ERP系統(tǒng)銷售工作三月份月結(jié)總結(jié)
ERP系統(tǒng)三月份月結(jié)工作總結(jié)
主要工作:
1、業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)見下表
單位油氣銷售管理部規(guī)劃計(jì)劃部采油一廠采油二廠采油三廠采油四廠采油五廠采油六廠內(nèi)蒙事業(yè)部陜北項(xiàng)目部輸油管理處天然氣管理中心石化總廠天然氣產(chǎn)銷廠天然氣處理廠銷售公司其他單位總計(jì)銷售訂單4524000000130268347057941272073銷售發(fā)貨單296090159081113624775312855950302670發(fā)貨過賬憑證60901580815138285110913462358602939采購/轉(zhuǎn)儲訂單1440000000000001156085采購入庫70000000003602409810157生產(chǎn)收貨0011179749410011131300888158673002304物料移庫00000000001422422346735014101347轉(zhuǎn)儲發(fā)貨0000000000380940000132向成本中心發(fā)貨0074608449603810127710541307291051299其中油氣銷售管理部創(chuàng)建銷售訂單452筆,占總量的22%;發(fā)貨單296筆,占總量的11%;采購訂單14筆,占總量的16%;采購收貨7筆,占總量的4%。
截至到3月31日,參與銷售組業(yè)務(wù)操作的最終用戶有280人。
2、為使ERP成功上線和月結(jié)的順利進(jìn)行,我們給每位
關(guān)鍵用戶指定了包干單位,分3批4次到各單位進(jìn)行現(xiàn)場技術(shù)支持,收到了很好的效果。
3、完成報(bào)表開發(fā)和測試工作。銷售模塊提交外部和內(nèi)部報(bào)表共21個(gè),已于二月份全部開發(fā)完畢,并通過了三月月結(jié)的測試。其中,油氣銷售管理部報(bào)表8個(gè),包括:原油(成品油)銷售月報(bào),天然氣銷售運(yùn)行月報(bào),輕烴(液化氣)銷售月報(bào),油氣產(chǎn)品銷售匯總表,ALV銷售清單,以及交款通知單、銷售訂單、發(fā)貨單打印接口程序。以上報(bào)表和3月份財(cái)務(wù)報(bào)表對帳后,顯示結(jié)果一致,數(shù)據(jù)運(yùn)算正確。
4、三月份系統(tǒng)上線后,按照油田ERP建設(shè)相關(guān)管理制度的規(guī)定,權(quán)限變更申請和主數(shù)據(jù)維護(hù)申請需報(bào)油氣銷售管理部審批。截止4月1日,共收到各單位上報(bào)的《權(quán)限變更申請表》28份,批準(zhǔn)26份;《主數(shù)據(jù)維護(hù)申請表》9份,批準(zhǔn)6份。
5、為適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求,在SAP中設(shè)計(jì)了新式票據(jù)。三月份,在與結(jié)算中心、各相關(guān)二級單位充分協(xié)商的基礎(chǔ)上已正式開始新票據(jù)流轉(zhuǎn),流轉(zhuǎn)程序正常。
6、修訂和完善用戶手冊。中原油田ERP系統(tǒng)用戶手冊已于去年編寫完成。它在上線前是培訓(xùn)學(xué)員的基礎(chǔ)教材,上線后是用戶操作的“使用說明書”。結(jié)合二月份模擬運(yùn)行的情況,銷售組在三月份對手冊進(jìn)行了最后一次調(diào)整和完善。手冊分五本,共計(jì)1067頁、110805字。
存在的問題:
1、主數(shù)據(jù)特別是客戶信用主數(shù)據(jù)申請流程涉及銷售、財(cái)務(wù)兩個(gè)部門,需要雙方進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)。目前有100個(gè)左右的客戶信用主數(shù)據(jù)需要維護(hù),油氣銷售管理部已向分公司和中原油氣財(cái)務(wù)部門送交申請,希望盡快維護(hù)以免影響四月份的業(yè)務(wù)操作。
