天津商業(yè)大學(xué)秘書(shū)實(shí)務(wù)考試總結(jié)背誦

公共關(guān)系對(duì)象:公眾和公共關(guān)系人員

公共關(guān)系人員素質(zhì):道德,知識(shí)、能力、心理身體、儀表風(fēng)度。秘書(shū)公關(guān)活動(dòng)：開(kāi)放參觀活動(dòng)，簽字儀式，慶典活動(dòng)。

秘書(shū)溝通渠道：橫向溝通：部門(mén)與員工之間的溝通，不存在直接的上下級(jí)關(guān)系，目的是為了增強(qiáng)部門(mén)間的合作，減少摩擦。形式：會(huì)議面談，備忘錄報(bào)告。障礙：部門(mén)本位主義和員工短視傾向，一葉障目對(duì)公司組織結(jié)構(gòu)的偏見(jiàn)，猜疑威脅和恐懼。策略：選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ㄐ问�，學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，換位思考

縱向溝通：分為自上而下和自下而上兩種。下行溝通形式：公司政策報(bào)告會(huì)議談話。策略：制定完備計(jì)劃減少環(huán)節(jié)提高效率、加強(qiáng)反饋了解接受者的評(píng)價(jià)、形式的重組合，書(shū)面語(yǔ)口頭相結(jié)合、言簡(jiǎn)意賅簡(jiǎn)約行事。上行溝通形式：建議系統(tǒng)，申訴和請(qǐng)求程序，員工座談會(huì)，離職面談，設(shè)置巡視員。障礙：心理障礙造成信息扭曲，不善聆聽(tīng)他人發(fā)言，草率評(píng)判對(duì)方意見(jiàn)，表達(dá)及理解差錯(cuò)。策略：建立責(zé)任機(jī)制，非正式溝通，領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部一致，職責(zé)明確，不越級(jí)不在背后議論其他領(lǐng)導(dǎo)和員工。溝通技巧有效溝通

傾聽(tīng)要點(diǎn)：要表現(xiàn)出興趣，全神貫注，該沉默時(shí)沉默，選擇安靜的地方，流出適當(dāng)時(shí)間用于辯論，注意非語(yǔ)言暗示，當(dāng)沒(méi)聽(tīng)清楚是要以疑問(wèn)的方式提問(wèn)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)遺漏時(shí)直截了當(dāng)?shù)膯?wèn)。不要爭(zhēng)辯、打斷和從事與談話無(wú)關(guān)的活動(dòng)、不要過(guò)快或提前做出判斷、不要讓別人的情緒直接影響你。

有效溝通的原則：可信賴性，一致性，內(nèi)容可接受性，表達(dá)的明確性，渠道的多樣性，持續(xù)性和連貫性，鑒于能力的差異性。

克服溝通的障礙：運(yùn)用反饋，選擇最恰當(dāng)?shù)臏贤ㄇ�道，知己知彼，�?jiǎn)化語(yǔ)言，學(xué)習(xí)傾聽(tīng)，控制情緒。

信息管理：信息對(duì)秘書(shū)工作的意義：輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，處理日常事務(wù)的依據(jù)，起草文書(shū)的基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。

信息工作程序圖：收集加工傳遞存儲(chǔ)開(kāi)發(fā)利用反饋信息收集渠道：信息網(wǎng)絡(luò)渠道，大眾傳播媒介渠道，文書(shū)渠道，調(diào)查，會(huì)議，圖書(shū)館，關(guān)系，信訪，檔案，信息機(jī)構(gòu)。

收集方法：觀察法，詢問(wèn)法，問(wèn)卷法，閱讀法，交換法，索取法，購(gòu)置法，網(wǎng)絡(luò)法收集原則：價(jià)值性原則，時(shí)效性原則，層次性原則，針對(duì)性原則，全面系統(tǒng)性原則信息的保密范圍：文件、會(huì)議、科技、特定信息：人事、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品、客戶。辦公室事務(wù)管理辦公室環(huán)境：廣義指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境，狹義指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)，部門(mén)工作所處的環(huán)境，包括人文（軟件）和自然（硬件）。

辦公室環(huán)境包括：空間環(huán)境，視覺(jué)環(huán)境，聽(tīng)覺(jué)環(huán)境，空氣環(huán)境，健康與安全環(huán)境。

辦公室空間設(shè)計(jì)需考慮的因素：?jiǎn)T工人數(shù)，購(gòu)買或租用的面積，機(jī)構(gòu)的建制和辦公室空間的分類，組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容，部門(mén)間的工作聯(lián)系以確�？茖W(xué)有效實(shí)施工作流程，辦公室建構(gòu)方式應(yīng)符合工作需要和保密的需要，走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。辦公室布局類型：開(kāi)放式辦公室，封閉式辦公室。辦公室日常事務(wù)管理：印章和介紹信

單位印章的作用：標(biāo)志作用，權(quán)威作用，法律作用，憑證作用。印章刻制經(jīng)由本機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)，報(bào)批時(shí)需將上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意本組織成立的批文，按有關(guān)規(guī)定預(yù)先擬好的印章式樣，尺寸印文圖樣姿態(tài)一并上報(bào)批準(zhǔn)后再到組織所在地公安部門(mén)辦理登記手續(xù)，再到公安部門(mén)制定的專門(mén)單位刻制。

頒發(fā)與啟用：印章啟用，應(yīng)由制發(fā)機(jī)關(guān)或批準(zhǔn)刻制機(jī)關(guān)先頒發(fā)啟用通知，并附上印模，印章啟用時(shí)，使用的組織應(yīng)將印模與啟用日期一并上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)備案，必須立卷歸檔，永久保存。使用程序：申請(qǐng)用印，正確用印，用印登記。

印章的停用:交由制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀，也可由上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后自行銷毀

