銷售部文員工作規(guī)范(參考)

廣州市吉亞隆鞋業(yè)有限公司管理資料崗位工作規(guī)范之一：業(yè)務(wù)接待文員崗位工作規(guī)范

廣州市吉亞隆鞋業(yè)有限公司

員工崗位工作規(guī)范

崗位：業(yè)務(wù)文員部門：銷售部直接上級：銷售部經(jīng)理

此崗位設(shè)編文員壹名。具體的職務(wù)能力要求是：具有中專或中專以上文化程度，36#腳，能熟練操作電腦，工作責(zé)任心強，細心認真，具有文員工作的基礎(chǔ)經(jīng)驗。其崗位工作的具體項目及內(nèi)容列述如下：一、辦公室工作1．考勤

（1）嚴格執(zhí)行公司考勤制度，監(jiān)督每個員工做好上下班考勤、加班及請假登記，以及加班申請條、請假條的管理。

（2）員工因事外出必須要求其說明外出事由，經(jīng)審定事由合理者方可放行，并要求其出門前登記。（3）安排星期天值班人員。

（4）每月末把員工全月考勤情況報部門經(jīng)理審核批準簽字后，于次月初的兩個工作日內(nèi)上報公司人事。

2．衛(wèi)生組織安排本部門員工每日的衛(wèi)生清潔工作，保持辦公環(huán)境美觀整潔。3．辦公用品管理

（1）做好辦公用品日常的領(lǐng)用登記、入庫登記工作。

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（2）每月月底必須對辦公用品的庫存進行實盤，依實盤結(jié)果拿出下月預(yù)算報部門負責(zé)人審批簽字后，向公司申領(lǐng)。對一些專用需自購的用品必須辦理申購手續(xù)后，才可購買。4．員工用餐安排

（1）安排部門員工中午用餐。

（2）對每天用餐情況及時登記，對當(dāng)月用餐費用在次月2號以前與統(tǒng)計核對無誤后報批。

5．負責(zé)外聯(lián)公關(guān)負責(zé)與外部(如物業(yè)管理處、純凈水公司、IP公司等)的聯(lián)系及相關(guān)信息咨詢（如機票、火車票、酒店等）。二、日常業(yè)務(wù)工作

1．日常開單及交貨期登記傳真

（1）協(xié)助統(tǒng)計做好日常開單工作，注意按制單的流程步驟操作：①要根據(jù)客戶要求的款號、顏色面料、配碼、印嘜、數(shù)量制單，訂單上應(yīng)注明單價、總數(shù)量、總金額、單號、日期、客戶地區(qū)、名稱等，缺一不可。開好的訂單必須核對無誤后方可簽名；②所有訂單必須經(jīng)統(tǒng)計復(fù)核確認才可傳真回廠。

（2）收到工廠傳真過來的交貨期后，先交給統(tǒng)計核對貨期是否可以接受，經(jīng)統(tǒng)計確認后把交貨期登記在訂單上，及時傳真給客戶。2．傳真件

（1）所有的傳真件（如“物料配送”、“更改通知”等）必須要注明接收人和傳真時間（在右上角注明），并分類裝訂、保存。

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“更改通知”單必須經(jīng)統(tǒng)計確認后才可以傳真到工廠或客戶。（2）銷售明細單必須在第一時間傳真給客戶，具體步驟如下：①先將貨運單的托運單號注明在銷售明細單上。②核對銷售明細單上的數(shù)量、日期是否與貨運單一致。③核對銷售明細單上的款號、顏色面料、印嘜、數(shù)量、單價、總金額是否與訂貨單一致。

④經(jīng)核對無誤后在訂貨單上注明發(fā)貨日期、數(shù)量（用紅色水筆登記，已發(fā)完貨的款式在該款數(shù)量旁打勾）。

⑤發(fā)現(xiàn)實際出貨期與交貨期有出入時，馬上通知統(tǒng)計跟進。⑥經(jīng)核對無誤后必須在銷售明細單左下角簽名認可，并把紅單聯(lián)和貨運單留本部門，黃單聯(lián)交給財務(wù)部作帳；

⑦將銷售明細單（紅單聯(lián)）傳真給客戶，蓋注“已傳”字樣印章并標(biāo)明傳真時間，然后把銷售明細單交與統(tǒng)計。⑧將貨運單分客戶裝訂、保存。

（3）對客戶要求的物料要及時填寫物料配送單，單上必須詳細注明客戶名稱、物料名稱、數(shù)量、單價、發(fā)送方式、日期、制表人等。物料配送單必須經(jīng)統(tǒng)計確認后方可傳真回廠，并跟進物料發(fā)出情況。

3．負責(zé)收貨、發(fā)貨通知及跟進

（1）接到貨運部收貨通知電話后，在“收貨通知”單上詳細填寫發(fā)貨地址、收貨地址、收貨人等，及時傳真回廠，并跟進工廠是否有收到貨。

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（2）當(dāng)客戶收貨地址或收貨人等有變動時，在“客戶發(fā)貨方式通知”單上填寫清楚，及時通知工廠司機及發(fā)行文員修改客戶檔案資料。

4．協(xié)助其他同事電腦制表制單

5．負責(zé)各種函件、通知、文件等文稿打印

6．部門資料、文檔的管理，對部門所有文件資料必須分類存檔，該備份的一定要定期備份，以便查閱和備案。三、日常接待

1．做好接聽電話、傳話、收發(fā)傳真、郵寄信件、EMS等工作。2．對來訪客戶要提供熱情周到的服務(wù)，沒有預(yù)約的來訪客戶，要詢問有關(guān)的同事，然后做出適當(dāng)?shù)奶幚怼?．建立并維護所有客戶檔案