2、各單位上報(bào)權(quán)限調(diào)整較為頻繁。目前為正式上線的第二個(gè)月,各項(xiàng)工作處于磨和期,屬正常情況,今后將謹(jǐn)慎對待。
3、部分最終用戶(包括結(jié)算中心財(cái)務(wù)人員)對SAP系統(tǒng)操作還不夠熟練,在月末的最后幾天影響了月結(jié)的進(jìn)度,需要在今后的工作中繼續(xù)強(qiáng)化。
4、部分單位3月31日發(fā)生的新業(yè)務(wù),未按照《中原油田ERP系統(tǒng)銷售模塊崗位操作規(guī)程》的要求修改銷售訂單“單據(jù)日期”,造成油氣銷售管理部三月份報(bào)表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不完整(已通知相關(guān)人員修改)。今后需要進(jìn)一步從制度上加強(qiáng)要求。
5、銷售公司成品油業(yè)務(wù)已于4月1日和華北大區(qū)正式集成,通過5天的運(yùn)行仍發(fā)現(xiàn)不少問題。這些問題少部分是技術(shù)上的,大部分是業(yè)務(wù)流程和管理上的。埃森哲顧問將于5月上旬全部離開油田,因此希望加快銷售公司體制改革的
步伐。
對今后工作的建議:
1、油氣銷售管理部應(yīng)加強(qiáng)對銷售業(yè)務(wù)的線上監(jiān)督和線下指導(dǎo),加強(qiáng)銷售模塊主數(shù)據(jù)和權(quán)限的管理,盡快制定和頒布ERP業(yè)務(wù)操作規(guī)程及制度。
2、加強(qiáng)對用戶操作的考核,業(yè)務(wù)人員隨時(shí)檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更正錯(cuò)誤。
3、加強(qiáng)銷售管理、庫存管理過程中跨部門、跨單位間的溝通與銜接,各主管部門對歧異問題的協(xié)調(diào)和處理必須統(tǒng)一,提高工作效率。
擴(kuò)展閱讀:ERP綜合應(yīng)用典型銷售模塊應(yīng)用總結(jié)
中原油田ERP綜合
應(yīng)用典型銷售模塊應(yīng)用總結(jié)
一、模塊應(yīng)用概況
201*年,中原油田按照“統(tǒng)一管理,規(guī)范流程,分級運(yùn)作,明確職責(zé),監(jiān)督激勵(lì)”的工作方針和銷售資源、價(jià)格、合同、流向及結(jié)算管理五統(tǒng)一的工作原則,在銷售系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一集中管理,此時(shí)正值油田ERP項(xiàng)目建設(shè)時(shí)期。中原油田抓住這一有利時(shí)機(jī),通過ERP系統(tǒng)將過去銷售業(yè)務(wù)較為分散的管理模式變?yōu)橛吞锝y(tǒng)一銷售、集中管理模式,規(guī)范了銷售程序,提高了管理水平。自開展典型培養(yǎng)工作以來,我們始終堅(jiān)持以總部標(biāo)準(zhǔn)化流程為模板,兼顧油田實(shí)際業(yè)務(wù)需求,將ERP運(yùn)行與內(nèi)控管理有機(jī)結(jié)合,按照典型培養(yǎng)的要求不斷探索,整體推進(jìn),促進(jìn)了ERP系統(tǒng)自身的不斷升級。目前模塊應(yīng)用范圍覆蓋了油田所有油氣產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù),包括統(tǒng)配產(chǎn)品銷售,例如原油、成品油、天然氣等,以及自銷產(chǎn)品如液化氣、溶劑油等。系統(tǒng)正在使用的流程有25個(gè),其中主數(shù)據(jù)維護(hù)流程5個(gè),業(yè)務(wù)流程20個(gè)。
二、模塊應(yīng)用組織實(shí)施概況
(一)模塊應(yīng)用典型方案實(shí)施目標(biāo)。將ERP與內(nèi)控制度緊密結(jié)合,通過ERP系統(tǒng)優(yōu)化和完善油氣產(chǎn)品銷售流程,變
