檔案管理工作情況匯報

檔案管理工作情況匯報

（宿遷市國家保密局）

在市委辦公室的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在市檔案局的大力支持和指導(dǎo)下，我局認(rèn)真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，著力抓好檔案管理的各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使我局檔案管理工作步入了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的運(yùn)行軌道，各類檔案的管理、使用工作取得了一定成效，現(xiàn)將我局檔案管理工作開展情況匯報如下：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、組織健全

由于保密部門工作的特殊性，檔案管理顯得尤為重要，我局始終把此項工作放在重要位置，實行領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制，明確專人負(fù)責(zé)保密局檔案的管理，不斷創(chuàng)新工作方式，健全管理體制，探索符合本單位工作實際的檔案管理模式。先后投入2萬余元購置檔案柜、檔案盒、檔案裝訂工具等，及時將文件資料清理、歸檔、保存。重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，除積極參加市檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還多次組織我局檔案管理人員到先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗，交流心得，使檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力有了明顯提高。

二、制度健全、管理規(guī)范

建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理工作得以有組織、有計劃、有程序的開展。在原有《規(guī)章制度匯編》的基礎(chǔ)上，完善、細(xì)化了全局檔案管理的各項要求，規(guī)范、充實了《檔案管理制度》的內(nèi)容，使文件材料從制作、接收、傳遞、辦理到整理、歸檔都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，實行文件一月一清理制度，詳細(xì)整理每一年的各類文件資料，編制索引目錄，對清理人、核對人進(jìn)行登記，明確責(zé)任。

三、創(chuàng)新方式、提高效率

我局按檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，要求全體工作人員都參與檔案的收集、整理，理順內(nèi)部關(guān)系，完善各個環(huán)節(jié)的工作，消除了各部門之間相互推諉、扯皮現(xiàn)象，解決了管理缺位、協(xié)調(diào)不暢的問題。要求檔案管理人員對未歸檔的文件及時清理、歸檔，對已歸檔的文件進(jìn)行再次清理，建立目錄索引，便于日后文件檢索。在此基礎(chǔ)上，我局還充分發(fā)揮局域網(wǎng)的優(yōu)勢，應(yīng)用信息技術(shù)，建立電子目錄索引，實現(xiàn)了文書檔案目錄的快速查閱和迅速傳遞，為各處室參閱文件資料節(jié)約了大量時間，提高了工作效率。

通過一系列的努力，我局檔案管理水平有了一定的提高，檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化、信息化的發(fā)展軌道，但與檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理還有一定差距。在今后的工作中我們將進(jìn)一步明確檔案管理責(zé)任、規(guī)范檔案管理制

度、創(chuàng)新檔案管理方式，不斷提高我局檔案管理工作的能力和水平。

201*年9月10日

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南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程

建設(shè)管理單位

檔案自檢工作報告

南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程建設(shè)處

二○一○年四月

南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程

檔案自檢工作報告

一、工程概況

金牛山水庫系我區(qū)五座中型水庫之一，始建于1958年11月，為南京市最大的一座中型水庫�？値烊�9286萬立方米，興利庫容5165萬立方米，汛控水位21.5米，防洪庫容3861萬立方米。江蘇省發(fā)展和改革委員會于201*年2月22日以蘇發(fā)改農(nóng)經(jīng)發(fā)[201*]147號文批復(fù)其初步設(shè)計，工程總投資5405萬元，施工總工期為14個月，工程主要建設(shè)內(nèi)容為：大壩加固、溢洪閘翻建、輸水涵洞翻建、金屬結(jié)構(gòu)與電氣設(shè)備更新，以及工程管理設(shè)施改造等。工程共分為4個單位工程。

工程的項目法人為南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程建設(shè)處，主管部門為南京市六合區(qū)水利局，設(shè)計單位為南京市水利規(guī)劃設(shè)計院有限責(zé)任公司，監(jiān)理單位為江蘇省水利工程科技咨詢有限公司，土建與安裝施工單位為南京市水利建筑工程有限公司，金屬結(jié)構(gòu)制造單位為江蘇省水利機(jī)械制造有限公司，液壓啟閉機(jī)制造單位為江蘇中顯機(jī)械有限公司，自動化安裝單位為南京河海南自科技有限公司，質(zhì)量安全監(jiān)督單位為：南京市水利工程質(zhì)量安全監(jiān)督站。

金牛山水庫除險加固工程于201*年9月30日正式開工建設(shè)，至201*年汛期前，溢洪閘翻建、輸水涵洞翻建、主壩加固等主體工程建設(shè)全部完工，201*年6月29日水下工程通過省市驗收；201*年6月29日-201*年7月5日南京水利科學(xué)研究院進(jìn)行了蓄水安