介紹信：用來(lái)介紹被派遣人員的姓名年齡身份，接洽事項(xiàng)等情況的專用書(shū)信，具有介紹和證明的雙重作用。

安排值班工作：值班任務(wù)：辦理上司的事項(xiàng)，上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外，認(rèn)真處理來(lái)電函負(fù)責(zé)接待工作，掌握上司外出活動(dòng)情況，協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

程序：制定制度，編制安排表，通知并發(fā)放值班表，做值班記錄，重大事件報(bào)告，交接班。值班內(nèi)容的記錄：值班日志，值班報(bào)告，來(lái)人登記，接待記錄

安排上司的差旅事務(wù)：1.差旅準(zhǔn)備：弄清應(yīng)享受的待遇，最新的時(shí)刻表，預(yù)訂時(shí)要考慮具體情況2.商務(wù)旅行計(jì)劃：時(shí)間路線住宿會(huì)晤計(jì)劃交通工具，資料特別要求，費(fèi)用。3.旅程計(jì)劃表：日期時(shí)間，地點(diǎn)交通工具，具體事項(xiàng)備注。4.辦理出國(guó)手續(xù)：撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)辦理護(hù)照辦理簽證辦理黃皮書(shū)協(xié)助辦理出境登記卡訂購(gòu)機(jī)票辦理保險(xiǎn)5.出行前準(zhǔn)備：選定最佳旅程表，兌換外幣，準(zhǔn)備隨身用品準(zhǔn)備文件，證件，做好旅行安排，注意時(shí)差，收集背景資料。6.零用現(xiàn)金管理表

完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)：特點(diǎn)廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性。原則：積極主動(dòng)，靈活變通，件件有著落。文字記錄：要點(diǎn)記錄法，詳細(xì)記錄法，常用速記法，筆記錄音并用法。程序：準(zhǔn)備，聽(tīng)，記，補(bǔ)充，修改，管理確認(rèn)。秘書(shū)文書(shū)管理

文書(shū)處理程序：發(fā)文處理程序：草擬-審核-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-核對(duì)-用印-登記-分發(fā)收文處理程序：簽收-拆封-登記-審核-傳閱-擬辦-批辦-承辦-催辦-注辦

立書(shū)立卷原則：能正確反映單位工作的歷史面貌，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整，便于管理和查找使用

辦公用品和設(shè)備管理

辦公用品具體分類：紙類消耗品，筆尺類，裝訂，辦公設(shè)備耗材

辦公用品的發(fā)放：制作清單，備案清單，發(fā)放物品手續(xù)：指定人員發(fā)放，按單位有關(guān)規(guī)定發(fā)放時(shí)間，緊急需要物品時(shí)必須有相應(yīng)的處理程序，必須填寫(xiě)物品申請(qǐng)表并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)，物品申請(qǐng)表，清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放辦公用品，提醒使用部門(mén)和人員節(jié)約使用會(huì)議管理

會(huì)議主題的確立：主題副主題，吉祥物（如上海世博會(huì)）

會(huì)議立項(xiàng)：①會(huì)議的名稱和地點(diǎn)②會(huì)議組織機(jī)構(gòu)：企業(yè)，行業(yè)協(xié)會(huì)，政府部門(mén)，新聞媒體有主辦、承辦、協(xié)辦、支持等③會(huì)議舉辦時(shí)間:最佳辦公期，會(huì)議長(zhǎng)短，會(huì)議周期④會(huì)議定位：執(zhí)行識(shí)別策略選定與會(huì)者積極傳播會(huì)議內(nèi)容創(chuàng)造差異化優(yōu)勢(shì)⑤確定會(huì)議計(jì)劃：會(huì)議目標(biāo)，重點(diǎn)，相關(guān)活動(dòng)，時(shí)限要求，人員安排，資金計(jì)劃，籌備工作。會(huì)議地點(diǎn)的選擇：景區(qū)等等。會(huì)議管理中秘書(shū)的工作內(nèi)容會(huì)議組織工作：

會(huì)前籌備：籌備方案的擬定，檢查會(huì)務(wù)工作，審核文件與領(lǐng)導(dǎo)溝通，擬定應(yīng)急方案。①確定會(huì)議主題：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題，根據(jù)議題安排議程日程②確定會(huì)議參會(huì)人員：將與會(huì)人員編組，布置會(huì)場(chǎng)，安排座談③會(huì)議證件制作④到會(huì)人員統(tǒng)計(jì)匯總：驗(yàn)證會(huì)議通知，接待會(huì)議報(bào)到，負(fù)責(zé)會(huì)議簽到⑤安排會(huì)議發(fā)言人員做好發(fā)言記錄⑥會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)

會(huì)中服務(wù)：提議會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用，處理會(huì)中突發(fā)事件。①會(huì)中組織和協(xié)調(diào)，消除隱患②會(huì)場(chǎng)其他組織和管理

會(huì)后落實(shí)：會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求，會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和要求。①會(huì)議結(jié)束和收尾工作

秘書(shū)在會(huì)議中的文書(shū)工作：1.前期的調(diào)研匯報(bào)，為確立議題做準(zhǔn)備2.會(huì)議通知等事務(wù)性文書(shū)的起草與發(fā)放3.會(huì)議講話及發(fā)言的記錄記載4.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)編號(hào)5.會(huì)議紀(jì)要整理6.會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。

會(huì)議事務(wù)管理工作①與會(huì)人員的食宿管理②會(huì)議的財(cái)務(wù)管理③會(huì)議的交通保障④會(huì)議的文化活動(dòng)⑤與會(huì)人員的醫(yī)療保健

會(huì)議安全保衛(wèi)工作1.會(huì)議的保密工作2.會(huì)議的警衛(wèi)工作3.會(huì)場(chǎng)外的安全保衛(wèi)工作會(huì)議成果的傳播①媒體的選擇②通稿的準(zhǔn)備③媒體關(guān)系處理檔案管理

檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治軍事經(jīng)濟(jì)科學(xué)技術(shù)文化宗教活動(dòng)直接形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字圖表聲像等不同形式的歷史記錄。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：①反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的對(duì)本機(jī)關(guān)工作，國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。②機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家集體和公民利益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。③本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。④其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。調(diào)查研究

如何做消費(fèi)者市場(chǎng)調(diào)查①借助參考權(quán)威市場(chǎng)調(diào)查公司②查找相關(guān)領(lǐng)域決策方針③結(jié)合公司實(shí)際情況分析（為決策提供依據(jù)）④提供決策依據(jù)要提供決策層和企業(yè)固有工作喜好

擴(kuò)展閱讀：秘書(shū)實(shí)務(wù)總結(jié)

第一章秘書(shū)實(shí)務(wù)概述第一節(jié)秘書(shū)與秘書(shū)實(shí)務(wù)

國(guó)際秘書(shū)節(jié)是每年四月的最后一個(gè)完整的星期的周三。201*年,亞商在線首次將“秘書(shū)節(jié)”引進(jìn)中國(guó)。一、秘書(shū)工作的內(nèi)容

一般秘書(shū)的工作內(nèi)容，在我國(guó)政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位，一般秘書(shū)的工作內(nèi)容概括起來(lái)就是既要執(zhí)行政務(wù)，又要處理事務(wù)。秘書(shū)三辦：辦事、辦文、辦會(huì)

定義：秘書(shū)是在授權(quán)范圍內(nèi)，輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施綜合管理和處理日常事務(wù)的專業(yè)人員。二、秘書(shū)的職業(yè)特征[兩性三化]

1.服務(wù)的直接性2.服務(wù)的穩(wěn)定性3.知識(shí)化4.年輕化5.女性化三、秘書(shū)工作的要求“三個(gè)服務(wù)”

1.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。2.為職能部門(mén)服務(wù)。3.為員工服務(wù)。----現(xiàn)代秘書(shū)四、秘書(shū)工作的特征：輔助性、綜合性、服務(wù)性、機(jī)要性

五、秘書(shū)工作的作用：助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、樞紐作用、公共關(guān)系作用

第二節(jié)秘書(shū)的素養(yǎng)

一、秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指人們所學(xué)的知識(shí)在頭腦中的有機(jī)聯(lián)結(jié)與組合，也是一個(gè)人知識(shí)層次的構(gòu)成的情況。知識(shí)結(jié)構(gòu)是一個(gè)開(kāi)放的、不斷更新的體系，即對(duì)內(nèi)可以自我調(diào)節(jié)、對(duì)外可以不斷適應(yīng)的體系。

秘書(shū)所應(yīng)具備四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合，結(jié)構(gòu)可用羅馬字母“Ⅱ”來(lái)表示。秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備專與博的兼容性.基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)二、秘書(shū)的能力

寫(xiě)作能力、口頭表達(dá)能力、聽(tīng)知能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進(jìn)辦公器械的能力、預(yù)測(cè)能力三、秘書(shū)的職業(yè)道德----“忠誠(chéng)保密”我國(guó)秘書(shū)職業(yè)道德的基本傳統(tǒng)

以“忠、信、義”為靈魂，中國(guó)傳統(tǒng)的秘書(shū)在具體職業(yè)行為中就常常表現(xiàn)為甘為幕后，甘當(dāng)無(wú)名英雄，把輔佐對(duì)象的事業(yè)當(dāng)作自己的事業(yè)�！熬瞎�盡瘁，死而后已”，成為他們職業(yè)生涯的真實(shí)寫(xiě)照。

現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)道德的基本內(nèi)容：1.忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)2.恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密

職業(yè)秘書(shū)保守秘密既是一個(gè)職業(yè)倫理和職業(yè)道德范疇的問(wèn)題，同時(shí)也是一個(gè)遵紀(jì)守法的問(wèn)題。

3.遵紀(jì)守法，廉潔奉公四、秘書(shū)的心理素質(zhì)（一）秘書(shū)的心理

1.廣泛的興趣2.堅(jiān)韌的意志3.穩(wěn)定的情緒4.縝密的思維5.非凡的記憶

秘書(shū)的心理障礙1.自卑心理2.高傲心理3.盲從心理（二）秘書(shū)心理素質(zhì)的培育

1.氣質(zhì)與職業(yè)：膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)。2.氣質(zhì)與性格:

3.秘書(shū)的性格：開(kāi)朗敏捷穩(wěn)健堅(jiān)毅幽默自制五、秘書(shū)的智商IQ和情商EQ秘書(shū)的智商

秘書(shū)的情商，情商是指人在情緒、情感、意志、受挫力等方面的心理品質(zhì)。（一）自我意識(shí)（二）自我激勵(lì)（三）情緒控制（四）人際交往（五）對(duì)挫折的承受力

IQ決定錄用EQ決定提升六、秘書(shū)的職場(chǎng)形象

儀容、儀表、儀態(tài)及服飾禮儀知識(shí)

1.儀容，即人的容貌，是個(gè)人儀表的重要組成部分，它由發(fā)式、面容以及人體所有未被服飾掩蓋的肌膚（如首部、頸部）等構(gòu)成。

2.表情：面部表情，是人內(nèi)心的思想感情在面部的外化。

（1）目光面部表情的核心。（2）微笑，最美的神態(tài)世界語(yǔ)

3.儀態(tài)：儀態(tài)是對(duì)人舉止行為的統(tǒng)稱，包括站姿、坐姿、走姿、蹲姿、手勢(shì)、氣質(zhì)和風(fēng)度等。4.服飾

一、辦公室管理的作用：（一）辦公室是指揮部（二）辦公室是工作室（三）辦公室是“窗口”二、辦公室環(huán)境管理（一）辦公環(huán)境的含義

是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺(jué)環(huán)境、聽(tīng)覺(jué)環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

（二）辦公環(huán)境的管理原則：方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全（三）辦公室的布局與布置1.布局

