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《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》授課計(jì)劃

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《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》授課計(jì)劃

xx職業(yè)技術(shù)學(xué)院課程授課計(jì)劃

201*~201*學(xué)年第1學(xué)期

授課時(shí)間:第5周至第15周主管教學(xué)系主任簽名:年月日

講授46學(xué)時(shí)課堂討論11學(xué)時(shí)授課教師姓名職稱實(shí)驗(yàn)課學(xué)時(shí)習(xí)題課11學(xué)時(shí)課程名稱商務(wù)秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)課周一體化課學(xué)時(shí)(周)授課專業(yè)班級(jí)06應(yīng)用英語(yǔ)4班采用教材名稱商務(wù)秘書實(shí)務(wù)(薛寧地主編講義)總計(jì)_______68_______學(xué)時(shí)周次星期其中(在對(duì)應(yīng)欄目中打√)實(shí)驗(yàn)授課1一體化課實(shí)訓(xùn)課習(xí)題課課堂討論教學(xué)內(nèi)容摘要(章節(jié)名稱、講述的內(nèi)容提要,實(shí)訓(xùn)的名稱內(nèi)容,課堂討論的題目等)習(xí)題作業(yè)講2第5周32511Chapter1:TheRoleandScopeoftheSecretarial(見講義)ProfessionChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter1:ThemajorroleandtasksofasecretaryThechangingstatusofasecretary’sroleThepersonalqualitiesandskillsrequiredofacompetentsecretaryTheimportanceofformingagoodworkingrelationshipwithyourbossTheneedtoacquaintyourselfwiththebusinessofyourcompanyChapter2FundamentalsofBusinessEtiquette(見講義)ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter2:ThegoodmannersatemployerreceptionsandcocktailpartiesTablemannersatformalbanquetsCellphoneetiquetteEmailetiquetteSometipsaboutuseofmakeup(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)123第6周25111Chapter3CorporateSecretarialEthicsChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter3:Anawarenessofthe8guidingprinciplesofsecretarialprofessionalethicsAnawarenessofcertaintipsonhowtobecomeasuccessfulsecretaryChapter4AnOverviewofBusinessWritingChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter4:TheimportanceofidentifyingyourreaderAnunderstandingofdocumentformattingHowtomakeagoodintroductionandconclusionHowtocorrectlystructureparagraphswithgeneralizationandsupportHowtoutilizetransitionsHowtowriteeffectivesentencesThecorrectuseofwordsandexpressions(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)Chapter5CreatingBusinessLettersinEnglishChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter5:TheimportanceofbusinessletterwritingThebasicsofformattingbusinesslettersThecommoncomponentsofabusinessletterThebasicformatsofbusinesslettersHowtoaddressbusinessenvelopesGuidelinesforwritinggoodbusinessletters(同上)(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)Chapter6WritingMemosinEnglishChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter6:WhatconstitutesamemoThedifferencebetweenamemoandabusinessletterTheformatsofmemosGuidelinesforwritinggoodmemos(同上)(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)(見講義)(見講義)(見講義)2第7周325111(見講義)(見講義)(見講義)2第8周32511(見講義)(見講義)12第9周325111Chapter7TelephoneEtiquetteChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter7:HowtogetorganizedtoworkwithtelephoneHowtoanswerabusinessphonecallHowtotakeaphonecallmessageHowtomakeabusinessphonecallHowtohandledifficulttelephonicsituationChapter8MeetingOrganizationChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter9:DifferenttypesofmeetingsHowtoprepareforaformalmeetingHowtoorganizeaformalmeetingHowtowriteameetingagendaHowtowriteminutesofameeting(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)Chapter9PresentationDevelopmentChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter10:HowtoorganizeapresentationThemechanicsofspeechHowtoarrangetextsonslidesHowtousePowerPointforillustrations(同上)(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)(見講義)(見講義)(見講義)2第10周325111(見講義)(見講義)2第11周32511Chapter10TravelandAccommodationArrangements(見講義)ChapterlearningobjectivesYoushouldlearnthefollowingfromChapter11:InitialpreparationfortravelingHowtomakeanitineraryHowtolessentheeffectsofjetlagthroughschedulingstrategiesHowtopreparetravelingdocumentsHowtoprepareforeigncurrenciesfortravelersHowtobookhotelsandticketsChapter11BusinessEntertaining(見講義)ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter12:ThedifferencesbetweeninformalandformalbusinessentertainingHowtoorganizeabusinessentertainingeventConsiderationsinchoosingthelocation,foodanddrinkThesecretary’sroleduringtheeventTheimportanceofexercisingtactinconversationHowtomakeinvitationcards(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)123第12周25111Chapter12BalanceSheetComposition(見講義)ChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter13:ThepurposeanduseofabalancesheetTheformatofabalancesheetCommonclassificationsofbalancesheetentriesChapter13PayrollSheetComposition(見講義)ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter14:HowtocalculatepersonalincometaxAnawarenessofthedifferentpersonalincometaxratesAnunderstandingofwhytheQuickDeductionfigureisnecessary?HowtocalculateretirementinsuranceHowtocalculateAccommodationAccumulationfundsavingsHowtomakeapayrollsheetwithExcel(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)(同上周3)Chapter13PayrollSheetComposition(見講義)ChapterLearningObjectiveslearnthefollowingfromChapter14:HowtocalculatepersonalincometaxAnawarenessofthedifferentpersonalincometaxratesAnunderstandingofwhytheQuickDeductionfigureisnecessary?HowtocalculateretirementinsuranceHowtocalculateAccommodationAccumulationfundsavingsHowtomakeapayrollsheetwithExcelChapter14PettyCashManagement(見講義)ChapterlearningobjectiveslearnthefollowingfromChapter15:AnunderstandingofwhatpettycashisHowtoproperlystorepettycashWhattheimprestsystemisandhowitfunctionsAnunderstandingofapettycashfundHowpettycashvouchersareusedHowreimbursementsfromapettycashfundaremade(討論和練習(xí)本周學(xué)習(xí)的內(nèi)容)(見講義)2第13周3251112第14周325111Chapter15Fou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1112說(shuō)明:1、本課程授課計(jì)劃由授課教師負(fù)責(zé)填寫,于每學(xué)期開學(xué)第二周內(nèi)送交教師所在系主任審定、簽字后備查。2、此表一式三份,其中,任課教師留一份,教師所在系留一份,教務(wù)處留一份。