全鑒定；201*年11月工程完工；201*年3月26日建設(shè)處組織了單位工程暨合同工程完工驗收。在工程建設(shè)過程中，由于建設(shè)管理工作做得比較扎實，201*年2月被省水利廳授予優(yōu)秀項目法人。

二、檔案管理情況

由我處建管的南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程在建設(shè)過程中形成了大量的有價值的檔案資料，這些資料是工程建設(shè)的真實記錄。我處從工程開工伊始，就十分重視檔案的收集、整理與歸檔工作，把檔案管理工作作為工程建設(shè)管理的一個重要方面來抓，做到工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。在工程建設(shè)中，我處同參建的設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位一起，齊抓共管，協(xié)調(diào)配合，共同做好檔案管理工作，各參建單位均形成了較為完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料。到檔案專項驗收時共形成工程檔案217卷，會計檔案27卷，光盤檔案1卷，照片檔案1卷82張，圖紙889張（其中竣工圖529張）。載體質(zhì)量、案卷質(zhì)量、檔案編目等基本符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

現(xiàn)在我們把在工程建設(shè)過程中如何進(jìn)行資料收集、整理、歸檔的做法總結(jié)一下。

(一)統(tǒng)一思想，深化做好檔案管理工作重要性、必要性認(rèn)識。我處本著對歷史和人民高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，始終把檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系來抓，組織廣大參建人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法、檔案管理條例，深化三個認(rèn)識。一是深化依法建檔的認(rèn)識，檔案管理工作是法律賦予工程建設(shè)者的職責(zé)，應(yīng)高度重視，認(rèn)真做好。二是深

化檔案管理與工程建設(shè)管理密不可分，是工程建設(shè)管理工作一個重要組成部分的認(rèn)識。三是深化檔案工作不僅是專兼職檔案員的工作，也是全體工程建設(shè)管理者工作的認(rèn)識。除了檔案人員必須熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，每個工程建設(shè)管理者都應(yīng)具備必要的檔案管理知識。只有這樣，才能增強(qiáng)全員檔案意識，確保檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)能達(dá)到規(guī)范化。通過深化三個認(rèn)識，提高了各單位做好檔案管理工作的自覺性與主動性:增強(qiáng)了檔案管理人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保責(zé)任到位。為了從組織上保證工程檔案管理工作的正常開展，根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，我處以六金建[201*]14號文成立了由主任任組長，副主任和技術(shù)負(fù)責(zé)人任副組長，專職檔案管理員為成員的建設(shè)處檔案工作管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)建設(shè)處檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作。另以六金建[201*]15號文成立了由主任任組長，技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)、項目經(jīng)理任副組長，各參建單位專職檔案管理人員為成員的本工程檔案工作管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本工程的檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)工作。同時明確要求監(jiān)理、施工單位成立相應(yīng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專兼職檔案管理人員，形成了自上而下的樹狀管理體系與責(zé)任體系，使檔案管理做到人員明確，職責(zé)分明。

（三）強(qiáng)化管理，狠抓制度建設(shè)。為了提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，我處依據(jù)檔案管理方面的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合工程的實際，以六金建[201*]7號文制訂了《南京市六合區(qū)金牛山水庫除險

加固工程檔案管理要求》，制定了檔案工作人員崗位責(zé)任制、檔案利用制度、檔案保管制度、檔案保密制度、立卷歸檔制度，使檔案從收集、歸檔、整理、組卷、利用到鑒定和銷毀均做到有章可循。我處檔案管理工作各項制度公布上墻，便于大家在實際工作中對照執(zhí)行。

（四）注重投入，創(chuàng)建良好的檔案管理設(shè)施。為有效地保護(hù)和利用檔案，我們在有限的辦公用房中辟出基本符合“八防”要求的臨時檔案資料辦公室，同時我處安排專項資金配備必要的檔案工作設(shè)施和設(shè)備用于檔案管理。如:空調(diào)、電腦、復(fù)印機(jī)、檔案柜、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、投影儀、打印機(jī)、裝訂機(jī)等等，從硬件上保障檔案管理工作。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。為了能不斷提升先進(jìn)的檔案工作方法和理念，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。一是本工程開工后，我們即組織各參建單位的專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《江蘇省水利廳水利基本建設(shè)項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》等文件和規(guī)范，結(jié)合實際工作深刻領(lǐng)會要領(lǐng)，促進(jìn)檔案人員強(qiáng)化檔案意識，熟悉業(yè)務(wù)知識，在工程建設(shè)的第一時間內(nèi)即開展好檔案管理工作。二是積極安排建設(shè)處、監(jiān)理、施工單位有關(guān)檔案管理工作人員參加省廳、市水利局舉辦的各類檔案工作培訓(xùn)班，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平。遇有新規(guī)范出臺，及時傳達(dá)至各參建單位，幫助他們了解新政策、掌握新知識，不斷更新自己的觀念，并在實際工作中立即貫徹執(zhí)行。三是請水利系統(tǒng)業(yè)務(wù)方面和省水利