（1）封閉式布局：封閉式布局一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門(mén)獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)小房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)小辦公室。

（2）開(kāi)放式布局：就是將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門(mén)的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開(kāi)展工作。各工作單元的流程要求盡量呈“I”“L”“O”，不要呈“Z”“M”“X”。（3）接待室、會(huì)議室2.辦公環(huán)境布置

（1）布置要點(diǎn)：營(yíng)造一個(gè)安靜的工作環(huán)境；保證良好的采光、照明條件；合理安排座位；力求整齊、清潔。（2）布置的原則

主管的辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間，主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。

采用一個(gè)大間辦公室，使用同一大小的桌子。

檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀，采用直線對(duì)稱的布置。將通常有許多客戶來(lái)訪的部門(mén)，置于入口處。光線由工作人員的左側(cè)射入

辦公椅應(yīng)有靠背，并盡量選用能調(diào)節(jié)方位的旋轉(zhuǎn)椅。全體職員的座位應(yīng)面對(duì)同一方向布置保持公共空間和私人空間的獨(dú)立檔案柜、書(shū)架等，依靠“墻體效益”，既節(jié)省空間，又使辦公室更加整齊、美觀。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。

計(jì)算機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。

（四）辦公室環(huán)境管理

1.辦公室視覺(jué)環(huán)境管理

（1）辦公室內(nèi)的覆蓋物：①有效地使用顏色②顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致（2）照明：①光線的量②光線的質(zhì)③光的設(shè)計(jì)

2.辦公室聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理：聽(tīng)覺(jué)環(huán)境：指辦公室所處的有益或有害聲音。3.辦公室空氣環(huán)境管理：（1）溫度（2）濕度（3）空氣流通（4）空氣的凈化

4.辦公室保健與安全環(huán)境管理：（1）保�。�

2

第二章辦公室管理

（2）安全管理

①樹(shù)立安全意識(shí)

②識(shí)別辦公室安全隱患

辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門(mén)、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開(kāi)辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門(mén)等。

辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)取?/p>

辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。

辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂�，�?fù)印機(jī)的輻射，違規(guī)操作等。

工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長(zhǎng)頭發(fā)卷進(jìn)有關(guān)的機(jī)器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機(jī)玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識(shí)別有關(guān)的安全標(biāo)識(shí)等。

消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過(guò)時(shí)，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報(bào)失靈等。

③進(jìn)行安全檢查

包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分：要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障。

④安全管理重點(diǎn)：防盜、防火、防止意外傷害

第二節(jié)

接打電話的原則與要求：

表達(dá)規(guī)范、正確禮貌熱情，語(yǔ)氣清晰和婉語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、高效注意時(shí)間保密

接打電話的技巧：要仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的講話。對(duì)方聲音不清晰時(shí)，應(yīng)該善意提醒。轉(zhuǎn)接電話，要分清情況，恰當(dāng)處理。避免在電話中爭(zhēng)論或有不佳的情緒反應(yīng)；如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，力求準(zhǔn)確無(wú)誤。二、郵件處理

（一）郵件處理的涵義：處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過(guò)程中所要進(jìn)行的一系列工作。

郵件分為：通過(guò)郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。（二）郵政業(yè)務(wù)

1.信函業(yè)務(wù)：國(guó)內(nèi)信函、明信片、國(guó)內(nèi)印刷品、國(guó)內(nèi)保價(jià)信函、國(guó)際信函、國(guó)際印刷品、國(guó)際保價(jià)函件。

2.郵政包裹業(yè)務(wù)：國(guó)內(nèi)包裹、國(guó)際包裹、3.特快專遞：信函、文件資料、物品。三、現(xiàn)代通訊事務(wù)：（一）傳真機(jī)（二）電傳機(jī)（三）電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

第三節(jié)

一、秘密與保密（一）秘密

1.秘密：與公開(kāi)相對(duì)而言的，就是個(gè)人或集團(tuán)在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)，為保護(hù)自身的安全和利益，需要加以隱蔽、保護(hù)、限制、不讓外界客體知悉的事項(xiàng)的總稱。構(gòu)成秘密的三個(gè)基本要素：隱蔽性、莫測(cè)性和時(shí)間性。2.秘密的類型

按范圍分：國(guó)家秘密、組織秘密、個(gè)人秘密等；

按內(nèi)容分：政治秘密、軍事秘密、經(jīng)濟(jì)秘密、科技秘密、商業(yè)秘密、人事秘密；按秘密的產(chǎn)生分：原始秘密、再生秘密；按秘密的形態(tài)分：有形秘密、無(wú)形秘密；

按秘密的等級(jí)分：國(guó)內(nèi)級(jí)、內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、絕密級(jí)等。

（二）保密

1.保密：就是保守黨和國(guó)家的秘密，防止失密、泄密、竊密。這是國(guó)家工作人員的義務(wù)和職責(zé)。就是知悉無(wú)形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密，不向無(wú)關(guān)人員泄露或失密。2.保密與秘密的區(qū)別

秘密和保密是兩個(gè)既有聯(lián)系，又有區(qū)別的概念。秘密指的是事物，保密指的是行為。秘密是保密的對(duì)象和客體，保密是秘密的條件和保證。秘密具有隱蔽性、莫測(cè)性、時(shí)間性等特點(diǎn)，保密具有封閉性、排他性、利益性和相對(duì)性的特征。3.保密工作的意義和作用（1）關(guān)系到國(guó)家的安危

（2）關(guān)系到經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育事業(yè)的發(fā)展

（3）關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成�。�4）關(guān)系到社會(huì)的安定團(tuán)結(jié)

4.密級(jí)國(guó)家秘密，根據(jù)對(duì)國(guó)家安全和利益的密切程度，分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密。（三）泄密

1.泄密：凡是把秘密泄露給不應(yīng)知道的人員稱為泄密。竊密與保密是一對(duì)矛盾。竊密術(shù)，對(duì)搜集情報(bào)是機(jī)會(huì)、是條件，對(duì)保密工作則是挑戰(zhàn)、是漏洞。減少工作中的漏洞，避免工作中的失誤，讓“密”無(wú)路可“泄”。2.泄密的途徑

