全國(guó)國(guó)際商務(wù)單證員工作特點(diǎn)

全國(guó)國(guó)際商務(wù)單證員工作特點(diǎn)

來源：91UP快學(xué)堂時(shí)間：201*-7-3019:15:00

【快學(xué)堂】

外貿(mào)單證員的工作貫穿于進(jìn)出口合同履行的全過程。單證員以外貿(mào)單證處理為核心，是外貿(mào)企業(yè)必備的基礎(chǔ)性人才。其工作具有量大面廣、時(shí)間性強(qiáng)、工作要求高的特點(diǎn)，應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度等基本條件。單證員的素質(zhì)直接影響外貿(mào)企業(yè)整體的工作質(zhì)量，因此應(yīng)了解商品知識(shí)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，以不斷提高自身素養(yǎng)，全面提升綜合素質(zhì)。

外貿(mào)單證員（DocumentationSpecialistofForeignTrade），是指在對(duì)外貿(mào)易結(jié)算業(yè)務(wù)中，買賣雙方憑借在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中應(yīng)用的各種單據(jù)、證書來處理貨物的交付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)匯等工作的人員。外貿(mào)單證員是外貿(mào)企業(yè)開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)人才，主要工作有審證、制單、審單、交單和歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)，它貫穿于進(jìn)出口合同履行的全過程。一、外貿(mào)單證員的工作特點(diǎn)（一）量大面廣

在我國(guó)的外貿(mào)企業(yè)中，外貿(mào)單證部門的人員配備十分有限，一名單證員往往要負(fù)責(zé)跟進(jìn)多名外貿(mào)業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)單證，在每天有限的時(shí)間內(nèi)同時(shí)處理多筆進(jìn)度各不相同的業(yè)務(wù)單據(jù)，工作量非常大。在處理每票單據(jù)的過程中，單證員需要完成與業(yè)務(wù)員、跟單員、財(cái)務(wù)以及客戶、貨代、報(bào)關(guān)行、銀行、辦證機(jī)構(gòu)各方面的溝通協(xié)調(diào)工作，由此可見涉及面之廣。（二）時(shí)間性強(qiáng)

單證員在每個(gè)業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)都有時(shí)間上的嚴(yán)格要求。以出口信用證作為結(jié)算方式為例，單證員需要及時(shí)催證、審證，若發(fā)現(xiàn)信用證與合同不符，要在最短的時(shí)間內(nèi)退回開證行要求改證；因信用證對(duì)最遲交貨期有具體要求，一定要提前租船訂艙，把握好截關(guān)、開船時(shí)間，確保按時(shí)送貨并及時(shí)制作報(bào)關(guān)資料安排報(bào)關(guān)，同時(shí)還需考慮到進(jìn)行必要商檢的時(shí)間；貨物裝船后，應(yīng)盡快核對(duì)好提單，并發(fā)裝船通知給進(jìn)口商；若信用證有要求辦理一般原產(chǎn)地證書或普惠制原產(chǎn)地證書，都可以在裝船日之前網(wǎng)上辦理，若普惠制原產(chǎn)地證在提單簽發(fā)日期的7天后辦理，則需辦理后發(fā)證，手續(xù)相對(duì)麻煩；保險(xiǎn)單的簽發(fā)日期既不能早于報(bào)關(guān)單日期，又不能晚于提單簽發(fā)日期；所有單據(jù)正本齊全、反復(fù)審查無誤后要在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)盡早向銀行提交單證，如果銀行審單出現(xiàn)不符點(diǎn)，還能有溝通修改的補(bǔ)救機(jī)會(huì)。只有把握好時(shí)間這條主線，才能分清輕重緩急，高效地完成單證工作。（三）工作要求高

高水平的外貿(mào)單證不僅能保證貨物按時(shí)按質(zhì)按量運(yùn)出，又能確保及時(shí)收匯，所以對(duì)制單人員的要求很高。外貿(mào)單證員不僅需要扎實(shí)的國(guó)際貿(mào)易理論知識(shí)和專業(yè)外語知識(shí)、嫻熟的計(jì)算機(jī)操作能力，更需要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠不斷地提高、完善制單技巧，具備獨(dú)立處理變化多端單證的能力。

