貨代一般海運(yùn)操作流程

貨代一般海運(yùn)操作流程

一、訂艙

1.客戶向貨代訂艙

（訂艙必須顯示：托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運(yùn)費(fèi)條款、托運(yùn)人的簽字、蓋章）2.客服人員收到訂艙單后，需確認(rèn)訂單到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認(rèn)

預(yù)付貨：Sales（預(yù)付貨）跟客戶核對(duì)運(yùn)價(jià)，在確認(rèn)后由Sales在訂艙單上簽字

確認(rèn)，然后再根據(jù)自編的S/O號(hào)向相應(yīng)船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認(rèn)艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對(duì)應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。進(jìn)倉：進(jìn)倉通知單拖卡：拖卡裝箱通知單自拉自報(bào)：自拉自報(bào)協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊(duì)去提貨送倉

二、進(jìn)倉、拖車、自拉自報(bào)→報(bào)關(guān)1.客戶行為

①進(jìn)倉：客戶收到進(jìn)倉通知單后，在確認(rèn)內(nèi)附信息無誤可以進(jìn)倉后，需按照進(jìn)倉

單上的時(shí)間地址準(zhǔn)時(shí)進(jìn)倉。報(bào)關(guān)資料需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報(bào)關(guān)。

②拖卡：客戶如需貨代安排拖卡報(bào)關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后

進(jìn)行確認(rèn)，如確認(rèn)無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息（拖卡時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù)）正確無誤地補(bǔ)充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時(shí)，需將報(bào)關(guān)資料準(zhǔn)備齊全在貨代規(guī)定的時(shí)間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報(bào)：客戶如需自拉自報(bào)，請?jiān)诖_認(rèn)好貨代提供的自拉自報(bào)協(xié)議書上的相

關(guān)訂艙及費(fèi)用信息后，將自拉自報(bào)協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨

代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報(bào)協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進(jìn)港，并在船公司規(guī)定的截單時(shí)間內(nèi)告知箱封號(hào)等信息給到貨代。另報(bào)關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報(bào)關(guān)行進(jìn)行辦理。

2.貨代行為

①進(jìn)倉：在客戶貨單均到的情況下安排出運(yùn)：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進(jìn)

港，接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單；拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行拼箱信息（順序、箱型、是否安排裝箱等）確認(rèn)，通知倉庫進(jìn)行提箱裝箱進(jìn)港，接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單。

報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。*貨代確認(rèn)客戶到單到貨情況須知：⑴貨物進(jìn)倉情況：

已入倉：需確認(rèn)貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認(rèn)貨物是否有存

在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認(rèn)：確認(rèn)能出運(yùn)的，需讓客戶提供相應(yīng)的保函；不能出運(yùn)的，請配合客戶進(jìn)行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進(jìn)行確認(rèn)是否能出運(yùn)，預(yù)付貨需跟客戶進(jìn)行確認(rèn)）

未入倉：需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)是否出運(yùn)，如仍需出運(yùn)，需告知客戶最晚截

止送單送貨時(shí)間。同時(shí)通知客服，由客服來確認(rèn)是否等該客戶的貨。

⑵報(bào)關(guān)資料接收情況：

已接收：做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)核

實(shí)，并查看資料是否齊全。提前移交至報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單（尤其是需要進(jìn)行商檢的單子，需提早交到報(bào)關(guān)行進(jìn)行商檢換單）

未接收：需立刻跟客戶進(jìn)行確認(rèn)單據(jù)寄送到位的時(shí)間，并確認(rèn)是否有商檢

等特殊情況。如無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報(bào)關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報(bào)關(guān)行。

②拖卡：在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排

船期的截單進(jìn)港時(shí)間通知合作車隊(duì)安排提箱、拖卡裝箱、進(jìn)港等操作。并在車隊(duì)進(jìn)行安排后告知客戶前往拖卡的車隊(duì)信息以便客戶進(jìn)行核對(duì)。在車隊(duì)提到箱子后，貨代根據(jù)車隊(duì)提供的箱封號(hào)等信息進(jìn)行截單。報(bào)關(guān)資料移送報(bào)關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)安排報(bào)關(guān)時(shí)間。

③自拉自報(bào)：貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進(jìn)行截單，在船公司規(guī)定的截單

時(shí)間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報(bào)關(guān)事項(xiàng)由客戶自行安排。

