企業(yè)檔案管理工作自評報告

xxx有限責任公司參評星級檔案室自評報告

為提高我公司檔案管理水平，使檔案工作不斷標準化、規(guī)范化，從而更好地服務于公司生產經營，我公司將積極參與集團201*年度星級檔案室達標競賽活動，并將此工作納入領導工作議事日程。認真按照《XX集團星級檔案室驗收評比考核標準》的要求，從組織管理、設施設備、基礎業(yè)務建設、開發(fā)利用四個方面等方面進行嚴格自評。

現(xiàn)將自評情況匯報如下：

一、組織管理（標準分20分，自評得分20分）（一）機構人員（標準分6分，自評得分6分）

1.我公司設置了檔案管理部門，建立檔案工作網絡，對各類各部門檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理。

2.我公司負責人（公司總經理）負責統(tǒng)一領導公司檔案工作。檔案部門負責人（人事行政經理）負責擬定公司檔案工作的各項管理制度、并組織實施。各部門負責人（各部門經理）負責掌握公司檔案工作的有關制度和要求，配備兼職檔案人員確保本部門檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

3.我公司配備專職檔案人員1名，負責認真貫徹執(zhí)行檔案工作制度、規(guī)定及業(yè)務標準，維護檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)、安全；監(jiān)督指導各部門做好文件材料的形成、積累、整理立卷及歸檔工作，保證檔案的齊全和完整；負責本單位檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、

保管及利用工作；參加產品鑒定、科研成果審定、建設項目竣工驗收和購進設備開箱等活動；做好檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全；及時、準確地做好利用檔案的信息反饋工作。我公司還配備兼職檔案人員負責熟悉本部門各階段文件材料的形成情況，指導督促本部門有關人員做好文件材料的收集、積累、整理工作；做好平時立卷工作及文件材料安全保管工作；按照檔案工作要求，嚴格把關文件質量，做好文件整理、歸檔工作。

（二）管理職責（標準分8分，自評得分8分）

1.我公司把檔案達標工作納入領導工作議程，檔案專職人員每季度對檔案工作進度和存在的問題向領導進行匯報。同時將檔案管理工作納入公司年度計劃之中，使檔案工作為我公司的其他各項業(yè)務工作提供基礎的服務。

2.我公司實行了各類檔案集中統(tǒng)一管理，并建立了專兼職檔案人員的崗位責任制，檔案管理職責明確、全面。（三）規(guī)章制度（標準分8分，自評得分8分）

我公司根據(jù)《xxx集團股份有限公司檔案管理辦法》和《xx事業(yè)部檔案管理制度》，同時結合我公司實際情況制定了《xxx集團奶粉事業(yè)部金海公司檔案管理制度》。公司嚴格執(zhí)行此制度，并對相關崗位人員進行了培訓，確保相關人員對制度內容熟悉掌握。

二、設施設備（標準分15分，自評得分12分）（一）庫房管理（標準分5分，自評得分5分）

我公司設置了專用的檔案室，室內干凈、整潔、衛(wèi)生，面積共

120平方，能夠滿足檔案放置需要。

（二）檔案設備（標準分6分，自評得分3分）

1.檔案室安裝了滅火器、溫濕度測試儀，并有溫濕度記錄。投放了防鼠、防蟲藥，同時做了防光、防潮、防塵、防水等措施。

2.未配備電腦等管理設備，但行政辦公室有相關設備，不影響檔案室使用。后期改善也可以增添相關必要設備。

（三）檔案裝具（標準分4分，自評得分4分）

1.我公司目前已配備19組規(guī)格統(tǒng)一的檔案柜，可以滿足檔案放置需要。

2.檔案裝具的式樣和規(guī)格及質量均符合集團相關規(guī)定。檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合集團要求。

三、基礎業(yè)務建設（標準分50分，自評得分38分）（一）收集工作（標準分15分，自評得分12分）

1.各部門在每一項工程項目設計、生產、科研技術、技改、采購招標工作完成之后，會將所有資料原件（包括法律意見書、文件報審單、買賣合同、資質證明等相關資料）交于人事行政部檔案管理員處，并在本部門留存一份。

歸檔時間：

（1）一般情況，一年會歸檔一次。黨群類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、會計類文件材料每年的第一季度會將上年度形成的需歸檔的文件材料歸檔。

