公司信貸檔案管理制度

公司信貸檔案管理制度長春匯峰小額貸款有限公司

為加強信貸檔案管理，重要檔案做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

信貸業(yè)務(wù)檔案管理流程圖信貸業(yè)務(wù)授權(quán)、授信調(diào)查審查審批貸后管理形成信貸業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)影像資料掃文本檔案資料管理移交立卷和保管歸檔提取權(quán)證類檔案銷毀二、檔案管理責(zé)任制（一）、工作職責(zé)

1、負責(zé)公司種類檔案的整理、編號、保管。2、歸檔范圍：

（1）公司業(yè)務(wù)經(jīng)營資料、財務(wù)、信貸資料；（2）公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料；（3）科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計資料；（4）勞動工資、人事檔案；

（5）會議記錄、決議、決定、委任書；

3、保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。4、檔案的借閱與索�。�

（1）總經(jīng)理副,經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；

（2）公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)副經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)；（3）司法部門、上級管理部門、外單位，調(diào)閱檔案，必須先經(jīng)總經(jīng)理簽批同意，檔案管理員在場陪同，查閱相關(guān)檔案。對被查閱的檔案，可摘錄和復(fù)制，但不得外帶。

5、檔案的銷毀：

（1）任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；

（2）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)風(fēng)險管理部批準后方可銷毀。

（3）經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

（二）、系統(tǒng)影像資料處理1、人員

運行管理員、信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、系統(tǒng)影像資料掃描人員。2、職責(zé)

（1）運行管理員負責(zé)在系統(tǒng)的人員設(shè)置中預(yù)定義掃描人員。

（2）信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責(zé)在系統(tǒng)中對需掃描影像資料進行預(yù)定義。（3）系統(tǒng)影像資料掃描人員負責(zé)在系統(tǒng)中掃描、刪除或作廢影像資料。

三、文本檔案資料管理（一）移交1、人員

信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員、檔案管理員（可由信貸管理部門相關(guān)人員擔任，也可由其他部門相關(guān)人員擔任）。

2、職責(zé)

信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責(zé)按時移交信貸檔案，并對所移交檔案資料的完整性和規(guī)范性。

3、流程（1）業(yè)務(wù)發(fā)生后或貸后監(jiān)測檢查完成后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員在5個工作日內(nèi)整理好業(yè)務(wù)原始資料，登記信貸管理系統(tǒng)，編織信貸員檔案移交清單，列清楚所有信貸資料。如確因客觀原因暫時無法收集齊全的，要在清單中注明情況。

（2）檔案管理員按照清單所列內(nèi)容與信貸資料逐一進行核對，審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對內(nèi)容不全的，應(yīng)督促信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員補齊資料或在移交清單上注明情況。

（3）交接雙方在信貸檔案移交清單上簽字確認后，信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員將全部資料移交給檔案管理員。信貸業(yè)務(wù)有關(guān)人員可對業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。

（4）對移交的抵押、質(zhì)押等所有權(quán)證明文件，檔案管理員應(yīng)填寫收據(jù)，一式二份，一份給抵押或質(zhì)押人；一份存檔留底，待信貸業(yè)務(wù)完結(jié)后，憑此收據(jù)將有關(guān)文件資料退還客戶。

（二）立卷和保管1、人員

檔案管理員。2、職責(zé)

在規(guī)定時間內(nèi)完成信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、立卷工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，并書面記錄檢查結(jié)果；監(jiān)督、指導(dǎo)信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員及時更新、調(diào)查信貸業(yè)務(wù)立卷資料，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。

（三）歸檔1、人員檔案管理員2、職責(zé)

按規(guī)定將信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔。3、流程

（1）憑會計部門的收回貸款本息通知單或其他能夠表明信貸業(yè)務(wù)終結(jié)的證明，將已結(jié)清債權(quán)債務(wù)的合同文本及該筆業(yè)務(wù)的其他檔案盒中抽出，相應(yīng)修改抽出檔案卷內(nèi)的文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將檔案轉(zhuǎn)入該客戶的歸檔區(qū)保管。

