如何當好鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書

如何當好鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書

一個偶然的機會，看到了一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書的自我總結，根據(jù)自己

在基層的工作經歷，感覺他寫的很實在，于是就摘抄過來了。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委工作中處于重要地位。黨委秘書直接對鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導，鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門和農村群眾，工作面廣，內容復雜。那么，如何當好一名合格的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書呢？總結起來主要做出以下幾點工作：一、堅持一個根本。

即堅持服務鎮(zhèn)黨委中心工作的根本。鎮(zhèn)黨委工作千頭萬緒，中心工作是經濟建設，主要任務是加快農村經濟發(fā)展，黨委秘書必須堅持以經濟建設為中心，緊緊抓住發(fā)展這個主題，牢固樹立科學的發(fā)展觀。在其位，謀其政，行其權，盡其責，服從分配，服從安排，任何情況下都自覺做到一切為經濟建設服務，不斷提高服務質量和水平，創(chuàng)造性地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心工作大局服務。二、搞好兩個服務。

一是為領導服務，有了領導機關才有秘書工作，為領導服務就是為人民服務，要以為人民服務的宗旨為領導服務，這是黨委秘書的政治合格標準。要圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委的中心工作，以為領導當好參謀和助手為著力點，想領導所想，謀領導所謀，積極主動地想問題、辦事情，超前規(guī)劃，及早安排，主動服務，使領導感到得心應手；二是為群眾服務，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書不是指揮員，而是一名不折不扣的服務員，必須要端正態(tài)度，增強服務意識，急群眾所急，想群眾所想，辦群眾所需，盡最大努力為群眾搞好服務。一名合格的黨委秘書，要做到為領導服務是一個“能人”，會服務、服好務，確保領導滿意，為群眾服務上，是一個“完人”，能夠扎實的各項協(xié)調服務，靈活處理各種關系，切實為群眾辦實事、辦難事、辦好事，確保群眾滿意。三、把握三個重點。

一是辦文，黨委秘書要努力提高自身素質，平時多積累，多思考，善于向書學習，向領導學習，向實踐學習，打牢文字基本功，扎實掌握各類文稿格式、行文和內容要求。在文稿起草時，既要“吃透”上情，熱愛黨和國家的路線、方針、政策，又要“吃透”下情，了解本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的具體情況。要注意多征求領導意見，正確把握領導意圖、領導的思維特色和說話方式，能夠站在領導的角度和高度上去處理問題、掌握問題和分析問題，與領導的思想、思路同頻共振，準確貼切地表達領導意見。特別是善于發(fā)現(xiàn)和捕捉領導講話的閃光點，進行加工完善，讓領導的意圖得到充分體現(xiàn)，從而盡力寫出適合領導口味、風格、習慣的文稿，增強其針對性、適用性和可用性；二是辦會，黨委秘書要在分管領導的具體指導下，對會議的召開有全局意識，能夠超前籌劃，科學安排，使會議的每一項工作、每一個環(huán)節(jié)都做到組織精心，實施嚴密，操作規(guī)范，使會議務實高效、有條不紊的召開；三是辦事，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委秘書要遵循秘書工作無小事，不論領導交辦的什么工作，都要及時完成，不能因小事而不為，做到既不厭小事，又不漏大事。要解放思想、更新觀念，善于抓大局、謀全局。當高參由做好當前工作向搞好超前服務轉變，由被動地完成領導交辦的任務向主動服務、創(chuàng)造性工作轉變。要學會運用市場化的法則來提高辦事效率和服務質量，增強工作的時效性和針對性，保證黨委工作面對嚴重艱苦的工作和瞬變的市場，運籌帷幄，駕馭全局。黨委秘書還要在迎來送往時，態(tài)度要熱情，服務要周到，一些關鍵應酬場合，發(fā)揮沖鋒陷陣的作用，為領導擋好駕、圓好場，順利完成接待任務。

四、理清四個關系。

一是奉獻與索取的關系，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作很難干，黨委秘書更苦，要做到淡泊名利、無私奉獻，守得住清貧，耐得住寂寞，受得了辛苦，經得起誘惑，扎扎實實做事，堂堂正正做人，在平凡的崗位上實現(xiàn)自己的人生價值；二是創(chuàng)造性與服務性，要做到幫忙而不添亂，努力探索新形勢下黨委秘書工作新思路、新辦法，敢于打破舊觀念，創(chuàng)造性地開展工作；三是緊急情況處理與正常工作程序，有緊急情況需要處理而領導不在時，要先與有關部門協(xié)商確定方案，切忌自作主張、盲目行事；四是口記與筆記，對于重要事情，領導批示、重要電話，黨委秘書要認真記錄，當時不能作記錄的要口記、心記，事后及時記錄。平時要多了解情況，絕對經得起領導的提問，以便更好地為領導服務，為經濟建設服務好務。

