備品備件采購管理規(guī)定

為了加強物資管理，規(guī)范備品備件采購行為，確保正常備品備件供應，控制采購成本降低生產(chǎn)成本，特制定本采購規(guī)定。

1、嚴格遵守《東營正和木業(yè)有限公司物資采購管理規(guī)定》。

2、生產(chǎn)或使用部門根據(jù)需要提出備品備件需求計劃。正常檢修需求計劃需提前三天提出；大修計劃七天提出。

3、檢修需求計劃經(jīng)生產(chǎn)部或技術部審核后，報分管生產(chǎn)副總批準。

4、臨時需求計劃由車間或使用部室提出，生產(chǎn)管理部門審核。

5、需求計劃的提出車間或部室將審核無誤的需求計劃報分管供應副總審批后，交供應部由供應部負責采購。

6、供應部堅持多方詢價、貨比三家、擇優(yōu)定點的采購原則進行備品備件的采購。

7、國外備件或技術要求高的備品備件采購需技術部門會同采購。

8、備品備件采購完成，應及時按照財務規(guī)定索要發(fā)票辦理入庫手續(xù)。及時到財務辦理結算及掛帳手續(xù)。

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備品備件采購管理標準

1范圍

1.1本標準規(guī)定了設備備品備件采購內(nèi)容與要求、檢查與考核。1.2本標準適用于設備部備品備件采購。

2引用標準（略）

3設備及備品備件的分類方法設備及備品備件分為A、B、C三類。a.A類為重要設備。

b.B類為一般設備及備件。

c.C類為各種標準產(chǎn)品、各種材料及雜品。

4供貨商的選用與管理

4.1采購員負責收集供貨商的技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等信息。

4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書以及質量業(yè)績出色的供貨商進行供貨。4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書、可免去審核。對未獲得ISO9000證書的供貨商必要時進行書面審查及實地調查。

a.書面審查：審閱供貨商提供的資料,如產(chǎn)品樣本、資質證明、單位概況及用戶反饋意見等。b.實地調查：到供貨商現(xiàn)場考察其技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等。4.4對于A類物資的供貨商，采購員要填寫《供應商評定記錄》，經(jīng)設備部長批準后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產(chǎn)品質量業(yè)績證明等內(nèi)容。必要時設備部會同使用部門、到供貨商現(xiàn)場進行實地考察,并寫出考察報告,報主管領導批準后，再采購其產(chǎn)品。

4.5對于B類物資的供貨商，由采購員進行評定，擇優(yōu)選用，必要時填寫《供應商評定記錄》報設備部部長批準。

4.6對于C類物資的供貨商，在保證產(chǎn)品質量的前提下，采購員可以直接看樣品決定是否采購。以后根據(jù)檢驗結果、實際使用效果及使用人反饋意見，確定其是否為合格供貨商。4.7對于出現(xiàn)產(chǎn)品質量的供貨商，視情節(jié)輕重，采購員可隨時取消其供貨資格。

5制定采購計劃

5.1采購員根據(jù)設備及備品備件數(shù)據(jù)庫、各部門申請、大中小修計劃、設備事故（故障）報告單、生產(chǎn)實際消耗情況、技術改造文件及公司發(fā)展需要等。向合格供貨商詢價后編制采購計劃。采購計劃報設備部部長、主管領導批準。

5.2C類物資中的工器具、低值易耗品；B類物資中的鏟車備件及各種非常規(guī)物資的采購，事先由申請部門填寫《備品備件及一般物品申請表》，經(jīng)主管領導批準后，采購員再編制采購計劃。

5.3緊急需要的各類物資，經(jīng)主管領導口頭批準后，可先采購，事后3日內(nèi)，由申請者補辦有關手續(xù)。

5.4根據(jù)公司要求，按時上報年度采購計劃（預算）。

5.5采購A類物資或合同金額在壹萬元以上（含壹萬元）時，如果條件允許，采購員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價或經(jīng)分析后議價、詢價后，整理好報價材料,調查市場行情,選擇議價對

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象,研擬采購條件,全面公開比價,研擬底價,核對資金預算,經(jīng)過價格及質量各方面比較后,選定供貨商。