（2）填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區(qū)對應(yīng)年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。

（四）提取權(quán)證類檔案1、人員

信貸業(yè)務(wù)機關(guān)人員、檔案管理員、總經(jīng)理。2、職責(zé)

（1）信貸業(yè)務(wù)相關(guān)人員負責(zé)填制出庫單。（2）檔案管理人員負責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。（五）銷毀1、人員

檔案管理員、監(jiān)銷人（一般由信貸部門和檔案管理部門相關(guān)人員擔任）、總經(jīng)理。

2、職責(zé)

（1）檔案管理員負責(zé)編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊、提出銷毀意見并實施銷毀。

（2）監(jiān)銷人負責(zé)清點核對需銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，銷毀后在銷毀清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷報告總經(jīng)理。

（3）總經(jīng)理負責(zé)對檔案管理員提交的資料進行審查并簽署意見；了解檔案銷毀情況。

3、流程（1）對規(guī)定保管期滿后可銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案，檔案管理員應(yīng)編制信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，提出銷毀意見，總經(jīng)理。

（2）總經(jīng)理在信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）對同意銷毀的，由檔案管理部門和信貸部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對。

（4）銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

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小額貸款公司信貸檔案管理制度

第一章總則

為加強信貸檔案管理，信貸檔案做到妥善歸檔、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)小額貸款公司（以下簡稱本公司）研究，特制定本制度。第一條概念

信貸檔案指本公司在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評價、審批、發(fā)放和貸后管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業(yè)務(wù)的檔案資料范圍（見附件1）。

信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。

第二條管理部門

在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前，由風(fēng)險管理部指定專（兼）職信貸檔案管理人員負責(zé)信貸檔案管理，并負責(zé)本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，統(tǒng)一移交綜合管理部歸檔。第三條分類

根據(jù)信貸檔案形成特點，可按照信貸資產(chǎn)質(zhì)量五級分類辦法進行檔案分類管理，按季調(diào)整其五級分類形態(tài)。第四條保管期限

信貸檔案的保管期限分貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢前后二種。各類信貸檔案的保管期限如下：

1、正在執(zhí)行中的小企業(yè)流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應(yīng)按照五級分類管理辦法及時調(diào)整進行管理。

2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)已經(jīng)執(zhí)行完畢的信貸檔案的保管期限為3年（從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算）。

第二章操作程序

第五條整理立卷

每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時將信貸檔案材料向風(fēng)險部指定的檔案管理人員移交并辦理交接手續(xù)，風(fēng)險部對本公司執(zhí)行中信貸業(yè)務(wù)檔案集中管理，貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案材料，風(fēng)險管理部在規(guī)定的時間內(nèi)整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。

信貸檔案的整理立卷要求如下：

1、信貸檔案以每筆業(yè)務(wù)為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內(nèi)資料按信貸業(yè)務(wù)管理和操作順序進行排列。

2、每個案卷，均應(yīng)編制《信貸檔案卷內(nèi)目錄》（見附件2）。3、將案卷按照“信貸項目客戶信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然后區(qū)分不同的客戶，再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進行排列。4、按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目：（1）合同編號。

（2）項目類別。

（3）客戶名稱。小企業(yè)類客戶填寫單位全稱，個人類客戶填寫姓名。

立卷完成后，對于信貸業(yè)務(wù)從發(fā)放至貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢期間形成的后續(xù)歸檔材料，信貸檔案管理員應(yīng)隨時進行補充歸檔。

信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責(zé)。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。第六條移交歸檔

1、各類信貸業(yè)務(wù)檔案材料均應(yīng)在放貸時由信貸業(yè)務(wù)員收集齊全填寫檔案移交清單一并移交風(fēng)險部檔案管理人員，經(jīng)雙方核對無誤后，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業(yè)務(wù)部留存，一份隨資料進入檔案。