擴展閱讀：怎樣當好秘書

怎樣當好秘書秘書，有兩種概念：一種是指單獨為某一領導掌管文書和協(xié)助處理日常工作事務的文秘人員，如縣長秘書、州長秘書、省長、部長秘書等；另一種是指掌管和辦理機關單位文書，以及協(xié)助單位處理日常工作事務的文秘人員。如縣直機關、企事業(yè)單位和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機關辦公室及其專職人員。再小的機構，只要具有法定代表人的單位，都要設立秘書機構和職數(shù)。我今天講的主要指縣級以下機關單位的秘書及其秘書工作。

秘書工作很繁雜，任務繁重。既要辦理各種來文，又要當機關單位或負責人的代言人；既草擬各種公文，還要處理單位日常各種事務，整天忙忙碌碌。形象的說，就如一個人體內的胃功能，每天都要容納各種酸甜苦辣的食物，又根據(jù)人體所需的營養(yǎng)成分，將經過消化過濾后的精華輸送到各所需的功能，又還要棄其槽粕，把不需要的東西排出體外。胃在人體的各功能中，雖然不比心臟重要，損壞了還可以切除一部分，食物者也不很那么愛惜。但它無怨無悔，一如既往地默默發(fā)揮其功能作用，讓人盡可能地享受口福，活蹦亂跳。秘書工作亦如此，由于其崗位的職責是服務的。所以文秘人員盡管忙也忙了，累也累了，卻往往不被同事所理解�？傉J為既然是搞服務工作，就得服務到位，稍有差錯或失誤，理解的人能說出幾句善解的話，不理解的人，把所有的責任往你身上推，噼里啪拉批評一通。所以說當秘書難，當好秘書、稱職的秘書更難�！昂妹貢�”這個水準是無度的，這個領導說你好，那個領導不一定說你好。同時，人不可能十全十美，既有強項，也有弱處。而領導的思維方式，處理問題的方法、領導藝術，以及性格和愛好等均不同。如果不善于觀察領導處事方法方式，不善于掌握領導的思維方式和愛好，不善于理解領導的指示意圖，盡管你辛辛苦苦寫出的文字材料再能說明問題，只要不符合“口味”、往往“槍斃”重來是避免不了的。只要你善于從領導批改之處多加幾個“為什么”，就不難發(fā)現(xiàn)自己的差距所在。因此，要當一個稱職的秘書，必須具備一定的政治水準、學識基礎、業(yè)務素質、職業(yè)道德和良好的性格品質。

一、具備一定的政治理論和政策理論水平秘書的首要任務是辦理公文，其次才是協(xié)助處理單位日常工作事務。公文肩負著傳達貫徹黨和國家方針政策的任務。作為機關單位的文秘辦公人員，即機關的代言人，也就是公文寫作者，應當具備較高的政治理論和政策水平。只有這樣，在撰寫公文過程中才能正確分析問題，提出解決問題的實效性方法措施，黨和國家的各項方針政策才能在本地區(qū)、本部門、本單位、本鄉(xiāng)鎮(zhèn)得到正確的貫徹與落實。如果沒有一定的政治理論水平和政策觀點，就無法當好機關的代言人，就無法反映出機關領導人的指示意圖，無法反映出機關的政治意向和根本利益。所謂政治意向，就是本機關單位、本鄉(xiāng)鎮(zhèn)貫徹落實黨和國家的各項方針政策的實質性措施效果。所謂根本利益，即是否正確處理好部門利益、個人利益與人民整體利益之間的關系。這就是公文的第一性，即政治性。機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府的公文與黨和國家的經濟事務，與人民群眾的社會生活密切相關，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、法律、法令，處理行政事務，推動經濟建設和社會發(fā)展的重要工具。因此，公文寫作者要認真學習馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論，學會運用馬克思主義的科學態(tài)度觀察事物，分析問題和解決問題，運用科學的理論觀點分析本單位本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實際工作和問題，積極為領導提出建設性和建議或意見，當好領導的參謀和助手。要認真學習黨和國家的各項方針政策，學習中央、省、州的文件和黨政領導的重要講話，不斷提高政策水平，使撰寫的公文充分反映本機關的政治意向和目的，提高公文質量。

