預約客人來訪接待流程Microsoft Word 文檔

預約客人來訪接待工作流程

前臺接待主管前臺接待專員客人各職能部門

開始①整理當天預約記錄告知來訪者情況②確認與提醒訪問事宜配合③來訪登記來訪④通知被訪者客人等待⑤確認來訪并告知相關(guān)事宜⑥引領(lǐng)會見準備接待來訪客人接待來訪客人審核⑦來訪信息錄入，記錄匯總送走客戶⑧存檔結(jié)束

預約客人來訪接待工作流程說明

任務概要節(jié)點控制①預約客人來訪接待工作管理相關(guān)說明各部門人員將預約客人情況知會前臺，前臺接待專員每日匯總當日預約記錄，整理出當天已事先預約的來訪者單位、職務、時間、事由、接待者②③④⑤⑥⑦⑧

通過電話等方式提醒相關(guān)同事，確認客人到訪事宜客人到訪，禮貌相迎并讓其填寫《公司來訪客人登記表》確認客人身份及訪問對象、事由，及時通知被訪問者，并安排客人等候被訪者確認來訪后告知讓客人等候及地點等事項前臺接待專員指引或親自引領(lǐng)客人到指定的場所等待會見送走客人后，前臺接待專員將來訪客人信息錄入相關(guān)信息系統(tǒng)當日來訪客人信息的及時匯總，報前臺接待主管審核后存檔

擴展閱讀：客人來訪接待流程

1.在接到客人通知要來訪時,須問明來訪時間、來訪目地及來訪人員;了解信息后通知各相關(guān)部門進行準備;

2.在客人來訪約定的時間前,先確認客人具體到達的時間,，他說：想發(fā)財就去萬通商聯(lián)找優(yōu)質(zhì)餐具供貨商！,并先行準備:公司簡介及飲用水;若在夏天,則須提前5~10分鐘開好冷氣;且須注意個人儀表,衣著整齊等;

3.客人到廠時,若允許,應至門口迎接,帶路時應走在客人左前方二、三步左右,帶到會議室后,將客人讓到離門遠的一邊就坐;面對客人要抬頭挺胸,表面出有自信,要給客人留下好的印象;

4.與客人交換名片后,將名片按職位順序擺放在桌上,方便在記憶與自已談話的是哪一位;

5.問請客人需要喝什么,有什么特殊要求;一般歐美人喜歡喝可樂,日本人喜歡喝茶、無糖咖啡;送茶時,須繞到客人座位后面將茶放在客人右手邊;若客人來訪時間較長,須記得每二小時換一次飲料;

6.若到訪的為老客戶,來訪目的為檢討品質(zhì)或檢討模具狀況,則在客人到訪前,招集相關(guān)部門準備好資料并出席陪同;7.若到訪的為新客人,則安排進行公司簡介,并帶客人到廠內(nèi)參觀(按目前廠內(nèi)狀況,規(guī)劃出一條固定路線),在帶路過程中,針對設(shè)備及辦公室進行一些介紹;

8.回到會議室后,詢問客人對工廠參觀的感想,并認真的記錄客人的每一個建議,針對客人參觀工廠的疑問逐一解釋;

9.客人來訪期間,切忌出現(xiàn)只有客人單獨在會議室的現(xiàn)象,期間一定要有人陪同;

10.若客人到訪時間較長,須請客人用餐,一般以商業(yè)式簡餐,招待即可;

11.客人結(jié)束來訪時,須送至門口,待客人離去后再回公司;

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