計(jì)調(diào)的工作流程

計(jì)調(diào)的工作流程

一、報(bào)價(jià)

依據(jù)對(duì)方詢價(jià)編排線路，以《報(bào)價(jià)單》提供相應(yīng)價(jià)格信息（報(bào)價(jià)）；二、計(jì)劃登錄

接到組團(tuán)社書(shū)面預(yù)告方案，將團(tuán)號(hào)、人數(shù)、國(guó)籍、抵/離機(jī)（車(chē)）、時(shí)間等相干信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中。如遇對(duì)方口頭預(yù)告，必須懇求對(duì)方以書(shū)面方式補(bǔ)發(fā)籌劃，或在我方確認(rèn)書(shū)上加蓋對(duì)方業(yè)務(wù)專(zhuān)用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認(rèn)件；三、編制團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表

編制接待計(jì)劃，將人數(shù)、陪伴數(shù)、抵/離航班(車(chē))、時(shí)間、住宿酒店、餐廳、參觀景點(diǎn)、地接旅行社、接團(tuán)時(shí)間及地點(diǎn)、其他特殊要求等逐一登記在《團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表》中；四、籌劃發(fā)送

向各有關(guān)單位發(fā)送方案書(shū)，逐一落實(shí)。

1、用房：根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計(jì)劃書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇人數(shù)變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)；如遇酒店無(wú)法接待，應(yīng)及時(shí)通知組團(tuán)社，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)劑至同級(jí)酒店。

2、用車(chē)：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車(chē)，以傳真方式向協(xié)議車(chē)隊(duì)發(fā)送《訂車(chē)計(jì)劃書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車(chē)隊(duì)發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。

3、用餐：依據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求,以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐規(guī)劃書(shū)》。如遇變革，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)定餐廳發(fā)送，并請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。

4、地接社：以傳真方式向協(xié)定地接社發(fā)送《團(tuán)隊(duì)招待通知書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇變革，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方法向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。

5、返程交通：細(xì)心落實(shí)并核對(duì)打算，向票務(wù)人員下達(dá)《訂票通知單》，注明團(tuán)號(hào)、人數(shù)、航班(車(chē)次)、用票時(shí)光、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變革，及時(shí)通知票務(wù)職員。五、打算確認(rèn)

逐一落實(shí)完畢后（或同時(shí)），編制接待《確認(rèn)書(shū)》，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。六、編制概算

編制團(tuán)隊(duì)《概算單》。注明現(xiàn)付費(fèi)用、用處。送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，填寫(xiě)《借款單》，與《概算單》一并交部門(mén)經(jīng)理審核簽字，報(bào)總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計(jì)劃》、《借款單》向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借款。七、下達(dá)打算

編制《接待計(jì)劃》及附件。由計(jì)調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊(duì)計(jì)劃專(zhuān)用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取籌劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫(xiě)的《陪伴報(bào)告書(shū)》、游客（全陪）填寫(xiě)的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當(dāng)面點(diǎn)清并由導(dǎo)游人員簽收。八、編制結(jié)算

填制公司《團(tuán)隊(duì)結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。于團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收。九、報(bào)帳

團(tuán)隊(duì)行程停止，通知導(dǎo)游員憑《招待方案》、《陪同報(bào)告書(shū)》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時(shí)向部門(mén)計(jì)調(diào)人員報(bào)帳。計(jì)調(diào)人員具體審核導(dǎo)游填寫(xiě)的《陪伴報(bào)告書(shū)》，以此為據(jù)填制該《團(tuán)用度小結(jié)單》及《決算單》，交部分經(jīng)理審核簽字后，交財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財(cái)務(wù)部報(bào)帳。十、登帳

部分將涉及到該團(tuán)的協(xié)議單位的相關(guān)款項(xiàng)及時(shí)登錄到《團(tuán)隊(duì)費(fèi)用往來(lái)明細(xì)表》中，以便核對(duì)。十一、回檔

