文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機(jī)制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內(nèi)容主要包括：本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我館處理的公文），由文書統(tǒng)一簽收，登記，編號，然后送我館領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門和個人辦理。

二：接收文件負(fù)責(zé)人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門，部門負(fù)責(zé)人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關(guān)人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將文件送交領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求，交相關(guān)部門或人事辦理，事后及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)催辦，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)。

七：對處理完的文件要及時(shí)整理，按照規(guī)范要求和時(shí)間順序歸檔，保證應(yīng)歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負(fù)責(zé)人起草和審核，并由上級負(fù)責(zé)人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認(rèn)無誤方能復(fù)印，蓋章，發(fā)送。十：文件和原稿，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容，報(bào)送日期，部門，接收人等有關(guān)事項(xiàng)填寫清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

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****集團(tuán)

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由行政部歸口管理。二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，經(jīng)部門責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，送行政部核稿，經(jīng)行政部核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由行政部統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由行政部發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、

業(yè)務(wù)往來文件等)，由行政部統(tǒng)一簽收、登記、編號，送領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，行政部接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交行政部，直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交行政部的由行政部根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報(bào)告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由行政部保留原件或復(fù)印件存檔。

4、行政部收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示領(lǐng)導(dǎo)后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。

5、已交行政部存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。四、保密文件管理

1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。2、制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。五、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文件，行政部應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。六、附則

1、本制度由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

附件：檔案借閱審批表檔案查（借）閱審批表編號：借閱日借閱部門借閱檔案●工程檔案借閱人：期●文書檔案●會計(jì)檔案●聲像檔案●實(shí)物檔案種類檔案名稱：借閱事由：部門負(fù)責(zé)人批示：公司領(lǐng)導(dǎo)批示：是否歸還歸還借閱人：●是●否檔案管理員：日期：備注：1.如外單位人員借閱檔案，須持單位介紹信，且需公司總經(jīng)理簽字同意。2.會計(jì)檔案除市公司財(cái)務(wù)部相關(guān)人員以外，其他人員謝絕借閱。3.會計(jì)檔案原則上不予借出，如需借出，需公司總經(jīng)理簽字同意，并在一日內(nèi)歸還。

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