工作總結的結構和寫作方法

工作總結的結構和寫作方法

寫工作總結是很多職場人士難以回避的問題，如何寫好一份工作總結，充分表達出自己的工作成績，有時就像足球場上的臨門一腳那樣重要。

寫總結之前首先要考慮三個問題：一是為什么要總結？如果想不清楚這個問題，就想一想如果不寫總結的話會有什么后果？這個可能發(fā)生的后果往往就是寫總結的目的。二是有沒有其他的替代形式？比如采用口頭匯報、數(shù)據(jù)報表、現(xiàn)場展示等形式。三是誰需要你的總結？上司？其他部門？下級？客戶？針對不同的對象，寫總結方式和思路也有所不同。

接下來需要考慮總結的表現(xiàn)形式。常見的形式包括Word文檔、PPT文檔、Excel文檔、影音文件/動畫等。Word文檔一般比較適用于需要長篇敘述、進行定性描述的總結，也是比較傳統(tǒng)的形式。PPT文檔總結的特征是容易閱讀，簡潔、要點突出，報告的結構清晰、主次分明，邏輯層次清晰，如果還需要總結人進行口頭報告，則更加適用。Excel文檔總結的特征是內容模塊排列直觀、明了，很容易“一紙化”表達，且可直接進行數(shù)據(jù)表分析。另外，影音文件/動畫的形式也能使得總結更直觀、生動。

工作總結一定要表達具體的內容，承載這些內容的載體有很多，常用的有四類：一是描述性的文字，這是最常見的載體；二是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)能量化地描述出工作結果，比文字更有說服力；三是圖表，圖表能更為直觀地表達數(shù)據(jù)間的關聯(lián)，指明趨勢，形象地描述狀況；四是分析，通過邏輯結構的分解，或使用各類分析工具，分解現(xiàn)狀、追溯原因、預測未來，可以說，沒有分析的工作總結將是單薄而蒼白的。不同類型的工作總結、或不同類型的管理文化背景，需要選擇使用不同的載體，或綜合使用，以達到“有效表達”的目的。

進行文字性描述時需注意幾個要點：一是要術語得當，使用不恰當?shù)膶�業(yè)術語一方面會使人看不懂你所想表達的意思，更嚴重的是曲解你的原意，造成工作失誤。二是要盡量使用公司的常用詞匯，共同的詞匯是交流的基礎，也是構筑公司企業(yè)文化的基礎，對一些詞匯的共同理解能提高溝通效率，而使用非常用詞匯將提高工作總結的閱讀難度，甚至造成理解偏差。三是要分要點，將報告內容按邏輯要點分開，將使表達更為清晰、流暢，重點更加突出，提高報告的可讀性。四是要簡潔，每一句話都應有目的性，有存在的意義。好的工作總結一定不是言語羅嗦的八股文，對于尚不擅長簡潔表達的人來說，若想將重點突出表達，可考慮使用減法，總結報告完成后再審閱一遍，一點點減去那些無意義的信息。

工作總結的數(shù)據(jù)來源有很多，但寫報告時往往又面臨缺少數(shù)據(jù)支持的窘境。一般來說，至少可從四個方面去尋找數(shù)據(jù)：一是日常記錄，屬于累加型數(shù)據(jù)，比如累計發(fā)生的錯誤次數(shù)、累計接到的投訴件數(shù)、累計實施的培訓時間等，若平時沒有記錄，總結時往往很難準確取數(shù)；二是信息系統(tǒng)，屬于統(tǒng)計型數(shù)據(jù)，即可以從直接從信息管理系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)，比如在職人數(shù)（及其他人員相關的統(tǒng)計數(shù)據(jù)）、產(chǎn)值、平均庫存等；三是項目性工作，屬于項目型數(shù)據(jù)，即在項目實施過程中發(fā)生的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，比如一共投入的資源數(shù)量、項目的時間進展數(shù)據(jù)、發(fā)生的損失、產(chǎn)出的結果數(shù)據(jù)等；四是預算和支出，除了財務預算、還包括人員或其他物資資源的預算，將預算與實際支出進行比較，也是工作總結中常見的方法之一。

在編制數(shù)據(jù)時，要注意一些基本要求，才能確保數(shù)據(jù)的有效性。

1、數(shù)據(jù)必須是準確、客觀的。不能憑空估算，一定要有所來源，而且數(shù)據(jù)不能被個人的主觀情緒所干擾，不能因個人的喜惡而隨意對數(shù)據(jù)進行取舍或修改，致使數(shù)據(jù)失真。

2、要有數(shù)據(jù)的背景。同樣的數(shù)據(jù)，在不同的背景下所表達的意義完全不同，有了準確的背景描述，才能真正有效表達該組數(shù)據(jù)的真實涵義。比如在公司正常運行背景下、和在重大生產(chǎn)工藝流程調整背景下，同樣的產(chǎn)品合格率數(shù)據(jù)所表達的意義就完全不同。

