朝陽園業(yè)委會(huì)工作制度

《物業(yè)管理?xiàng)l例》（以下簡稱《條例》）終于出臺(tái)了，這是我國物業(yè)管理法制化進(jìn)程中的一個(gè)重大事件，是一個(gè)里程碑。

回顧北京朝陽園業(yè)主委員會(huì)（以下簡稱“業(yè)委會(huì)”）在北京市政府指導(dǎo)性文件（如485,308號(hào)等）指導(dǎo)下建立和開展工作的過程，我們深深感覺到，業(yè)委會(huì)如果沒有一個(gè)良好“制約制度”的限制，沒有制度保障“業(yè)主監(jiān)督”，則業(yè)委會(huì)必將走向新的“權(quán)力/利益”集團(tuán)，很容易“失控”。北京市眾多的事例均證明了這一點(diǎn)。而由于朝陽園業(yè)委會(huì)從“業(yè)主小組”階段便開始著手制度建設(shè)和嚴(yán)格按制度辦事，從而使得朝陽園業(yè)委會(huì)盡管委員更換多名，但是業(yè)委會(huì)的決議產(chǎn)生始終在制度下保持“組員合議制”而嚴(yán)格防止“長官負(fù)責(zé)制”。使得朝陽園業(yè)委會(huì)成立２年以來，安定工作，穩(wěn)定發(fā)展。

《條例》的出臺(tái)，將必然導(dǎo)致目前運(yùn)轉(zhuǎn)中的“朝陽園業(yè)委會(huì)制度系統(tǒng)”按照《條例》進(jìn)行必要的修改。為了總結(jié)過去朝陽園業(yè)委會(huì)的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，也為了能夠推廣、輔導(dǎo)中國業(yè)主委員會(huì)的制度建設(shè)，將現(xiàn)行《朝陽園業(yè)委會(huì)制度（匯編）》呈送一份給您，并特對(duì)該套制度的設(shè)計(jì)理念和目的，進(jìn)行必要的說明。同時(shí)也真心的希望有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出批評(píng)意見。

朝陽園I期，是從1999年9月開始逐步入住的。從那個(gè)時(shí)候起，自薦并被部分業(yè)主推薦的“業(yè)主代表”們，便開始了“維權(quán)”的歷程。在維權(quán)的過程中，我們逐漸形成了以民主和法制治理社區(qū)的觀念。是我們首先公開以業(yè)主的身份通過媒體呼吁：全體業(yè)主要自律，要依法維護(hù)自己的合法權(quán)益。特別是在業(yè)主代表、后來的首屆業(yè)委會(huì)委員那碩穎（已故）律師的影響下，我們首屆業(yè)委會(huì)的委員們，將業(yè)委會(huì)成立以后的第一年，不定為“維權(quán)”年，反而定位“制度建設(shè)”年。我們認(rèn)為，只有在制度的嚴(yán)格監(jiān)督下，才能保證業(yè)委會(huì)的行為始終受到各方的監(jiān)督。您看到的這些個(gè)文集，就是我們所做的一部分工作。

本人舒可心，作為業(yè)委會(huì)主任，幾乎起草了除《業(yè)委會(huì)章程》外的全部制度的討論稿，在業(yè)委會(huì)成立之初，就將其中部分約束業(yè)委會(huì)、業(yè)委會(huì)主任和委員的主要制度在業(yè)委會(huì)內(nèi)以會(huì)議紀(jì)要的形式通過，以自我約束的形式執(zhí)行這些制度。最令我們感到驕傲和欣慰的是我們依照政府有關(guān)文件制定的《朝陽園業(yè)委會(huì)公章使用制度》、《朝陽園業(yè)委會(huì)會(huì)議議事和決議制度》和《朝陽園業(yè)委會(huì)對(duì)外發(fā)文原則和程序》以及相關(guān)的其他制度。這些制度至今仍然有效的運(yùn)轉(zhuǎn)著，并使得朝陽園業(yè)委會(huì)這個(gè)組織始終處在民主議事、民主監(jiān)督的狀態(tài)。

