政機關(guān)的公文文種調(diào)整為12類13種，即：①命令（令）；②議案；③決定；④指示；⑤公告、公告通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾函；⑿會議紀要。

以上黨政領(lǐng)導機關(guān)用法規(guī)性文件的形式發(fā)布的主要的公文文種都具有法規(guī)的嚴肅性。其所屬的、有關(guān)的各級機關(guān)組織在行文時都必須嚴格遵守，不能違反，因而被稱作法定公文文種。這些法定的公文文種都具有獨立對外行文的資格，可以使用套紅的“文件版頭”德文，通常稱之為“紅頭文件”；機關(guān)中還有一些其他常用的應用文種，如計劃、總結(jié)、方案、細則等。此外，在企業(yè)單位和涉外機構(gòu)，根據(jù)其業(yè)務(wù)工作范圍的特殊需要而專門形成和使用的專業(yè)文種。這些文種的使用范圍和寫作要求將在以下有關(guān)章節(jié)中分別敘述。

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