（1）傳媒泄密（2）人員泄密（3）電子通訊（4）管理制度沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行（5）保密意識(shí)淡�。�6）出賣國(guó)家秘密3.人員泄密心理動(dòng)因探析

（1）欲望驅(qū)使：金錢(qián)欲、出國(guó)欲、地位欲、顯露欲

（2）情感沖動(dòng)：重義泄密、討好泄密、酒后失控泄密、好勝泄密（3）注意力分散泄密

第四節(jié)

一、歷代印章的品類

官印、私印、花押、鳥(niǎo)蟲(chóng)書(shū)印、吉語(yǔ)印、閑章、齋館印、肖形印、收藏鑒賞印二、公章的性質(zhì)和種類

機(jī)關(guān)企事業(yè)或社會(huì)團(tuán)體的印章，是這個(gè)機(jī)構(gòu)、組織作為一個(gè)法人地位、權(quán)力的標(biāo)志和憑證，具有法律效力。1.法定性2.權(quán)威性3.效用性（二）公章的種類

1.單位正式印章、套印章、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章：如會(huì)議專用章、收發(fā)章、辦事章、校對(duì)章、封條章、財(cái)務(wù)專用章等。

秘書(shū)監(jiān)管的印章：?jiǎn)挝还�章、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、秘書(shū)工作專用印章如收發(fā)章、辦事章、校對(duì)章、封條章等。

（三）公章的樣式：由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。1.公章的質(zhì)料

古代：帝王為玉，官印依品級(jí)高低漸次為金、銀、銅；近代角質(zhì)、木質(zhì)；現(xiàn)代橡膠、塑料、鋼；近年原子、滲透。

2.公章的形狀：古代官印正方；現(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位為正圓形；其他公務(wù)有長(zhǎng)方、三角、橢圓；領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般為方形。

3.印文和印文的排列：使用規(guī)范漢字，字形為宋體，自左而右環(huán)形排列；領(lǐng)導(dǎo)人簽名章依個(gè)人習(xí)慣而定；民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖帧?.公章的圖案：縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢查院、駐外使館的公章中心部位刊有國(guó)徽；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨徽；企事業(yè)單位公章刊有五角星圖案。

5.公章的尺寸和規(guī)格：國(guó)務(wù)院公章，直徑６厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4.5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門(mén)、企事業(yè)單位一律為4.2厘米（包括邊框）。（四）公章的刻制

凡機(jī)關(guān)、單位的公章，一律不得私自刻制�？讨乒�章有兩種情況：一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；一種是由本單位法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，公安部門(mén)登記

后，由專門(mén)刻制廠刻制。三、公章的保管和使用

（一）公章的啟用公章刻制后不可隨意啟用，必須選定啟用日期，提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用通知，附上“印模”。還應(yīng)填寫(xiě)“印�？ā�，一式兩份，一份留存，一份交上級(jí)機(jī)關(guān)備查。辦妥手續(xù)之后，到了規(guī)定日期，方可啟用生效。

（二）公章的保管公章由單位主管指定專人（一般為秘書(shū)）保管并使用。公章應(yīng)放置在機(jī)要室或辦公室的裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙不可掛在抽屜或保險(xiǎn)箱上，應(yīng)由保管人員隨身攜帶，也不可委托他人代管。

（三）公章的使用蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)，并要將蓋有文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)填寫(xiě)。

四、電子簽名和電子印章

1.電子簽名：電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。而數(shù)據(jù)電文是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的信息。2.電子印章：電子印章是按照傳統(tǒng)印章印文復(fù)制的計(jì)算機(jī)二進(jìn)制印章電子圖像文件，即套印電子印模，是數(shù)字化的傳統(tǒng)實(shí)物印章的印文圖案。五、介紹信

（一）介紹信的保管

正式介紹信通常為專門(mén)印制并有編號(hào)，如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替者。介紹信一般和公章由同一人保管并使用，與公章須同等重視。不可缺頁(yè)或丟失。

第五節(jié)

一、值班工作的組織形式：辦公室值班、值班室和總值班室、首長(zhǎng)值班電話二、值班工作的基本任務(wù)：來(lái)訪接待、通訊聯(lián)絡(luò)、安全保衛(wèi)三、突發(fā)事件的處理

一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急處理，采取果斷措施；一是防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，設(shè)立自己的信息情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)，共同制定應(yīng)對(duì)方發(fā)、措施、步驟并做好統(tǒng)一安排�；蜻M(jìn)行講解或模擬訓(xùn)練。以做好應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的精神、物質(zhì)和行為準(zhǔn)備。（二）突發(fā)事件的類型1.自然災(zāi)害

地震、洪水、海嘯、風(fēng)暴、自然林火災(zāi)、蟲(chóng)災(zāi)。2.人為災(zāi)難

交通事故、人身傷害、醫(yī)療事故、公共衛(wèi)生事故、生產(chǎn)事故、經(jīng)濟(jì)事件、政治事件。（二）突發(fā)事件的處理

1.基本原則：加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級(jí)、分部門(mén)負(fù)責(zé)。2.值班人員處理突發(fā)事件的基本要求：

詳細(xì)了解事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、人員傷亡情況和損失情況，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)。及時(shí)處理突發(fā)事件，妥善處理善后工作。寫(xiě)出事件的處理經(jīng)過(guò)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔備查。

3.秘書(shū)處理突發(fā)事件的基本過(guò)程

（1）思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備（2）通訊準(zhǔn)備（3）問(wèn)清詳細(xì)情況（4）采取應(yīng)急措施（5）及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)請(qǐng)示（6）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理四、值班工作的制度與要求：（一）交接班制度（二）請(qǐng)假制度（三）安全、保密制度