業(yè)委會(huì)的公章，是業(yè)委會(huì)的合法象征，其安全合法的使用，是業(yè)委會(huì)首先應(yīng)該考慮的。而《朝陽園業(yè)委會(huì)公章使用制度》的主要特點(diǎn)便是：包括業(yè)委會(huì)主任在內(nèi)的任何業(yè)委會(huì)委員無法直接接觸到公章。公章由秘書保管，秘書則必須確保公章使用符合制度的要求。而業(yè)委會(huì)主任只是負(fù)責(zé)監(jiān)督秘書所蓋公章是否符合制度要求。這就從根本上防治了公章持有人（特別是業(yè)委會(huì)主任）的徇私行為和可能發(fā)生的違法行為。

《朝陽園業(yè)委會(huì)會(huì)議議事和決議制度》嚴(yán)格規(guī)定和限制了業(yè)委會(huì)會(huì)議的條件和決議的產(chǎn)生。而為了提高業(yè)委會(huì)的工作效率，更制定了《朝陽園業(yè)委會(huì)對(duì)外發(fā)文原則和程序》。其中心內(nèi)涵就是可以用書面的形式形成業(yè)委會(huì)的決議（對(duì)外發(fā)文的內(nèi)容）。

設(shè)置以上三個(gè)制度的目的，是最大限度的保障業(yè)委會(huì)的象征物（公章）始終確保是業(yè)委會(huì)多數(shù)（現(xiàn)在居然高達(dá)4/5）委員明確意志的表示�！冻�陽園業(yè)委會(huì)財(cái)務(wù)預(yù)算和報(bào)銷審批制度》是從業(yè)委會(huì)可支配（業(yè)委會(huì)沒有現(xiàn)金，所有預(yù)算資金全部在物業(yè)管理公司設(shè)立賬戶管理）的現(xiàn)金管理上，對(duì)業(yè)委會(huì)內(nèi)部進(jìn)行互相監(jiān)督的一種制度設(shè)計(jì)。它除了規(guī)定業(yè)委會(huì)預(yù)算本身需要產(chǎn)權(quán)人（代表）大會(huì)的認(rèn)可外，其主要精華是業(yè)委會(huì)主任只是現(xiàn)金花費(fèi)的監(jiān)督人，而按照預(yù)算審批的責(zé)任人是業(yè)委會(huì)副主任（或者是非業(yè)委會(huì)主任的其他委員），從而最大限度的限制了業(yè)委會(huì)主任的權(quán)力。

《朝陽園業(yè)委會(huì)文件和檔案管理制度》以及《朝陽園業(yè)委會(huì)查閱文件和檔案制度》的設(shè)計(jì)，是考慮到業(yè)委會(huì)要時(shí)刻在產(chǎn)權(quán)人和產(chǎn)權(quán)人代表的監(jiān)督下工作。在實(shí)際工作中，由于業(yè)委會(huì)委員無法坐班，便在《朝陽園業(yè)委會(huì)文件和檔案管理制度》中設(shè)計(jì)了《文件傳閱表》，委員必須盡早在他認(rèn)為方便的時(shí)候閱讀業(yè)委會(huì)收到的所有文件并簽字證明其閱讀過。由業(yè)委會(huì)秘書催促委員閱讀，業(yè)委會(huì)主任負(fù)責(zé)監(jiān)督。同時(shí)，業(yè)主也可以通過這個(gè)表格了解業(yè)委會(huì)委員工作是否認(rèn)真盡責(zé)。而《朝陽園業(yè)委會(huì)查閱文件和檔案制度》更是保障了所有產(chǎn)權(quán)人對(duì)業(yè)委會(huì)行為的最大監(jiān)督權(quán)力。即業(yè)委會(huì)的所有收發(fā)文件和各種檔案，業(yè)主均沒有障礙的可以查閱，從制度上保證了業(yè)委會(huì)的公開，保障了業(yè)主的知情權(quán)。從而最大限度的將業(yè)委會(huì)置于業(yè)主的直接監(jiān)督下。