5.6采購員應按設備及備品備件采購技術文件要求合理填寫采購計劃中各項物品的規(guī)格型號供貨,保證準確無誤。

5.7編制采購計劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據(jù)工藝規(guī)定要求,正確選型,防止品種、規(guī)格錯誤,并減少庫存積壓。

6采購合同

采購員根據(jù)業(yè)務需要起草采購合同，采購合同條款要符合國家法律規(guī)定。6.1.采購A類物資需簽定采購合同。

6.2.需要支付預付款、產(chǎn)品質量有較高要求的采購業(yè)務需簽定采購合同。6.3.采購合同由設備部部長審核，主管領導審批。6.4.采購合同批準后由具體經(jīng)辦人實施。

7采購實施

7.1原則上采購計劃或采購合同批準后，方可采購。急用物品可憑主管領導審批的《備品備件及一般物品申請表》或主管領導口頭批準，事后補簽采購計劃、采購合同。7.2有采購合同的，要嚴格履行采購合同中的條款。

7.3無采購合同的，采購時，采購員要向選擇的供貨商詳細說明品名、規(guī)格、質量要求、數(shù)量、付款規(guī)定、交貨期、交貨地點、運輸方式、付款辦法等,必要時應有傳真、電子郵件等書面依據(jù)。7.4在采購過程中，采購員要隨時掌握供貨進度，必要時到供貨商現(xiàn)場了解供貨工期并檢查產(chǎn)品質量，促其按期保質保量交貨。

7.5特殊情況下,若有無法按需用日期采購到的物品或遇到無法完成的采購工作或合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,采購員應及時通知使用部門并向主管領導匯報,以便做出合理安排。

8到貨驗收

8.1必要時采購員可報請領導批準，會同檢驗人員或使用人員或技術人員到供貨商現(xiàn)場驗收。一般情況下，貨到我公司后再進行驗收。

8.2到貨的設備及備品備件由采購人員或采購代理人送到其存放倉庫交給保管員，必要時保管員按實際數(shù)量向采購員開出收貨憑證，證明貨物已由庫房接收。做為以后入庫的憑證。

8.3有圖紙的各類物資由采購員填寫《設備及備品備件驗收單》報設備部技術人員驗收；無圖紙的各類物資由采購員口頭通知設備部主管，倉庫保管員點貨驗收。驗收合格后，采購員再填寫《材料入庫驗收單》報保管員辦理入庫手續(xù)。

8.4采購員在備品備件驗收合格后三日內(nèi)，按如下要求填好入庫單：編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨廠商等，憑入庫單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫房辦理入庫手續(xù)，保管員在入庫單上簽字，并收回收貨憑證，如無特殊情況，采購員應在到貨三個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，最長期限為本地不超過一個工作周，外地不超過三個工作周。

8.5對于新購入的無編碼的備品備件，采購人員應及時和保管員聯(lián)系，共同為其增加合適的編碼。8.6入庫手續(xù)辦完后，將數(shù)據(jù)錄入《備品備件、材料登記簿》。

8.7到貨后不經(jīng)入庫直接投入使用的固定資產(chǎn)，采購員填寫《固定資產(chǎn)購置驗收單》，報使用部門負責人、設備部部長審批。

9采購付款及報銷

9.1堅持原則,以公司利益為重,貨物檢驗合格,才具備了付清全款的條件。9.2檢查發(fā)票及內(nèi)容是否正確。

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9.3檢查發(fā)票金額是否與定價相符。

9.4結帳時必須搞清楚是否需要扣款,是否有預付款,做好帳務處理。9.5采購員填寫付款單據(jù)，報主管領導審批后，到財務部辦理付款手續(xù)。

10采購員基本要求

10.1遵守公司和設備部的各項規(guī)章制度，一切行動聽指揮。10.2保證產(chǎn)品質量,杜絕三無產(chǎn)品進廠。

10.3嚴格履行設備及備品備件驗收程序，驗收合格后，方可辦理入庫手續(xù)；若采購的產(chǎn)品經(jīng)檢驗不合格,應及時聯(lián)系供貨商進行修理或更換,必要時進行索賠。10.4及時做好帳務處理,避免帳目不清。

11檢查與考核

11.1本標準執(zhí)行情況由設備部長進行檢查。11.2按照公司《績效考核標準》進行考核。

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