2、對貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應(yīng)于次月10日前，將上月執(zhí)行完畢的信貸業(yè)務(wù)檔案整理完畢，移交綜合管理部。第七條檔案資料的使用

辦理檔案借閱時，應(yīng)嚴格按借閱范圍查閱、借用并辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員負責(zé)登記借閱人員姓名、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認并按要求履行審批手續(xù)，保證檔案的完整和安全。1.公司內(nèi)部人員借閱信貸檔案資料。借閱本人經(jīng)辦的業(yè)務(wù)資料須經(jīng)風(fēng)險部負責(zé)人批準。公司其他人員因工作需要借閱信貸檔案的，須借閱

人出具借條，經(jīng)主管副總批準后方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。

2.公司外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內(nèi)部使用，原則上不對外借閱，若遇特殊情況，如出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人的工作證明，并經(jīng)分管副總批準。查閱時，本公司人員在場陪同，嚴禁將原件借出。第八條清退銷毀

對于保管期滿的信貸檔案，應(yīng)由綜合管理部、風(fēng)險管理部、信貸業(yè)務(wù)部共同組成的鑒定小組進行鑒定，提出存毀意見。對經(jīng)鑒定需銷毀的信貸檔案，應(yīng)經(jīng)分管副總簽批后方可銷毀；對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應(yīng)視情況繼續(xù)保管二年以上，確無保存價值時方可進行銷毀。

附件1

信貸檔案的歸檔范圍一、基本材料

1．營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)、社會團體等機構(gòu)證明（復(fù)印件）

2．法定代表人身份證明或法人授權(quán)委托證明書（原件或復(fù)印件）、簽字樣本（原件），法人代表更換文件，董事簽字樣本（原件）3．法人（組織機構(gòu)）代碼證（復(fù)印件）、稅務(wù)登記證明（復(fù)印件）、生產(chǎn)經(jīng)營許可證（復(fù)印件）、產(chǎn)品質(zhì)量認證書（復(fù)印件）等4．貸款卡（證）（復(fù)印件）、最近貸款卡查詢記錄和企業(yè)信用等級認定書

5．公司合同或章程（復(fù)印件）、成立文件

6．會計事務(wù)所出具的驗資報告，企業(yè)主要資產(chǎn)明細材料

7．客戶近3年及近期的財務(wù)報告（原件或復(fù)印件），以及有權(quán)部門對年度財務(wù)報表的審查證明、8．信貸業(yè)務(wù)申報書9．開戶證明（復(fù)印件）

10．有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復(fù)印件）13．信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類認定工作底稿和客戶背景材料14．與本公司簽定的信貸業(yè)務(wù)合作協(xié)議

15．企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)制（全套材料）、更名等文件16．企業(yè)主要資產(chǎn)的權(quán)屬證明材料

17．建筑安裝企業(yè)另需材料：承建資格證書（復(fù)印件）、資質(zhì)等級證書（復(fù)印件）、建筑安裝企業(yè)施工安全資質(zhì)證（復(fù)印件）

18．房地產(chǎn)企業(yè)另需材料：資質(zhì)等級證書（復(fù)印件）、土地使用權(quán)證或土地使用出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程開工許可證、商品房（預(yù)）銷售許可證（如有）21．信貸業(yè)務(wù)申請書及附件（原件），有效的商品購銷合同22．董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明（原件）23．第三方提供保證所需文件：（1）同意保證意向書（原件）

（2）董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明（原件）（3）保證人基本情況材料，包括：營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、法定代表人身份證明（原件或復(fù)印件）、簽字樣本（原件）、法人組織機構(gòu)代碼證（復(fù)印件）、貸款證（卡）（復(fù)印件）、公司合同或章程（復(fù)印件）、客戶近3年及近期財會報告（原件或復(fù)印件）、有權(quán)部門批準成立事業(yè)單位機構(gòu)設(shè)置的文件（復(fù)印件）、擔保評價報告（原件）、履行保證責(zé)任通知書

