物業(yè)管理公司公文寫作培訓(xùn)

物業(yè)管理公司公文寫作培訓(xùn)

物業(yè)管理公司公文寫作培訓(xùn)講師：譚小琥

譚小琥老師

老師介紹：品牌策略營銷專家清華大學(xué)特邀講師世界華人500強(qiáng)講師中國金牌管理咨詢師國際注冊企業(yè)教練（RCC）中國式沙盤模擬培訓(xùn)第一人授課風(fēng)格：

演說家的風(fēng)采、戰(zhàn)略家的氣度、理論家的才華。

譚老師的培訓(xùn)課程：理論與實(shí)踐相結(jié)合，非常有效，使我們受益很多。

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譚老師很多實(shí)用的方法能直接用到工作中，在很大程度上提高了我們的溝通效率與管理能力。我們會再請譚老師給我們進(jìn)行三天的培訓(xùn)。

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譚老師是集演說家、戰(zhàn)略家、學(xué)者型于一身的魅力講師！

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物業(yè)管理處年度工作總結(jié)

管理處堅(jiān)持加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部精確化管理，樹立銳意進(jìn)取的市場競爭觀念，堅(jiān)持“規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)高效、以人為本、創(chuàng)新服務(wù)”的質(zhì)量方針，堅(jiān)持“業(yè)主至上、信譽(yù)第一”的服務(wù)宗旨，內(nèi)抓管理抓優(yōu)化，全面加大企業(yè)經(jīng)營管理力度、優(yōu)化基礎(chǔ)管理、健全與完善各項(xiàng)規(guī)章制度、建立與完善企業(yè)各項(xiàng)運(yùn)作有序的經(jīng)營管理機(jī)制。同時(shí)秉續(xù)ISO9001－201*質(zhì)量體系認(rèn)證工作，建立專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的各項(xiàng)管理制度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)規(guī)程。加大現(xiàn)場管理力度，進(jìn)一步推進(jìn)公司經(jīng)營管理目標(biāo)。201*年管理處主要在以下幾方面做了努力：

一、工程方面：

1.供電設(shè)備良好，運(yùn)行正常，發(fā)電機(jī)可隨時(shí)起用。2.配合麥克威爾福州分公司對中央空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行維保。3.配合粵新公司進(jìn)行空調(diào)系統(tǒng)水處理。管道無漏水現(xiàn)象。4.客梯9部、消防梯2部、手扶梯4部由電梯由外委維保商維修保養(yǎng)，電梯準(zhǔn)用證、年檢合格證完備，安全保護(hù)設(shè)備完好。

5.管理處新增二次裝修面積如下：有限公司1237.00m2、活動(dòng)中心922.40m2，兩項(xiàng)裝修工程竣工驗(yàn)收完畢�？辗拷�2500m2正在裝修中。6.今年今年第七號熱帶風(fēng)暴“帕布”來襲，管理處立即啟動(dòng)《遇雷暴及臺風(fēng)應(yīng)急處理預(yù)案》。管理處領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)守崗位，親臨現(xiàn)場抗災(zāi)，經(jīng)過大家群策群力，確保大樓安全。大樓設(shè)備設(shè)施沒有損失，保證信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，受到表揚(yáng)。

