超市采購工作流程

超市采購工作流程

商品采購是商場主要業(yè)務(wù)活動(dòng)之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對路的商品,必須認(rèn)識(shí)了解采購過程,做好采購業(yè)務(wù)決策,加強(qiáng)對商品采購過程的監(jiān)督,確保采購工作的圓滿完成。

為了科學(xué)地組織商品采購,商場必須根據(jù)自身狀況,建立相應(yīng)的采購機(jī)構(gòu);根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種,形成商品經(jīng)營目錄;確定采購渠道;進(jìn)行進(jìn)貨洽談、簽訂訂貨合同;完成商品檢驗(yàn)與驗(yàn)收活動(dòng)。

(一)建立相應(yīng)的商品采購機(jī)構(gòu)

商場的商品采購機(jī)構(gòu)有兩種:一種是正式的采購組織,專門負(fù)責(zé)商品采購工作,人員專職化。

設(shè)立正式的采購部門,采購工作專業(yè)化,可以統(tǒng)一規(guī)劃商品采購工作,人員職責(zé)、權(quán)限明確,便于提高工作效率,加強(qiáng)與供貨單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系。

另一種是非正式的采購組織,企業(yè)不設(shè)專職采購部門,由銷售部、組負(fù)責(zé)商品采購工作。非正式采購組織一般不設(shè)專門采購人員,而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購,便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動(dòng),使購銷緊密連接,但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。

(二)制定商品經(jīng)營目錄

商品經(jīng)營目錄是商場或商品經(jīng)營部(組)所經(jīng)營的全部商品品種目錄,是商場組織進(jìn)貨的指導(dǎo)性文件。

商場制訂商品經(jīng)營目錄,是根據(jù)目標(biāo)市場需求和企業(yè)的經(jīng)營條件,具體列出各類商品經(jīng)營目錄;借以控制商品采購范圍,確保主營商品不脫銷,輔營商品花色、規(guī)格、式樣齊全,避免在商品采購上的盲目性。

商場的商品經(jīng)營目錄并不是一成不變的;也根據(jù)市場需求變化和企業(yè)經(jīng)營能力適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整中可依據(jù)商品銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時(shí)間內(nèi)無銷售記錄,可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升,可適當(dāng)增加經(jīng)營品種和采購數(shù)量。商場還應(yīng)經(jīng)常開展市場調(diào)研預(yù)測:分析市場需求變化趨勢,了解新產(chǎn)品開發(fā)情況,根據(jù)企業(yè)條件,增加市場前景好的商品經(jīng)營。在深入研究市場發(fā)展變化,總結(jié)自身經(jīng)營狀況的基礎(chǔ)上,適時(shí)調(diào)整商品經(jīng)營目錄,是商場改善經(jīng)營的重要手段。

(三)合理選擇采購渠道商場采購渠道多種多樣,如何從中進(jìn)行選擇呢?我們換個(gè)角度來分析。商場的供貨渠道可以分為三個(gè)方面:一是企業(yè)自有供貨者;二是原有的外部供貨者;三是新的外部供貨者。

1.企業(yè)自有供貨者。有些商場自己附設(shè)加工廠或車間,有些企業(yè)集團(tuán)設(shè)有商品配送中心。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。

商場按照市場需要,組織附屬加工廠加工或按樣生產(chǎn),自產(chǎn)自銷,既是商品貨源渠道,又有利于形成企業(yè)經(jīng)營特色。有些商品如時(shí)裝、針紡織品、鞋帽,市場花色、式樣變化快,從外部進(jìn)貨,批量大、時(shí)間長,不能完全適應(yīng)市場變化。而從加工廠或車間加工訂做,產(chǎn)銷銜接快,批量靈活。有些商場加工訂做的時(shí)裝品牌也有較高的知名度和市場影響,成為吸引客流,擴(kuò)大銷售的有力手段。

2.商場原有外部供貨者。商場與經(jīng)常聯(lián)系的一些業(yè)務(wù)伙伴,經(jīng)過多年的市場交往,對這些單位的商品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等比較熟悉了解,對方也愿意與商場合作,遇到困難相互支持。因此,可成為商場穩(wěn)定的商品供應(yīng)者。

商場穩(wěn)定的外部供應(yīng)者來自各個(gè)方面,既有生產(chǎn)商,又有批發(fā)商,還有專業(yè)公司等。在選擇供貨渠道時(shí),原有的外部供貨者應(yīng)優(yōu)先考慮,這一方面可以減少市場風(fēng)險(xiǎn),又可以減少對商品品牌、質(zhì)量的擔(dān)憂,還可以加強(qiáng)協(xié)作關(guān)系,與供貨商共同贏得市場。

