新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

1…合同：平時與客戶的聯(lián)系都由老板自己掌握。由于客戶比較少，訂單量大，老板出于某種較為敏感的通病，不允許任何員工直接與客戶聯(lián)系。我們接到老板的通知后，根據(jù)客戶的要求，制作銷售合同，合同的內(nèi)容包括進出口雙方的聯(lián)系方式、品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、起運港、目的港、發(fā)貨日期、付款方式、對產(chǎn)品的一些加工要求等，雙方簽字回傳，一單合同就這樣成立了。

2…布產(chǎn)：合同確定了之后，及時下計劃到工廠進行生產(chǎn)。對于每種產(chǎn)品，客戶都有相應的加工要求，要吩咐工廠按照客戶的要求進行生產(chǎn)，對于部分細節(jié)需謹慎對待，避免出現(xiàn)差錯，造成不必要的麻煩。同時，要及時跟蹤貨物的生產(chǎn)進程并反饋，確定貨物的完成日期及具體的出貨日期。對于出貨日期較趕的柜子，及時催促工廠抓緊生產(chǎn)進程。

3…定包裝：包裝是比較煩瑣的一項工作。每個客戶都有自己不同的品牌，不同的品牌有不同的產(chǎn)品，同一個產(chǎn)品因為規(guī)格不同，包裝也就不盡相同。這主要體現(xiàn)在外箱、內(nèi)袋的圖案、字符、規(guī)格、所用的材料、大小、厚度等等。。與我司合作的包裝工廠，主要有兩家，一家是制作外箱的，一家是制作內(nèi)袋。在下訂單給他們的時候，注意計算好數(shù)量、對準好圖案、規(guī)格和大小等信息，同時跟進生產(chǎn)情況，及時將包裝送達工廠，保證工廠能如期進行生產(chǎn)。

4...訂艙：出貨日期確定之后，向貨代下訂艙單。對于計劃內(nèi)的出貨，一般是提前一周預定下周艙位。其中必須考慮到客戶規(guī)定的每一水船必須不超過多少個柜，以及到港的時間的規(guī)定等因素。同時，公司幾個客戶經(jīng)常走的幾個目的港、船期以及ETA、ETD等信息必須做到心里有數(shù)。對于海鮮產(chǎn)品，一般使用凍柜托運。對于船公司的租柜和還柜時間、制冷費用、壓夜、退柜等信息心里必須有底，避免產(chǎn)生不必要的費用。

5...報關(guān)報檢：報關(guān)報檢由工廠去落實，一般是要提前向商檢局遞送報檢資料，資料由我司提供過去，工廠再自己制作相應的單據(jù)去報關(guān)報檢。對于退稅產(chǎn)品的報關(guān)報檢單據(jù)和整個流程我弄到目前還很雜亂，以后還需要再繼續(xù)去理清楚。

6…出貨當天：出貨當天從貨代公司拿到司機資料、柜號、船名等資料，傳真給工廠，工廠校對好柜號裝貨。貨物裝好后，工廠傳真裝貨明細單過來，其中包含所裝的貨物數(shù)量、規(guī)格以及生產(chǎn)批號。（我方根據(jù)生產(chǎn)批號制作CODELIST，屆時一并寄給客戶，我也不明白客戶要這種去干什么用。）

7...單據(jù)：首先是提單。提單作為貨權(quán)的憑證，顯得非常重要。先是制作提單補料給貨代，貨代公司在開船后2-3天內(nèi)制作提單正本過來。其次是相關(guān)的發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等單據(jù)。單證的制作有個固定的模式，只是需要將重點內(nèi)容更改一下就行。但在這個過程中，需要非常地細心謹慎，一份單據(jù)檢查了又檢查，看了又看，校對每個單詞、每個數(shù)字，就怕出現(xiàn)錯誤，到時候引起不必要的麻煩。