3、數(shù)據(jù)間應形成合理的結構，及邏輯關聯(lián)。單一的數(shù)據(jù)難以準確表達事情的全部，往往需要用一組數(shù)據(jù)來表達。而且這些數(shù)據(jù)之間有什么邏輯關系，何為因？何為果？相互之間的交叉影響如何？對于同一事件影響的相關度和權重有什么不同？哪些數(shù)據(jù)之間又是相互制約的？存在哪些數(shù)據(jù)的矛盾組合？又如何能在這些矛盾間尋求到最優(yōu)化的解決方案？這些都是數(shù)據(jù)背后的有效信息。

4、數(shù)據(jù)要有明確的指向性和目的性。為何要引用這些數(shù)據(jù)？你希望用這些數(shù)據(jù)把閱讀者的思路引向何方？工作總結中僅僅羅列一大堆數(shù)據(jù)，而沒有明確的目的指向，只會令閱讀者目眩，反而成為干擾信息。

5、數(shù)據(jù)要經(jīng)過分析和解讀。誠然，閱讀者也可以依據(jù)自己的經(jīng)驗和視角去解讀這些數(shù)據(jù)，但作為報告人，至少自己要先有個基本分析，對自己提供的數(shù)據(jù)要有自己的視角，抓住數(shù)據(jù)中的要點，比如極限值、異態(tài)值、數(shù)據(jù)規(guī)律與趨勢、比較分析等，提醒閱讀者關注，總之，要從單純的數(shù)據(jù)中解讀出文字性的東西來。

6、數(shù)據(jù)要有結論。你通過這些數(shù)據(jù)想說明的問題一定要明確地表達出來，并形成自己的結論。沒有結論的報告不能稱之為報告，哪怕這個“結論”只是提出一系列新的問題，以提請閱讀者關注而已。

在制作圖表時，常見的圖有三類：一是統(tǒng)計圖，即將各類數(shù)據(jù)進一步分解、統(tǒng)計，并形成柱狀、餅狀、曲線等各種類型的統(tǒng)計圖，以直觀地表達出數(shù)據(jù)結構；二是流程圖，以對業(yè)務的設計結果或運行現(xiàn)狀的各個動態(tài)過程的步驟、各步驟間的關聯(lián)進行直觀表達；三是模型圖，對各項業(yè)務的靜態(tài)關聯(lián)、業(yè)務組成的基本模式等以模型形式表達出來。

進行分析時應根據(jù)分析的對象使用有針對性的合理工具。所謂“分”，就是將事物分解，將隱含的構成要素一個個抽出來，所謂“析”就是解析表象下的原因，并使我們對這些要素和原因之間的邏輯關系看得更加清晰�；�于這樣的分析，能使我們對未來的判斷更為準確。常見的分析工具有SWOT分析、樹形圖、魚骨圖、數(shù)據(jù)透視、比較分析、趨勢推衍等。最后不要忘記，這些分析都應形成結論，而不僅僅是羅列一些分析的過程。

寫工作總結之前我們還需做哪些準備呢？

首先要有個提綱，提綱是對工作總結的素描。提綱一般會將總結描繪成兩大類型，一是并行結構，即總結有幾大模塊構成，各大模塊又是由幾個小模塊構成，各模塊雖有關聯(lián)，但基本上沒有邏輯上的先后關系，可獨立成章；二是串行結構，即總結有一條主線，隨著時間、項目進展、上下層關聯(lián)、因果關系等邏輯因素逐漸展開，層層推進。然后根據(jù)內容制定標題。

然后要考慮虛擬的傾訴對象，針對不同的對象使用的語言風格、表達重點也不同。比如對上級是工作匯報，對公司是述職，對部門員工是總結與指導，對自己是工作提煉與備忘。

然后對工作總結要有個感性認知的定位。工作總結當然需要理性的描述，但為了達到打動閱讀者的目的，還是需有一個基本情緒線，什么地方是鋪墊，什么地方需渲染，什么地方應凸現(xiàn)矛盾，什么地方想表達激情，什么地方要喚起行動，都要有所規(guī)劃。即使只是使用文字，整個文字里也應有圖片化、場景化的基調，也就是說，文字應該有畫面感，使他人在閱讀時能被喚起某種場景認知。過于干癟的文字，或互相矛盾的情緒基調，會令總結失色不少。最后要對工作總結的專業(yè)性有個基本的定位。也就是你準備寫成什么專業(yè)水準的總結？如果閱讀對象并不是該專業(yè)的資深人士，總結就應該寫得更通俗易懂些。比如給技術管理出身的總經(jīng)理的人力資源工作總結，若大量堆砌人力資源專業(yè)詞匯，恐怕無助于總經(jīng)理真正理解你的真實意思；但如果給同行的上級提交總結時，若寫得過于通俗，可能也難以有效表達工作進展的深度，以及體現(xiàn)擬的專業(yè)能力。所以要注意對素材的專業(yè)性解讀，也就是術語的選擇，以及對素材的專業(yè)性提煉，也就是問題的歸結，以預先控制工作總結閱讀的難度。

