某某公司OA系統(tǒng)培訓工作總結

某某公司OA系統(tǒng)培訓工作總結

OA辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的網(wǎng)絡互連技術基礎上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通。通過3月25日至27日在股份公司學習OA系統(tǒng)后，按股份公司對OA系統(tǒng)上線的時間安排與培訓要求，我公司在3月29日、30日進行了為期2天的OA系統(tǒng)操作培訓，現(xiàn)就培訓工作簡要總結如下。一、培訓工作情況

1、參加培訓人員：我公司股份公司批示，對全體管理人員和所有工作網(wǎng)點操作人員共20余人進行了培訓。

2、按操作手冊對全體參訓人員進行了全面講解，詳細介紹了OA辦公自動化系統(tǒng)，講解登陸前對IE的設置，系統(tǒng)的登錄、協(xié)同工作、收文、發(fā)文、表單應用等，同時逐一進行演示。

3、在培訓過程中，就系統(tǒng)操作與全體參訓人員進行了充分交流并解答同事們提出的問題。

4、對全體管理人員和所有工作網(wǎng)點操作人員采取逐一抽查過關的方式進行實際操作演示，確保參訓人員懂得OA辦公自動化系統(tǒng)操作并于4月1日上線。二、存在的問題和不足由于培訓室沒有足夠的電腦，只有個別管理人員帶來的筆記本電腦參加培訓，因此只是一味的采用“上面講、下面聽”的形式，呆板、枯燥，提不起同事們的興趣，導致學員注意力不集中，影響了培訓效果。

三、改進措施

為了使參訓人員較好地掌握OA系統(tǒng)的常用基本技能操作，在培訓結束后的幾天時間，到每個崗位上進行個別的講解培訓，這樣就有利于同事們更好地學習和消化理論知識，從而達到更好的效果。

此外由于人員的變動，部份流程需要作適當調(diào)整，我司將在今后實際應用過程中進行收集匯總并上報。

總體來說，這次培訓達到了預期效果，我司已于201*年4月1日開始對OA辦公系統(tǒng)上線應用。

201*年4月8日

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湖南人生飲品有限公司

企業(yè)辦公自動化實施方案

網(wǎng)絡運營中心201*/03/04

目錄

第1頁共7頁湖南人生飲品有限公司一、二、三、四、

關于辦公自動化……………………………………………………………實施OA系統(tǒng)的必要性……………………………………………………OA系統(tǒng)實施計劃…………………………………………………………總結…………………………………………………………………………

一、關于辦公自動化

企業(yè)辦公自動化也稱為OA(OfficeAutomation)，是一門綜合性

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的科學技術。使用簡單、投入相對較小，大多數(shù)企業(yè)往往選擇從OA系統(tǒng)著手實施企業(yè)的信息化管理。

OA系統(tǒng)的優(yōu)點：

1.可以實現(xiàn)分布式協(xié)同辦公。可以支持多分公司（工廠）、跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)員工在任何地方只需要用自己的帳號登錄OA系統(tǒng)就可以查看和處理自己的工作流程、郵件和信息。

2.可以落實管理制度、工作流程自動化。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想，可實時監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題，從而提高工作效率。各個企業(yè)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。

3.信息發(fā)布平臺和內(nèi)部通訊平臺。如企業(yè)公告、新聞發(fā)布、電子刊物等，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)�？梢越�立企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)等，使企業(yè)內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。

4.文檔自動化管理。各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便快捷的查找手段。OA系統(tǒng)的局限性：

由于OA系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化管理基礎應用系統(tǒng)，并不能實施企業(yè)產(chǎn)銷存，財務統(tǒng)計等較為復雜的信息化應用。

二、實施OA系統(tǒng)的必要性

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目前集團公司在長沙，湘潭，寧鄉(xiāng)等地都設有分公司、工廠和辦公地點，涉及不同的行業(yè)和業(yè)務范圍。隨著集團規(guī)模的擴展和員工的增加，在集團內(nèi)部規(guī)章制度管理、分公司與各部門之間協(xié)調(diào)溝通、財務申報與審核、人力資源管理等方面將會遇到越來越多的問題，正如虞總所總結的“人在路上跑，事情辦不好，費用降不下，效率難提高”。

OA系統(tǒng)正好能解決異地辦公，分布式管理所遇到的問題，利用互聯(lián)網(wǎng)的快速便捷，能將工廠、分公司、各個部門和所有員工集中在一個平臺進行管理和溝通，而且集團公司相對于其他企業(yè)的優(yōu)勢在于新業(yè)務剛剛起步，不至于像老企業(yè)那樣積重難返。

所以我認為集團目前實施OA系統(tǒng)是必要的，即可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率，減少辦公費用，也可以為將來實施更加復雜的ERP、CRM等系統(tǒng)打下良好基礎，實現(xiàn)集團的現(xiàn)代化信息管理。