1分散管理為集中管理,最終形成“統(tǒng)配產(chǎn)品嚴(yán)格計(jì)劃執(zhí)行,主導(dǎo)產(chǎn)品油田集中調(diào)配,生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)交接計(jì)量,部分產(chǎn)品授權(quán)銷售”的管理格局。
(二)模塊應(yīng)用典型方案主要內(nèi)容。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),中原油田ERP典型應(yīng)用方案主要包含以下內(nèi)容:
1、集中管理權(quán)利。通過ERP將過去銷售系統(tǒng)的分散管理模式變?yōu)橛吞锝y(tǒng)一銷售、集中管理模式,形成市場合力。
2、規(guī)范客戶管理。利用ERP客戶主數(shù)據(jù)維護(hù)加強(qiáng)銷售客戶管理,規(guī)范市場準(zhǔn)入程序,提高客戶質(zhì)量;利用客戶信用主數(shù)據(jù)控制銷售資金風(fēng)險(xiǎn),提高貨款回收率。
3、規(guī)范價(jià)格管理。將內(nèi)控制度規(guī)定的價(jià)格制定、審批權(quán)限移植于ERP系統(tǒng),用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)銷售價(jià)格的集中管理和授權(quán)管理。
4、優(yōu)化銷售流程,減少票據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。5、定期優(yōu)化數(shù)據(jù),加快系統(tǒng)運(yùn)行速度。6、納入量化考核,提高對ERP重視程度。
經(jīng)過幾年的努力,中原油田銷售模塊全面完成典型方案制定的目標(biāo),ERP綜合應(yīng)用水平大幅提高。
三、模塊應(yīng)用主要創(chuàng)新點(diǎn)和意義
(一)用ERP權(quán)限管理功能實(shí)現(xiàn)油氣產(chǎn)品銷售集中管理。以前,中原油田油氣產(chǎn)品銷售管理較為分散,有多家二級單位如銷售公司、石油化工總廠、天然氣處理廠、天然氣
2產(chǎn)銷廠等擁有產(chǎn)品銷售職能,由于每個(gè)單位各自為戰(zhàn),消弱了油田整體實(shí)力,造成市場價(jià)格無法統(tǒng)一、客戶資源浪費(fèi)等不利局面。近年來,油田在企業(yè)層面成立銷售部門,目的就是要整合資源,實(shí)行統(tǒng)一集中管理。中原油田油氣產(chǎn)品銷售分為以下三部分。一是統(tǒng)配產(chǎn)品,指原油、成品油、天然氣、石腦油等由股份公司統(tǒng)一下達(dá)產(chǎn)銷計(jì)劃的產(chǎn)品,這類產(chǎn)品主要抓好股份公司統(tǒng)配計(jì)劃的落實(shí);二是集中銷售產(chǎn)品,指液化氣、原料氣、丙丁烷等市場主導(dǎo)產(chǎn)品,這類產(chǎn)品重點(diǎn)是抓好油田集中銷售管理;三是授權(quán)委托銷售產(chǎn)品,指石油化工總廠、天然氣處理廠生產(chǎn)規(guī)模較小的油氣深加工產(chǎn)品,如溶劑油、丙烯等,其授權(quán)范圍視產(chǎn)量及市場變化情況而定,這類產(chǎn)品主要是采取向二級單位授權(quán)委托銷售的模式。
ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)以上管理模式搭建了良好的平臺。我們根據(jù)業(yè)務(wù)需要編制了不相容崗位清單和不相容角色矩陣,利用ERP用戶角色設(shè)置來區(qū)分不同崗位人員的管理權(quán)限,例如在銷售計(jì)劃執(zhí)行方面,縱向上,將統(tǒng)配產(chǎn)品和集中銷售產(chǎn)品的訂單維護(hù)權(quán)限賦予企業(yè)層面銷售管理部門,將授權(quán)銷售產(chǎn)品訂單維護(hù)權(quán)限賦予二級單位銷售管理部門,而基層單位只有發(fā)貨單及過賬權(quán)限;橫向上,即使是同一層級的操作,對單據(jù)的創(chuàng)建、修改、審批等,系統(tǒng)內(nèi)也要由不同崗位人員完成,起到相互監(jiān)督和制約的作用。