24．抵押或質(zhì)押方式所需文件：（1）同意抵、質(zhì)押意向書（原件）（2）抵押（質(zhì)）物評估報告（原件）（3）評估單位資格證明（復(fù)印件）

（4）抵押物（質(zhì)物）權(quán)利證書，如土地使用權(quán)證、房屋產(chǎn)權(quán)使用證（復(fù)印件）

（5）有處分權(quán)人同意抵押（質(zhì)押）的證明文件，包括：董事會同意抵（質(zhì)）押的決議或具有同等效力的證明（原件）、第三人同意提供抵（質(zhì)）押的書面申明（原件）、全體共有人同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）、海關(guān)同意抵（質(zhì)）押的聲明等（原件）、國有資產(chǎn)管理部門對企業(yè)關(guān)鍵設(shè)備同意抵押的證明（原件）、其它有權(quán)機構(gòu)同意抵（質(zhì)）押的證明（原件）

（6）抵（質(zhì)）押人有關(guān)身份證明（原件或復(fù)印件）（7）抵（質(zhì)）押物保險單據(jù)（原件或復(fù)印件）（8）抵（質(zhì)）押登記證明（原件）（9）質(zhì)物不予掛失的登記證明（原件）25．信貸業(yè)務(wù)評價報告（原件）26．信貸審批決策文件（原件）27．各類信貸合同（原件）

28．各類保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同（原件）29．核定貸款指標通知單（放款通知書）30．貸款轉(zhuǎn)存憑證（提款通知單）31．信貸業(yè)務(wù)發(fā)放（辦理）后至回收期間

（1）歷次信貸資產(chǎn)檢查報告及信貸后評價報告（原件）（2）提前還款申請書（3）調(diào)整利率通知書（4）信貸到期通知書（5）提前歸還貸款通知書

（6）催收利息通知書

（7）逾期貸款（墊款）催收通知書及回執(zhí)（8）貸款展期申請書及調(diào)查評價報告（原件）（9）展期還款協(xié)議書及擔保文件（原件）（10）貸款還款憑證.

（11）不良資產(chǎn)化解專題報告（原件）

（12）擔保物、償債物領(lǐng)用、退回、變更保管通知書（原件）（13）起訴通知書回執(zhí)（原件）

（14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理協(xié)議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調(diào)解書、上訴狀、撤訴申請書、財產(chǎn)保全申請書、支付保全申請書、破產(chǎn)清償申請書、強制執(zhí)行申請書、財產(chǎn)處理情況、裁定書及資產(chǎn)管理報告等文件材料（15）還款記錄、收回本息結(jié)清憑證（復(fù)印件）（16）其他需要歸檔的材料

33．企業(yè)歷次重大投資、經(jīng)營決策、資產(chǎn)重組、兼并等事項對本公司信貸資產(chǎn)質(zhì)量影響分析報告

34．有權(quán)部門下達的下年度投資框架計劃或建設(shè)單位提出的下年度投資建議計劃（復(fù)印件）35．設(shè)備、材料訂貨合同清單二、保證業(yè)務(wù)另需材料

1．交存保證金的會計憑證（原件）2．出具保函協(xié)議書（原件）

3．反擔保函4．墊款通知單

5．收回并注銷的保函（原件）6．企業(yè)存款帳戶對賬單（復(fù)印件）

7．其它有關(guān)材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等

附件2

信貸檔案卷內(nèi)目錄

申請書編號：

內(nèi)蒙古精儲小額貸款有限責(zé)任公司信貸檔案目錄表

客戶名稱：年度：序號

10

檔案編號資料內(nèi)容份數(shù)頁數(shù)

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