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我眼中的商務(wù)秘書實(shí)務(wù)

在這個(gè)包羅萬(wàn)象的世界中,有太多太多的奇妙的東西。社會(huì)在不斷地進(jìn)步,人類的知識(shí)面在不斷地拓寬,我們也在不斷地進(jìn)步,不斷地更正錯(cuò)誤的以及研討更多的知識(shí)。從最古老的地心說(shuō)到現(xiàn)在的日心說(shuō),宇宙黑洞的發(fā)現(xiàn),人類的起源之謎……有些東西是我們必須掌握的,而有些知識(shí)是由我們自己根據(jù)自己的愛好去決定是否要學(xué)習(xí)。而我便選擇了《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》,課時(shí)不多的《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》已經(jīng)畫上了句號(hào),然而,我學(xué)到的東西卻將伴我一生。以下便是我對(duì)《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》這門課程的認(rèn)識(shí)和一些感想。

商務(wù)秘書有很多種,按對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的影響力和輔助作用可分為高級(jí)、中級(jí)和低級(jí);按素質(zhì)、能力和職責(zé)可分為參謀型、秀才型、公關(guān)型和技能型。商務(wù)秘書的職能有很多,大概有以下幾種:處理文書、管理信息、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)和辦理事務(wù)等。每個(gè)崗位都有其獨(dú)特的工作特性,商務(wù)秘書也不例外,他們的工作特性是:輔助性、政策性、綜合性以及事務(wù)性。他們的工作職責(zé)是:起草修訂規(guī)章制度、草擬公文,文書處理,會(huì)議、慶典的組織籌備,監(jiān)督制度和決定的執(zhí)行情況、匯總及反饋,公務(wù)接待,檔案的信息資料的管理等。商務(wù)秘書的工作特性對(duì)他們的要求是:高效、務(wù)實(shí)、保密。