學習政治理論和政策，要主動去學，不要被動地學；要帶著問題、尋求答案這樣的目的和心態(tài)去學，重點要點之處，能背的背，能摘錄的摘錄，有利加深印象。學習也象拾豆，黃豆掉在地上了，泥、石、豆混雜，不可能一把掠取，而是需要一顆一顆的拾取，盡管煩鎖，但所拾的豆是實實在在的。現(xiàn)在一講學習政治，也有相當一部分人覺得不耐煩，有厭倦感。但作為文秘辦公人員來說，要積極主動去學，注意掌握新的政策和新的提法。比如改革開放初期，提出“國家富強，人民富�！焙喎Q為“國強民富”，我們省也提出“興黔富民”的奮斗目標，而現(xiàn)在的提法已改變了位，即“民富國強”、“富民興黔”。不要簡單地看提法改變無關緊要。其實，這是黨和國家大政方針的政治意向，農民是國家的根基，農民富裕了，國家才能富強。又如以前對“社會發(fā)展”與“經濟發(fā)展”的提法是“要努力為社會發(fā)展和經濟建設作出貢獻”，而現(xiàn)在的提法是“經濟社會發(fā)展”，位調換是黨的基本路線確定，即以經濟建設為中心。以上所舉的例子，如果我們不注意核實，就很容易造成影響。

另一方面，作為縣級以下機關單位的重要公文，其中相當一部分是套上級的。這并非不可，因為下級是執(zhí)行上級的方針政策，不可能另出臺一套政策。關鍵是如何套用法。套用得好，就是一份好公文；套用不好反成累贅，就犯了“人云亦云”的錯誤。辛辛苦苦撰寫的公文，卻缺乏適用的意義。

二、要具備一定的學識基礎

文秘辦公人員學識基礎的好差，也是直接影響公文質量的主要因素之一。文秘辦公人員不必是某一領域、學科、行業(yè)等方面的專家，卻必須是與文書辦理有關的領域、學科、行業(yè)等方面的通才。我們所需要辦理的公文來自各領域，各行業(yè)單位，如果不具備一定的學識基礎，雖然不是內行人，但至少能夠懂點內行事，說點內行話。對各行業(yè)的有關政策、法律、法規(guī)、業(yè)務知識等都有所了解。因此，文秘辦公人員應當努力學習，熟悉掌握黨和國家的現(xiàn)行方針政策，法律法規(guī)，正確理解其精神實質，從而使實際工作有所遵循。同時，還應該廣泛學習政治、經濟、文學、歷史、哲學、社會學、心理學、科學管理等方面的知識，不斷拓寬知識領域，具備較為廣泛的學識基礎，建立合理的知識結構，奠定堅實的文書知識基礎。三、要具備相當?shù)臉I(yè)務才干業(yè)務才干是以業(yè)務知識為基礎，文秘業(yè)務知識廣泛，需要學的知識很多，但公文知識和常用應用文知識是主要的。

公文是公務文書的簡稱，是指黨政機關、人民團體、企業(yè)事業(yè)單位在處理各種公務活動中所使用的具有特定格式的一種應用文。它是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，請示或答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗等的重要工具。黨的機關公文有：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等十四種類；行政機關公文有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等十三種類。

常用文體在文秘辦公使用上，主要有計劃、總結、簡報、調查報告、規(guī)章制度、大會工作報告、述職報告、領導講話稿、演講稿等，公文和掌用應用文寫作的格式和結構掌握并不難，關鍵是準確選用文種和寫好正文。每一種公文體式的正文都有不同的要求，這是由公文的特點所決定。公文具有四個特點：即政治性、權威性、規(guī)范性和時效性。要使公文具備這些特點，不認真學習和刻苦鉆研業(yè)務知識，是當不好機關或領導代言人的。

目前，在行政機關公文中存在的問題較多，歸納起來比較普遍的大致有以下幾個方面

（一）公文內容存在原則性錯誤。如前面所說的“社會經濟發(fā)展”、“興雷富民”的提法，也還不時在公文或工作報告中出現(xiàn)，這是政治導向的問題。又如某單位代縣委、縣政府起草一份關于組團外出考察調研的方案，原標題“中

共雷山縣委、雷山縣人民政府關于組團旅游考察調研方案”，這一份方案先寫考察學習的目的，然后寫組團方案及人員名單，第三寫考察路線及時間，第四寫交通工具的安排。從這一份方案的主次排列，路線及時間安排等謀篇方面看，是經過公文寫作者一番的思考以后形成的，也是經過修改幾次以后打印出來的。這一份公文拿給領導審稿時，認為不只對旅游產業(yè)開發(fā)方面考察，還要對農業(yè)產業(yè)結構性調整方面考察調研，即要加這個內容，完善后提交縣委常委討論。因為這項工作是縣委、縣政府既定的工作任務，無可非議。但是從公文的標題看，由于語句不完整而存在了原則的錯誤，“組團旅游考察學習”本身含有組團去觀光旅游，而不是考察學習。用公餐組團觀光旅游是政策不允許的。所以這個方案的標題應改為“縣委、縣政府關于組團外出對旅游及農業(yè)產業(yè)結構調整考察調研方案”，這樣一來，直觀地點明了組團考察調研的內容，目的及要求，對使用公餐這一原則問題也就說明得很清楚。