單據(jù)都是以工廠為抬頭的，關(guān)于這點，我很有疑問，只知道很多貿(mào)易公司都在回避客戶與工廠直接接觸，工廠能夠直接跳過貿(mào)易公司，給客戶更優(yōu)惠的價格。而在我司這邊，客戶與工廠都知道對方的聯(lián)系方式及各項情況。幾乎所有的單證都以工廠為抬頭（合同也是工廠為抬頭，我司簽發(fā)并蓋工廠的印章），偶爾領導會通知說某某合同用公司自己的抬頭簽訂，相關(guān)的單據(jù)也就用公司自己的抬頭了。在這個非常多疑敏感的公司里，我也不敢多問，所以至今我只能猜測有可能我司是賺傭金，而事實是否如此至今我還找不到答案。

8...繕后工作：一方面是跟蹤貨物的到港情況，催促客戶付款（所有的客戶都是做電匯），客戶的款是匯到工廠的賬戶，工廠的財務人員收到款項后，再通知我司。我司進行電放或寄單。

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我的跟單流程總結(jié)

老板要求我們每個人對自己的工作流程做一份總結(jié)，下午我把自己的工作內(nèi)容總結(jié)了一下，這里貼出來，希望大家能共同討論。我也是憑自己的知識與僅有的工作經(jīng)驗來寫的，有哪些不對的地方還請好心的GGJJ指出來，這里感激不盡！聲明一下，我的工作范圍都是限定在付款方式為T/T，F(xiàn)OB深圳的，其它涉及不深。

跟單業(yè)務工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對產(chǎn)品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿(mào)專家軟件里做出口合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產(chǎn)，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產(chǎn)。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產(chǎn)品描述，數(shù)量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調(diào)好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當?shù)厣虣z局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關(guān)。換證憑條只顯示實際報關(guān)商品的第一項商品及報關(guān)總金額，有效期一般為三個月，實際報關(guān)金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。

3.辦理C/O或FormA：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產(chǎn)地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關(guān)稅待遇。C/O是一般性原產(chǎn)地證書，只是證明貨物是產(chǎn)自中國的。一般原產(chǎn)地證書得到貿(mào)促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產(chǎn)地證還是普惠制產(chǎn)地證，基本程序都是先在網(wǎng)上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過去,待機器檢查合格后再由貿(mào)促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4.驗貨訂艙：經(jīng)常注意工廠訂單生產(chǎn)進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內(nèi)將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報關(guān)：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關(guān)資料寄給報關(guān)行或讓貨代幫忙報關(guān)。報關(guān)資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關(guān)單，核銷單（注意核銷單在寄給報關(guān)行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或FormA等。

6.拿單：貨物報好關(guān)，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內(nèi)，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關(guān)費，操作費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。

8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款�？蛻糌浛畹綆ず螅�再寄正本提單，裝箱單（數(shù)據(jù)應與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅：在報關(guān)后一個月后，報關(guān)行或貨代會將報關(guān)底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據(jù)與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。注意：

1.有些產(chǎn)品比較工藝比較復雜，在生產(chǎn)前可以要求工廠打產(chǎn)前樣，或為了控制質(zhì)量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產(chǎn)進度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據(jù)都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經(jīng)常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤�？梢悦扛粢欢螘r間對自己的工作總結(jié)一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產(chǎn)品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據(jù)實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結(jié)清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。

在這些工作細節(jié)上，老板經(jīng)常說，在所有你交給別人的資料一定要自己檢查好了確定沒錯了再轉(zhuǎn)手給別人，別人沒有義務也不會有時間來給你挑錯。自己得對自己的工作得有100%的責任心。在對待工作上，應有一定的主觀能動性，不能老是等著別人來交待工作給你或干等著別人來給你答復，可以催復人家或主動地找事情做。在寫郵件給別人時，一定要一次性地將所有事情交待清楚寫詳細，不可以讓別人再來重復地問你這封郵件的內(nèi)容，這樣浪費別人的時間也是在浪費自己的時間。

在這些工作上，我有很多的不足，比如不夠細心，有時工作責任感不強，老板所講的那幾點也經(jīng)常做不好，希望在以后的工作過程中能逐一改善。

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