《朝陽園業(yè)委會(huì)委員過失記錄制度》的設(shè)計(jì)，是讓業(yè)委會(huì)秘書作為監(jiān)督業(yè)委會(huì)委員行為的具體記錄人。從而進(jìn)一步確保由全體業(yè)主花錢聘請(qǐng)的業(yè)委會(huì)秘書，代表全體業(yè)主對(duì)業(yè)委會(huì)委員行為進(jìn)行隨時(shí)提醒和監(jiān)督。這個(gè)制度在執(zhí)行過程中，的確起到了非常好的效果。由于個(gè)別委員對(duì)業(yè)委會(huì)制度不熟悉，一些可能違反業(yè)委會(huì)制度的行為，均在秘書的提醒下未能發(fā)生，從而保障了制度的嚴(yán)肅性和防治了可能發(fā)生的問題。

朝陽園業(yè)委會(huì)《投訴處理辦法》和《接待投訴記錄》表填寫說明，從制度上保證了業(yè)委會(huì)對(duì)業(yè)主的投訴的處理，能做到有始有終。同時(shí)便于業(yè)委會(huì)收集、匯總、分析不同時(shí)期投訴的主要問題，便于對(duì)物業(yè)管理公司的監(jiān)督，也便于業(yè)委會(huì)總結(jié)實(shí)際工作量。在我們的實(shí)際工作中，這個(gè)制度起到了業(yè)委會(huì)與業(yè)主良好溝通的作用。任何投訴，必須有答復(fù)，哪怕這個(gè)答復(fù)是否定的，不允許有任何投訴“石沉大�！�。

《朝陽園業(yè)委會(huì)委員職責(zé)與補(bǔ)貼制度（討論稿）》現(xiàn)在未施行。而本屆業(yè)委會(huì)已經(jīng)達(dá)成共識(shí)：盡力使該制度在本屆業(yè)委會(huì)工作期間內(nèi)，獲得產(chǎn)權(quán)人（代表）大會(huì)的通過，而本屆業(yè)委會(huì)委員將不會(huì)因該制度的通過而獲取任何報(bào)酬。該制度制定和通過該制度的目的，是為了下一屆業(yè)委會(huì)委員人選考慮的，畢竟公益工作因激情產(chǎn)生，而激情卻又不可能長久。目前該制度未經(jīng)通過，仍然為“議題”狀態(tài)。

《朝陽園維修基金管理和使用辦法》暫時(shí)未制定�？紤]到朝陽園的基金總額將約為2800萬元人民幣之巨，而現(xiàn)實(shí)卻僅有極個(gè)別業(yè)主辦理了房產(chǎn)證（繳納了基金），全部基金形成估計(jì)要多年以后。故此制度的制定還未提到議事日程。但是我們已經(jīng)考慮了該制度的設(shè)計(jì)原則，是依照政府有關(guān)基金管理的法律法規(guī)，參考朝陽園的整體民主議事制度系統(tǒng)（產(chǎn)權(quán)人大會(huì)或者產(chǎn)權(quán)人代表大會(huì)）來制定。其主要內(nèi)容將有：業(yè)委會(huì)不單獨(dú)管理資金，防治該資金被業(yè)委會(huì)挪用；基金的使用和補(bǔ)充的辦法；基金利息或者購買國債收益的使用；屆時(shí)將仔細(xì)研究其他小區(qū)基金使用的失敗和成功案例后制定相應(yīng)制度。

《朝陽園業(yè)委會(huì)秘書工作制度》和《朝陽園業(yè)委會(huì)秘書過失記錄和處分制度》以及《朝陽園業(yè)委會(huì)發(fā)文跟蹤制度》等制度設(shè)計(jì)，是為了解決目前普遍存在的工作人員上崗不清楚工作責(zé)任和范圍的問題。明晰秘書職責(zé)和具體工作，是管理秘書人員及其工作的制度保障�！冻�陽園業(yè)委會(huì)辦公室設(shè)備使用制度（未定稿）》的設(shè)計(jì)，是考慮到會(huì)有部分業(yè)主以“為其他業(yè)主的利益”為名，隨意使用業(yè)委會(huì)的辦公設(shè)備導(dǎo)致影響業(yè)委會(huì)工作現(xiàn)象的發(fā)生。在這種情況下，如果沒有制度，秘書一般不敢拒絕，故必須以制度形式給業(yè)委會(huì)的正常工作建立起必要的保障。