（2）基建類文件材料在工程建設總體竣工后歸檔。工期較長的

工程，應階段性歸檔，工期短的工程應隨時歸檔。

（3）設備儀器類文件材料在設備安裝調試后會將其隨機材料及驗收材料歸檔。每年的第二季度會將上年度形成的設備維護的文件材料歸檔。

（4）建筑物的改造、設備檢修等改建工程在完工以后的一個月內會將資料整理歸檔。

（5）各項活動形成的錄像、錄音、照片、底片、磁性材料會在每年的第二季度將上年度形成的材料歸檔。

2.遞交和接收檔案會在《檔案移交記錄表》上進行登記，方便以后的查閱，未進行登記確認的檔案視為沒有遞交。

3.我公司嚴格按照制度要求，保證歸檔的文件材料必須是辦理完畢，具有保存價值。歸檔的文件都為原件，因故無原件的會將具有憑證作用的復制件歸檔。歸檔的文件材料層次分明、形成規(guī)律、齊全完整、科學分類。

（二）整理工作（標準分15分，自評得分13分）

1.歸檔的文件材料齊全完整，在保持文件之間的歷史聯(lián)系原則上，科學地分類，按照不同的保存價值組成保管單位（案卷）。

2.案卷內文件排列有序，卷內目錄、案卷目錄、備考表填寫規(guī)范、清晰、準確。

3.案卷封面和側脊填寫規(guī)范、清晰。并擬制簡明確切的案卷標題，說明了保管期限，案卷排列科學、有序。

（三）保管工作（標準分6分，自評得分6分）

1.檔案未出現(xiàn)破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象。2.檔案室未出現(xiàn)失密、泄密、火災、水淹等事件。（四）統(tǒng)計工作（標準分8分，自評得分4分）

1.建立了檔案工作統(tǒng)計臺賬，有查、借閱申請表和登記表。2．暫時沒有做過關于檔案利用效果、庫存等方面的統(tǒng)計。（五）信息化建設（標準分6分，自評得分3分）1.有分類電子版歸檔文件目錄。

2.電子檔案的收集和保管工作暫時沒有開展。四、開發(fā)利用（標準分15分，自評得分9分）（一）檢索工具（標準分5分，自評得分5分）1.設有總目錄

2.設有三種門類，分別為基建類、設備類和文書類目錄。（二）利用服務（標準分6分，自評得分4分）1.暫時沒有執(zhí)行檔案查閱電子流程審批手續(xù)。

2.檔案管理人員業(yè)務熟練，調卷迅速、準確。查準率較高。（三）開發(fā)工作（標準分4分，自評得分0分）

目前沒有開展檔案利用效果反饋和利用實例的工作。后期可以做這反面工作的方案，從而開展工作。

綜上，我公司參評星級檔案室自評總得分為79分，按此分數(shù)可達到集團給定三星級檔案室的標準。自評得分雖未必準確，但此次自評可以充分表示我公司希望積極參與此次星級檔案室評比競賽活動的愿望。我們會在排期內對我公司檔案室進行必要、科學的改善，爭

取符合集團以及事業(yè)部的要求，爭創(chuàng)一流檔案室。

此致敬禮

XXXXXX有限責任公司

人事行政部

二一二年十月十一日

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年度自評報告

組織管理（28.5）

做的比較好的有：設置了與工作相適應的檔案管理機構，檔案工作機構能夠正常行使檔案工作的管理職能和保管職能；檔案工作管理部門配備了專職檔案人員；非檔案專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員100%參加過上崗資格培訓并獲得證書；檔案管理人員在職稱及福利上享受與科技管理人員同等待遇；檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理原則，檔案工作做到了統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度；文書、科研、產品、基建、設備、會計、實物、聲像等主要門類檔案實行了統(tǒng)一管理；檔案工作列入本單位發(fā)展規(guī)劃；檔案工作列入本單位年度計劃；制定了本單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃；制定了本單位檔案年度計劃；有文件明確分管檔案工作的領導；有文件顯示檔案工作列入分管領導職責范圍；有明確的事例說明領導及時解決檔案工作實際問題；在子集團形成了檔案工作管理體系和網絡；各業(yè)務部門配備了兼職檔案人員；按照檔案工作有關規(guī)定建立健全了企業(yè)檔案工作規(guī)章制度,包括企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案管理應急預案等；建立健全了企業(yè)各門類檔案管理制度,包括接收、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定銷毀、預立卷制度等；建立健全了企業(yè)檔案業(yè)務規(guī)范包括歸檔范圍、保管期限表等；建立了檔案人員崗位責任制和檔案人員工作程序，執(zhí)行有效；能夠每年開展兩次以上檔案宣傳活動，并有活動記錄；制定了本單位內部檔案工作評價辦法；能夠依據(jù)檔案工作評價辦法，進行工作評價，形成評價意見；檔案工作列入單位有關管理制度，并列入有關人員崗位責任制和經濟責任制考核；能夠定期對組成單位的檔案管理工作進行指導和檢查；