二、外貿(mào)單證員的作用和崗位及人員現(xiàn)狀

（一）外貿(mào)單證員的作用外貿(mào)最大的特點(diǎn)就是單證交易。

制作一套合格的單證，是外貿(mào)實(shí)務(wù)中很關(guān)鍵的工作。在國(guó)際貿(mào)易實(shí)施過程中，合同、定單、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、銀行、保險(xiǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據(jù)憑證來完成。單證如此重要，以至于外貿(mào)行業(yè)中專門派生出一個(gè)職位叫“單證員”。以往一些中小外貿(mào)企業(yè)為了節(jié)省成本，把單證工作交給業(yè)務(wù)員或者財(cái)務(wù)部制作，經(jīng)常會(huì)因制單人員缺乏專業(yè)單證知識(shí)造成單據(jù)不符，直接影響外貿(mào)企業(yè)及時(shí)安全收匯。越來越多的外貿(mào)企業(yè)意識(shí)到單證環(huán)節(jié)設(shè)崗定人的重要性。單證員的出現(xiàn)是外貿(mào)行業(yè)中分工趨向細(xì)化的具體表現(xiàn)，它劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的權(quán)責(zé)界限，使復(fù)雜的外貿(mào)流程變得簡(jiǎn)單化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）外貿(mào)單證員的崗位及人員現(xiàn)狀由于受美國(guó)經(jīng)濟(jì)衰退和持續(xù)蔓延的次貸危機(jī)，以及人民幣升值、出口退稅率下調(diào)等國(guó)內(nèi)外多重因素影響，201*年中國(guó)對(duì)外貿(mào)易出現(xiàn)了下滑趨勢(shì)，部分外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)工廠減員、減產(chǎn)等現(xiàn)象。

但在這次全球性的經(jīng)濟(jì)危機(jī)中，中國(guó)經(jīng)濟(jì)的表現(xiàn)好于一般國(guó)家，201*年貿(mào)易額下降了17%，好于業(yè)內(nèi)專家預(yù)測(cè)的201*年世界貿(mào)易額下降幅度超過30%的水平。中國(guó)在201*年成為全球第一大出口國(guó)，占全球出口份額的比重超過9%。因此外貿(mào)人才的需求量將進(jìn)一步增大，其中以單證員尤其突出。據(jù)有關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，廣東省國(guó)際商務(wù)單證人員需求量達(dá)20余萬人，浙江省的國(guó)際商務(wù)單證人才缺口達(dá)15萬人，上海市201*年國(guó)際商務(wù)單證員人才缺口將超過15萬人，江蘇省單證員需求達(dá)17萬�？梢妴巫C員崗位的人才短缺問題相當(dāng)突出。單證員操作技能的高低直接關(guān)系到外貿(mào)業(yè)務(wù)結(jié)匯的時(shí)效和成敗，從業(yè)要求較高。而現(xiàn)有的從業(yè)人員中，通過在實(shí)際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進(jìn)入角色的，缺乏對(duì)單證知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，企業(yè)又很少提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。近年來，國(guó)際商務(wù)單證員資格認(rèn)證證書開始受到越來越多用人單位的認(rèn)可和求職者的青睞，但經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、持有該專業(yè)證書的現(xiàn)有從業(yè)人員卻不到10%。外貿(mào)單證員隊(duì)伍的整體素質(zhì)亟待提高。

三、外貿(mào)單證員應(yīng)該具備的基本條件

隨著我國(guó)擁有出口自主權(quán)的企業(yè)大幅增長(zhǎng)，外貿(mào)單證員的需求量增大。但一些企業(yè)在招不到專業(yè)單證員的情況下，錄用一些非專業(yè)人員倉促上崗，增加了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。外貿(mào)單證崗位應(yīng)該具備以下基本條件：(一)專業(yè)知識(shí)知道要怎么做

單證員必須掌握系統(tǒng)的外貿(mào)知識(shí)、單證知識(shí)、外語知識(shí)，善于學(xué)習(xí)更新知識(shí)。在扎實(shí)的外貿(mào)專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上，還應(yīng)清楚企業(yè)的運(yùn)作流程，了解產(chǎn)品知識(shí)、生產(chǎn)工藝流程，以及掌握貨代市場(chǎng)行情和一些貿(mào)易國(guó)別或地區(qū)的政策、單證習(xí)慣等相關(guān)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)豐富，涉及面廣泛是成為一名優(yōu)秀單證員的前提。（二）專業(yè)技能知道該怎么做