公文內容存在原則性錯誤，雖然不多，若不注意審核，一旦形成公文印發(fā)，影響是大的。出現(xiàn)失誤，雖然不是公文寫作者主觀有意，但與作者的業(yè)務素質是有直接關系的，也是與公文寫作者是否對公文認真負責的態(tài)度有直接的關系。

（二）公文要么理由不充分，要么畫蛇添足。請示或報告，是上行文公文，即向上一級政府或主管部門請示解決工作中的難題，或報告工作開展情況。有的請示寫得很簡單，先是主送單位，然后就是要求轉發(fā)“某某工作意見”或“某某工作方案”，最后是結尾。然后第二份材料是代上級機關起草轉發(fā)或呈報的公文。有的請示解決公務經費，但說明為什么要使用經費，或怎樣使用經費的理由不很充分。有的請示，只強調工作難處，對于如何解決難處的意見或建議都只字不提，這是一種現(xiàn)象，而且比較普遍。

另一種現(xiàn)象就是為了強調理由，把一些多余的背景材料大篇幅地寫進去，使本來可用一頁紙完全可以說明清楚問題的請示公文，加七加八，至少有兩三頁紙；有的請示解決公務或業(yè)務經費的公文，把本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的地理位，概況等陳述一番后才轉到正題。這種寫法并不錯，但這是畫蛇添足。如在本縣、本州內，對你鄉(xiāng)鎮(zhèn)或你縣所處的地理位和基本情況是清楚的，至少在州內或省內不交待也是知道一些基本情況的。必要交待基本縣情或鄉(xiāng)情，這種寫法只能針對不了解你鄉(xiāng)鎮(zhèn)、你縣的基本情況，對請求事項起輔助作用。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)向省政府或州直有關工作部門呈文請示；縣政府直接向國務院或有關部委、以及省政府有關工作部門呈文請示的公文，根據(jù)理由需要，可以交待你的地理位、基本情況及現(xiàn)狀，但不能長篇陳述。同時，受文單位領導同志不可能有很多的時間來研讀請示公文，一般只看理由和所請求的事項，能解決的給你答復，不能解決的，也就石沉大海。后一種情況是常見，但嚴格地說請示公文不論能否解決，都應該答復。一般是書面答復或電話答復。所以《國家行政機關公文處理辦法》有關規(guī)定要求，請示公文成文日期之下左側，即主題詞上方應附注請示單位的聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、以便聯(lián)系。這方面指的是向州、省以上的請示公文。

（三）請示報告文種混淆濫用。這是目前行政機關公文存在的普遍現(xiàn)象。領導交待寫個報告，文秘人員也就寫個報告。要清楚，請示與報告是兩種不同的行政公文，而且利用率比較高。下面我就兩種公文的區(qū)別使用講一下，希望大家在以后使用中得到幫助，同時也不希望出現(xiàn)這種混淆不清的現(xiàn)象。

報告是下級機關向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問所使用的一種陳述性公文；是下級機關向上級機關匯報工作取得上級對自己的工作指導的重要形式。報告寫作以敘述為主要表達方式，因其行文的主要目的是反饋信息，溝通聯(lián)系，所以不需要上級回答，匯報性特點比較突出。按新的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，報告不得夾帶請示事項。

請示，是下級機關向上級機關或業(yè)務主管部門請求對某項工作或某個問題作出指示，給予答復，審核批準時使用的一種上行文公文，一般有“求示性請示”、“求助性請示”和“求準性請示”。求示性請示，是請求上級給予指示，裁決的請示。主要用于工作方面的請示。正文內容繁簡因請求事項而定，原由部分一般均采取開門見山的寫法，用語要求簡明扼要。求助性請示，如請求增補或解決經費、設備等。一般來說，此類請示內容含量大，因此，請示目的要寫得充分，理由要具體。不僅要說明過去的情況，而且還要考慮到將來；不僅要說明現(xiàn)實情況，而且要深入到實際問題；不僅要從本單位、本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、本部門的利益出發(fā)，而且要從上級或領導者的角度考慮問題。從我們接到此類請示公文的內容方面看，大部分存在的問題，要么不寫經費使用的具體概算，要么脫離實際臆造，如需要1000至201*元可以解決的經費，至少要寫上5000乃至1萬元，由領導來逐項審核。這也是請示得不到答復的關鍵所在。沒有具體的概算，脫離實際問題要大額。我縣的財力大家是清楚的，只保工資正常發(fā)放，其他方面過緊日子，無具體的理由或者一看數(shù)額驚人，實在無法解決而來之高擱，不了了之。求準性請示，即請求上級批準、允許的公文，如超出本機關單位職權處理范圍的事項，因情況特殊需要變通處理的事項及按照上級規(guī)定應當請示的事項等，此類請示的理由更要寫得充分，事項更要寫得明確，否則將很難得到上級的批準。