收拾該團(tuán)的原始材料，每月底將該月團(tuán)隊(duì)材料登記存檔，以備查詢。計(jì)調(diào)應(yīng)注意的問(wèn)題

計(jì)調(diào)是旅行社完成地接、落實(shí)發(fā)團(tuán)計(jì)劃的總調(diào)度、總指揮、總設(shè)計(jì)。“事無(wú)巨細(xì)，大權(quán)在握”，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、自主性、靈活性。如果說(shuō)“外聯(lián)”是辛勤的采購(gòu)員，那么計(jì)調(diào)就是“烹飪大師”，經(jīng)他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調(diào)制出來(lái)以滿足不同團(tuán)隊(duì)的“口味”，確實(shí)需要一定的技巧。計(jì)調(diào)人員提高工作效率、避免差錯(cuò)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

一、人性化：

計(jì)調(diào)人員在講話和接電話時(shí)應(yīng)客氣、禮貌、謙虛、簡(jiǎn)潔、利索、大方、善解人意、體貼對(duì)方，養(yǎng)成使用“多關(guān)照”、“馬上辦”、“請(qǐng)放心”、“多合作”等“謙詞”的習(xí)慣，給人親密無(wú)間，春風(fēng)拂面之感。每個(gè)電話，每個(gè)確認(rèn)，每個(gè)報(bào)價(jià)，每個(gè)說(shuō)明都要充滿感情，以體現(xiàn)你合作的誠(chéng)意，表達(dá)你作業(yè)的信心，顯示你準(zhǔn)備的實(shí)力。書(shū)寫(xiě)信函、公文要規(guī)范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確鮮明，以贏得對(duì)方的好感，以換取對(duì)方的信任與合作，一個(gè)優(yōu)秀的計(jì)調(diào)人員，一定是這個(gè)旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來(lái)。二、條理化：

計(jì)調(diào)人員一定要細(xì)致地閱讀對(duì)方發(fā)來(lái)的接待計(jì)劃，重點(diǎn)是人數(shù)、用房數(shù)，有否自然單間，小孩是否占床；抵達(dá)大交通的準(zhǔn)確時(shí)間和抵達(dá)口岸，核查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知對(duì)方，迅速進(jìn)行更改。此外，還要看看人員中有否少數(shù)民族，或宗教信徒，飲食上有無(wú)特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發(fā)現(xiàn)有在本地過(guò)生日的游客，記得要送他一個(gè)生日蛋糕以表慶賀。如人數(shù)有增減，要及時(shí)進(jìn)行車(chē)輛調(diào)換。條理化是規(guī)范化的核心，是標(biāo)準(zhǔn)化的前奏曲，是程序化的基礎(chǔ)。

三、周到化。

旅行社的計(jì)調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度，那個(gè)團(tuán)隊(duì)該走了，那個(gè)團(tuán)隊(duì)該訂票了，那個(gè)團(tuán)對(duì)該返程了等等，旅行社里的旅游團(tuán)隊(duì)活動(dòng)都應(yīng)該胸中有數(shù)。計(jì)調(diào)人員的任務(wù)，按照公司要求，負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)、散客的食、宿、行、游、購(gòu)、娛的活動(dòng)安排，并全部都落實(shí)到實(shí)處。包括住宿幾星酒店、用餐每天的標(biāo)準(zhǔn)、汽車(chē)、火車(chē)票和飛機(jī)票的落實(shí)、以及旅游的每一個(gè)景點(diǎn)的門(mén)票等都的落實(shí)，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動(dòng)。旅行社的計(jì)調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務(wù)操作程序；必須能拿到最佳的旅游費(fèi)用和價(jià)格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細(xì)致的旅游活動(dòng)；必須做到各項(xiàng)費(fèi)用支出合理，等等。旅行社的計(jì)調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗(yàn)的人員中挑選，能夠面對(duì)和處理任何團(tuán)隊(duì)的事務(wù)。合適的選擇

整合旅游線路，計(jì)算線路的成本價(jià)錢(qián)，訂房、訂車(chē)、訂票、調(diào)司機(jī)、調(diào)導(dǎo)游，一切旅游線路的后臺(tái)運(yùn)作都是計(jì)調(diào)來(lái)完成的旅行社的計(jì)調(diào)，就是旅行社的生產(chǎn)調(diào)度。計(jì)調(diào)人員的任務(wù)，按照公司要求，負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)、散客的食、宿、行、游、購(gòu)、娛的活動(dòng)安排，并全部都落實(shí)到實(shí)處。其他