《朝陽園業(yè)委會(huì)參與各種會(huì)議的要求制度（未定稿）》的設(shè)計(jì)，是考慮部分委員可能會(huì)以業(yè)委會(huì)名義參加會(huì)議的合法授權(quán)問題。隨便以業(yè)委會(huì)名義參加活動(dòng)顯然是不嚴(yán)肅的，而每次會(huì)議要有足夠的授權(quán)又喪失了效率。故該制度的設(shè)計(jì)目的在于，公共活動(dòng)（包括會(huì)議）應(yīng)盡量保證不少于2名委員同時(shí)參加，對(duì)委員在該活動(dòng)時(shí)的任何口頭發(fā)言和承諾，業(yè)委會(huì)均不承擔(dān)責(zé)任。而有關(guān)會(huì)議記錄、紀(jì)要、協(xié)議的業(yè)委會(huì)認(rèn)可，必須以業(yè)委會(huì)公章為準(zhǔn)。而公章的使用又被相應(yīng)的制度嚴(yán)格限定。因此可最大限度的防治部分業(yè)委會(huì)委員以業(yè)委會(huì)的名義行事，誤導(dǎo)、影響業(yè)委會(huì)這個(gè)組織的形象。

《朝陽園產(chǎn)權(quán)人代表大會(huì)代表提議和建議制度》是專為產(chǎn)權(quán)人代表大會(huì)制度設(shè)計(jì)的，其設(shè)計(jì)目的是使得產(chǎn)權(quán)人代表可以隨時(shí)對(duì)社區(qū)物業(yè)管理提出議題，而該議題必須在下次業(yè)委會(huì)會(huì)議上討論（一般業(yè)主的投訴可以不在業(yè)委會(huì)會(huì)議上討論），而業(yè)委會(huì)對(duì)該議題的討論結(jié)果，必須反饋給提出該提議的產(chǎn)權(quán)人代表。以此制度來加強(qiáng)產(chǎn)權(quán)人代表管理物業(yè)的積極性和可行性，加強(qiáng)業(yè)委會(huì)和產(chǎn)權(quán)人代表的溝通，確保業(yè)委會(huì)在產(chǎn)權(quán)人代表的監(jiān)督下工作。

《業(yè)委會(huì)委員守則》是早在1999年朝陽園首批業(yè)主入住時(shí)便成為業(yè)主代表的行動(dòng)綱領(lǐng)和原則。她表明了朝陽園業(yè)委會(huì)（業(yè)主代表）將為“法治、民主、公平”這個(gè)目標(biāo)而工作。法治是原則，民主是形式，公平是基礎(chǔ)。

除上述介紹的制度外，朝陽園業(yè)委會(huì)還從誕生那一天起，便制定和啟用了《朝陽園業(yè)委會(huì)文檔編碼規(guī)則和行文標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)定了行文的格式（模板）和各種類型文檔的編碼和分類。為規(guī)范業(yè)委會(huì)不同類型文檔的樣式、字號(hào)以及檔案保存中的檢索、查閱奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。朝陽園業(yè)委會(huì)全部制度的設(shè)計(jì)，總體理念是在保證依照相應(yīng)法律法規(guī)外，還考慮了業(yè)委會(huì)制度均經(jīng)過業(yè)委會(huì)的上級(jí)大會(huì)通過，而業(yè)委會(huì)無權(quán)對(duì)通過的制度進(jìn)行修改。而目前業(yè)委會(huì)實(shí)際執(zhí)行的部分制度的討論稿，均不涉及業(yè)委會(huì)的權(quán)利，而都是業(yè)委會(huì)（委員）自我限制性的制度。

業(yè)委會(huì)主任在業(yè)委會(huì)中沒有任何區(qū)別與其他委員的權(quán)力，甚至沒有花費(fèi)報(bào)銷的批準(zhǔn)權(quán)力，而僅僅是業(yè)委會(huì)的“秘書長”。他必須組織會(huì)議，監(jiān)督秘書工作，協(xié)調(diào)各種矛盾和關(guān)系，。所以，業(yè)委會(huì)主任必須是自愿為物業(yè)管理出力的熱心公益而絕少私利（至少應(yīng)沒有財(cái)物上的私利）的人。