單證員要求有較強(qiáng)的實(shí)踐操作能力，單證質(zhì)量的高低是衡量單證員業(yè)務(wù)能力的直接體現(xiàn)。在實(shí)際的外貿(mào)單證操作中，單證員需要有良好的溝通技巧，綜合掌握英語、電腦及溝通工具的運(yùn)用技巧，不斷鉆研業(yè)務(wù)、提高單證繕制技巧，降低單證出錯(cuò)率。（三）工作態(tài)度知道該怎么做好

單證工作特別需要耐心細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)。許多單證員都有過因單證制作錯(cuò)誤“花錢買教訓(xùn)”的經(jīng)歷，制單過程中最忌粗心大意，急于求成。在面對(duì)錯(cuò)誤或困難的時(shí)候，需要調(diào)整心態(tài)，直視并勇于承擔(dān)錯(cuò)誤，積極的解決問題。如果沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，就會(huì)重復(fù)犯錯(cuò)。要善于時(shí)間管理、勤于記錄備案、重視協(xié)調(diào)溝通，能夠在工作中不斷思考、總結(jié)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，這些都是高素質(zhì)外貿(mào)單證員的必備條件

四、外貿(mào)單證員素質(zhì)的培養(yǎng)（一）了解商品知識(shí)

作為單證員，不可能像跟單員、采購員那樣全面了解產(chǎn)品、配件及生產(chǎn)工藝。但是如果單證員忽視了對(duì)產(chǎn)品知識(shí)的了解，不熟悉企業(yè)進(jìn)出口商品的種類、規(guī)格、材質(zhì)\\包裝等方面的知識(shí)，就無法做到嚴(yán)格區(qū)分商品的不同項(xiàng)目，導(dǎo)致HS編碼找得不夠準(zhǔn)確，直接影響通關(guān)速度。因此，外貿(mào)單證員除了有國(guó)際貿(mào)易專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)該具備相應(yīng)的商品知識(shí)。在日常工作中，可以到工廠生產(chǎn)線了解生產(chǎn)過程，通過樣品剖析等方式，向相關(guān)人員學(xué)習(xí)、充分了解產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)。（二）加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力

由于單證員的工作涉及面很廣，能否有效的溝通和協(xié)調(diào)，對(duì)于單證工作的順利開展有著直接影響。對(duì)內(nèi)來說，單證員必須與業(yè)務(wù)員、工廠跟單員、財(cái)務(wù)、客戶關(guān)系融洽，從容應(yīng)對(duì)、及時(shí)化解和消除工作中的各種矛盾。有經(jīng)驗(yàn)的單證員會(huì)發(fā)現(xiàn)，九月下旬到十一長(zhǎng)假后部分航線租船訂艙十分緊俏，常會(huì)出現(xiàn)訂不到艙位的情況。單證員一方面要掌握多家船公司的航線船期、運(yùn)費(fèi)信息，做到提早訂艙、確保艙位；另一方面要盡早提醒業(yè)務(wù)員和客戶在不影響買賣雙方交貨時(shí)間的基礎(chǔ)上盡量避開高峰期，事先做好提早或推后裝船的準(zhǔn)備，以備萬一。善于溝通協(xié)調(diào)，才能與業(yè)務(wù)員、客戶、工廠等相關(guān)人員達(dá)成共識(shí)。對(duì)外來說，單證員需要與貨代、商檢辦證機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)公司、銀行等有關(guān)部門緊密協(xié)作。經(jīng)常與貨代及船公司人員溝通，可以掌握最新的船期、運(yùn)費(fèi)信息，在比較中可找出價(jià)格優(yōu)勢(shì)大的合作伙伴。按信用證要求制單時(shí)，有機(jī)會(huì)與銀行審單人員打交道，可以在業(yè)務(wù)往來中多進(jìn)行交流，銀行審單人員是單證員最好的老師。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

單證員幾乎每天都要忙著和貨代、船公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，平時(shí)要善于積累一定的業(yè)務(wù)資源。當(dāng)業(yè)務(wù)員、客戶需要運(yùn)費(fèi)信息時(shí)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)出運(yùn)費(fèi)、船期，最好能多提供幾個(gè)供客戶選擇，讓客戶滿意。貨物裝船后，要及時(shí)發(fā)裝船通知給客戶，但是通常此時(shí)給出的是預(yù)計(jì)到港時(shí)間，需要跟蹤、不斷的更新，將貨物的最新運(yùn)輸信息反映給客戶，在貨物到港前幾天再提醒客戶一次。通過從每一個(gè)微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)。（四）培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神