三、單證確認(rèn)→費(fèi)用→簽單→歸檔1.單證確認(rèn)：

在客戶到單到貨并且已有初步出運(yùn)信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進(jìn)行提單相關(guān)信息錄入工作，及時(shí)發(fā)送至客戶進(jìn)行確認(rèn)，直到確認(rèn)完畢。注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費(fèi)用。2.費(fèi)用：

確認(rèn)出運(yùn)后，貨代需制作費(fèi)用，發(fā)送到客戶處由客戶進(jìn)行確認(rèn)開票事宜。在客戶確認(rèn)后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費(fèi)用的需跟客服/Sales進(jìn)行確認(rèn)。3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認(rèn)好離港信息后，單證需將確認(rèn)完畢的提單簽出，在客服

確認(rèn)無誤并且簽字后上交財(cái)務(wù)保管。財(cái)務(wù)在確認(rèn)收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費(fèi)和提單正

本后方能安排電放

②海運(yùn)提單：

海運(yùn)提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運(yùn)提單后：正本提單，需將

其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代；Seawaybill，只需將seawaybill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運(yùn)費(fèi)用、貨代提

單信息進(jìn)行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進(jìn)行關(guān)閉歸檔。

四、其他

1.如由貨代安排拖車/進(jìn)貨代倉庫的并且由貨代安排報(bào)關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進(jìn)港，避免產(chǎn)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并做好登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制注意事項(xiàng)：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、

CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。

②提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個(gè)更正章。一些

重要的項(xiàng)目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號(hào)等不可更改。切記報(bào)關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級(jí)社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公

司核實(shí)確認(rèn)。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運(yùn)提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運(yùn)提單，出給客戶的提單是

由貨代提供（客戶要求出直單的情況除外）。

擴(kuò)展閱讀：貨代 海運(yùn)出口操作流程

操作流程

1.CSAV船公司操作流程：

接到委托根據(jù)各航線操作發(fā)的船期表給出船名提單號(hào)做一份委托發(fā)給船公司銷售讓他幫忙申請運(yùn)費(fèi)在億通網(wǎng)上訂艙與船公司

銷售確認(rèn)海運(yùn)費(fèi)是否批了，每票批下來的運(yùn)費(fèi)是多少，收多少付多少記在委托上

找所定航線MANAGER確認(rèn)艙位得到確認(rèn)后找該航線操作要調(diào)箱單（客人做三自的）將調(diào)箱單蓋章傳真給客人并告知具體報(bào)箱號(hào)及截關(guān)時(shí)間（委托我們產(chǎn)裝報(bào)關(guān)的）將調(diào)箱單蓋章傳給車隊(duì)安排產(chǎn)裝向客人要報(bào)關(guān)單據(jù)，記錄清楚后寫清船名航次、提單號(hào)、箱號(hào)、箱量和預(yù)計(jì)開船日期寄給報(bào)關(guān)行（客人做三自的）及時(shí)要求客戶提供準(zhǔn)確箱封號(hào)、件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司及時(shí)上艙單。

（委托我們產(chǎn)裝報(bào)關(guān)的）管車隊(duì)要箱封號(hào)、與客戶核對(duì)準(zhǔn)確件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司及時(shí)上艙單。

做提單樣本給客戶確認(rèn)并把船公司發(fā)的集港動(dòng)態(tài)及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給客戶知悉按照確認(rèn)好的樣本輸入，生成提單確認(rèn)，等待船公司格式單反回。關(guān)注船公司發(fā)的集港核對(duì)，貨物是否集港和產(chǎn)生的問題及時(shí)反饋給客戶把船公司發(fā)的格式單轉(zhuǎn)給客戶確認(rèn)，并告知客戶仔細(xì)修改格式單只允許