包括住宿幾星酒店、用餐每天的標(biāo)準(zhǔn)、汽車(chē)、火車(chē)票和飛機(jī)票的落實(shí)、以及旅游的每一個(gè)景點(diǎn)的門(mén)票等都的落實(shí)，以保證旅游者能夠順利、安全地完成旅游活動(dòng)。旅行社的計(jì)調(diào)人員，必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)；必須特別熟悉旅游業(yè)務(wù)操作程序；必須能拿到最佳的旅游費(fèi)用和價(jià)格；必須體現(xiàn)旅行社的全面細(xì)致的旅游活動(dòng)；必須做到各項(xiàng)費(fèi)用支出合理，等等。旅行社的計(jì)調(diào)人員，一般都是從具有豐富的旅游經(jīng)驗(yàn)的人員中挑選，能夠面對(duì)和處理任何團(tuán)隊(duì)的事務(wù).

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計(jì)調(diào)的工作流程

一、報(bào)價(jià)：

根據(jù)對(duì)方詢價(jià)編排線路，以《報(bào)價(jià)單》提供相應(yīng)價(jià)格信息（報(bào)價(jià)）；二、計(jì)劃登錄：

接到組團(tuán)社書(shū)面預(yù)報(bào)計(jì)劃，將團(tuán)號(hào)、人數(shù)、國(guó)籍、抵/離機(jī)（車(chē)）、時(shí)間等相關(guān)信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中。如遇對(duì)方口頭預(yù)報(bào)，必須請(qǐng)求對(duì)方以書(shū)面方式補(bǔ)發(fā)計(jì)劃，或在我方確認(rèn)書(shū)上加蓋對(duì)方業(yè)務(wù)專(zhuān)用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認(rèn)件；三、編制團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表：

編制接待計(jì)劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車(chē))、時(shí)間、住宿酒店、餐廳、參觀景點(diǎn)、地接旅行社、接團(tuán)時(shí)間及地點(diǎn)、其他特殊要求等逐一登記在《團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表》中；四、計(jì)劃發(fā)送：

向各有關(guān)單位發(fā)送計(jì)劃書(shū)，逐一落實(shí)。

1、用房：根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計(jì)劃書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇人數(shù)變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)；如遇酒店無(wú)法接待，應(yīng)及時(shí)通知組團(tuán)社，經(jīng)同意后調(diào)整至同級(jí)酒店。

2、用車(chē)：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車(chē)，以傳真方式向協(xié)議車(chē)隊(duì)發(fā)送《訂車(chē)計(jì)劃書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車(chē)隊(duì)發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。

3、用餐：根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計(jì)劃書(shū)》。如遇變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團(tuán)隊(duì)接待通知書(shū)》并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。如遇變更，及時(shí)做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對(duì)方書(shū)面確認(rèn)。5、返程交通：仔細(xì)落實(shí)并核對(duì)計(jì)劃，向票務(wù)人員下達(dá)《訂票通知單》，注明團(tuán)號(hào)、人數(shù)、航班(車(chē)次)、用票時(shí)間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時(shí)通知票務(wù)人員。五、計(jì)劃確認(rèn)：

逐一落實(shí)完畢后（或同時(shí)），編制接待《確認(rèn)書(shū)》，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。六、編制概算：

編制團(tuán)隊(duì)《概算單》。注明現(xiàn)付費(fèi)用、用途。送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，填寫(xiě)《借款單》，與《概算單》一并交部門(mén)經(jīng)理審核簽字，報(bào)總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計(jì)劃》、《借款單》向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借款。七、下達(dá)計(jì)劃：

編制《接待計(jì)劃》及附件。由計(jì)調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊(duì)計(jì)劃專(zhuān)用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取計(jì)劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫(xiě)的《陪同報(bào)告書(shū)》、游客（全陪）填寫(xiě)的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當(dāng)面點(diǎn)清并由導(dǎo)游人員簽收。八、編制結(jié)算：