報告和請示的使用區(qū)別：二者都是上行公文，但有著本質的差別。首先，功能不同。報告是呈閱性公文，不需要上級機關的回答。而請示是呈批性公文，主要作用是向上級機關請求指示或批準，必須得到答復，才能據(jù)以辦事。

其次，內容含量不同。請示必須一文一事，內容較單一，寫清楚要請示的問題和理由即可；報告的內容往往較多，綜合性報告大都涉及多個事項，也往往只是一個事項的幾個方面，內容比較詳細、具體，因而容量較大。

再次，行文時間不同。請示必須在事前行文，不能邊辦事邊請示，更不能“先斬后奏”。報告的行文時限較寬，可在事前、事中或事后行文。

請示公文寫作還要注意一個問題，就是用詞要得當，不能隨意，如“請及時批準”、“請務必研究批準”或“務請批示”等不容疑、帶有強制性或指示性用語。

另外，請示的主送機關只能一個，兩個以上的主送機關一般不予辦理。同時，請示公文一般不得越級呈文和不能直接交給領導同志個人，除非是領導同志交辦或因事項特殊，一般都要求按照公文辦理程序辦理。

（四）公文用詞等不規(guī)范。一是行文不規(guī)范。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，如：根據(jù)《雷山縣人民政府工作規(guī)則》（雷府發(fā)［201*］4號文件）精神，結合本單位實際，提出以下實施意見”等等，決不能“根據(jù)雷府發(fā)［201*］4號文件精神”這么簡單。這是本公文的政策依據(jù)，必須說明清楚。二是前后用語不一致，如前用“計劃生育”，后用“計生”，前用“鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府”，后用“鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府”等等。該簡稱的、屬專業(yè)術語的，前后要統(tǒng)一，不能隨意，尤其力戒口水話。三是公文結構的層次序數(shù)不規(guī)范。應該是第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）。四是公文中的數(shù)字不規(guī)范。除成文日期，部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語等的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字，包括年月日，如“一個”、“一句話”、“三令五申”等詞組外，“1999年3月20日”不能寫為“一九九九年三月二十日”。對于數(shù)量詞單位，要使用文字，不能使用符號（除表格以外）如“5公里”，不要寫成“5km”。五是文題不對。如某鎮(zhèn)政府的一份公文，標題為“關于鎮(zhèn)政府機關單位聯(lián)系村級教育工作的通知”，作為鎮(zhèn)府發(fā)的文件，是具有權威性的文件。這份公文的政治意向是經濟社會要發(fā)展，教育是基礎，措施是為了加強村級基礎教育工作，鎮(zhèn)機關單位要聯(lián)系和幫助村級教育工作，效果和目的是提高“九年義務教育”和普及率，完成掃盲教育任務�！皢挝宦�(lián)系村級教育”是公文的中心，可是這份公文在正文只提到“根據(jù)×××的要求，決定自×年×月×日起實行鎮(zhèn)機關單位聯(lián)系村級教育工作制度”，關鍵的是哪個單位聯(lián)系哪個村，以及聯(lián)系村級教育的要求卻不放在正文之中，該份公文把各單位聯(lián)系村級教育用表格式附件材料。為敘述清楚，可以用表格，但不應作為附件材料，這樣就失去了公文的權威性，其格式也不符合。

還有一份鎮(zhèn)政府發(fā)的公文、標題“某鎮(zhèn)農業(yè)辦×年工作計劃”，這個標題應改為“某鎮(zhèn)政府關于印發(fā)鎮(zhèn)農業(yè)辦公室×年工作計劃的通知”或者改為《某鎮(zhèn)人民政府關于二00二年農業(yè)生產工作計劃的通知》�！澳虫�(zhèn)農業(yè)辦×年工作計劃”文件標題，一是文字不規(guī)范，二是文種錯誤。農業(yè)工作是鎮(zhèn)政府工作的中心，不容疑，但農業(yè)辦是鎮(zhèn)屬工作部門，是以農業(yè)辦的角度去提出工作思路的，不一定代表鎮(zhèn)政府，所以這份公文已把職權顛倒。標題改正后，使這份文件形成了由鎮(zhèn)政府批轉印發(fā)鎮(zhèn)屬工作部門的工作方案意見，說明了這份公文已經鎮(zhèn)政府批準或領導同志審核同意，印發(fā)各村及有關單位執(zhí)行。這些問題希望以后要注意。

