信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為進(jìn)一步規(guī)范全省信貸業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用信貸業(yè)務(wù)檔案，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《貸款通則》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合全省農(nóng)村信用社實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過(guò)程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等資料。主要由客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信用社信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循“明確職責(zé)、科學(xué)管理、有效利用、嚴(yán)禁損壞”的基本原則。

第四條信貸業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。

第五條各級(jí)信貸管理部門(mén)都要設(shè)置信貸業(yè)務(wù)檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的審核、整理、保管、移交等工作，檔案管理人員可兼職。

第六條檔案管理人員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第七條信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作接受上級(jí)信貸部門(mén)、檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員職責(zé)

第八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)

（一）嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政策和法律法規(guī)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；

（二）負(fù)責(zé)收集、整理和保管信貸業(yè)務(wù)檔案資料；

（三）對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按程序?qū)Τ�過(guò)保存期限和無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀；

（四）辦理檔案借閱登記手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案利用工作。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的收集整理和歸檔管理

第九條分支機(jī)構(gòu)信貸內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)收集信貸業(yè)務(wù)檔案資料。每筆業(yè)務(wù)終了，由信貸人員（客戶經(jīng)理）向信貸內(nèi)勤辦理檔案交接，同時(shí)登記“信貸檔案保管交接登記簿”。信貸內(nèi)勤負(fù)責(zé)審查信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容填寫(xiě)是否符合有關(guān)規(guī)定，資料是否齊全完整；對(duì)于不符合規(guī)定的，退信貸人員（客戶經(jīng)理）。

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理。

（一）檔案資料中的企業(yè)借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規(guī)格，其他需要保管的資料均要提供A4紙樣式，用打號(hào)機(jī)打印頁(yè)碼并固定后歸入檔案盒。

（二）檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄，目錄列示的內(nèi)容必須與檔案盒中保管的信貸檔案資料內(nèi)容相一致。

（三）對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并保管。第十一條對(duì)法人客戶新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案資料，實(shí)行統(tǒng)一管理、集中保管，公司各部門(mén)的信貸業(yè)務(wù)檔案，要隨發(fā)生隨移交。存量貸款資料按照屬地管理原則，暫由貸款主辦社保管；非法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案資料按照信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)限，實(shí)行“誰(shuí)審批，誰(shuí)保管”，由最終審批部門(mén)相應(yīng)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員集中保管。

第十二條公司應(yīng)建立健全信貸資料的立卷歸檔制度，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員對(duì)年度內(nèi)辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料搜集齊全，分類整理，立案歸檔。

第十三條檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作需要，對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行立卷分類。

（一）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案分為五類：

1．權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。

2．要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件。

3．管理類：客戶的基本資料。

4．保全類：信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料。5．綜合類：公司內(nèi)部管理資料。

權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無(wú)法取得原件的，在不影響公司權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件。主管信貸員（客戶經(jīng)理）要將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。（二）客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的建立實(shí)行一戶一檔、一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆）。每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。

權(quán)證類檔案存放區(qū)域?yàn)闄?quán)證區(qū)，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于金庫(kù)，執(zhí)行中借據(jù)由會(huì)計(jì)部門(mén)集中入庫(kù)保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫(kù)內(nèi)的保險(xiǎn)柜中，必須雙人、雙鎖保管。

綜合類檔案存放區(qū)域?yàn)榫C合區(qū)。

對(duì)農(nóng)戶（個(gè)體工商戶）貸款，要根據(jù)貸款額度大小，對(duì)一定數(shù)額以下的農(nóng)戶（個(gè)體工商戶）的信貸業(yè)務(wù)檔案資料按村（市場(chǎng)）或按照信貸人員（客戶經(jīng)理）服務(wù)范圍建檔。（三）各類檔案的主要內(nèi)容：

1．權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告和作價(jià)依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險(xiǎn)單，抵押（質(zhì)押）公證書(shū)（客戶辦理的要收集）等。