第三章秘書(shū)的接待工作 1接待工作的特性、意義與原則

一、接待:是一種招待和交際活動(dòng)，是人類社會(huì)關(guān)系和社會(huì)交往實(shí)踐的產(chǎn)物。接待工作是為來(lái)賓服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)的工作，屬于事務(wù)工作的范疇。廣義上的公務(wù)接待，指除了私人接待之外所有組織和單位的接待活動(dòng)。二、接待工作的作用：（一）服務(wù)保障（二）交際結(jié)緣（三）形象展示（四）促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展

三、接待工作的原則

（一）周到安排、熱情服務(wù)的原則（二）安全方便、勤儉節(jié)約的原則

（三）原則性與靈活性相結(jié)合的原則（四）分級(jí)對(duì)口接待與內(nèi)外賓有所區(qū)別的原則

2接待工作的類型、規(guī)格與方式

一、接待工作的類型：根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將接待劃分為不同的類型。（一）按來(lái)訪者的國(guó)別分類，可分為外賓接待和內(nèi)賓接待

（二）按來(lái)訪者事先是否預(yù)約分類，可分為有約接待和無(wú)約接待（三）按來(lái)訪者的人數(shù)分類，可分為個(gè)別接待和團(tuán)體接待。

二、接待的規(guī)格：接待規(guī)格主要取決于接待方的主陪人的身份，從主陪人的角度論，接待規(guī)格有三種，（一）高規(guī)格接待（二）對(duì)等規(guī)格接待（三）低規(guī)格接待三、接待的方式

（一）迎送式（二）引見(jiàn)式（三）參與式（四）陪同式（五）完全式

3接待的準(zhǔn)備工作

一、接待前的環(huán)境準(zhǔn)備工作

接待環(huán)境包括前臺(tái)、會(huì)客室、辦公室、走廊、樓梯等處，尤其是辦公室、會(huì)客室的環(huán)境，環(huán)境分為硬環(huán)境和軟環(huán)境，

（一）硬環(huán)境：綠化環(huán)境、空氣環(huán)境、光線環(huán)境、聲音環(huán)境、辦公室布置。（二）軟環(huán)境人文環(huán)境二、接待的物質(zhì)準(zhǔn)備

（一）必備用品的準(zhǔn)備：1.辦公設(shè)備2.茶水與茶具3.文具用品4.書(shū)報(bào)架前廳會(huì)客室

（二）輔助用品的準(zhǔn)備：接待用車、接待標(biāo)志、接待設(shè)備、接待禮品三、做好接待工作的心理準(zhǔn)備

(一)“誠(chéng)懇”的心情(二)合作精神四、業(yè)務(wù)知識(shí)能力準(zhǔn)備

4日常接待工作的基本流程

迎客、待客、送客

一、接待預(yù)約來(lái)訪者的工作流程（一）迎候來(lái)訪者：“3S”：standup(站起來(lái))、see(注視對(duì)方)、smile(微笑)。

（二）查看預(yù)約登記（三）做好來(lái)訪登記（四）向上司通報(bào)來(lái)訪者到來(lái)（五）引導(dǎo)客人（六）介紹主客雙方（七）處理臨時(shí)失約

（八）必要時(shí)幫助上司中斷來(lái)訪（九）替上司接待來(lái)訪者（十）禮貌送別來(lái)訪者二、接待無(wú)約來(lái)訪者的工作流程

1.面帶微笑主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪者2.確定來(lái)訪者的來(lái)訪目的

3.確認(rèn)被訪者是否能接見(jiàn)來(lái)訪者4.如能接見(jiàn)，則按接待預(yù)約客人的程序進(jìn)行5.如不能接見(jiàn)，說(shuō)明理由或讓來(lái)訪者留言，秘書(shū)轉(zhuǎn)告。

應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待的三類來(lái)訪者：固執(zhí)任性的來(lái)訪者、進(jìn)行威脅的來(lái)訪者、情緒激動(dòng)的來(lái)

訪者。

5接待團(tuán)體來(lái)訪的基本流程

一、了解情況：（一）了解來(lái)訪目的（二）了解來(lái)訪規(guī)格（三）了解來(lái)訪者的基本情況

二、確定接待規(guī)格：（一）確定接待人員（二）確定接待規(guī)格三、制定接待計(jì)劃（方案）

（一）制定接待計(jì)劃的要求（二）制作接待方案一覽表

接待方針接待規(guī)格接待形式

接待方案一覽表

接待的指導(dǎo)思想（目標(biāo)）依據(jù)來(lái)賓的身份和實(shí)際需要確定：反映本公司對(duì)來(lái)賓的重視程度，也決定著迎賓的隆重程度。確定迎接、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、游覽、送行等事宜舉行的形式。如前去機(jī)場(chǎng)車站迎接，是否舉行一定的儀式，是否準(zhǔn)備鮮花；宴請(qǐng)是選擇中餐還是西餐等具體問(wèn)題的確定。工作安排：會(huì)見(jiàn)、會(huì)談、匯報(bào)、交流及參觀辦公區(qū)或車間、產(chǎn)品演示等其他與工作有關(guān)的事宜生活安排：指安排好來(lái)賓的日常生活接待。包括飲食、住宿和交通，照顧好來(lái)賓的生活，做好醫(yī)療衛(wèi)生，代購(gòu)車、船、機(jī)票等工作業(yè)余生活安排：指安排賓客的游覽及文化娛樂(lè)活動(dòng)。根據(jù)來(lái)賓的意愿，妥善安排組織好旅游、娛樂(lè)、體育等活動(dòng)指接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算。接待工作必須從簡(jiǎn)務(wù)實(shí)，不擺闊氣。主要包括工作經(jīng)費(fèi)：租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用；住宿費(fèi)；餐飲費(fèi)；勞務(wù)費(fèi)；交通費(fèi)；參觀、旅游、娛樂(lè)費(fèi)用；紀(jì)念品費(fèi)；宣傳、公關(guān)費(fèi)用等。注：若客人的住宿費(fèi)、交通費(fèi)等由客人一方支付，就要被所需經(jīng)費(fèi)與日程安排表一起提前寄給對(duì)方。落實(shí)接待經(jīng)費(fèi)，尤其是聯(lián)合接待起始就要確定經(jīng)費(fèi)來(lái)源。接待日程安排接待的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支（三）工作人員人員安排表時(shí)間地點(diǎn)事項(xiàng)主要陪同人員主要工作人員（四）接待日程安排表（示例）

