貨代公司操作部工作流程

貨代公司操作部工作流程

I、客戶服務

一、訂艙

1．客戶向我司訂艙的

2．客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

1）托運人/發(fā)貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉港5）貨名6）柜型、柜量7）運價8）托運人的簽字、蓋章

3．客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認,待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。4．訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。

5．訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

1）新建委托?C輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

2）工作號，并按各業(yè)務員創(chuàng)建業(yè)務編號，比如“客戶服務”以KF開頭。

3）輸入費用明細-主要是應收費用。

4）訂艙確認?C輸入訂艙號。輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、開船日期。

6．操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

1）托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人；

2）費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用；“應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALLIN時，須注明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認；

3）需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理,必須公司領導確認)；

4）客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字確認；

5）訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫；

6）客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

7．客服按業(yè)務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。

二、拖車、報關

1．出書面申請，公司批準后方能安排。

2．安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認裝柜時間及地點。3．安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。

4．應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。

5．委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。

6．客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。

7．一般貿(mào)易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉關手續(xù)。

8．安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

9．如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜。

10．在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

11．在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費用。

12．安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀錄。三、其他

1．如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

2．客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3．客服收到財務打印出來的DEBITNOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶�？蛻粜栝_稅務發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡�，寫明發(fā)票抬頭及金額、幣種。4．對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組。

5．對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。

II、文件

1．文件組收到船公司的LOADINGLIST后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應立即向客戶催要補料。

2．文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費用清單，如有發(fā)生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

3．文件員根據(jù)客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。

4．提單的繕制應注意以下幾點：1）提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等。

2）提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。

3）應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。

4）客戶要求出船證的。船證的內容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。

5）如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。

6）外代提單不允許預借。

5．使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：

1）出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERYAGENT為我司代理。

2）OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理。

3）事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款（預付或到付）。

4）制作CHARGESSETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用。5）制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理。

6）對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。

6．繕制美線提單時，應注意：

1）HB/L與OB/L的繕制可參考第5項

2）OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號

3）核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規(guī)定的一致

7．將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，以便財務在收妥運費后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關規(guī)定執(zhí)行。

8．將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發(fā)生的費用輸入電腦，核對無誤后通知財務。

9．將臺帳、提單、與代理的CHARGESETTLEMENT（若有）復印交財務簽收。

10．費用通知財務后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經(jīng)理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：

1）海運費的更改需由公司領導批準同意；

2）改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚；

3）因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規(guī)定給予責任人處罰。

11．將臺帳分船公司按月份存檔。

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貨代公司操作部工作流程

一、訂艙

1．客戶向我司訂艙的

2．客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

1）托運人/發(fā)貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉港5）貨名6）柜型、柜量7）運價8）托運人的簽字、蓋章

3．客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認，然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認，待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號。

4．訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。5．訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：

1）新建委托輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。

2）工作號，并按各業(yè)務員創(chuàng)建業(yè)務編號，比如“客戶服務”以KF開頭。3）輸入費用明細-主要是應收費用。4）訂艙確認輸入訂艙號。

輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、開船日期。

6．操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：

1）托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人；

2）費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶收取費用；“應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在“到付”欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALLIN時，須注明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認；

3）需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理，必須公司領導確認)；

4）客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字確認；

5）訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫；6）客服人員應在臺帳上相應位置簽字。

7．客服按業(yè)務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。

二、拖車、報關

1．出書面申請，公司批準后方能安排。

2．安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認裝柜時間及地點。

3．安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。

4．應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。5．委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。6．客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。7．一般貿(mào)易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托車行代辦轉關手續(xù)。8．安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。

9．如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜。

10．在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。

11．在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費用。

12．安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀錄。

三、其他

1．如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

2．客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3．客服收到財務打印出來的DEBITNOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶�？蛻粜栝_稅務發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡�，寫明發(fā)票抬頭及金額、幣種。4．對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組。

5．對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。II、文件

1．文件組收到船公司的LOADINGLIST后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應立即向客戶催要補料。

2．文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費用清單，如有發(fā)生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。

3．文件員根據(jù)客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。4．提單的繕制應注意以下幾點：

1）提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSLSNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等。

2）提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。

3）應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。

4）客戶要求出船證的。船證的內容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。

5）如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。

6）外代提單不允許預借。

5．使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：

1）出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運費的金額，DELIVERYAGENT為我司代理。

2）OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理。

3）事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款（預付或到付）。

4）制作CHARGESSETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用。5）制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理。6）對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。6．繕制美線提單時，應注意：

1）HB/L與OB/L的繕制可參考第5項

2）OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號3）核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規(guī)定的一致7．將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，以便財務在收妥運費后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關規(guī)定執(zhí)行。

8．將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發(fā)生的費用輸入電腦，核對無誤后通知財務。

9．將臺帳、提單、與代理的CHARGESETTLEMENT（若有）復印交財務簽收。10．費用通知財務后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經(jīng)理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：1）海運費的更改需由公司領導批準同意；

2）改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚；

3）因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規(guī)定給予責任人處罰。11．將臺帳分船公司按月份存檔。

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