業(yè)委會(huì)的文檔中，確有部分需要小范圍人員了解（包括業(yè)委會(huì)委員在內(nèi)的全體產(chǎn)權(quán)人代表）。參考有關(guān)國家的文件保密公開制度，在業(yè)委會(huì)屆滿后，上屆業(yè)委會(huì)的全部內(nèi)部文檔，在換屆后由新一屆業(yè)委會(huì)決定是否降格為普通文檔，供全體業(yè)主隨時(shí)查閱。以此來警示和規(guī)避可能發(fā)生的業(yè)委會(huì)集體腐敗或者集體做出錯(cuò)誤的決定。

業(yè)委會(huì)組織制度中，應(yīng)該設(shè)置多名候補(bǔ)委員。畢竟公益事業(yè)的參與人，很難保證其一干就是一年或者幾年。為了保障業(yè)委會(huì)的穩(wěn)定，設(shè)置若干名候補(bǔ)委員儲(chǔ)備是必要的。業(yè)委會(huì)秘書是業(yè)委會(huì)的主要工作人員。參考政府的公務(wù)員制度，把秘書設(shè)定為業(yè)委會(huì)各種制度的監(jiān)督者和具體工作的行為人。而業(yè)委會(huì)委員們相對(duì)僅僅需要極少的工作時(shí)間。比如對(duì)于業(yè)委會(huì)決議，只需要委員們用其智慧和價(jià)值觀來判斷（表決）。這就使那些有智慧有能力而缺少時(shí)間參與具體工作的業(yè)主成為業(yè)委會(huì)委員成為可能。

業(yè)委會(huì)委員并不是“在”業(yè)委會(huì)工作，而是“為”業(yè)委會(huì)工作。通過制度的設(shè)計(jì)以及業(yè)委會(huì)主任和秘書的前期準(zhǔn)備工作，業(yè)委會(huì)委員花費(fèi)在業(yè)委會(huì)工作上的時(shí)間盡量縮短。除必要的會(huì)議外，其余的均以簡單的同意或者否決來行使權(quán)力。

業(yè)委會(huì)堅(jiān)決不能參與物業(yè)管理具體工作。由于業(yè)委會(huì)委員不是物業(yè)管理專家，故業(yè)委會(huì)委員對(duì)物業(yè)管理的“行政命令”，將極有可能導(dǎo)致物業(yè)管理水平的下降，更嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致物業(yè)的貶值。而“相信物業(yè)管理公司是物業(yè)管理專家，為業(yè)主監(jiān)督物業(yè)管理資金預(yù)算和具體工作”，應(yīng)成為業(yè)委會(huì)工作的主要理念。

朝陽園業(yè)委會(huì)的制度設(shè)計(jì)，目的是讓業(yè)委會(huì)的工作不是建立在大多數(shù)業(yè)主對(duì)業(yè)委會(huì)信任、崇拜甚至被迫的基礎(chǔ)上，而是建立在全體業(yè)主通過制度對(duì)業(yè)委會(huì)的工作有足夠透明的了解、監(jiān)督，從而認(rèn)可業(yè)委會(huì)的工作。并通過業(yè)主對(duì)各項(xiàng)制度的了解，明確其個(gè)人權(quán)力的行使模式。了解社區(qū)治理中“民主”和“無政府”的區(qū)別，從而最終了解個(gè)人的意志不是民主，自己的意志不能強(qiáng)加于業(yè)委會(huì)，不能強(qiáng)加于物業(yè)管理公司，而只能通過合法的程序來行使自己的權(quán)力，最大限度地減少“木桶效應(yīng)”對(duì)社區(qū)建設(shè)的負(fù)面影響。

雖然本文是我的個(gè)人的觀點(diǎn)。但我認(rèn)為，無論如何，朝陽園業(yè)委會(huì)這個(gè)集體，在業(yè)委會(huì)制度上的建設(shè)是首創(chuàng)的，是有很多經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得借鑒和推廣的。為此，我特做此簡要匯報(bào)，希望上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能在百忙之中給予我們批評(píng)、指導(dǎo)，為把社區(qū)治理工作和業(yè)委會(huì)的各項(xiàng)工作納入法制化的軌道而探索。通過引導(dǎo)業(yè)主了解物業(yè)管理，提醒開發(fā)商重視物業(yè)管理，協(xié)助物業(yè)管理企業(yè)規(guī)范物業(yè)管理，從而實(shí)現(xiàn)在良性物業(yè)管理下的社區(qū)穩(wěn)定、物業(yè)保值。朝陽園業(yè)主委員會(huì)主任委員舒可心