免費(fèi)修改一次。

提單確認(rèn)OK后，給該航線單證發(fā)郵件，請她簽出提單，寫清哪票正本

哪票電放。電放的請貨主出一份電放保函。

做各票的費(fèi)用確認(rèn)，及時(shí)讓貨主確認(rèn)。確認(rèn)后逐票登記在本上，將OK的

費(fèi)用確認(rèn)件給王姐一份。見款買單的客戶讓王姐幫忙開發(fā)票后及時(shí)將發(fā)票寄走。

做取單聯(lián)系函，如外運(yùn)做船代，則將取單函蓋章掃描發(fā)給外運(yùn)簽單同事；

外代做船代的，則蓋章，復(fù)印留底，將正本寄給外代簽單同事。船開后，將船公司的報(bào)號(hào)轉(zhuǎn)給貨主。使其知悉開船時(shí)間

核對(duì)船代發(fā)的船后艙單核對(duì)郵件，如有需要修改的要在郵件中規(guī)定的最

晚時(shí)間之前發(fā)給船代同事。船開后，聯(lián)系船公司該航線單證，與其確認(rèn)取單時(shí)間，再與船代簽單同事

聯(lián)系，確認(rèn)取單時(shí)間。叫快遞去天津取回提單將正本提單復(fù)印。一份自己留底一份給王姐。

通知客戶來取單。電放的將電放保函與提單正本蓋公章寄給該航線單證

要她幫忙做電放

向該航線單證要電放回執(zhí)郵件，轉(zhuǎn)給客人

2.指定貨及其他雜貨操作流程：

接到委托確認(rèn)費(fèi)用，如有海運(yùn)費(fèi)的要確認(rèn)海運(yùn)費(fèi)，如需委托代理產(chǎn)裝報(bào)關(guān)的，確認(rèn)裝貨費(fèi)按客戶委托信息做一個(gè)委托書發(fā)給訂艙代理提醒客戶將報(bào)關(guān)單據(jù)寄給我找訂艙代理要調(diào)箱單并與代理確認(rèn)最晚報(bào)箱號(hào)時(shí)間和截關(guān)時(shí)間登記收到單據(jù)的信息，并將單據(jù)寫清船名航次、提單號(hào)、箱號(hào)、箱量和預(yù)計(jì)開船日期寄給報(bào)關(guān)行。

（車隊(duì)產(chǎn)裝的）在委托上寫清船名航次、提單號(hào)、箱型箱量、預(yù)計(jì)開船日、預(yù)計(jì)截關(guān)日、最晚報(bào)箱號(hào)時(shí)間、產(chǎn)裝時(shí)間地點(diǎn)聯(lián)系人及費(fèi)用，將委托和調(diào)箱單一起發(fā)傳真給車隊(duì)，且與車隊(duì)師傅確認(rèn)產(chǎn)裝時(shí)間是否有問題（貨送倉庫裝箱的）1.以代理放的調(diào)箱單或送貨通知做一份公司格式的送貨通知，發(fā)給貨主。2.做一份集裝箱配裝明細(xì)表（或委托），寫清船名航次、提單號(hào)、箱型箱量、預(yù)計(jì)開船日、預(yù)計(jì)截關(guān)日、最晚報(bào)箱號(hào)時(shí)間、送貨時(shí)間、聯(lián)系人及費(fèi)用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給倉庫，且與倉庫師傅確認(rèn)送貨及提箱時(shí)間。

（拼箱車隊(duì)提貨送指定倉庫的）填寫一份委托，寫清船名航次、提單號(hào)、箱型箱量、預(yù)計(jì)開船日、提貨的時(shí)間地點(diǎn)聯(lián)系人及送貨至倉庫的最晚時(shí)間、地點(diǎn)聯(lián)系人、費(fèi)用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給車隊(duì)，且與車隊(duì)師傅確認(rèn)產(chǎn)裝及送貨時(shí)間是否有問題

跟貨主說明最晚提供單據(jù)和件重尺的時(shí)間

向車隊(duì)或倉庫要箱封號(hào)，報(bào)給貨主，讓其與工廠確認(rèn)箱封號(hào)。再向貨主要貨物的件重尺、品名

將箱封號(hào)、件重尺、品名等信息在代理規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)給代理，同時(shí)報(bào)給報(bào)關(guān)行。

查詢運(yùn)抵信息

將代理發(fā)送的提單確認(rèn)發(fā)給貨主確認(rèn)，確認(rèn)OK后，向代理回復(fù)向代理要此票費(fèi)用確認(rèn)，并據(jù)此做一份費(fèi)用確認(rèn)給客戶。待客戶費(fèi)用確認(rèn)OK后再給代理確認(rèn)費(fèi)用無誤。

將客戶確認(rèn)OK的費(fèi)用確認(rèn)及代理發(fā)來的費(fèi)用確認(rèn)復(fù)印一份，給王姐一份，留底一份

如需電放提單的，事先做電放保函讓貨主蓋章發(fā)給代理。

將王姐付款后的水單發(fā)給代理，要求她們放單（郵寄正本提單和發(fā)票，或直接發(fā)送我電放提單）

將收到的正本提單復(fù)印三份，一份留底，其他兩份同發(fā)票一起給王姐

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