2．要件類檔案包括：信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告及授信資料，客戶信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)書(shū)，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告，信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表，貸審會(huì)會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)管理部門(mén)審批（咨詢）意見(jiàn)，貸款意向書(shū)，貸款承諾函，信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書(shū)）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函，到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報(bào)告，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析報(bào)告，保證金進(jìn)帳證明材料，貸款五級(jí)分類認(rèn)定表（季度），以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

3．管理類檔案包括：借款人的基本資料和擔(dān)保人的基本資料。主要有《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件，《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件，《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件，《特種經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件，《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件，《中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)》復(fù)印件，貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來(lái)源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書(shū)，企業(yè)章程、聯(lián)營(yíng)協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門(mén)批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。

自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書(shū)面文件。

4．保全類檔案包括：貸款訴訟全過(guò)程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書(shū)，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書(shū)、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書(shū)和其他必要資料；企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等；呆壞賬核銷(xiāo)的相關(guān)資料。

5．綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報(bào)告，調(diào)查檢查報(bào)告，審計(jì)稽核報(bào)告等。第十四條立卷歸檔的基本要求：（一）遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保管價(jià)值，以便于保管和利用；

（二）歸檔的檔案資料種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)要齊全完整；

（三）在歸檔資料中，應(yīng)將每份資料的正件與附件、復(fù)印件與原稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)合一立卷，同時(shí)按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后的順序要求辦理資料歸檔；

（四）不同年度的檔案資料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；

（五）卷內(nèi)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)碼和卷號(hào)，統(tǒng)一在每頁(yè)正面的右上角填寫(xiě)頁(yè)碼；

（六）卷內(nèi)資料要去掉金屬物，對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報(bào)表等，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表封面、封底，用細(xì)線裝訂；（七）按規(guī)定逐件填寫(xiě)《卷內(nèi)文件目錄》，卷內(nèi)資料需要說(shuō)明的事項(xiàng)，應(yīng)逐件填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》并將其放在卷尾，案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，案卷題名要簡(jiǎn)明確切地反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，要用毛筆或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照不同的保管期限進(jìn)行保管。有信貸關(guān)系的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管；結(jié)清全部信貸業(yè)務(wù)的客戶的信貸業(yè)務(wù)檔案，從該客戶與公司的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年起，保管五年。

第四章檔案的保管、調(diào)閱、交接和銷(xiāo)毀

第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案必須有專用庫(kù)房和柜架保管，庫(kù)房、柜架要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)不能存放與信貸業(yè)務(wù)檔案無(wú)關(guān)的物品，要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保資料安全。第十七條建立檔案的查閱與調(diào)閱制度。信貸業(yè)務(wù)檔案一律不準(zhǔn)外借，以防丟失和泄密。（一）內(nèi)部調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具借條，經(jīng)信貸負(fù)責(zé)人或分管部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，并登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”。調(diào)閱的信貸業(yè)務(wù)檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復(fù)制或拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。

（二）公安、紀(jì)檢、司法等部門(mén)處理案件，需查閱檔案時(shí)，必須持有縣以上主管部門(mén)的正式公文介紹信，經(jīng)分管部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員必須在場(chǎng)陪同，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關(guān)證據(jù)和資料時(shí)，需經(jīng)分管部門(mén)經(jīng)理同意后方可抄錄和復(fù)制，但嚴(yán)禁將原件抽出借走。查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管，并將查閱日期和有關(guān)情況在案卷封底作詳細(xì)記錄，同時(shí)登記“借閱信貸業(yè)務(wù)檔案登記簿”，由信貸負(fù)責(zé)人、分管部門(mén)經(jīng)理和檔案管理人員共同簽章，以備查考。第十八條信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)信貸人員調(diào)離時(shí)，對(duì)經(jīng)管的有關(guān)檔案資料（包括年內(nèi)臨時(shí)保管的文件資料），要逐件填寫(xiě)交接清單，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責(zé)任，確保信貸業(yè)務(wù)檔案資料的完整。