201*年7月15日

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業(yè)主委員會(huì)工作制度

(201*-04-1306:56:20)

成億花園小區(qū)業(yè)主委員會(huì)工作制度

一、定期接待制度

1、為保障業(yè)主的意見、建議和投訴及時(shí)得到回復(fù)或處理，業(yè)委會(huì)設(shè)立業(yè)主接待制度。2、業(yè)委會(huì)接待業(yè)主，采取值班定時(shí)接待、業(yè)主聯(lián)系箱、電話接待、網(wǎng)上電子郵件或特別約見等各種方式。必要時(shí)，可以就反映集中的問題專門召開業(yè)主座談會(huì)。業(yè)主可以根據(jù)自身情況采用上述合適的接待方式向業(yè)委會(huì)提出意見、建議或者投訴。

3、業(yè)委會(huì)回復(fù)或處理業(yè)主意見、建議或投訴，應(yīng)當(dāng)以國家法律、法規(guī)、政策和小區(qū)《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》、《業(yè)主公約》為依據(jù)。

4、業(yè)委會(huì)應(yīng)及時(shí)針對(duì)業(yè)主意見、建議或投訴依照下列原則分別進(jìn)行處理：

（一）涉及受聘的物業(yè)公司履行合同不到位的問題，由業(yè)委會(huì)轉(zhuǎn)交物業(yè)公司處理，要求物業(yè)公司整改并加強(qiáng)監(jiān)督；

（二）涉及其他業(yè)主違反業(yè)主公約的問題，依照業(yè)主公約的規(guī)定進(jìn)行處理；

（三）涉及業(yè)主共同利益的重大事項(xiàng)，經(jīng)業(yè)委會(huì)研究決定后，召開業(yè)主大會(huì)表決決定；

（四）涉及業(yè)委會(huì)自身存在的問題，由業(yè)委會(huì)研究改進(jìn)解決；

（五）不屬于業(yè)主大會(huì)、業(yè)委會(huì)職責(zé)范圍內(nèi)管轄的問題，告知通過其他渠道，由有關(guān)部門解決。

5、業(yè)委會(huì)專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿，由接待人員進(jìn)行書面記錄和登記。除可以當(dāng)即回復(fù)的以外，應(yīng)在有相應(yīng)處理方案時(shí)予以答復(fù)。附：

值班定時(shí)接待：每周三19：0021：00，1029弄17號(hào)二樓業(yè)委會(huì)辦公室

業(yè)主聯(lián)系箱：業(yè)委會(huì)辦公室門口

聯(lián)系電話：

主任張杰興：手機(jī)13917243012

副主任孫新民：手機(jī)13916907049

郵箱：sunfufa@sohu.com

博客：

委員劉連成：電話65906291、56513336

委員羅麗芳：手機(jī)13661663797

委員王小順：手機(jī)13818086055

二、工作記錄制度

1、業(yè)主（代表）大會(huì)會(huì)議采用集體討論形式：會(huì)前15日就會(huì)議內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)在小區(qū)1028弄、1029弄公示欄內(nèi)公告，書面通知街道房辦和居委會(huì)。會(huì)中認(rèn)真核實(shí)業(yè)主身份且雙過半，現(xiàn)場(chǎng)投票，當(dāng)場(chǎng)開票宣布結(jié)果。會(huì)后3日內(nèi)公告決定并拍照存檔。

2、業(yè)主（代表）大會(huì)會(huì)議采用書面征求意見形式：會(huì)前15日就會(huì)議形式、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)及工作人員名單在小區(qū)1028弄、1029弄公示欄內(nèi)公告，書面通知街道房辦和居委會(huì)，前7日表決票送達(dá)業(yè)主。會(huì)中表決票回收、統(tǒng)計(jì)、公開驗(yàn)票、當(dāng)場(chǎng)公布結(jié)果、封存。會(huì)后3日內(nèi)公告決定并拍照存檔。