二、安保及車輛管理

1.堅(jiān)持安全生產(chǎn)長效機(jī)制，并積極組織開展消防法規(guī)及消防知識的宣傳教育，受教育人數(shù)近200人，春節(jié)、五一、國慶節(jié)三大節(jié)，管理處與大樓安委會聯(lián)合進(jìn)行了3次專項(xiàng)大檢查，發(fā)現(xiàn)隱患3條并按時(shí)給予整改。年初積極開展冬季防火安全活動(dòng)，全年共出宣傳�？�4期宣傳標(biāo)語、條幅30多條。7月份大樓對消防設(shè)備設(shè)施、消防安全管理、治安安全管理、安全生產(chǎn)管理四部分開展全面安全大檢查。7～8月份結(jié)合“安全用電月”突擊入室大檢查2次。確保辦公大樓在高溫季節(jié)中的用電安全。加強(qiáng)監(jiān)控室人員和保安隊(duì)伍的培訓(xùn)，將技術(shù)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員調(diào)入中控室，大膽調(diào)整保安隊(duì)伍，使中控室和保安隊(duì)伍素質(zhì)不斷增強(qiáng)。組織“119”消防安全綜合演練，接受消防常識教育人數(shù)277人，參加滅火演練人數(shù)80人，增強(qiáng)廣大員工的消防意識，提高火災(zāi)自防、自救能力，對省電信大樓消防安全工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。大樓注重門衛(wèi)管理，重新修訂各保安崗點(diǎn)崗位職責(zé)。堅(jiān)持各類人員進(jìn)出大樓實(shí)行掛牌制度，確保樓內(nèi)安全。大樓管理處將消防系統(tǒng)外委給專業(yè)公司維保，在雙方共同努力下，目前消防設(shè)施設(shè)備齊全、完好無損，保持在良好的運(yùn)行狀態(tài)之中。

2.車庫采取動(dòng)態(tài)管理，車輛重新統(tǒng)計(jì)，停車位統(tǒng)一標(biāo)識，室內(nèi)停車場管理嚴(yán)格、進(jìn)出有序。根據(jù)要求重新修訂車輛管理規(guī)定。（如《申請進(jìn)入車庫的審批程序》、《車庫車輛管理工作規(guī)程》等制度）

三、環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制，有專職清潔人員和明確的責(zé)任范圍，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化清潔保潔。垃圾日產(chǎn)日清，每月2次進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺工作。

2.1月份大樓外墻清洗1次。大廈外觀完好，玻璃幕墻清潔明亮、無破損、無脫落、無污漬。

3.4、9月份二次供水水池清洗2次，水箱、水池?zé)o污染隱患。四、對客服務(wù)

1.努力加強(qiáng)對客服務(wù)工作。截至11月份，物業(yè)處及時(shí)處理業(yè)主特約報(bào)修服務(wù)758次（比去年增加48％）。未增加服務(wù)人員接待會議2864場（比去年增加25.8％），其中大會339場（比去年增加72.1％）。同時(shí)衛(wèi)生服務(wù)工作開展了“服務(wù)精細(xì)化、服務(wù)優(yōu)質(zhì)化、服務(wù)貴賓化、服務(wù)習(xí)慣化”活動(dòng)，專項(xiàng)入室服務(wù)32間，把清潔服務(wù)延伸到業(yè)主室內(nèi)，受到業(yè)主的肯定。

2.今年為進(jìn)一步加強(qiáng)員工的全局意識、合作意識、危機(jī)意識、服務(wù)意識的教育，深入開展了“精細(xì)管理深化年”活動(dòng)，將精細(xì)管理延伸到了每一名員工的每一個(gè)動(dòng)作、每一次微笑當(dāng)中。如：在保潔、會議組方面，就加強(qiáng)了文明禮貌、儀容儀表等禮儀培訓(xùn)，在素質(zhì)培訓(xùn)上下功夫。從“工作意識、工作形象塑造、工作規(guī)范”三個(gè)方面進(jìn)行禮儀培訓(xùn)，把禮儀知識運(yùn)用到日常服務(wù)工作之中并取得業(yè)主對我們工作最大的信任，給業(yè)主留下美好的印象，贏得用戶滿意。五、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流

1.各班組加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高服務(wù)水平，保安隊(duì)伍一整年共內(nèi)訓(xùn)24次，做到文明值勤，訓(xùn)練有素。工程部內(nèi)部組織培訓(xùn)12次，如：工程供配電應(yīng)急操作訓(xùn)練等。

2.與兄弟單位進(jìn)行溝通、交流。4月份管理處幾名安防、工程技術(shù)人員赴三明分公司對新增的設(shè)施設(shè)備操作、維保工作進(jìn)行指導(dǎo)。