(二)用ERP嚴(yán)把客戶準(zhǔn)入關(guān),加強(qiáng)客戶信用控制。為
3規(guī)范客戶準(zhǔn)入程序,中原油田制定了《油氣產(chǎn)品銷售客戶管理辦法》,對客戶準(zhǔn)入實(shí)施三個(gè)環(huán)節(jié)的控制:首先由業(yè)務(wù)管理部門按照國家有關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)控制度要求對客戶資質(zhì)進(jìn)行審查;審查通過后,向總部標(biāo)準(zhǔn)化編碼網(wǎng)站申請ERP客戶編碼;最后將客戶主數(shù)據(jù)信息錄入系統(tǒng)。由于始終堅(jiān)持系統(tǒng)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的原則,中原油田ERP經(jīng)過物碼轉(zhuǎn)換升級后,已逐步取消了企業(yè)自編碼客戶,全部改為由總部分發(fā)的“4”打頭編碼。
中原油田ERP系統(tǒng)啟用了客戶信用管理,將不同客戶設(shè)置為高、中、低三種風(fēng)險(xiǎn)級別,一旦發(fā)現(xiàn)信貸數(shù)據(jù)超限,系統(tǒng)立即凍結(jié)銷售訂單,關(guān)閉發(fā)貨流程,直至客戶繳納規(guī)定數(shù)額的貨款后才重新打開銷售流程。并且,中原油田在ERP上線時(shí)就通過修改系統(tǒng)后臺信用控制參數(shù),將日后新增客戶的信用初始狀態(tài)設(shè)置為高風(fēng)險(xiǎn)和零信用值,如有調(diào)整則需履行相關(guān)審批手續(xù),有效降低了銷售貨款回收的風(fēng)險(xiǎn)。這一做法早于內(nèi)控制度要求和ERP達(dá)標(biāo)細(xì)則下發(fā)的時(shí)間。
(三)開發(fā)價(jià)格審批功能,規(guī)范價(jià)格管理。內(nèi)控制度對價(jià)格管理主要有三方面要求,一是必須由財(cái)務(wù)人員維護(hù)價(jià)格,二是訂單價(jià)格必須由價(jià)格主數(shù)據(jù)帶入,三是企業(yè)自銷產(chǎn)品可根據(jù)市場情況自行定價(jià),并可給予下級營銷部門一定的價(jià)格浮動權(quán)限,超出權(quán)限的定價(jià)需向企業(yè)價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)批。對中原油田來說,除原油、成品油、天然氣等統(tǒng)配產(chǎn)品
4外,液化氣、溶劑油等一般產(chǎn)品銷售可以自行定價(jià)銷售并對下級營銷部門設(shè)定價(jià)格浮動權(quán)限。但ERP的標(biāo)準(zhǔn)功能中并沒有提供價(jià)格審批流程,為了滿足以上內(nèi)控管理需求,我們做了以下工作。
1、通過后臺設(shè)置,將銷售訂單價(jià)格字段鎖死,真正做到銷售人員無權(quán)在系統(tǒng)中調(diào)整價(jià)格,必須由財(cái)務(wù)人員維護(hù)價(jià)格主數(shù)據(jù)。
2、開發(fā)銷售指導(dǎo)價(jià)線上審批程序,在ERP系統(tǒng)中設(shè)定不同級別的價(jià)格審批權(quán)限,審批流程如下:
(1)油田每月發(fā)布自銷產(chǎn)品指導(dǎo)價(jià)格,并由銷售主管部門錄入SAP,系統(tǒng)自動按照3%的浮動值計(jì)算最低限價(jià)。
(2)銷售價(jià)格下調(diào)幅度大于指導(dǎo)價(jià)3%時(shí)(既價(jià)格低于最低限價(jià)),系統(tǒng)控制價(jià)格主數(shù)據(jù)不能被創(chuàng)建,無法使用事務(wù)代碼VK11,此時(shí)需要履行線上審批程序:首先由銷售人員在SAP上填報(bào)下調(diào)價(jià)格申請;價(jià)格下調(diào)幅度大于指導(dǎo)價(jià)3%、小于5%時(shí),只需由油田價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室完成一級審批既可;若價(jià)格下調(diào)幅度大于指導(dǎo)價(jià)5%,則先由價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審批,再由價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組組長或油田主管領(lǐng)導(dǎo)完成二級審批。整個(gè)審批流程全部由系統(tǒng)自動觸發(fā)。