廳、市水利局的專家來檢查、指導(dǎo)工作，及時修正工作中的失誤。通過不斷的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和檢查得失，檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，檔案工作也跟上時代的步伐，越來越標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

在學(xué)好相關(guān)知識的同時，我們結(jié)合工程的實際，編制出切實可行的檔案分類方案，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。同時，根據(jù)建設(shè)過程中出現(xiàn)的具體情況進(jìn)行修正和完善，尊重資料間歷史的、有機(jī)的聯(lián)系，力求所收集的資料真正真實地記錄工程建設(shè)全過程。

三、加強(qiáng)指導(dǎo)，確保質(zhì)量到位

為保證項目檔案資料的完整齊全，工作中我們切實加強(qiáng)工程檔案工作的檢查和指導(dǎo)力度。

（一）施工期間，我處技術(shù)人員經(jīng)常深入工程現(xiàn)場，了解項目建設(shè)和檔案管理工作的進(jìn)展情況，特別檢查每個重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段的資料收集情況，做到資料收集與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。對發(fā)現(xiàn)的問題，首先聽取施工、監(jiān)理等相關(guān)單位的情況說明，然后在與工程技術(shù)人員充分溝通的基礎(chǔ)上提出建設(shè)性意見，對及時整改、保證所收資料的內(nèi)在質(zhì)量、提高參建各方的檔案管理水平等方面起到了良好的促進(jìn)作用。

（二）著重抓好其它各門類檔案的收集和整編工作。在工作中我們發(fā)現(xiàn)，工程技術(shù)人員按照以往的經(jīng)驗，對施工資料收集得比較齊全。但對工程前期資料、監(jiān)理、聲像、設(shè)備和財務(wù)資料有所忽略，特別是對聲像、設(shè)備和財務(wù)資料的規(guī)范化整編不甚了解。針對這一情況，我們加強(qiáng)了這幾類資料的檢查力度，并結(jié)合會計、設(shè)備和照

片等門類檔案的整編規(guī)定，具體地指導(dǎo)整編方法，有效保證了各工程各門類資料的齊全完整和制作規(guī)范。

（三）確�？⒐�圖質(zhì)量�？⒐�圖是工程的實際反映，是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符。施工過程中常涉及一定數(shù)量的設(shè)計變更，除了相關(guān)的文件資料，這些變更應(yīng)該在竣工圖中得到最直觀的體現(xiàn)。但在以前的實際工作中，我們也發(fā)現(xiàn)一些非重大設(shè)計變更在竣工圖上被忽略，造成竣工圖與現(xiàn)場實際不盡相符的現(xiàn)象。為此，我們特別強(qiáng)調(diào)在編制竣工圖的注意事項，要求參建各方在各自的環(huán)節(jié)切實把好竣工圖質(zhì)量關(guān)，確保圖物相符，圖面整潔、清晰，加蓋竣工圖章并簽署完備。

四、對照標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理

目前，我處依據(jù)工程檔案資料整編方面的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)定及水利部、省水利廳、省建管局的有關(guān)文件要求，積極開展檔案的收集、歸檔、分類及組卷等各項整編工作，力求做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（一）工程檔案的收集、整理、歸檔與工程建設(shè)實行“四同步”。

我處在工程建設(shè)管理中做到:工程從招投標(biāo)時，就同時進(jìn)行文件材料的收集、積累和整理工作;簽署施工、監(jiān)理合同時，對工程檔案(包括竣工圖)的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求;檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，同時檢查工程檔案的收集、整理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改，保證工程檔案的收集整理做到及時、準(zhǔn)確、

完整;進(jìn)行單元、分部及單位工程質(zhì)量等級評定和驗收時，同時驗收應(yīng)歸檔的文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。通過實行"四同步"，保證了工程檔案資料的收集整理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（二）工程檔案資料的分類、案卷題名、竣工圖制作及電子檔案制作實行“四統(tǒng)一”。