3.進(jìn)一步規(guī)范了各種作業(yè)程序、工作表格等支持性文件，及時(shí)將更新的工作規(guī)范進(jìn)行傳達(dá)培訓(xùn)和應(yīng)用，2月份通過方園認(rèn)證質(zhì)量體系ISO9001復(fù)檢工作。3項(xiàng)不合格事項(xiàng)，已于3月份整改完畢。同時(shí)通過職業(yè)健康安全管理體系OHSAS18001，把對員工所造成的各種危害風(fēng)險(xiǎn)，納入企業(yè)日常的管理活動(dòng)中，完善內(nèi)部管理，避免職業(yè)健康安全問題所造成的直接、間接損失。

六、精神文明

“送溫暖、獻(xiàn)愛心”活動(dòng)，管理處員工自發(fā)捐款550元。根據(jù)業(yè)主要求管理處設(shè)工程技術(shù)部、安全保衛(wèi)部、會務(wù)保潔部、膳食服務(wù)部四個(gè)部門，管理處運(yùn)行狀況良好，員工透著嶄新的精神面貌，效率提高，組織架構(gòu)運(yùn)行可效。

201*年管理處的工作還存在諸多的不足之處，管理處各班組人員均深刻認(rèn)識到這點(diǎn)，力爭改進(jìn)工作中的不足，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，加以改進(jìn)提高，相信我們的工作會不斷進(jìn)步。在管理處主任的帶領(lǐng)下將上下一心、認(rèn)清形勢、樹立信心，營造造企業(yè)品牌，爭創(chuàng)一流企業(yè)。201*年12月04日

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管理處行政公文寫作

第一部分管理處常用公文文種介紹

管理處的行政公文寫作一般以通知類公文和請示類公文見多，日常工作中經(jīng)常用到的文種主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、會議紀(jì)要、函、總結(jié)、計(jì)劃，分別簡要介紹如下：

一、通知，適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達(dá)要求各單位辦理和員工需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；管理干部任免、職務(wù)評聘工作事宜。

二、通報(bào)，適用于表揚(yáng)先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，概述一個(gè)時(shí)期的工作情況，分段敘述重要事情的過程。

三、報(bào)告，適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級單位的詢問。

四、請示，適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。要詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請示事由，明確提出本單位或個(gè)人對解決問題的意見，供上級參考，具體提供需要上級答復(fù)的事項(xiàng)。

五、會議紀(jì)要，適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)。六、總結(jié)，用于向上級做綜合性的全面工作匯報(bào)。七、計(jì)劃，用于對今后工作做出全面安排。

八、函，適用于與不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題。

另外還有：決定，適用于對公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)做出安排和決策；批復(fù)，適用于答復(fù)屬下各單位請示事項(xiàng)；意見，適用于對重要問題提出意見和處理辦法等。

根據(jù)公文寫作的對象不同，可分為對內(nèi)公文和對外公文兩類，對內(nèi)公文可根據(jù)實(shí)際需要較對外公文處理得簡潔、隨意一些，一般有對內(nèi)的通知或請示、會議紀(jì)要、總結(jié)計(jì)劃等。管理處一般對外的公文主要有對業(yè)主和住戶的通知、對上級單位的請示報(bào)告、對業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位或平級單位知會性的函等，對外公文相對于一個(gè)單位來說，是比較重要的，它會從一個(gè)方面很直觀地反映出這個(gè)單位的管理水平和人員素質(zhì)，應(yīng)該引起各管理處的重視。

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【小知識介紹：201*年8月24日，國務(wù)院以國發(fā)［201*］23號文件發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)，這次發(fā)布的辦法是改革開放以來第四次修訂發(fā)布的版本，《辦法》將國家行政機(jī)關(guān)的公文種類規(guī)范為13種，不再分類。與原《辦法》的12類13種相比，一是取消了“指示”，增加了“意見”�！爸甘尽笔巧霞墕挝粚ο录墕挝徊贾霉ぷ鳌㈥U明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則時(shí)使用的公文。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立，“指示”不再適用，因此被取消。“意見”適用于對重要問題提出見解和處理辦法、建議。作為公文中的“意見”，不同于一般含義的意見，適用范圍很廣，就其行為主體而言，可以適用于各級單位、各部門。就其內(nèi)容而言，涉及公司工作方方面面。意見可以獨(dú)立成文，也可以與別的文種搭配行文；既可以由某一個(gè)單位發(fā)文，也可以由幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文；既可以作為下級單位向上報(bào)的建議性意見，也可作為上級單位向下發(fā)的指導(dǎo)性意見�！�

第二部分公文的行文規(guī)則和格式要求

一、行文規(guī)則

寫作公文之前，就要確定行文規(guī)則。從現(xiàn)實(shí)的公文寫作情況來看，行文規(guī)則往往是人們遇到的一個(gè)普遍問題。而學(xué)習(xí)和把握行文規(guī)則，則必須首先了解行文關(guān)系、行文方向和行文方式。

（一）行文關(guān)系

行文關(guān)系是各單位之間的組織關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。各單位及其部門、單位之間的組織關(guān)系和行文關(guān)系有以下四種：

一是上下級關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，這是直接垂直的關(guān)系。單位或部門的上行文報(bào)告和請示都是面向上一級的單位或部門。

二是隸屬關(guān)系，不論大小和級別，都在同一系列內(nèi)。如招商海月花園管理處就可以說隸屬招商局物業(yè)管理有限公司，而和招商局物業(yè)其他屬下公司如北京招商局物業(yè)管理有限公司就不是錄屬關(guān)系。在這一關(guān)系之下，上級常用普發(fā)性下行公文。

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三是平級關(guān)系，同樣是在一個(gè)系列中的同等級別的單位或者部門、單位之間的關(guān)系。其代表性文種是平行文函。有的通知也可以使用。

四是非隸屬關(guān)系，指不是同一系列不發(fā)生直接職能往來的單位及其部門、單位之間的關(guān)系，不論是相同級別還是不同級別，通過知照性行文如函進(jìn)行協(xié)調(diào)，或聯(lián)合行文共同辦理。

（二）行文方向

行文方向是以發(fā)文單位為立足點(diǎn)向不同單位運(yùn)行的去向。大致有四個(gè)：

上行，指公文向上級單位運(yùn)行。行政公文的上行文有議案、報(bào)告和請示，但有的下行文如通知、通報(bào)等也可以在一定情況下上行。

下行，指公文向下級單位運(yùn)行。下行的行政公文較多，如決定、指示、通知、通報(bào)以及批復(fù)等。

平行，指公文向同級或不相隸屬的單位運(yùn)行。函、通知等都可以平行。

泛行，指公文可以同時(shí)上行、下行或平行，并向社會公布。行政公文中公告和通告就是這樣。

（三）行文方式

行文方式，指行文的方法和形式。1、從行文對象分

（1）逐級行文：向直接的上級或下級行文。（2）越級行文：越過自己的直接上級或下級行文。

（3）多級行文：向直接上級并呈非直接上級或者向直接下級并轉(zhuǎn)非直接下級的一次性行文。

（4）普發(fā)行文：向所屬各單位及其部門、單位一次性行文，主送單位使用泛稱，這在招商局物業(yè)管理有限公司比較常見，如行文抬頭是各屬下公司。

（5）通行行文：向隸屬單位和非隸屬單位以及社會群體一次性泛向行文。2、從發(fā)文單位分（1）單獨(dú)行文。

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（2）聯(lián)合行文。3、從對象主次分（1）主送。（2）抄送。

（四）行文規(guī)則應(yīng)注意的問題：1、注重效用

公文不能隨意發(fā)出，一定要講究實(shí)效，這才能保證發(fā)文單位的權(quán)威性。如果公務(wù)不大重要，不必要用公文反映，那么可以采取電話、談話等方式來答復(fù)。公文要少而精。

2、行文根據(jù)

各單位的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定，各單位在權(quán)限范圍內(nèi)可以自主行文；