該程序是基于ERP系統(tǒng)開發(fā)的,是系統(tǒng)的增強(qiáng)程序,非外掛程序。
(四)規(guī)范票據(jù)流轉(zhuǎn)程序。一是簡化流程,以ERP流程
5為依據(jù)制定銷售票據(jù)的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),增加工作效率。例如訂單由原來的六聯(lián)單減少為現(xiàn)在的三聯(lián),發(fā)貨單由8聯(lián)單減少為6聯(lián)。二是采取線下監(jiān)管和線上控制相結(jié)合的方式,重點(diǎn)加強(qiáng)票據(jù)的制作、修改、沖銷和凍結(jié)等過程的管理,對每種票據(jù)的審查做了嚴(yán)格規(guī)定,每張票據(jù)都要由不相容崗位人員對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。
(五)定期優(yōu)化數(shù)據(jù),加快系統(tǒng)運(yùn)行速度。經(jīng)過長期運(yùn)行,系統(tǒng)會產(chǎn)生大量冗余數(shù)據(jù),增加系統(tǒng)負(fù)擔(dān)。我們規(guī)定,每月清理一次價(jià)格主數(shù)據(jù),特別是要刪除過期價(jià)格,避免銷售風(fēng)險(xiǎn);每半年清理一次ERP用戶,調(diào)整換崗用戶權(quán)限,刪除離崗用戶;每年清理一次客戶主數(shù)據(jù),凍結(jié)或刪除二年內(nèi)無銷售業(yè)務(wù)的客戶信息;每年優(yōu)化一次銷售報(bào)表,根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際調(diào)整運(yùn)算邏輯,簡化運(yùn)算程序,提高運(yùn)行速度。
(六)量化考核,提高ERP重視程度。為進(jìn)一步加強(qiáng)油氣銷售管理,提升工作質(zhì)量和水平,201*年以來我們在油田銷售系統(tǒng)開展了基礎(chǔ)工作量化考核,ERP日常運(yùn)行管理是其中重要的考核指標(biāo)。考核采取季度預(yù)考核、半年現(xiàn)場檢查、年終綜合評價(jià)的方式,內(nèi)容包括ERP支持體系建設(shè)、制度建設(shè)、線上線下業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)以及ERP操作準(zhǔn)確率等。考核結(jié)果與單位績效考核掛鉤,與年終“優(yōu)秀創(chuàng)效班組”和“優(yōu)秀創(chuàng)效員工”的評選活動掛鉤。通過考核,調(diào)動了銷售人員的工作積極性,提高了各單位對ERP的重視程度。
6四、效率及效益評估
(一)ERP為中原油田銷售系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理提供了有效手段,形成了“統(tǒng)配產(chǎn)品嚴(yán)格計(jì)劃執(zhí)行,主導(dǎo)產(chǎn)品油田集中調(diào)配,生產(chǎn)單位負(fù)責(zé)交接計(jì)量,部分產(chǎn)品授權(quán)銷售”的管理格局。
(二)促進(jìn)了銷售隊(duì)伍的廉政建設(shè)。ERP對銷售價(jià)格和客戶信用的監(jiān)管,規(guī)范了銷售行為,促進(jìn)了銷售隊(duì)伍的廉政建設(shè)。目前系統(tǒng)中共有客戶主數(shù)據(jù)466個(gè),其中低風(fēng)險(xiǎn)客戶20個(gè)(全部為中石化內(nèi)部單位),中風(fēng)險(xiǎn)客戶115個(gè),高風(fēng)險(xiǎn)客戶331個(gè)。自ERP上線以來,中原油田銷售系統(tǒng)未發(fā)生違紀(jì)行為,未產(chǎn)生合同糾紛和新的銷售欠款,并回收歷史欠款6596萬元。