由于工程參建單位多，各單位的起點、水準(zhǔn)不同，人員素質(zhì)參差不齊，對檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定理解也各不相同，因而只有對工程檔案實行“四統(tǒng)一”，才能保證檔案整編的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1、統(tǒng)一分類目錄。我處按照省水利廳蘇水辦[201*]1號文《關(guān)于印發(fā)的通知的要求，將工程的目錄分為綜合類、施工文件、監(jiān)理文件3大類，同時又針對本工程的特點，將施工文件與監(jiān)理文件細(xì)化為從開工報告到竣工圖，并對其中的單元、分部、單位工程質(zhì)檢、質(zhì)評及報驗資料按順序編排了詳細(xì)的目錄，具有很強(qiáng)的操作性與實用性，做到我處建管的單位工程目錄編排一致，為整個檔案匯編立卷打下堅定的基礎(chǔ)。

2、統(tǒng)一案卷題名的格式。我處按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/Tl1822-201*)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一到江蘇省檔案館購由省檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的檔案盒;案卷脊背統(tǒng)一用100g白紙制作，做到尺寸統(tǒng)一，字體與字號統(tǒng)一，使案卷的外觀做到整齊劃一。

3、統(tǒng)一制作竣工圖。我處要求各施工單位將設(shè)計變更資料及

準(zhǔn)確的現(xiàn)場測量資料統(tǒng)一提供給專業(yè)人員繪制竣工圖，以確�？⒐�圖制作的精度，做到圖物相符，真實反映工程的實際。

4、統(tǒng)一制作相關(guān)電子檔案。我處要求各施工單位在工程完工驗收時，向我處移交實物檔案的同時，一并移交卷內(nèi)目錄電子版及刻錄成光盤的竣工圖，由我處統(tǒng)一編制案卷目錄電子檔案及完整的竣工圖電子版，以便工程檔案的查找與利用。

（三）抓好檔案立卷質(zhì)量工作。

1、文件材料來源力求正本原始件，盡量不使用附件，尤其是重要文件材料如項目批復(fù)、合同等絕不馬虎。若多個卷冊同時使用一份文件必須使用復(fù)印件的在卷內(nèi)備考表中指出原件存檔的所在案卷。

2、對編目組卷工作，力求使文件材料有序、編目正確，符合檔案上的規(guī)章制度，認(rèn)真寫好卷面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表這三張表，對案卷內(nèi)的文件材料認(rèn)真編頁號，并由他人核對，盡力避免重編漏編。

3、對竣工圖尤其嚴(yán)格把關(guān)，要求施工單位提供的竣工圖一定要蓋水利廳下發(fā)的統(tǒng)一樣式的標(biāo)準(zhǔn)竣工章，并填寫認(rèn)真準(zhǔn)確，對不符合歸檔要求的拒收，直至合格為止。

五、開發(fā)資源，提高檔案的實際利用效果

隨著新時期檔案工作要求的不斷提高和計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，檔案資料的管理也進(jìn)入了一個網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時代。我們在確保紙質(zhì)檔案齊全完整、制作良好的同時，加大

投入，運(yùn)用更先進(jìn)的現(xiàn)代化手段管理工程檔案。在本工程的檔案管理中啟用了省水利廳提供的“世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)”開發(fā)軟件對工程檔案資料進(jìn)行優(yōu)化管理。雖然在應(yīng)用過程中遇到了一些困難，但在省廳、市水利局專家的大力幫助和支持下，已經(jīng)基本取得了預(yù)期效果。

六、加強(qiáng)考核，確保獎懲到位

檔案工作是一項非常重要但相對枯燥、煩瑣的工作，檔案人員除了有較高的業(yè)務(wù)水平，還要有熱愛本職工作、盡職盡責(zé)的良好職業(yè)道德，才能做好檔案工作。檔案管理人員在文件收集與整編過程中付出了大量心血和辛勤汗水，但卻默默無聞、身居背后。有時甚至還要面對不夠理解和配合的抱怨等等。為充分調(diào)動檔案人員積極性，我們把檔案管理工作納入考核范圍。對責(zé)任心強(qiáng)、耐得住清苦工作，并有良好的職業(yè)道德的相關(guān)檔案管理人員給予表彰和獎勵。對不重視檔案工作的參建單位，我們及時提醒，嚴(yán)格要求。對責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟悉、態(tài)度不端正的檔案人員，我們堅持不顧情面，及時撤換，確保獎懲到位。

七、自我評價

金牛山水庫除險加固工程檔案工作保障體系健全，有效地保障了項目檔案工作的順利進(jìn)行；歸檔文件材料的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，歸檔手續(xù)、時間與檔案移交符合要求；積極開展了檔案信息化工作。自檢結(jié)論：南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程檔案文件符合水利部《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》、《江蘇省水利

廳水利基本建設(shè)項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》、建設(shè)處制定的《南京市六合區(qū)金牛山水庫除險加固工程檔案管理要求》等要求。自檢得分99分（簽訂有關(guān)合同協(xié)議時，同時提出歸檔要求扣1分），檔案資料整編質(zhì)量自評優(yōu)良。

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