第十九條檔案保管期滿后應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀，具體步驟包括整理、審批和銷(xiāo)毀。

（一）銷(xiāo)毀前的整理。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由公司主管部門(mén)會(huì)同檔案管理人員共同鑒定。銷(xiāo)毀前必須嚴(yán)格進(jìn)行整理和審閱，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)合同及有關(guān)資料，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷保管到債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。（二）檔案銷(xiāo)毀的審批。對(duì)需要銷(xiāo)毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)編制“信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清單”，一式三份報(bào)公司檔案管理部門(mén)審查，審查同意后，核發(fā)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀核準(zhǔn)單”，通知相關(guān)分支機(jī)構(gòu)。

（三）檔案銷(xiāo)毀。信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀工作由公司上級(jí)部門(mén)統(tǒng)一辦理，各部門(mén)檔案管理人員根據(jù)“信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀核準(zhǔn)單”，將已核準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案資料報(bào)送上級(jí)管理部門(mén)，公司指定專人（兩人以上）負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查核對(duì)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字，將檔案清單入檔保管。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)注意安全和保密，嚴(yán)防散失。所有確定銷(xiāo)毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，不得作廢紙出售。

第五章罰則

第二十條公司有關(guān)工作人員在信貸業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、交接、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等過(guò)程中有違反本辦法行為的，按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理；觸犯刑律的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

第六章附則

第二十一條本辦法由xx小額貸款公司制定、解釋和修改。第二十二條本辦法自發(fā)行之日起施行。

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貸款業(yè)務(wù)檔案管理辦法（草案）

第一章總則

第一條為了進(jìn)一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實(shí)做好信貸風(fēng)險(xiǎn)控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)公司章程、貸款管理制度等規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過(guò)程的真實(shí)記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運(yùn)作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：

（一）集中統(tǒng)一管理原則。法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，如評(píng)級(jí)、授信、審查、審批、貸后管理等相關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案收集和整理集中到公司綜合檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。權(quán)證類檔案原件應(yīng)存放在會(huì)計(jì)部門(mén)專門(mén)保險(xiǎn)柜中。

（二）及時(shí)完整、真實(shí)有效原則。業(yè)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；綜合檔案部門(mén)負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷(xiāo)毀整理、保密等負(fù)責(zé)；公司各部門(mén)應(yīng)在年末30個(gè)工作日內(nèi)將信貸業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一交檔案庫(kù)保管。

（三）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國(guó)家、公司和借款企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

（四）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是公司綜合檔案管理體系的一部分，公司各部門(mén)應(yīng)配合綜合檔案部門(mén)對(duì)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，做到原始資料賬冊(cè)化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化。

第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)第四條公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實(shí)人員統(tǒng)一管理。公司設(shè)立專門(mén)的信貸檔案管理庫(kù)，配備專門(mén)人員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。檔案資料包括公司信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向監(jiān)管當(dāng)局報(bào)備報(bào)批材料及監(jiān)管當(dāng)局信貸批復(fù)、文件等。

第五條業(yè)務(wù)崗位職責(zé)。業(yè)務(wù)崗負(fù)責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個(gè)工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長(zhǎng)期留存信貸資料原件。抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會(huì)計(jì)部門(mén)專門(mén)保險(xiǎn)柜管理，納入表外科目核算。

第六條信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫(kù)前，業(yè)務(wù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)管理部門(mén)要按照誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求，認(rèn)真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對(duì)所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫(kù)，信貸部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時(shí)間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條不良貸款按規(guī)定移交給風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)或其他專業(yè)不良貸款管理部門(mén)后，由該部門(mén)履行客戶檔案管理職責(zé)。

第八條業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門(mén)移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫(kù)檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫(kù)檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員有權(quán)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第九條信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：

1、權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處權(quán)的要件；2、要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；

3、管理類：法人客戶的基本資料；

4、保全類：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料；5、綜合類：公司內(nèi)部管理資料。