六是公文頁碼位不規(guī)范。大多數(shù)的公文頁碼都放在每頁下端的中間，有的為“第×頁”、有的為“1”，有的為“-1-”，按照新《辦法》規(guī)定，頁碼打印在每頁下端右側，即最后一行字例數(shù)第3字格一行的正下方，規(guī)范全用為“-1-”、“-2-”。還有一個問題要注意，比如轉發(fā)所屬工作部門的工作意見、方案的封面頁不打頁數(shù)，而是從該部門的意見或方案起打印頁數(shù)，這是錯誤的。第一頁是該份公文的關鍵，不打頁數(shù)說明第一頁不屬該公文中。一份公文是由幾頁的內容組成，排除了首頁，這份公文就失去了作用。七是主題詞標引不規(guī)范。公文應當注主題詞。其作用：①便于計算機規(guī)范管理公文；②便于按類組卷歸檔管理；③便于提供編制公文主題檢索標識。標引主題次序應根據(jù)公文標題涵義由大到小排列，一般由3-5個，最多不能超過7個詞組。上行文要按照上級機關的要求標注主題詞。目前在行政機關公文都按照國務院辦公廳1989年1月發(fā)布，1994年4月修改的《國務院公文主題詞表》標引。標引的方法與擬寫檔案案卷題名的方法基本相同，只是減少了公文單位名稱，例如：

①標題：關于印發(fā)《雷山縣人民政府工作規(guī)則》的通知主題詞：行政事務規(guī)則通知②標題：縣人民政府辦公室印發(fā)縣農業(yè)辦公室關于實施坡改梯工程意見的通知

主題詞：農業(yè)坡改梯意見通知

③標題：縣林業(yè)局關于實施退耕還林工程獎勵方案的通知主題詞：林業(yè)退耕還林獎勵通知

④標題：關于×××等同志任免職的通知主題詞：人事任免通知

從以上四個例子中，主題詞的第一個詞是國務院公文主題詞表規(guī)定的，即該份公文中心詞，屬性為“類”，第二個詞為“別”，即“類”的細化，第三個詞是對“別”的細化，即該項工作的措施，最后一個詞是“文種”，不論有3個詞或4、5個詞，最后一個詞均屬文種。

縣政府各工作部門的公文，第一個詞必須標出本部分屬性詞，如農業(yè)、林業(yè)、教育、衛(wèi)生部門的業(yè)務詞。在這里表示的是工作的屬性，而不是機關的名稱。然后是公文的主要內容，再次是開展這項工作的手段和措施，即意見、方案、辦法等，最后是文種。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的公文主題詞，基本上是按照上一級政府的標引方法標注主題詞。

（五）標點符號使用不準確。標點符號的主要作用是指重點的停頓和所用的語調表達出來，使讀者知道話的結構和語氣，能夠理解它的意思。公文上的標點符號要講究，不象一般文章或信件上可以隨便使用標點符號。公文是傳達貫徹政策的工具，標點符號使用要嚴格，力求達到正確、盡量減少失誤。否則，語句寫得再好，標點符號用錯了，往往把原涵義意思弄反了。一般在法律文書上對標點符號的使用也很嚴格，用錯了，人家就抓你的弱點辯剝。公文也是如此，標點符號用錯了，受文單位根據(jù)文件的內容去執(zhí)行。如果是原則性的問題，其影響是可想而知的。所以公文寫作者在較審稿時，不能只看是否用錯字，還要檢查每一個標點符號是否用對，用準確，確保受文單位正確貫徹執(zhí)行。

（六）印章用印不嚴肅，失去了公文的權威性和嚴肅性。公文用印蓋得東彎西倒的現(xiàn)象在政府行政機關公文中比較普遍。這不是工作忙碌的緣故，而是用印者工作太不認真了，直接反映出文秘辦公人員的基本素質。一枚印章是代表一個機關單位的法定權威，是法律賦予的職權威信，是代表權力的象征。因此，機關單位的印章是不能隨便亂用亂蓋，尤其在公文上使用，更要求嚴格，如機關名稱字體為弧形的，始終兩底端的字平各蓋在成文日期上。一般是蓋年蓋月留日；如機關名稱字體上為弧形，中間有空，下為橫形字體的，中間空格平齊蓋在成文日期上，一般蓋年蓋月留日，因為日期是公文的時效性具體依據(jù)。

以上六個方面在目前行政機關公文中比較常見的現(xiàn)象，也是直接影響公文質量。還有語法錯誤，邏輯條理不清，錯、漏字較多，排版不規(guī)范，印刷質量低等等。