3、做好業(yè)主大會(huì)會(huì)議、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議、物業(yè)服務(wù)合同協(xié)商簽訂活動(dòng)，以及物業(yè)管理中各項(xiàng)重要事項(xiàng)的記錄，并妥善保管。三、信息公開制度

1、業(yè)主委員會(huì)應(yīng)當(dāng)建立信息公開制度。

2、按照規(guī)定3日內(nèi)公布業(yè)主大會(huì)和業(yè)主委員會(huì)作出的決定、物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘、物業(yè)服務(wù)合同等物業(yè)管理中的各項(xiàng)決定和重大事項(xiàng)。

3、每半年公布專項(xiàng)維修資金和公共收益收支；接受業(yè)主查詢所保管的物業(yè)管理信息。四、檔案管理制度

1、檔案由專人管理，檔案管理人員要忠于職守，自覺遵守檔案制度。2、檔案管理人員應(yīng)做好檔案收集，整理，歸檔等工作。3、按照“檔案保管期限”和“檔案監(jiān)管、銷毀制度”保管好檔案。

4、檔案管理人員應(yīng)做好借閱、登記手續(xù)，對(duì)于借閱時(shí)間較長的檔案，及時(shí)催要，使用者查閱保密檔案，必須經(jīng)業(yè)委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。

5、檔案庫房必須有防盜，防火，防潮，防鼠等措施，庫房內(nèi)的檔案應(yīng)排列有序，按照保管期限或類別，項(xiàng)目進(jìn)行保管。

五、印章管理制度

（一）、印章的保管：

1、印章（包括業(yè)主委員會(huì)公章、財(cái)務(wù)專用章等）分別由業(yè)主委員會(huì)不同委員妥善保管，確保印章安全。

2、印章保管人和保管方式由業(yè)主委員會(huì)集體討論決定，印章如不慎遺失，保管人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)主委員會(huì)報(bào)告，到主管部門按照規(guī)定程序重新刻制。印章管理人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，由業(yè)主委員會(huì)重新確定印章管理人員。

3、所有用印必須經(jīng)業(yè)主委員會(huì)過半數(shù)委員同意方可使用,凡未經(jīng)半數(shù)以上委員批準(zhǔn)，一律不能使用印章。印章使用人必須做好用印登記手續(xù)，并留存文件原件副本存檔，以便備查，絕對(duì)禁止在空白紙上加蓋公章。（二）、印章的使用程序

1、所有印章的使用都要事先認(rèn)真填寫《公章使用登記表》，并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)過半數(shù)委員在《登記表》上簽字同意方可使用。

2、緊急情況必須使用公章時(shí)，使用人需與業(yè)委會(huì)過半數(shù)委員聯(lián)系，向其說明情況，得到多數(shù)委員的口頭同意后方可使用，但事后公章使用人必須在一周內(nèi)完成《公章啟用登記表》的補(bǔ)簽工作，同意使用公章的其他委員必須親自核實(shí)情況，確認(rèn)屬實(shí)后方可進(jìn)行補(bǔ)簽，如有不實(shí)有權(quán)拒簽并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

3、每次公章使用都要有記錄，要記錄申請(qǐng)使用人姓名、用途、蓋章人姓名（三）、印章的使用范圍

1、印章使用必須符合《管理規(guī)約》、《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》、有關(guān)選聘和解聘物業(yè)管理企業(yè)方案與合同、《業(yè)主委員會(huì)章程》、專項(xiàng)維修資金使用和籌集方案以及業(yè)主大會(huì)通過的決議、決定、公告、協(xié)議、規(guī)章制度等。

2、業(yè)主委員會(huì)主任、副主任應(yīng)該每月核對(duì)印章使用登記本登記情況，確保印章使用登記本與印章實(shí)際使用情況相符。

3、凡違章使用公章，造成經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的，交市、區(qū)主管部門查處，由責(zé)任人承擔(dān)法律責(zé)任。

本工作制度由業(yè)主委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋，接受業(yè)主監(jiān)督。

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