填制公司《團(tuán)隊(duì)結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。于團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收。九、報(bào)帳：團(tuán)隊(duì)行程結(jié)束，通知導(dǎo)游員憑《接待計(jì)劃》、《陪同報(bào)告書(shū)》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時(shí)向部門(mén)計(jì)調(diào)人員報(bào)帳。計(jì)調(diào)人員詳細(xì)審核導(dǎo)游填寫(xiě)的《陪同報(bào)告書(shū)》，以此為據(jù)填制該《團(tuán)費(fèi)用小結(jié)單》及《決算單》，交部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，交財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財(cái)務(wù)部報(bào)帳。機(jī)票火車(chē)、船票策劃/設(shè)計(jì)產(chǎn)品向協(xié)作單位詢價(jià)核價(jià)包裝產(chǎn)品編制團(tuán)號(hào)，制定出團(tuán)計(jì)劃通過(guò)媒體、外聯(lián)、門(mén)市各種渠道銷(xiāo)售確定出團(tuán)人數(shù)、落實(shí)交通向接待社發(fā)傳真，確認(rèn)最終行程及結(jié)算方式等待接待社回傳確認(rèn)出團(tuán)事項(xiàng)派發(fā)陪同、導(dǎo)游、出團(tuán)通知書(shū)跟蹤團(tuán)隊(duì)審核報(bào)賬單據(jù)交主管審核簽字，交財(cái)務(wù)報(bào)賬團(tuán)隊(duì)結(jié)束歸檔，跟蹤回訪根據(jù)產(chǎn)品銷(xiāo)售情況進(jìn)行調(diào)整

接待社審核回傳、確認(rèn)計(jì)調(diào)操作流程圖

國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)短線操作流程圖

收集同業(yè)同類(lèi)信息制作產(chǎn)品包裝/核價(jià)收集景區(qū)同類(lèi)信息向本地同行發(fā)傳真媒體宣傳直銷(xiāo)客戶同行網(wǎng)上銷(xiāo)售境外旅游團(tuán)/中轉(zhuǎn)家屬內(nèi)部人員/老顧客散客報(bào)名簽合同交款備案OP計(jì)調(diào)操作審核合同/資料計(jì)調(diào)向協(xié)辦單位詢價(jià)火車(chē)/船酒店汽車(chē)隊(duì)景點(diǎn)協(xié)作社審核回傳確認(rèn)出團(tuán)準(zhǔn)備酒店名稱團(tuán)隊(duì)價(jià)格結(jié)算方式向?qū)в伟l(fā)行程單、反饋單、各處簽單、旅游行程表導(dǎo)游日記落實(shí)車(chē)型、步行、行李箱、座位審核、導(dǎo)游領(lǐng)款、導(dǎo)游旗、喇叭團(tuán)隊(duì)進(jìn)行中導(dǎo)游交回行程單、反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、旅游行程表、導(dǎo)游日記

計(jì)調(diào)審核導(dǎo)游報(bào)賬單據(jù)，收回導(dǎo)游旗、喇叭主管審核簽字、交財(cái)務(wù)報(bào)賬團(tuán)隊(duì)結(jié)束、資料歸檔

接待計(jì)調(diào)操作流程圖

接組團(tuán)社詢價(jià)計(jì)劃?rùn)C(jī)票火車(chē)/船票酒店餐廳景點(diǎn)審核回傳確認(rèn)接組團(tuán)社團(tuán)隊(duì)確認(rèn)傳真向組團(tuán)社報(bào)價(jià)落實(shí)機(jī)/車(chē)/船票接團(tuán)準(zhǔn)備落實(shí)旅游車(chē)型、座位、行李箱向?qū)в闻沙鰣F(tuán)通知書(shū)、各處簽單、反饋單跟蹤團(tuán)隊(duì)審核、領(lǐng)款審核導(dǎo)游報(bào)賬單據(jù)

導(dǎo)游交回反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、導(dǎo)游日記主管審核簽字、交財(cái)務(wù)報(bào)賬-團(tuán)隊(duì)結(jié)束歸檔

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