黨和企業(yè)的行文不能混淆，黨和企業(yè)可以聯(lián)合行文而不能互相行文。3、部門行文

公司各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級單位的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。（1）公司各部門在職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。上下級業(yè)務(wù)部門之間，雖然沒有隸屬關(guān)系，但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。

（2）單位各部門向下一級單位行文只能采用函的形式。上級單位的職能部門同下級單位是平級關(guān)系，有時(shí)向下級單位發(fā)函要得到上級單位的授權(quán)，行文時(shí)要在正文的開頭說明授權(quán)的單位或領(lǐng)導(dǎo)人。

（3）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。

4、聯(lián)合行文

同級單位、同級單位各部門、上級單位部門與下一級單位可以聯(lián)合行文；公司與同級黨委可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文的前提是同級。聯(lián)合行文的單位及部門、單位必須是平級的，還要經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見。這就一定要掌握各層級的職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系。

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聯(lián)合行文在公務(wù)中常常是必要的：避免了各自分頭行文的不一致問題，增強(qiáng)了行文的權(quán)威性和約束力，減少了公文數(shù)量。聯(lián)合行文，應(yīng)將相對應(yīng)的單位都列為主送單位，以便于共同處理。

5、協(xié)商一致

部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，上級單位應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。對各部門都有關(guān)系的問題，如果沒有協(xié)商一致而各自向下行文，自行其是，就會在更大的范圍中出現(xiàn)更為嚴(yán)重的問題。因此，各部門必須在發(fā)文之前取得共識，主辦單位更要和其它單位主動(dòng)協(xié)商。如果多次協(xié)商仍然存在分歧，而問題的解決又不允許再拖延下去，就請示上級協(xié)調(diào)或者直接處理。如擅自行文，上級有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

6、抄送規(guī)則

向下級單位或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級單位。

重要行文，往往是在決定、通知和批復(fù)等文種中關(guān)于重要公務(wù)或者重大問題如撤換下級主要領(lǐng)導(dǎo)人、增設(shè)重要機(jī)構(gòu)、審批大型項(xiàng)目、進(jìn)行重要涉外活動(dòng)的公文。對發(fā)文單位和下級單位來說，這就便于上級監(jiān)督，避免出現(xiàn)重大差錯(cuò)；對上級單位來說，這就便于了解和掌握情況，統(tǒng)一管理。

受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位。上級單位向雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位各地方行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級單位。這樣，便于協(xié)調(diào)工作，防止出現(xiàn)矛盾問題。

7、請示規(guī)則（1）一文一事。

一份請示寫一件公務(wù)，內(nèi)容簡單，便于上級批復(fù)。如果一文多事，就會出現(xiàn)可批可不批、全部批和部分批、快批和緩批的復(fù)雜情況。這就造成了批復(fù)的困難，甚至導(dǎo)致無法批復(fù)。

（2）只寫一個(gè)主送單位。

一份請示寫一個(gè)主送單位，可以得到及時(shí)有效的批復(fù)。如果寫幾個(gè)，很可能出現(xiàn)沒有一個(gè)主送單位批復(fù)的情況；也可能有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主送單位都批復(fù)而意見不一致

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甚至矛盾的情況。因此，請示只能寫一個(gè)主送單位。需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。

（3）不直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。如果是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人直接交辦的事項(xiàng)，在辦理過程中可以請示領(lǐng)導(dǎo)本人。除此之外，請示不能直接送領(lǐng)導(dǎo)人。

（4）各單位不得以負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向上級單位或上級領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需上級單位審批的文件。

（5）報(bào)告、紀(jì)要類公文中不得夾帶請示事項(xiàng)。

上級對下級的報(bào)告不作批復(fù)。夾帶請示事項(xiàng)，只會造成公文處理的混亂。（6）一般不得越級請示和報(bào)告。

因特殊情況如發(fā)生重大緊急事項(xiàng)、被直接上級長期擱置而又必須盡快處理等必須越級時(shí)，應(yīng)抄送被越過的直接上級單位。（五）行文格式的一些基本要求