外貿(mào)企業(yè)都希望打造一支思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能打硬仗的外貿(mào)專業(yè)隊(duì)伍。單證工作不是拘謹(jǐn)封閉的，除完成自己本職工作外，應(yīng)該與相關(guān)職能部門多交流，對(duì)它們的組織結(jié)構(gòu)、職能有一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，這樣做起工作來就會(huì)多從全局來考慮，認(rèn)識(shí)到單證工作對(duì)其他部門和整個(gè)公司的重要性。一旦單證環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響全局。在工作中，要培養(yǎng)自己逐步做到統(tǒng)觀全局，學(xué)會(huì)與人合作，善于調(diào)動(dòng)別人的積極性和創(chuàng)造性，充分依靠集體的力量確保每個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤、高效運(yùn)作�？傊�，即使是擁有多年制單經(jīng)驗(yàn)的老單證員，也不能保證所有單證制作無誤。一方面，單證人員需要養(yǎng)成自我糾錯(cuò)的習(xí)慣，對(duì)自己做的每個(gè)單據(jù)嚴(yán)格把關(guān)。另一方，單證部同事可以互相審核對(duì)方的單證，通過交叉復(fù)審，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)也要對(duì)員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，穩(wěn)步提高單證員的制單結(jié)匯水平。

擴(kuò)展閱讀：201*年全國(guó)國(guó)際商務(wù)單證員考試大綱

201*年全國(guó)國(guó)際商務(wù)單證專業(yè)培訓(xùn)考試大綱

第一章國(guó)際商務(wù)單證概述

一、基本要求

了解并掌握國(guó)際貿(mào)易單證的作用與分類;國(guó)際貿(mào)易單證工作環(huán)節(jié)、制單基本要求、制單的依據(jù)和對(duì)單證員的要求;國(guó)際貿(mào)易單證標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程、國(guó)際貿(mào)易單證主要標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際貿(mào)易單證樣式和國(guó)際貿(mào)易單證常用代碼。

二、考試內(nèi)容

1.國(guó)際貿(mào)易單證的分類。2.國(guó)際貿(mào)易單證工作環(huán)節(jié)。3.制單基本要求。4.制單的依據(jù)。

5.國(guó)際貿(mào)易單證常用代碼。

第二章國(guó)際貿(mào)易術(shù)語

一、基本要求

了解并掌握國(guó)際貿(mào)易術(shù)語的含義與作用;有關(guān)貿(mào)易術(shù)語的三個(gè)國(guó)際慣例;選用貿(mào)易術(shù)語應(yīng)考慮的因素;《INCOTERMS201*》中11個(gè)貿(mào)易術(shù)語的基本含義。

二、考試內(nèi)容

1.貿(mào)易術(shù)語含義和作用。

2.《INCOTERMS201*》中11個(gè)貿(mào)易術(shù)語的基本含義。3.FOB、CFR和CIF變形的含義。

4.FOB、CFR和CIF與FCA、CPT和CIP的異同。5.選用貿(mào)易術(shù)語應(yīng)考慮的因素。

第三章國(guó)際貨物買賣合同

一、基本要求

了解并掌握磋商和訂立國(guó)際貨物買賣合同的一般步驟;國(guó)際貨物買賣合同的基本內(nèi)容;出口合同和進(jìn)口合同履行的一般程序。

二、考試內(nèi)容

1.磋商和訂立國(guó)際貨物買賣合同的一般步驟。2.國(guó)際貨物買賣合同的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。

3.出口合同履行程序及合同履行各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的各種單證。4.進(jìn)口合同履行程序及合同履行各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的各種單證。

第四章國(guó)際貿(mào)易付款方式一、基本要求

了解并掌握國(guó)際結(jié)算票據(jù)的基本類型;匯票的種類、流轉(zhuǎn)與繕制。能夠?qū)�匯票、支票與本票進(jìn)行比較;了解并掌握付款方式的選擇;銀行保函和備用信用證;國(guó)際保理;福費(fèi)廷;.了解信用融資的概念與基本內(nèi)容。