在具備業(yè)務水平方面，除了加強公文知識和常用應文知識等的學習和鉆研以外，還要學習新聞通訊報道寫作知識，多寫新聞通訊文章。至于是否被采用或采用率不高，這是由題材所決定，同時也是與體裁和寫作質量有一定的關系。是否被采用是次要的，而通過采寫新聞通訊報道文章，提高寫作方法，提高分析問題的能力才是主要的。這是自己從事多年文秘工作的一條經驗。在這里首先說明，公文寫作用語端莊，格調嚴肅，用詞樸實得體，無形象描寫，不堆砌華麗詞等。而通訊報道文章用語用詞不受約束。這就是公文寫作與新聞寫作的不同特點。我介紹的經驗，主要指通過學習新聞寫作知識，尤其是通訊報道寫作知識，掌握寫作技巧，對公文寫作有很大的幫助。寫新聞，是經過采訪得到第一手材料以后，首先進行一番的提煉素材，棄粗取精，確定你要宣傳報道的主題，又根據(jù)主題進行謀篇。先寫什么，后寫什么才能吸引讀者，讓讀者有味有意地讀下去，然后又考慮讀者對象選擇用詞，才能達到通俗易懂、提高宣傳效果之目的。寫一篇新聞通訊報道文章所經過的過程，與起草一份公文的過程大體是一致的，掌握寫新聞通訊文章的技巧，對公文寫作有很大的幫助。領導布讓你寫一份材料，你得根據(jù)領導的指示意圖，準備一定資料后，對材料進行分析，醞釀，謀篇，然后才下筆寫。公文寫作中，要注意角度，你雖然是一般工作人員，但要站在領導的角度上思考問題、分析問題，提出解決的問題，如果僅以自己的角度考慮問題是當不好機關領導同志的代言人。又如寫一份單位年度工作總結材料。

一年的工作很多，但不可能象記流水賬式把每一項工作都寫下來，面面俱到，而是對一年的工作進行總體的回顧，選出最能夠反映出單位的主要職能職責、業(yè)務工作任務、效果及取得的經驗方面寫出來，把開展工作時的基本思路，采取了哪些措施，達到的效果，尤其要注意以工作計劃為依據(jù)寫總結。通訊寫作亦如此，在眾多的素材中，也只能選擇最佳的最有價值說明主題的材料用在文章上，這一點大家不妨去試一試。

秘書工作很繁雜，要做的工作很多，因此，寫總結時，要注意平時積累資料。還有一種情況，由于各種原因，使本單位的工作未能全面完成任務，也要客觀公正地總結，既寫成績，又要總結經驗教訓，才能實事求是地反映本單位的真實情況。要注意養(yǎng)成心細耳靈，眼勤手勤的習慣。心細，即時時處處、事事都要做個有心人，注意了解領導的意圖，留心觀察工作動態(tài)，做到心中有數(shù)。耳靈，即耳朵要靈活，對領導布的工作任務一點即明，同時還要注意聽取單位領導和同志對自己工作的意見和想法，以便及時糾正不足。眼勤，即眼觀八路，多看文件學政策，多看書本學理論，多觀察事物分析問題掌握其發(fā)展規(guī)律，多看工作是否到位，以便主動補位。手勤，即為本機關或單位負責人提供辦文、辦事、辦會時手腳要勤快，服務要到位，盡量減少失誤。

除此之外，還要練就沉著冷靜、處變不驚的本領。要學會對問題進行條分縷的方法，對眾多的工作、急重緩急的問題，要冷靜思考，科學處理，妥善解決。還要掌握公文辦理程序，熟練各類公文處理業(yè)務，減少工作失誤，提高工作效率。公文的辦理程序：收文登記填寫處理箋送領導閱示辦理反饋。

四、具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)作為一名文秘辦公人員，不但要有較高的政治理論、政策理論和文化知識水平，有熟悉秘書各項工作業(yè)務、熟練公文運作方法和程序、理順繁雜業(yè)務工作關系、能夠有條不紊、迅速準確搞好服務的能力，而且還要有愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞、扎扎實實的“孺子�！本�神和作風。把秘書工作當作一種職業(yè)，尤其是要當作一項事業(yè)來致力投入。

秘書工作既是一個管家，雞毛蒜皮的事都要管，又是機關或負責人的代言人，有時受領導委托直接管理重要事務，可謂說小有小，說大有大，繁雜無度，整天都在忙忙碌碌，周而復始，枯燥無味，默默奉獻。往往年終個人工作總結時，說不出一件具體的實績，真可謂“無煙工廠”只見其不停地運轉，而不見其冒煙見形�？墒牵�秘書崗位，又是一個單位，乃至一個機關運轉的中樞，各項工作都要經過這一中樞功能協(xié)調運轉，所以是一個重要的職位，尤其是一項強迫自己適應和千方百計、想方設法完成任務的職業(yè)和事業(yè)。人無壓力則無動力，無動力則碌碌無為。當一名稱職的秘書，只要感覺工作有壓力，就一定會產生承擔壓力的勇氣。同時還要正確認識秘書工作的重要性，正確對待革命工作的分工，樹立正確的世界觀，人生觀和價值觀，就能夠全身心地投入工作；擺正位子，正確定位自己，就能夠發(fā)揮“螺絲釘”的作用，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨搞好服務。