1、公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類；2、發(fā)文字號，一般包括單位代字、年號、序號，如招商局物業(yè)的發(fā)文字號為“物業(yè)字【年號】XXX號”。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號；

3、發(fā)文單位、主送單位應(yīng)落全稱；正文中引用其他公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

4、除會議紀(jì)要外的公文，一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章；

5、密級公文，應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“A級”（絕密）、“B級”（機(jī)密）、“C級”（秘密）字樣；

6、緊急公文，應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急”、“平急”字樣；

7、公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文單位名稱之前，注明附件的順序和名稱。

第三部分公文撰寫的步驟和方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用及其寫作要求上不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。

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一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚發(fā)文的主旨，即公文的主題和發(fā)文的目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（一）文件的中心內(nèi)容是什么？例如布置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項(xiàng)，擬請上級單位答復(fù)或解決什么問題等。

（二）根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？例如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對下級單位來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是寫一個(gè)帶有規(guī)定性質(zhì)的通知等。

（三）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，是向上級單位匯報(bào)，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體干部或員工進(jìn)行傳達(dá)等。

（四）明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方單位了解，還是要求對方單位答復(fù)，是要求各收文單位貫徹執(zhí)行，還是供對方參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有首先對這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草文件。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確以后，就可以圍繞這個(gè)主題收集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究，當(dāng)然，這也要根據(jù)具體情況，并不是擬寫每份文件都要專門進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一個(gè)簡短的批復(fù)、通知，寫一封內(nèi)容比較簡單的公函，呈報(bào)一項(xiàng)請示等，一般來說不需要專門做收集材料和調(diào)查研究的工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對于問題比較復(fù)雜，或雖有領(lǐng)導(dǎo)人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體的觀點(diǎn)和材料，還要進(jìn)行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，如擬定工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)；起草規(guī)章、制度、條例；擬寫工作指示和領(lǐng)導(dǎo)人講話等，往往都需要收集有關(guān)材料和進(jìn)行一些調(diào)查研究工作，因?yàn)楦拍畹男纬蛇^程、判斷的形成過程、推理的過程，就是調(diào)查和研究的過程、就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經(jīng)過反復(fù)的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實(shí)際。寫出的文件要符合實(shí)際，也必須經(jīng)過這樣一個(gè)過程。

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怎樣為擬寫文件收集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到現(xiàn)實(shí)工作中收集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先要了解上級單位布置的任務(wù)，本部門去年的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，以及參考相關(guān)部門的有關(guān)工作計(jì)劃等。還要認(rèn)真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務(wù)，上級的要求；本部門當(dāng)前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什么潛力；研究針對實(shí)際情況應(yīng)當(dāng)提出哪些具體指標(biāo)，需要采取什么保證措施等。再如，擬寫一個(gè)全面的工作總結(jié)，需要查閱原定的工作計(jì)劃，上級單位下達(dá)的主要的領(lǐng)導(dǎo)性文件，這一時(shí)期本單位制發(fā)的主要文件、下屬單位報(bào)送的主要文件，有關(guān)的重要會議文件，本單位的大事記等；請本單位各個(gè)部門相關(guān)人員開個(gè)座談會，了解各部門的工作情況和工作體會，召集有關(guān)人員醞釀?dòng)懻摽偨Y(jié)提綱等。在全面調(diào)查和收集了有關(guān)材料的基礎(chǔ)上，分析研究主要進(jìn)行哪幾項(xiàng)工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。

總之，收集材料和調(diào)查研究，是一個(gè)充分醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識上的飛躍，從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動(dòng)筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題、依次再寫什么問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱又當(dāng)別論了。

擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)、可以召集一定的會議進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

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四、落筆起草，擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點(diǎn)。

（一）要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，使材料為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)一致。

行文當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可，或詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產(chǎn)生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應(yīng)有的損失。