接下來看一下如何逐步完成一篇工作總結。

工作總結一般由幾大部分構成：標題、目錄、開頭、內容、結尾、署名。

標題一般要包含三個要素，匯報者、時間范圍、總結性質�！皡R報者”要說明是部門總結還是個人總結？是哪個部門（或個人）的總結？“時間范圍”要說明總結的時間跨度和區(qū)段，是年度總結？還是月度總結？“總結性質”要說明是按時間劃分的階段總結還是項目總結。比如“人力資源部201*年年度工作總結”，或“招聘部201*年校園招聘項目總結”。

工作總結的篇幅如果比較長，或涵蓋的內容比較多，最好先羅列一份標題，使閱讀者對整篇總結先有個概括性的認知，以便更好地把握全局的內容。

很多人寫總結時非常困惑于怎么寫開頭。開頭時應盡量使用符合公司文化特征的語言，比如筆者在網(wǎng)上搜到一段大概適用于政府部門的開頭模版：“一年來，本人認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，貫徹十六大和十六大三中全會精神，在思想上按黨員標準嚴格要求自己，在工作上勤勤懇懇、任勞任怨，在作風上艱苦樸素、務真求實，較好地完成領導和各級部門安排的各項任務。為***盡心盡力，努力工作，主要情況匯報如下：”這對于公務員可能沒問題，但如果在一個務實的外企使用這樣的開頭，恐怕會被退回重寫。

總結的開頭常見的有四種類型：

1、感性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段：“時光荏苒，***年很快就要過去了，回首過去的一年，內心不禁感慨萬千……，歲月如梭，轉眼間又將跨過一個年度之坎，回首望，雖沒有轟轟烈烈的戰(zhàn)果，但也算經(jīng)歷了一段不平凡的考驗和磨礪�！�

2、理性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段：“一年來，在***領導的帶動下，在全體成員的幫助下，我緊緊圍繞***的中心工作，充分發(fā)揮崗位職能，不斷改進工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項工作任務，現(xiàn)作以簡要匯報�！�

3、提綱攜領式開頭。比如：“回顧***年，我及部門同事共同努力，共完成以下工作事項�！�

4、直接進入標題。標題下就直接進入各模塊的小標題，這樣的好處是不但很好地避免了書寫開頭的煩惱，也顯得自己非常務實，壞處是總結的整體上略顯生硬。

完成開頭后自然要進入總結的基本內容部分。所謂“總”，就是對過去發(fā)生事情的匯總描述，所謂“結”，就是得出經(jīng)驗、教訓、規(guī)律的結論。通過由“總”到“結”的過程，要將感性上升到理性的層次。總結應符合一些基本原則，包括客觀性、典型性、指導性、證明性。一份完整的工作總結應該包括以下四個方面：

1、總：有些什么？此時一般需要進行兩大類盤點：資源盤點和制度盤點，以找出其中的優(yōu)勢和不足，區(qū)分出緊急和重要的事項。這種盤點一般是靜態(tài)的。

2、總：做了什么？此時最好按“闡述最終結果-描述業(yè)務過程-介紹所使用的方法-說明工作思路”的順序進行描述。這種業(yè)務行為一般是動態(tài)的。

3、結：結論如何？結論包括問題點在哪里？原因是什么？還有哪些可能性？其中的經(jīng)驗與教訓是什么？有哪些需改善的要點及基本思路如何？對未來的預估是什么？

4、結：怎么辦？一般闡述對下一階段的展望，未來的基本工作思路，以及所需追加的資源。

和總結的開頭一樣，總結的結尾也是令人頭疼的問題之一，但一個好的結尾能給整篇報告起到點睛之筆的作用。總結的結尾常見的有三種類型：

1、總結型結尾。比如網(wǎng)上搜來的這段：“以上是我的年終總結，總的來說……，我會努力配合各個部門……，請各位領導和每位員工進行監(jiān)督。”

2、展望型結尾。比如網(wǎng)上搜來的這段：“新的一年意味著新的起點、新的機遇、新的挑戰(zhàn)，我們決心再接再厲，更上一層樓。在新的一年里，我們將……”或：“今后努力的方向：隨著****的實行，可以預料我們的工作將更加繁重，要求也更高，需掌握的知識更高更廣。為此，我將更加勤奮的工作，刻苦的學習，努力提高文化素質和各種工作技能，為***盡應有的貢獻。”

3、直接結尾。將各個模塊表達完畢后，直接結束，不再另作收結。有的則簡潔地寫“以上”兩字表示整篇在此處結束了，以作為結尾。

工作總結的最后不要忘了署名。署名中一般應標明以下要素：撰寫人（具體由誰執(zhí)筆）、報告人（包括團隊成員）、日期、匯報對象、總結中的資料來源等。

這樣，一份完整的工作總結就完成了。

當然，總結報告的形式多種多樣，風格特征也千差萬別，本文只是希望就一些共性的要素做一些歸納，希望對身處職場的朋友們在實際編撰總結報告時能有一定的參考價值。

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