時(shí)間地點(diǎn)參與人事項(xiàng)陳剛總經(jīng)理迎接王時(shí)中董16：05機(jī)場(chǎng)接機(jī)事長(zhǎng)等香格里拉19：05張華董事長(zhǎng)、陳剛總經(jīng)理拜訪王董事長(zhǎng)酒店香格里拉酒張華董事長(zhǎng)、陳剛總經(jīng)理及19：30共進(jìn)晚餐店松竹廳客人9：30楊慶生物3號(hào)張華董事長(zhǎng)、龐林強(qiáng)副總交流、簽約-10：30會(huì)議室裁、陳剛總經(jīng)理及客人10：50車間陳剛總經(jīng)理陪同客人參觀生產(chǎn)線張華董事長(zhǎng)、龐林強(qiáng)副總11：30名人飯店裁、陳剛總經(jīng)理、董事會(huì)秘共進(jìn)午餐書(shū)黃麗及客人14：00森林張華董事長(zhǎng)、王時(shí)中董事長(zhǎng)打球-18：00高爾夫球場(chǎng)森林18：00張華董事長(zhǎng)、王時(shí)中董事長(zhǎng)共進(jìn)晚餐高爾夫酒店6：00九寨溝董事會(huì)秘書(shū)黃麗陪同客人游覽7

日期8.28周三8.29周四8.30周五陳剛總經(jīng)理到酒店為客人16：00機(jī)場(chǎng)送行董事會(huì)秘書(shū)黃麗送到機(jī)場(chǎng)（五）制作接待工作籌備表（示例）宏達(dá)公司與偉強(qiáng)公司簽約籌備表

負(fù)責(zé)秘書(shū)：趙曉華電話：68055987制表日期：3.15完成日完成工作內(nèi)容負(fù)責(zé)部門(mén)經(jīng)辦人期情況3.201.了解來(lái)賓基本情況總辦趙曉華3.212.擬定接待初步意見(jiàn)總辦趙曉華3.213.確定陪同人員名單總辦趙曉華3.224.確定活動(dòng)日程表總辦趙曉華5.安排接站及返程票的預(yù)訂、預(yù)3.22后勤處王強(qiáng)購(gòu)3.236.安排好來(lái)賓住宿辦公室張麗3.237.安排好餐飲及宴請(qǐng)辦公室張麗3.238.安排好工作用車后勤處王強(qiáng)3.309.安排好會(huì)談、參觀等事宜總辦趙曉華10.準(zhǔn)備好簽約需要的資料及物3.30總辦趙曉華品3.3011.安排好文化娛樂(lè)及體育活動(dòng)總辦趙曉華8.31周六4.64.64.64.64.9

第四章秘書(shū)會(huì)務(wù)工作第一節(jié)會(huì)務(wù)工作概述

12.安排新聞報(bào)道工作13.準(zhǔn)備紀(jì)念品或合影留念14.做好接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)付及結(jié)算15.安排好送行事宜16.布置好會(huì)場(chǎng)辦公室辦公室辦公室后勤處總辦張麗張麗張麗王強(qiáng)趙曉華送行備注會(huì)議是人類最常見(jiàn)的一種溝通方式，是人們協(xié)商事宜、交流信息、溝通情感、達(dá)成共識(shí)的一種重要的行為過(guò)程，是人們?cè)谏鐣?huì)生活中處理有關(guān)問(wèn)題的一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)形式。一、會(huì)議的要素

會(huì)議的主題、會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的議程、會(huì)議的主辦者、會(huì)議的參加者、會(huì)議的方式、會(huì)議主持人、會(huì)議的結(jié)果。二、會(huì)議的種類

（一）按會(huì)議性質(zhì)分類：法定性或制度規(guī)定性會(huì)議、決策性會(huì)議、工作性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議、告知性會(huì)議、商務(wù)性會(huì)議、聯(lián)誼性會(huì)議、信息性會(huì)議、

（二）按會(huì)議區(qū)域分類：世界大型會(huì)議、國(guó)際會(huì)議、全國(guó)會(huì)議、區(qū)域會(huì)議、單位或部門(mén)會(huì)議等。

（三）按會(huì)議規(guī)模分類：大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。（四）按會(huì)議周期分類：定期會(huì)議和不定期會(huì)議。（五）按會(huì)議階段分類：預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議。

（六）按會(huì)議手段分類：常規(guī)會(huì)議、電話會(huì)議、電視會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。

第二節(jié)會(huì)議籌備

會(huì)議組織計(jì)劃表會(huì)務(wù)工作項(xiàng)目行動(dòng)日程1．確定會(huì)議的風(fēng)格和形式會(huì)議前3周2．調(diào)查需要的信息種類會(huì)議前3周3．確認(rèn)參加會(huì)議的數(shù)會(huì)議前3周4．聯(lián)系會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議前3周5．記錄會(huì)議地點(diǎn)的備選場(chǎng)地會(huì)議前3周6、確定會(huì)場(chǎng)并預(yù)定房間會(huì)議前3周7．印發(fā)會(huì)議通知會(huì)議前3周8．準(zhǔn)備日程表會(huì)議前3周9．確認(rèn)應(yīng)該通知的與會(huì)者會(huì)議前3周10．預(yù)定會(huì)議標(biāo)志會(huì)議前2周11．向賓館或酒店確認(rèn)預(yù)定的房間會(huì)議前2周12．向與會(huì)者發(fā)出通知會(huì)議前2周13．準(zhǔn)備會(huì)議文件會(huì)議前1周14．會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議前1周二、會(huì)議方案會(huì)議方案是會(huì)議計(jì)劃的具體體現(xiàn)，其中應(yīng)完整地提出會(huì)議基本構(gòu)想和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的情況，一些大中型會(huì)議的方案還需要上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)審查批準(zhǔn)。（一）會(huì)議方案的內(nèi)容