有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會使人弄不清楚要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是工作報(bào)告和情況匯報(bào)、等一類的文件，需要既有觀點(diǎn)，又有材料。觀點(diǎn)和材料的關(guān)系，如同骨頭和肉的關(guān)系一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動(dòng)、有力。例如，闡明某項(xiàng)指示和意見，往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什么好處，指明不應(yīng)當(dāng)怎樣做，做了容易產(chǎn)生什么后果，會有什么不利等�？傊�，要向?qū)Ψ綍砸岳�害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些具體材料來說明一定的道理。再如，寫一份工作簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)或經(jīng)驗(yàn)介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達(dá)到交流情況，具體反映問題，或有生動(dòng)的事實(shí)表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據(jù)，才能使人感到生動(dòng)真實(shí)，樂于信服。

我們在調(diào)查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時(shí)必須經(jīng)過選擇與剪裁，使材料能夠說明觀點(diǎn)，并具有典型性。也就是說要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當(dāng)，要為表達(dá)發(fā)文的意圖服務(wù)。運(yùn)用材料緊密圍繞觀點(diǎn)，這就是我們所說的用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料。材料用得不當(dāng)，不說明問題，就會出現(xiàn)材料與主題脫節(jié)的現(xiàn)象。這樣的文件，會顯得結(jié)構(gòu)松散而雜亂，是缺乏說明力的。因此，不能說明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。

擬寫文件要保持嚴(yán)肅性，要求用材料說明觀點(diǎn)，用觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，是說觀點(diǎn)必需要有實(shí)際材料加以說明，運(yùn)用材料必須緊密結(jié)合觀點(diǎn)；絕不是說可以事先主觀地劃出一個(gè)

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思想框框，然后去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質(zhì)的虛假的東西作為表達(dá)某種觀點(diǎn)和意圖“依據(jù)”。這樣來寫文件，是違背實(shí)事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴(yán)加禁止。

還需要說明的是，擬寫文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問題通知、一個(gè)簡要的批復(fù)、一項(xiàng)管理辦法或規(guī)定等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點(diǎn)，而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。

（二）要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得嗦冗長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應(yīng)該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、單位名稱、或者使用規(guī)范化簡稱，簡稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它單位發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡稱。本系統(tǒng)內(nèi)有規(guī)定的簡稱一定要按規(guī)定的寫，沒有規(guī)定到的單位或部門的簡稱，可根據(jù)人們的日常用語習(xí)慣進(jìn)行簡化稱謂，但一定要做到使用中的一致性，不能這次用這個(gè)簡稱，下次用另一個(gè)簡稱。

通常我們會用一些社會上的習(xí)慣用語，在引用時(shí)如果某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“三個(gè)代表”等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。

文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫明它的發(fā)文單位、發(fā)文日期、發(fā)文號或文件的全標(biāo)題；引用的語句，應(yīng)加引號標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋�？傊�，不能認(rèn)為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。

一般來說，擬寫文件不僅要注意文句通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，還要注意是否交代清楚了什么單位、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問題、什么情況、什么原因、本單位有什么處理意見、對對方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應(yīng)開宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語，然后

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再分幾層意思說明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬�，并表明對收文單位的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開始執(zhí)行，請示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號也不要放過。

（一）關(guān)于主題的修改�？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據(jù)。

（二）關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。

（三）關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來，如果文件只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材料過多而湮沒了觀點(diǎn)，就要對材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

（四）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

（五）關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫作能力。

第四部分介紹四個(gè)常用的行政表單

招商局物業(yè)常用的行政表單有以下四個(gè)：公司收文統(tǒng)一制作《來文閱辦表》，發(fā)文

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首頁統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》、傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》表頭，公司內(nèi)部簽報(bào)統(tǒng)一使用《簽報(bào)稿紙》。

各管理處可根據(jù)自身情況決定是否采用這些表單，招商局物業(yè)目前對此沒有做統(tǒng)一要求，但提倡各管理處采用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的行政公文流轉(zhuǎn)表格。

《會議紀(jì)要》寫作要點(diǎn)及范例。

友情提示：本文中關(guān)于《物業(yè)管理公司公文寫作培訓(xùn)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，物業(yè)管理公司公文寫作培訓(xùn)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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