(三)工作效率大幅提高。價(jià)格審批功能上線后,銷售模塊的ERP應(yīng)用水平進(jìn)一步提高,規(guī)范了管理程序,加快了對市場動態(tài)的反應(yīng)速度,調(diào)價(jià)申請和審批周期由原來的2到3天縮短到一天,工作效率明顯提高,基層銷售人員不用再為等一份調(diào)價(jià)申請而耗費(fèi)時(shí)間和精力。
(四)ERP是內(nèi)控制度得以順利推行的有效手段。集團(tuán)公司開展內(nèi)控管理工作以來,ERP系統(tǒng)成為規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)流程,加強(qiáng)權(quán)限管理的重要技術(shù)手段,內(nèi)控工作的開展也促進(jìn)了ERP系統(tǒng)的規(guī)范管理,深化了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用,推動了規(guī)章制度的有效執(zhí)行。幾年來,隨著管理的深入,大家對內(nèi)控
7的認(rèn)識逐漸加深,由原來的不理解、不配合,變成了如今積極主動的開展工作,每做一筆業(yè)務(wù)都要想想各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合內(nèi)控管理的規(guī)定,是否能夠通過ERP的流程控制。
五、ERP深化應(yīng)用下步工作
(一)繼續(xù)優(yōu)化提升模塊功能,滿足業(yè)務(wù)管理需求。ERP系統(tǒng)需要結(jié)合業(yè)務(wù)管理實(shí)際,不斷改進(jìn)和完善自身功能,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結(jié)合,才能真正提高企業(yè)管理水平,達(dá)到總部實(shí)施信息化建設(shè)的目的。
1、目前的價(jià)格審批程序還停留在滿足基本業(yè)務(wù)操作要求上,一些擴(kuò)展功能如作廢申請表刪除、申請表打印、審批記錄查詢等還未開發(fā)完善。
2、啟用配置計(jì)劃維護(hù)流程并開發(fā)配置計(jì)劃和訂單數(shù)量對比報(bào)表,實(shí)現(xiàn)銷售計(jì)劃維護(hù)、銷售計(jì)劃控制、銷售計(jì)劃執(zhí)行情況跟蹤、銷售計(jì)劃變更等的線上管理。
3、借助總部合同管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)銷售合同線上審批功能及對合同金額、價(jià)格、數(shù)量等履約情況的跟蹤管理。
(二)挖掘ERP數(shù)據(jù)分析能力,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供幫助。目前廣大最終用戶的ERP應(yīng)用水平還停留在簡單操作和查詢上,對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的匯總、分析、利用還僅限于少數(shù)人。下一步針對幾個(gè)重要銷售報(bào)表進(jìn)行優(yōu)化,根據(jù)各級管理人員的信息查詢需求,建立數(shù)據(jù)分析模型,為企業(yè)管理層開展經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析和經(jīng)營決策提供有效支撐
8友情提示:本文中關(guān)于《ERP系統(tǒng)銷售工作三月份月結(jié)總結(jié)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用,ERP系統(tǒng)銷售工作三月份月結(jié)總結(jié):該篇文章建議您自主創(chuàng)作。
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