五、要具備良好的性格

良好的性格是秘書人員的職業(yè)要求。性格是一個人個性中最重要心理特征，它決定著一個人的行為方式和價值取向，決定一個人在職業(yè)中的成就和人生價值的實現(xiàn)。秘書在社會組織中處于輔助性被動地位，其工作性質決定了秘書在大多數(shù)時候，都是按照領導的意圖辦事，工作效果的好差，主要取決于秘書本身的主觀條件。作為領導的參謀和助手的工作性質，決定了秘書必須具備良好的性格品質，才通適應工作崗位的客觀要求。因此，必須自覺地、有意識地加強性格修養(yǎng)。

首先，要自信。自信就是深信自己有能力去完成所擔負的各項工作任務。秘書人員的自信主要表現(xiàn)在對工作的積極性和主動性。一個自信心強的秘書，不僅會具有較高的工作熱情，而且也會產生戰(zhàn)勝困難的巨大勇氣。相反，缺乏自信會使人在工作中縮手縮腳，猶豫不決，優(yōu)柔寡斷，直接影響工作的正常開展和工作成效。

其次，要誠實。秘書誠實的性格體現(xiàn)在兩個方面：一是對黨、對人民、對領導講真話，忠誠老實、不弄虛作假，不陽奉陽違；二是要誠實地對待自己，如實反映自己的優(yōu)缺點，不夸大、不隱瞞，以求得領導和同志的熱情幫助，不斷糾正工作中的不足。

第三，要謙虛。毛澤東同志曾經說過“謙虛使人進步，驕傲使人落后”。謙虛是人們所公認的一種美德，是一個良好的性格品質。秘書人員是否具有謙虛的品質，對工作的開展有著重要的影響。秘書的工作首先為領導服務，作為領導的助手，就必須認真按照領導的意向創(chuàng)造性地工作。如果妄自尊大，處處認為比領導高明，事事堅持自己的意見，就不可能真正尊重領導的意見，更不會把周圍的同志看在眼里，長此以往，就無法很好地開展工作。因此，秘書人員不論才能大小，都應遵循自己的角色規(guī)范，謙虛、踏實、服從領導，尊重他人，正確把握自己的角色，才是秘書應有的思想水平和修養(yǎng)水平。當然，謙虛和誠實并不矛盾，謙虛不是虛偽，也不是無原則的謙讓，誠實不是狂妄，也不是懦夫。

第四，要寬容。俗話說：“宰相大肚能撐船，能容天下難容之事”。秘書人員當然不比宰相，但也應有這樣的度量。寬容是指一個豁達容忍，有氣量，不過分計較枝節(jié)問題，能夠諒解別人，容納各種不同意見和語氣。這主要是表現(xiàn)在能以大局為重，不計較小事，在非原則性問題上善于作出讓步，表現(xiàn)能夠團結與自己意見不同、甚至反對過自己的人一道共事；表現(xiàn)在不嫌賢妨能、對待那些比自己有才能的人，絕不心胸狹窄，故意刁難。“人非圣賢，熟能無過”，工作中，相互之間的磨擦和糾紛是不可避免的，不能要求別人不犯錯誤，沒有缺點。秘書人員應具有豁達的氣度、寬容的品質，虛懷若谷，不計得失，不計前嫌，善于淡化矛盾和沖突，才能與上級與同志保持良好的人際關系。工作也才能得到上級和同事的配合和支持。

第五，要學會幽默。幽默是一個人智慧、學識、風趣的綜合表現(xiàn)，體現(xiàn)了積極樂觀的人生態(tài)度，反映了人的內在精神的自由。幽默是一種善意的微笑，是一種高雅的會意過程，使人達到一種高層次的審美境界。因此，秘書人員要學會幽默，積極培養(yǎng)這種優(yōu)秀的性格品質。

這不僅是因為幽默體現(xiàn)著一個人的處世哲學和機智聰敏，而且還因為幽默具有強大的感染力；能夠創(chuàng)造一種輕松自由的環(huán)境氣氛，成為人際交往的潤滑劑。如我縣的一位領導，在某一鄉(xiāng)鎮(zhèn)負責換屆選舉工作時，為了實現(xiàn)組織意圖，在投票選舉的講話中，他不正二八經按照組織動員的那一套方法作指示，而是采取了極其幽默又富有哲理的方式作動員講話，把嚴肅的氣氛激活了，最后以全票通過，實現(xiàn)了組織意圖。類似例子很多，大家可能也有同感，所以作為文秘辦公人員，要富有幽默感，對工作很有促進。

第六，處理好角度關系。秘書作為輔助領導的角色，有著從屬性、參謀性、服務性的本質屬性。這種屬性決定了秘書的全部工作要服從領導，秘書工作要從屬于領導的活動而運轉。因此要做到參政而不越權、參與而不越位，要當好自己的角色，這是作為秘書人員值得認真處理好的關系，否則，就本末例，嚴重影響工作。

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