商務(wù)秘書的日常事務(wù)工作繁多,大體分為:電話事務(wù)處理、日常接待、印章管理和值班工作。

商務(wù)秘書每天接的電話很多,其中也有很多不同的情況,這就要求商務(wù)秘書不僅要禮貌、友好、積極、自然、簡(jiǎn)潔、高效、對(duì)業(yè)務(wù)熟悉,而且要求他們有隨機(jī)應(yīng)變的能力。接聽電話時(shí),應(yīng)靈活運(yùn)用接聽要領(lǐng):三聲之內(nèi),主動(dòng)問(wèn)候,禮貌結(jié)束,轉(zhuǎn)接迅速。面對(duì)多方同時(shí)來(lái)電,應(yīng)“先接內(nèi)線,再接外線”;面對(duì)陌生來(lái)電,應(yīng)保持禮貌并明確對(duì)方身份;當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),應(yīng)留下對(duì)方的聯(lián)系方式并向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá);即使有錯(cuò)誤來(lái)電也應(yīng)保持禮貌。撥打電話前應(yīng)準(zhǔn)好需要的相關(guān)資料,撥打電話的時(shí)間也應(yīng)合理,撥打電話時(shí)表達(dá)應(yīng)清晰而得體。

有客來(lái)訪時(shí),應(yīng)主動(dòng)招呼并確認(rèn)其意圖。面對(duì)不速之客,應(yīng)問(wèn)清來(lái)意,拒絕他人時(shí)盡量婉拒。總之,接待客人時(shí)要做到熱情適度、細(xì)致周到、注意保密、節(jié)儉務(wù)實(shí)。

印章有很多種,而商務(wù)秘書在使用公章之前應(yīng)上級(jí)申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用并記錄用途。印章應(yīng)妥善保管,且要做好保密工作。印章作廢或更換時(shí),應(yīng)及時(shí)將原來(lái)的印章銷毀。使用印章時(shí),應(yīng)注意:位置準(zhǔn)確、頁(yè)面清潔、姿勢(shì)端正、字跡清晰。

商務(wù)秘書在值班時(shí),應(yīng)妥善處理來(lái)函、來(lái)電、接待、突發(fā)事件、臨時(shí)事宜并作好記錄。

會(huì)議組織工作也是商務(wù)秘書的職責(zé)之一,秘書應(yīng)遵守“充分準(zhǔn)備、精心組織、周到服務(wù)、確保安全”的原則。根據(jù)事情的輕重緩急和性質(zhì),會(huì)議分為日常辦公會(huì)議和大中型會(huì)議。對(duì)日常辦公會(huì)議,秘書應(yīng)在會(huì)前搜集整理議題,準(zhǔn)備材料,做好會(huì)議通知并在會(huì)議之前再次檢查確認(rèn)準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)無(wú)遺漏的完成。在會(huì)議過(guò)程中,應(yīng)仔細(xì)做好會(huì)議記錄,會(huì)后整理好會(huì)議紀(jì)要并保存。而大中型會(huì)議更隆重。會(huì)前應(yīng)做好會(huì)議預(yù)案、文件準(zhǔn)備、會(huì)議通知及會(huì)前檢查。其中會(huì)議預(yù)案包括會(huì)名、時(shí)間、會(huì)場(chǎng)、出席人員、會(huì)議議程、經(jīng)費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置和活動(dòng)組織等。在會(huì)議過(guò)程中的調(diào)度服務(wù)應(yīng)包括簽到制度、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、應(yīng)急措施及現(xiàn)場(chǎng)指揮。會(huì)議結(jié)束后的整理工作包括會(huì)議總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、離會(huì)工作、新聞報(bào)道以及會(huì)議小結(jié)。

活動(dòng)組織也是商務(wù)秘書的工作之一;顒(dòng)包括旅行安排、簽字儀式、慶典和宴會(huì)等。在安排旅行時(shí),應(yīng)包括旅行的時(shí)間、地點(diǎn)、票務(wù)、食宿、用品、工作安排、護(hù)照和簽證的準(zhǔn)備以及旅行中開展活動(dòng)的時(shí)間和食宿地點(diǎn)。在舉行簽字儀式前,應(yīng)準(zhǔn)備好待簽文本,確定簽認(rèn)的人員及簽訂場(chǎng)所。簽字時(shí)應(yīng)注意相應(yīng)的程序。安排座位應(yīng)遵循“主方居左,客方居右,助簽人站在簽字人的左側(cè)”的原則。簽署文本時(shí),應(yīng)先簽自己本方文本,再簽客方文本。在舉行慶典以前,應(yīng)做好以下準(zhǔn)備:宣傳、開幕詞、致答詞、擬定程序、邀請(qǐng)、場(chǎng)地布置、物品準(zhǔn)備、人員安排和禮品等。