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆），每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條權(quán)證類檔案包括：抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書(shū)、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證的復(fù)印件（原件入會(huì)計(jì)部門(mén)專門(mén)保險(xiǎn)柜保管），抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書(shū)，有權(quán)機(jī)關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。第十二條要件類檔案包括：

（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告和審定意見(jiàn)、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)書(shū)、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、信貸審批委員會(huì)貸款批準(zhǔn)意見(jiàn)；

（二）貸款意向書(shū)、貸款承諾函、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書(shū)）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書(shū)、抵（質(zhì)）押核實(shí)書(shū)、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的保證保險(xiǎn)合同、貸款法律審查意見(jiàn)、保證金進(jìn)賬證明資料；

（三）房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批文及可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國(guó)有土地使用證、地價(jià)款繳納憑證復(fù)印件、施工許可證、房屋預(yù)售許可證、合作項(xiàng)目提供的合作開(kāi)發(fā)合同等復(fù)印件以及項(xiàng)目竣工后的工程決算報(bào)告等。

第十三條管理類檔案包括：

1、借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國(guó)稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)》復(fù)印件、事業(yè)法人證書(shū)復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書(shū)復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前許可證明復(fù)印件；

有貸款卡的需提交貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來(lái)源的證明材料；

法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書(shū)，企業(yè)章程、聯(lián)營(yíng)協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；

企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門(mén)批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。

2、專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)�；�金已存入公司在指定銀行設(shè)立的專門(mén)賬戶、實(shí)行專項(xiàng)儲(chǔ)存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書(shū)面文件。

3、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的還應(yīng)包括保險(xiǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)同意保險(xiǎn)人開(kāi)辦保證保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的批文、投保人已全額投保保證保險(xiǎn)并一次性繳清全部保費(fèi)的證明文件。

4、自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書(shū)面文件。

第十四條保全類檔案包括：

1、經(jīng)營(yíng)主責(zé)任人、管戶主責(zé)任人、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控主責(zé)任人名單，重點(diǎn)管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺(tái)賬。2、貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺(tái)賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實(shí)情況報(bào)告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報(bào)告，項(xiàng)目法人貸款填制《項(xiàng)目貸款檢查表》；客戶、擔(dān)保人的各期財(cái)務(wù)報(bào)表；《貸后管理檢查表(按客戶)》及所附專題報(bào)告說(shuō)明等。3、按規(guī)定復(fù)測(cè)客戶信用等級(jí)的資料，信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類資料。4、《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)處理表》及報(bào)告，化解措施方案，處理情況報(bào)告；潛在風(fēng)險(xiǎn)客戶退出方案。

5、信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書(shū)》，會(huì)計(jì)部門(mén)填寫(xiě)的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請(qǐng)書(shū)》，擔(dān)保人同意擔(dān)保展期的書(shū)面證明，承貸社信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運(yùn)作材料，展期備案材料，與借款人、擔(dān)保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

6、有問(wèn)題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時(shí)效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書(shū)》；《貸款風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定表》、《不良貸款認(rèn)定審批表》及相關(guān)認(rèn)定資料；事實(shí)風(fēng)險(xiǎn)客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤(pán)活、保全方案及組織實(shí)施情況報(bào)告；通過(guò)法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

7、信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評(píng)價(jià)報(bào)告。

8、信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說(shuō)明。第十五條綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報(bào)告、調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)稽核報(bào)告等。

第十六條本節(jié)規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各聯(lián)社檔案管理中的主要內(nèi)容，但不限于此。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案可存放復(fù)印件。所有復(fù)印件在不影響信用社權(quán)益的前提下，經(jīng)主管信貸員（客戶經(jīng)理）將復(fù)印件與原件核實(shí)后，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。

第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理第十七條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門(mén)經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對(duì)檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時(shí)移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員要及時(shí)對(duì)相關(guān)部門(mén)移交的檔案資料進(jìn)行收集整理，歸檔入庫(kù)；建立目錄索引，記錄信貸部門(mén)移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認(rèn)移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號(hào)建檔，專盒(或夾)保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時(shí)間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時(shí)間排列卷號(hào)。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進(jìn)行排序。客戶基本資料可以歸集后獨(dú)立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。