做的比較差的有：專職人員沒有100%達到本科以上學歷；檔案專項經費沒有列入本單位年度經費預算，不滿足工作開展的需要；

設備設施（11）

做的比較好的有：檔案庫房、閱覽室、辦公室實行“三分開”；庫房面積滿足10年需要，并有一定的余量；檔案柜、架數(shù)量充裕且質量好；檔案卷盒符合國家和集團公司要求；根據(jù)實際需要配備了必要的檔案保護設備設施；配備了計算機、服務器、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備，能滿足檔案工作正常需；

做的比較差的有：檔案庫房“八防”措施不到位；

基礎業(yè)務建設（21.5）

做的比較好的有：制定了本單位分類方案，分類合理，沒有交叉和無類可歸現(xiàn)象；歸檔文件整理規(guī)范，卷內文件排列有序并按要求編號，卷內文件目錄、備考表填寫規(guī)范，卷內文件整齊；成立了檔案鑒定小組；對歸檔文件和到期檔案及時進行鑒定；各門類、各載體形式的文件材料按照檔案工作有關規(guī)定，及時進行了歸檔；按照歸檔范圍要求將各門類、各載體形式的檔案全部歸檔，近三年的歸檔率達到100%；重大活動和重要事項、重點型號、重大科研課題、重點基建項目及高、精、尖設備檔案歸檔的完整率達98%以上；歸檔文件移交登記手續(xù)齊全；歸檔文件的制成材料符合有關國家、行業(yè)標準要求；近三年來各類檔案案卷組卷科學、規(guī)范、合理；能夠每年對檔案工作進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計年報并按時上報；能夠堅持每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為今后的檔案工作提供了準確的數(shù)據(jù)依據(jù)；能按要求完成對集團公司和兵器工業(yè)檔案館的檔案報送和進館工作；對重要檔案開展了異質備份工作；

做的比較差的有：檔案部門的“四參加”工作執(zhí)行不到位；檔案工作的“四同步”管理執(zhí)行不到位；沒有建立檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬；

檔案信息化建設（16）

做的比較好的有：檔案信息化規(guī)劃列入到企業(yè)信息化總體規(guī)劃；編制了檔案信息化建設發(fā)展規(guī)劃；檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步建設、同步開展；應用了檔案信息化管理軟件；檔案管理軟件能夠與單位其它管理網絡銜接，檔案信息化建設滿足企業(yè)工作需要；建立檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫；建立全文數(shù)據(jù)庫；建立完善的網上查詢功能與程序；電子文件進行了實時或定期歸檔管理；歸檔電子文件具備生成紙質或其他載體檔案條件的，有相對應的紙質或其他載體檔案；檔案信息化系統(tǒng)中的電子文件有較完備的系統(tǒng)備份措施；檔案信息化建設符合保密規(guī)定，滿足保密要求；近兩年沒有出現(xiàn)一起檔案信息化建設泄密事件；

開發(fā)利用（10）

做的比較好的有：能夠積極開發(fā)檔案信息資源，制定了檔案信息開發(fā)利用工作的計劃和安排；編纂了大事記等通用性編研成果；編制了資料匯編等通用性編研成果；每年能夠編制二個檔案利用實例；每年至少能夠編制一種有實用價值的深度編研成果；能夠及時了解利用者需求，采取多種服務形式主動提供檔案信息服務；

做的比較差的有：不能達到每兩年有一項編研成果獲學會地方行業(yè)三等獎，或論文在檔案專業(yè)二級刊物上發(fā)表；不能夠每年圍繞企業(yè)中心工作開展一項深層次檔案編研；

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