毫無(wú)疑問(wèn),談判也是商務(wù)秘書的職責(zé)之一。商務(wù)談判的特點(diǎn)如下:以商品談判為內(nèi)容,以獲得經(jīng)濟(jì)利益為目的,注重活動(dòng)的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性,以價(jià)格為核心。商務(wù)談判的特點(diǎn)要求秘書遵守“平等互利、靈活機(jī)動(dòng)、友好協(xié)商、依法辦事、原則策略結(jié)合”的原則。談判有很多種,例如:投資談判、租賃談判、貨物買賣談判、勞務(wù)買賣談判、技術(shù)貿(mào)易談判等。不管是哪一種談判,在談判前,商務(wù)秘書都要做好談判的準(zhǔn)備工作。最基本的信息要了解,包括談判的環(huán)境、對(duì)手等;要明白談判由哪幾部分構(gòu)成,誰(shuí)是具體負(fù)責(zé)人;要對(duì)談判的目標(biāo)、議程及地點(diǎn)很熟悉。在談判過(guò)程中,開局應(yīng)注意與對(duì)方協(xié)商,談判坦誠(chéng)但也應(yīng)有所保留;磋商時(shí),明確的提出自己的前提條件。不管何時(shí)都應(yīng)注意禮貌問(wèn)題,談判也不例外。談判前,要注意迎送、主動(dòng)的自我介紹等,談判時(shí),也要自我介紹,不論談判的結(jié)果如何,都不可對(duì)對(duì)手進(jìn)行人身攻擊。

商務(wù)文書包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目策劃書和企業(yè)規(guī)劃制度。商務(wù)秘書不僅要做好以上文書工作,而且還要寫計(jì)劃、總結(jié),擬定規(guī)章制度。除此之外,還要擬定招、報(bào)標(biāo)書,協(xié)議、合同、意向書等。商務(wù)秘書不僅要寫文書,還要熟悉發(fā)文的流程:擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、蓋章與簽署等。

我們處于這個(gè)社會(huì),每天都會(huì)和形形色色的人打交道,妥善處理好與各種人的關(guān)系也可以算是一門復(fù)雜的課程,商務(wù)秘書的獨(dú)特工作環(huán)境要求其妥善處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。與領(lǐng)導(dǎo)間的良好關(guān)系具體表現(xiàn)為:工作上默契配合,思想上互相理解,在性格和心理上互相兼容。與領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí),應(yīng)遵循“遵守組織法規(guī),遵守職權(quán)劃分,對(duì)同層領(lǐng)導(dǎo)一視同仁”的原則,更要學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)同層次思維。商務(wù)秘書不僅要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,同時(shí)也要處理好與同事間的關(guān)系。特別是在做協(xié)調(diào)工作時(shí),要把握好分寸,適時(shí)協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)前要進(jìn)行充分的溝通準(zhǔn)備,溝通時(shí)要選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ā?/p>

不管什么職位,都有其相關(guān)的條件和要求。不管去應(yīng)聘什么職位,都有很多要注意的細(xì)節(jié)。商務(wù)秘書的任職資格和條件是:具有過(guò)硬的專業(yè)技能,具有良好的綜合素質(zhì),“第二專業(yè)”不可或缺。商務(wù)秘書的推薦渠道有很多,例如:應(yīng)聘者本人自薦,具有秘書職業(yè)背景人推薦,應(yīng)聘者原單位或畢業(yè)學(xué)校推薦。應(yīng)聘者在應(yīng)聘前應(yīng)準(zhǔn)備好應(yīng)聘材料,其中包括:學(xué)歷證明、求職申請(qǐng)書(自薦書)、履歷材料等,而履歷材料應(yīng)包括自己是否有工作經(jīng)驗(yàn),獲得的各種榮譽(yù)及其他能證明自己的能力的證書等。應(yīng)聘者應(yīng)在簡(jiǎn)歷中清楚地展現(xiàn)自己的求職意向,制作的簡(jiǎn)歷應(yīng)突出自己的工作經(jīng)歷和特長(zhǎng),盡量使用短句和短語(yǔ),而且制作的簡(jiǎn)歷要有針對(duì)性,切忌一份簡(jiǎn)歷八方投遞。面試時(shí)應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn):儀容整潔、守時(shí)、舉止得體自然、坐姿端正、態(tài)度誠(chéng)懇、把握分寸、見機(jī)行事。