2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級(jí)目錄。一是建立檔案庫(kù)客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個(gè)人客戶分開(kāi)編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號(hào)、卷名(包括審批時(shí)間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊(cè)，以運(yùn)作程序及資料形成時(shí)間編制頁(yè)碼。

4．與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商、汽車(chē)經(jīng)銷(xiāo)商等合作批量辦理的個(gè)人消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)、個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項(xiàng)下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時(shí)間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個(gè)人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。

5．貸款臺(tái)賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷(xiāo)客戶檔案等重要檔案另柜存檔�！顿J審會(huì)投票表決表》、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄本等貸審會(huì)檔案，以會(huì)次裝訂成冊(cè)，逐年建檔。本級(jí)社直接經(jīng)營(yíng)的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運(yùn)作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級(jí)社貸審會(huì)審議、下級(jí)社經(jīng)營(yíng)的信貸業(yè)務(wù)，本級(jí)社信貸運(yùn)作檔案作為貸審會(huì)檔案附件歸檔。

第十八條縣級(jí)、市級(jí)聯(lián)社（辦事處）經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料和省聯(lián)社需保管的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，由本級(jí)信用社經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)發(fā)生后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社信貸管理部門(mén)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人員對(duì)信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門(mén)的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。本級(jí)聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級(jí)聯(lián)社檔案管理人員入庫(kù)。

第十九條貸后檢查記錄、貸款五級(jí)分類資料、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表、各種證書(shū)的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時(shí)移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實(shí)時(shí)或批量移交給原信貸檔案接收部門(mén)的貸后監(jiān)督檢查部門(mén)指定人員，雙方簽字確認(rèn)。貸后監(jiān)督檢查部門(mén)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級(jí)綜合檔案部門(mén)。

第二十條信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。各級(jí)信用社要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員負(fù)責(zé)登記借閱人員名單、時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對(duì)外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢通知書(shū)或其他有效法律文書(shū)，以及查閱人工作證明。查閱時(shí)，信用社應(yīng)有專人在場(chǎng)陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫(xiě)檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫(kù)的權(quán)證類檔案，一律不得外借。

第二十一條檔案庫(kù)房建設(shè)及檔案存放。檔案庫(kù)房要按照當(dāng)?shù)卣�府檔案行政管理部門(mén)的相關(guān)要求設(shè)。檔案庫(kù)應(yīng)配相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲(chóng)蛀等方面的設(shè)施。第二十二條檔案保管。檔案管理人員要對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門(mén)要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書(shū)面記錄檢查結(jié)果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時(shí)未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷(xiāo)的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報(bào)表的年度匯總表、檔案保管及銷(xiāo)毀清冊(cè)要永久保管。第二十三條信貸業(yè)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷(xiāo)毀：

（一）檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管聯(lián)社主管信貸管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

（三）檔案管理部門(mén)和信貸管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷(xiāo)毀后，要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告主管信貸管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人。

政府檔案行政管理部門(mén)對(duì)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時(shí)執(zhí)行，禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。第二十四條對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷(xiāo)毀、擅自對(duì)外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

第五章附則

第二十五條本辦法實(shí)施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進(jìn)行補(bǔ)充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴(yán)格按照本辦法進(jìn)行管理。

第二十六條以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門(mén)保管。個(gè)體工商戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當(dāng)簡(jiǎn)化。各市州聯(lián)社（辦事處）可結(jié)合實(shí)際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細(xì)則，并報(bào)省聯(lián)社備案。

第二十七條各級(jí)（辦事處）聯(lián)社在未建立貸后監(jiān)督檢查部門(mén)之前，法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸管理部門(mén)負(fù)責(zé)整理、審核，并直接移交綜合檔案部門(mén)。

第二十八條本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。

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