（１）建立一份完整的客戶檔案，包括客戶的基本資料、貨運資料、銀行結(jié)算資料及稅務(wù)資料等。

（２）客戶檔案資料有更改時，要及時地通知公司所有的有關(guān)人員。四、訂貨會1．訂貨會前期

（１）參與訂貨會前期的籌備工作，積極配合訂貨會的工作安排，完成分派給自己的工作任務(wù)。

（２）認真學(xué)習(xí)設(shè)計開發(fā)部及銷售部準備好的新一季貨品培訓(xùn)資料，積極參加公司組織的訂貨會產(chǎn)品培訓(xùn)。

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（３）對擬向客戶推廣之所有鞋板認真仔細地了解消化。（４）對擬向客戶推廣之鞋板，認真仔細地試穿，發(fā)現(xiàn)問題要馬上反映，開發(fā)部修改過的鞋板要再試穿，直至問題解決為止。（５）協(xié)助形象監(jiān)理布展廳。

（６）通知客戶參加訂貨會及跟進客戶到會的日期。

（７）準備好訂貨會期間所用的水杯、襪子等物料，并協(xié)助統(tǒng)計準備訂貨會期間所用的表單。2．訂貨會期間

（１）訂貨會期間向客戶介紹產(chǎn)品，并根據(jù)鞋的風(fēng)格搭配服裝，向客戶走秀展示鞋子。

（２）協(xié)助統(tǒng)計參與接訂單工作。（３）合理安排好客戶的茶水和用餐。三、訂貨會結(jié)束后

1．協(xié)助統(tǒng)計整理客戶訂貨時的特殊要求，并記入備忘錄。2．及時將訂貨單傳真回廠，收到交貨期后，把交貨期登記在訂貨單上，然后傳真給客戶，傳真步驟見“二、日常的業(yè)務(wù)工作之2傳真單”。

3．將訂單分客戶、地區(qū)裝訂保存（包括原始訂單）。五、維修鞋

1．收到客戶的“退鞋明細”后，將“退鞋明細”傳真回廠，并將發(fā)出日期、款號、顏色面料、數(shù)量、客戶要求的處理方式、維修要求或退貨原因等錄入電腦。

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2．與工廠確認客戶退鞋是否已收到，并跟進退鞋的交期，盡量縮短維修時間。若在正常時間內(nèi)工廠未收到退貨，根據(jù)貨運單查詢原因，直到收到貨為止。

3．收到工廠傳真的“成品退貨檢查表”后，對照之前已錄入電腦資料，把收到日期、碼數(shù)、工廠處理方法、交貨期補充完整，并檢查實際收到貨品與客戶之前的傳真是否一致，若不一致，與客戶重新核對，再通知工廠。

4．當(dāng)工廠處理方法與客戶要求有出入時，要及時與客戶溝通，并回復(fù)工廠，根據(jù)實際情況協(xié)商處理。

5．根據(jù)維修鞋的交貨期對工廠予以跟進，盡可能把維修時間控制在三至五天內(nèi)。

6．收到維修鞋出貨明細單時：

（1）先將貨運單的托運單號注明在維修鞋出貨明細單上；（2）核對維修鞋出貨明細單上的數(shù)量、日期是否與錄入電腦資料一致；

（3）核對無誤后在維修鞋出貨明細單左下角簽名，白單聯(lián)和貨運單由本部門保存，紅單聯(lián)返還工廠；

（4）將維修鞋出貨明細單（白單聯(lián)）傳真給客戶，蓋注“已傳”字樣印章并注明傳真時間。

（5）把維修鞋出貨明細單分客戶裝訂、保存。六、上級領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的其它工作。

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員工崗位工作規(guī)范

崗位：電腦文員部門：銷售部直接上級：銷售部經(jīng)理

電腦文員

招聘計算機應(yīng)用專業(yè)本科畢業(yè)生（軟件專業(yè)本科生），引進企業(yè)后安排為期三個月～半年的公司、工廠培訓(xùn)，大致內(nèi)容如下：

（一）業(yè)務(wù)流程實習(xí)

1、

全面了解企業(yè)“開發(fā)”→“生產(chǎn)”→“銷售”各環(huán)節(jié)詳細

的實際運作流程。2、

全面搜集企業(yè)“開發(fā)”→“生產(chǎn)”→“銷售”各環(huán)節(jié)實際

運作所用的所有表單。3、4、

吃透每份表單的內(nèi)容及各聯(lián)的功用。繪制企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖。

（二）操作技能強化

1、2、3、4、

辦工軟件強化

和網(wǎng)站操作有關(guān)的專業(yè)知識強化網(wǎng)頁設(shè)計與更新知識強化電腦日常維護與管理

（三）電腦文員崗位工作規(guī)范基本項目

1、2、

公司電腦的日常維護與管理公司銷售信息統(tǒng)計、整理、分析3、公司網(wǎng)站的建設(shè)、網(wǎng)頁的設(shè)計與更新、網(wǎng)上信息發(fā)布、網(wǎng)

路信息的搜集整理分析4、5、6、

公司電腦管理系統(tǒng)建設(shè)之監(jiān)理公司電腦應(yīng)用培訓(xùn)及指導(dǎo)

客戶電腦應(yīng)用輔導(dǎo)及電腦管理系統(tǒng)的推廣普及

（四）公司銷售網(wǎng)絡(luò)了解與分析

1、2、

公司目前銷售網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域分布情況公司主要客戶下屬銷售網(wǎng)絡(luò)的分布情況

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