1．會(huì)議概述。主要介紹會(huì)議召開(kāi)的緣由、任務(wù)、意義、作用和影響，重點(diǎn)說(shuō)明會(huì)議的必要性和可行性。

2．會(huì)議主題。會(huì)議主題是會(huì)議內(nèi)容的高度概括，能夠讓人對(duì)會(huì)議的目的、要點(diǎn)一目了然，留下深刻印象。

3．會(huì)議形式。主要介紹會(huì)議召開(kāi)、議事、形成決議的方式。

4．會(huì)議日程安排。主要介紹會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、流程以及日程安排。5．會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源及預(yù)算。包括會(huì)議資金的籌措方式、金額，主要開(kāi)支。6．會(huì)議的準(zhǔn)備工作。包括主辦方、與會(huì)者會(huì)前應(yīng)該做哪些方面的準(zhǔn)備。7．其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。（二）會(huì)議方案的格式

會(huì)議方案一般包括以下部分：

1．標(biāo)題。會(huì)議方案標(biāo)題一般直接寫(xiě)明“××?xí)�議方案”或“××?xí)�議策劃書(shū)”。

2．正文。會(huì)議方案的正文一般分項(xiàng)寫(xiě)成，分別說(shuō)明會(huì)議名稱、任務(wù)、意義、形式、日程安排、經(jīng)費(fèi)、準(zhǔn)備工作等各方面情況。如果是報(bào)送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的會(huì)議方案，結(jié)尾處還應(yīng)寫(xiě)上“以上方案，是否可行，請(qǐng)批示”等結(jié)尾用語(yǔ)。

3．落款或簽署。會(huì)議方案最后要寫(xiě)明具體的策劃部門(mén)或策劃人員，注明成文日期。三、會(huì)議的議程、日程和程序×××?xí)�議日程表日期時(shí)間上午×月×日（星期×）下午2點(diǎn)～6點(diǎn)晚上7點(diǎn)～9點(diǎn)上午×月×日（星期×）×月×日

下午晚上上午內(nèi)容開(kāi)幕式：××同分組討論，××同志作報(bào)告主席團(tuán)開(kāi)會(huì)，代表看文藝演出地點(diǎn)大禮堂小會(huì)議室小會(huì)議室××劇院負(fù)責(zé)人張平徐江徐江備注98點(diǎn)～11點(diǎn)志作報(bào)告

（星期×）下午晚上

表2-4××公司銷售會(huì)議程序2：00－2：302：30－2：452：45－3：25來(lái)賓簽到開(kāi)幕致詞網(wǎng)絡(luò)安全解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括:－網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)及全系列相關(guān)產(chǎn)品－基于SSLVPN的遠(yuǎn)程接入方案－行業(yè)安全成功應(yīng)用方案茶歇××企業(yè)移動(dòng)解決方案培訓(xùn)培訓(xùn)內(nèi)容包括:－××移動(dòng)終端與企業(yè)網(wǎng)互聯(lián)－實(shí)現(xiàn)企業(yè)移動(dòng)電子郵件渠道策略與招募計(jì)劃介紹自由問(wèn)答抽獎(jiǎng)活動(dòng)結(jié)束3：25－3：353：35－4：154：15－4：354：35－4：504：50－5：005：00

會(huì)議預(yù)算，除單位內(nèi)部的一些例會(huì)外，組織會(huì)議會(huì)有一定的開(kāi)支，事先做出會(huì)議預(yù)算是保證會(huì)議順利進(jìn)行的重要一環(huán)。會(huì)議預(yù)算應(yīng)本著節(jié)約、精簡(jiǎn)、實(shí)用、周到的原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)、濫發(fā)錢(qián)物、以會(huì)謀私。

秘書(shū)做好信息工作有多方面的啟發(fā)：1．信息是領(lǐng)導(dǎo)者正確決策的重要依據(jù)。2．信息具有重要的價(jià)值。3．信息是一種重要的資源，需要秘書(shū)人員努力開(kāi)發(fā)。4．信息是秘書(shū)發(fā)揮參謀咨詢作用的有效途徑。秘書(shū)發(fā)揮參謀咨詢作用的方法和途徑是多種多樣的，而利用信息則是秘書(shū)發(fā)揮參謀作用的最有效途徑。

1．秘書(shū)給領(lǐng)導(dǎo)者提供信息一定要準(zhǔn)確可靠。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)者決策，在很大程度上依賴于秘書(shū)提供的信息。正確的信息無(wú)疑對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策能夠產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用；反之，錯(cuò)誤的信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策會(huì)產(chǎn)生誤導(dǎo)作用，造成的損失和影響也很大。

2．秘書(shū)對(duì)重要信息的跟蹤與反饋一定要連續(xù)不斷。對(duì)于一些領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的重要信息極其發(fā)展趨勢(shì)，秘書(shū)人員一定要連續(xù)跟蹤，不能間斷。一旦信息發(fā)生變化，要立即反饋給領(lǐng)導(dǎo)者，以便及時(shí)調(diào)整決策方案。3．秘書(shū)對(duì)重要信息的傳輸渠道，一定要保持暢通。信息的時(shí)效性與其價(jià)值成正比。傳遞得越及時(shí)，其價(jià)值越大，反之，則越小。因此，對(duì)于重要信息的傳輸，秘書(shū)人員一定要保證渠道暢通無(wú)阻，防止延誤對(duì)重要信息的傳遞。

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