二、考試內(nèi)容

1.常見的國(guó)際付款方式。2.匯付與托收。

3.跟單信用證，信用證的種類、信用證的審核與修改。

第五章商務(wù)單證種類和作用一、基本要求

了解出口商務(wù)方面主要的單據(jù)的種類和作用及制作要點(diǎn)，初步掌握制單技巧。

二、考試內(nèi)容

掌握商務(wù)單證的制作和審核，包括商業(yè)發(fā)票、包裝單據(jù)、形式發(fā)票、領(lǐng)事發(fā)票、海關(guān)發(fā)票、廠商發(fā)票、裝運(yùn)通知、出口商證明(寄單、寄樣證明、貨物補(bǔ)充說明)、船公司證明和客戶檢驗(yàn)證書等的制作。

第六章國(guó)際貨物運(yùn)輸與保險(xiǎn)單證

一、基本要求

了解并掌握運(yùn)輸單據(jù)的分類和作用;掌握常見運(yùn)輸?shù)膬?nèi)容、填制和使用;保險(xiǎn)單的種類、繕制和注意事項(xiàng);投保單、進(jìn)出口貨物保險(xiǎn)條款、險(xiǎn)別的分類和主要內(nèi)容。

二、考試內(nèi)容

1.常見運(yùn)輸單據(jù)填制。2.海運(yùn)提單內(nèi)容和種類。

3.投保單、保險(xiǎn)單的填制和審核。4.保險(xiǎn)險(xiǎn)別。

第七章官方出口單證

一、基本要求

了解并掌握進(jìn)出口許可證的基本程序、內(nèi)容和繕制;原產(chǎn)地證書內(nèi)容、種類、申領(lǐng)手續(xù)及填制要求;出入境檢驗(yàn)檢疫內(nèi)容，檢驗(yàn)檢疫證書的種類和繕制要求;報(bào)檢手續(xù)及報(bào)檢單填制要求;報(bào)關(guān)手續(xù)及報(bào)關(guān)單填制要求;出口核銷退稅的基本程序及核銷內(nèi)容和填制要求。

二、考試內(nèi)容

1.許可證申領(lǐng)手續(xù)及填制。

2.常見產(chǎn)地證書種類及填制要求。

3.出入境貨物報(bào)檢手續(xù)和報(bào)檢單的填制。4.檢驗(yàn)檢疫證書種類及內(nèi)容。

5.進(jìn)出口貨物報(bào)關(guān)一般規(guī)定及報(bào)關(guān)單填制。6.出口收匯核銷單和退稅的基本流程。

第八章進(jìn)口單證一、基本要求

了解進(jìn)口商審核單據(jù)以及憑單付款和辦理提貨手續(xù)時(shí)的管理措施需要的一些單據(jù)，以及在進(jìn)口合同履行的過程中的單證管理。

二、考試內(nèi)容

要求掌握和了解進(jìn)口貿(mào)易的有關(guān)計(jì)算方式、申請(qǐng)開立信用證的手續(xù)，掌握信用證申請(qǐng)書的填制及主要單據(jù)的審核要點(diǎn)，掌握進(jìn)口業(yè)務(wù)中的主要單證的繕制和修改(進(jìn)口許可證、進(jìn)口檢驗(yàn)證書、進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單)。

第九章國(guó)際商務(wù)單證業(yè)務(wù)中的計(jì)算一、基本要求

了解掌握傭金與折扣;銀行匯兌與銀行費(fèi)用;外幣互換的計(jì)算;銀行利息與貼現(xiàn)費(fèi)用;議付與結(jié)售匯的基本概念與內(nèi)容;航空運(yùn)費(fèi)的計(jì)算;鐵路運(yùn)費(fèi)的計(jì)算。

二、考試內(nèi)容

1.傭金的計(jì)算;折扣的計(jì)算;常見的傭金條款。2.運(yùn)費(fèi)的計(jì)算;班輪運(yùn)費(fèi)的計(jì)算。

3.保費(fèi)的計(jì)算;投保金額的確定;保險(xiǎn)費(fèi)的計(jì)算;與保險(xiǎn)有關(guān)的價(jià)格換算。

第十章國(guó)際商務(wù)單證操作實(shí)務(wù)一、基本要求

了解單證制作依據(jù)、步驟、工作方法、單證信息錄入、審單的工作方法、審單的常見問

題、交單后銀行的工作流程。

二、考試內(nèi)容

1.制單的依據(jù)。2.制單的基本方法。3.制單的要求。

4.審單的工作方法和重點(diǎn)項(xiàng)目。5.信用證交單的注意點(diǎn)。6.托收項(xiàng)下交單的注意點(diǎn)

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