OA結構圖

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三、OA系統(tǒng)實施計劃

系統(tǒng)實施需要做以下的工作：

1、管理架構的調(diào)研。因為OA系統(tǒng)以工作流程為核心，所以

必須明確集團總部、工廠、分公司、各部門的管理關系。例如某公司業(yè)務副總經(jīng)理負責業(yè)務部門，總經(jīng)理親自管理行政部與財務部，這樣的管理架構體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里，行政部與財務部的工作流程無需通過業(yè)務副總經(jīng)理的審核就可提交總經(jīng)理，而業(yè)務部門的工作流程則需副總經(jīng)理審核通過后，才能提交給總經(jīng)理審核。如果管理關系不明確，OA系統(tǒng)的基礎不穩(wěn)，將不可能成功實施。

2、管理權限的調(diào)研。各個崗位的管理者、員工有什么樣的權

限，權限有多大必須要明確。例如某部門的主管有1000元以下的業(yè)務招待費審核權，體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里他的部門員工發(fā)生了1000元以下的招待費時，則只需員工申請后，部門主管審核通過后提交財務部審核，無需通過總經(jīng)理審核。如果管理權限不明確，會造成工作流程的混亂和拖延，不能體現(xiàn)OA系統(tǒng)的優(yōu)點。

3、崗位員工的調(diào)研。需要納入OA系統(tǒng)管理的員工需要明確，

在OA系統(tǒng)里可允許一員工兼多崗位和多員工同崗位，但設立了某個崗位卻沒對應的員工的話，則會造成工作流程的中斷。

4、提供商與選型。目前國內(nèi)協(xié)同OA軟件廠商近400家，相

對成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應的有點擊、金和、用友、合強、協(xié)達、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點、明基、通達等廠商，這類廠商軟件價格偏高，支持50-100用戶企業(yè)版售價在3萬至5萬元。免費期滿后需交納201*～4000/年的服務費。二線廠商如華天動力、思道、競凡、極限等，售價在8千至2萬元，價格的降低導致相關服務的減少，系統(tǒng)的安裝，

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部署與維護都需要公司專人負責。通過與廠商的接觸和節(jié)省開支的考慮，我建議在華天動力，通達科技和極限三家廠商中選擇，將軟件成本控制在3萬元以內(nèi)。

5、系統(tǒng)的部署與試用。OA系統(tǒng)在全公司推廣之前，需要在

小范圍如分公司內(nèi)試用，測試系統(tǒng)平臺的安全性和穩(wěn)定性，同時測試設置的工作流程是否完善和通暢，并在此基礎上進行功能的修改和調(diào)整。如果測試通過，則在集團內(nèi)推行。

6、系統(tǒng)的培訓和維護。OA系統(tǒng)的實施觸及大家的工作習慣，

甚至各個業(yè)務部門利益，在實施過程中，難免會遇到阻力，甚至抵觸情緒，所以在全面推行的同時，需要對各個部門進行培訓，加強員工對系統(tǒng)的認同感和習慣性。同時系統(tǒng)平臺的日常維護也需要專人負責，保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定和安全。

系統(tǒng)實施的時間安排：

1、前期調(diào)研工作。需要2周時間，更需要管理高層的積極配

合。對集團公司架構的規(guī)劃和安排、人員的管理和分配將是OA系統(tǒng)實施的基本條件。

2、提供商的選擇與產(chǎn)品選型。需要1周時間。需要對各個提

供商的產(chǎn)品是否滿足和適合我們的要求進行評估。有必要可派人實地考察提供商的實力與服務。

3、系統(tǒng)的部署與試用。需要4周時間，需要分公司配合系統(tǒng)

的測試與調(diào)試，盡量將問題解決在試用階段。

4、系統(tǒng)的培訓和維護。時間待定。需要組織分公司、工廠的

各個部門進行現(xiàn)場培訓，重要部門如財務部更需要單獨培訓。系統(tǒng)的維護則將持續(xù)進行系統(tǒng)的實施的費用預算：

1、購買系統(tǒng)軟件：30000元。（這筆費用可�。�2、廠商考察差旅：201*元。（1人3天北京出差）

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3、系統(tǒng)平臺搭建：0元。（與網(wǎng)站共用服務器）4、培訓差旅：201*元。（湘潭、寧鄉(xiāng)兩地出差）

5、系統(tǒng)維護：201*元/月。（招聘1人負責維護網(wǎng)站和OA平

臺服務器）

四、總結

OA系統(tǒng)只是一種輔助企業(yè)管理的工具，并不能代替管理者本身的作用。通過它可以幫助樹立企業(yè)的管理架構，理順業(yè)務的流程，推動規(guī)章制度的執(zhí)行，建立快捷方便的辦公環(huán)境和溝通協(xié)調(diào)渠道，從而達到科學管理，提高效率，節(jié)省費用的作用，請集團領導考慮。

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