商務(wù)秘書繁瑣的工作要求他們遇事沉著冷靜,面對(duì)緊急情況果斷的采取緊急措施去處理,當(dāng)有重大事情時(shí)應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況。工作時(shí)要有效利的用時(shí)間,合理的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件,領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖時(shí)做到“三思”,即換位思考,聯(lián)系背景思考、聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)的主要思想傾向思考。

《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》的課程已經(jīng)結(jié)束,在這為數(shù)不多的課程里聽到的、學(xué)到的東西卻讓我受益匪淺。

印象中,商務(wù)秘書每天都會(huì)接很多電話,而他們卻十年如一日的堅(jiān)持下來(lái)了。而且,他們不僅堅(jiān)持下來(lái)了,還非常有禮貌的做下來(lái)了。這讓我學(xué)到了不少。例如:打電話的時(shí)候要有禮貌,打電話的時(shí)候要講技巧、分場(chǎng)合,注意時(shí)間,切忌在他人休息的時(shí)候打電話。

歷經(jīng)五千年的風(fēng)霜雪雨,五千年的淘洗篩選,華夏文明走到了今天。一路風(fēng)雨兼程,它棄糟粕、留精華,培育了一代又一代文明的炎黃子孫。社會(huì)在飛速前進(jìn),不斷地有新事物產(chǎn)生,也不斷的有過(guò)時(shí)的東西被淘汰。然而,不管社會(huì)怎樣進(jìn)步,文明與禮儀也不會(huì)被淘汰。不管何時(shí),不論何地,不管你在做什么,都會(huì)有人在看著你,不論他是否是有意的,你的一言一行總會(huì)有人關(guān)注著,所以,注意自己的行為舉止,養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣。禮儀幫助我們更好的與他人相處,微笑拉近我們與他人的距離。這個(gè)社會(huì)因禮儀而美好,因微笑更燦爛。所以,不管在什么場(chǎng)合,都要注意自己的行為舉止,懂文明,講禮貌。

人的一生中,總會(huì)有很多令我們煩心的事,生活中,總少不了瑣碎的事,但是,只要自己靜下心來(lái),耐心處理,煩心事總會(huì)被處理,烏云密布的日子終將過(guò)去。想想那些商務(wù)秘書,他們也要處理瑣碎的事,而且他們不是偶爾處理,而是天天處理,十年如一日的處理。我們都是人,生活在同一個(gè)星球,呼吸著同樣的空氣,所以,我相信,他們能做好,我們也能。

布萊克曾說(shuō):“一粒沙看出一個(gè)世界,一朵野花,一座天堂!彼裕灰】茨切┛此茻o(wú)關(guān)緊要的小事,千里之堤,潰于蟻穴,細(xì)節(jié)往往決定成敗。不管做什么,不但要有耐心與毅力,更要細(xì)心。態(tài)度決定高度,不管做什么,都要端正自己的態(tài)度,只有態(tài)度端正,前進(jìn)的方向才不會(huì)錯(cuò),才能一步步的登上成功的巔峰。

生活注定不是一帆風(fēng)順的旅行,順流而下的航程,而是一部跌宕起伏的交響,一條荊棘密布的險(xiǎn)途。所以,生活中注定會(huì)有痛苦與悲傷。痛苦,是上帝喂我們吃的一劑藥,像苦海一樣深邃。它和歡樂(lè)一樣,讓我們的生命更有韌性.不管遇到什么情況,都要沉著冷靜,合理的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件,做事時(shí),應(yīng)有效地利用時(shí)間。

通過(guò)學(xué)習(xí)《商務(wù)秘書實(shí)務(wù)》,我學(xué)到了很多做人的基本原則,懂得了很多道理,而這些知識(shí)將伴我直面以后的風(fēng)風(fēng)雨雨!

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