3.新的外部供貨者.由于商場業(yè)務(wù)擴(kuò)大,市場競爭激烈,新產(chǎn)品不斷出現(xiàn),企業(yè)需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業(yè)務(wù)決策,要從以下方面做比較分析:(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應(yīng)能力和供貨商信譽(yù)。包括商品的花色、品種、規(guī)格、數(shù)量能否按商場的要求按時(shí)保證供應(yīng),信譽(yù)好壞,合同履約率等。(2)商品質(zhì)量和價(jià)格。主要是供貨商品質(zhì)量是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),能否滿足消費(fèi)者的需求特點(diǎn),質(zhì)量檔次等級(jí)是否和商場形象相符,進(jìn)貨價(jià)格是否合理,毛利率高低,預(yù)計(jì)銷售價(jià)格消費(fèi)者能否接受,銷售量能達(dá)到什么水平,該商品初次購進(jìn)有無優(yōu)惠條件、優(yōu)惠價(jià)格等。(3)交貨時(shí)間。采用何種運(yùn)輸方式,運(yùn)輸費(fèi)用有什么約定,如何支付,交貨時(shí)間是否符合銷售要求,能否保證按時(shí)交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務(wù)和質(zhì)量保證服務(wù),供貨商是否同意商場售后付款結(jié)算,是否可以提供送貨服務(wù)和提供現(xiàn)場廣告促銷資料和費(fèi)用,供貨商是否利用本地傳播媒介進(jìn)行商品品牌廣告宣傳等。

為了保證貨源質(zhì)量.商場商品采購必須建立供貨商資料檔案,并隨時(shí)增補(bǔ)有關(guān)信息,以便通過信息資料的比較對比,確定選擇供貨商。

(四)購貨洽談、簽訂合同在對供貨商進(jìn)行評(píng)價(jià)選擇的基礎(chǔ)上,采購人員必須就商品采購的具體條件進(jìn)行洽談。在采購談判中,采購人員要就購買條件與對方磋商,提出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求,商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和包裝條件,商品價(jià)格和結(jié)算方式,交貨方式,交貨期限和地點(diǎn)也要雙方協(xié)商,達(dá)成一致,然后簽訂購貨合同。

一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳唐凡少徍贤瑧?yīng)包括以下主要內(nèi)容:(1)貨物的品名、品質(zhì)規(guī)格;(2)貨物數(shù)量;(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗(yàn)驗(yàn)收;(5)貨物的價(jià)格,包括單價(jià)、總價(jià);(6)貨物的裝卸、運(yùn)輸及保險(xiǎn);(7)貸款的收付;(8)爭議的預(yù)防及處理。簽訂購貨合同,意味著雙方形成交易的法律關(guān)系,應(yīng)承擔(dān)各自的責(zé)任義務(wù)。供貨商按約交貨,采購方支付貨款。

(五)商品檢驗(yàn)、驗(yàn)收

采購的商品到達(dá)商場或指定的倉庫,要及時(shí)組織商品驗(yàn)收工作,對商品進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。商品驗(yàn)收應(yīng)堅(jiān)持按采購合同辦事.要求商品數(shù)量準(zhǔn)確,質(zhì)量完好,規(guī)格包裝符合約定,進(jìn)貨憑證齊全。商品驗(yàn)收中要做好記錄,注明商品編號(hào)、價(jià)格、到貨日期。驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題,要做好記錄,及時(shí)與運(yùn)輸部門或供貨方聯(lián)系解決。

文章來自:萬聯(lián)網(wǎng)(info.10000link.com)詳文參考：

擴(kuò)展閱讀：超市采購業(yè)務(wù)流程圖

超市一般業(yè)務(wù)管理總流程

采購部與供應(yīng)商洽談新商品引進(jìn)

否

是否新供應(yīng)商《舊供應(yīng)商新商品引進(jìn)流程》

是

《新供應(yīng)商商品引進(jìn)流程》

是是否有滯銷或質(zhì)量問題

是否否

采購部分析經(jīng)營是否有問題采購部與店面共同分析《訂貨管理作業(yè)流程》《收貨工作流程》商場進(jìn)行商品銷售、管理采購部處理解決《退貨管理流程》信息部：新商品試銷是否已經(jīng)到期

是

需《新商品轉(zhuǎn)正流程》《供應(yīng)商分析淘汰流》是否新供應(yīng)商

不需

《結(jié)算流程》超市新供應(yīng)商商品引進(jìn)流程

采購員洽談新供應(yīng)商

及新商品

將供應(yīng)商詳細(xì)資料列表，上報(bào)采購經(jīng)理審

商品是否已有已有經(jīng)營批。并注明更換供應(yīng)商

原因：如供貨價(jià)較低、經(jīng)營不是生產(chǎn)廠家等同意

無

填寫《新商品錄入資將供應(yīng)商詳細(xì)情況

料表》和《供應(yīng)商錄資料列表

入表》

申報(bào)采購經(jīng)理/

總監(jiān)審批

采購部錄入組錄入：

1、新供應(yīng)商資料

2、新商品資料

3、設(shè)定商品狀態(tài)

采購員下新品訂單，并通知門店超市舊供應(yīng)商新商品引進(jìn)流程

供應(yīng)商帶新商品樣品及資料與采購部采購員洽談不同意

采購文員填寫《新品錄入資料表》

采購部主管/經(jīng)理簽

名同意并由采購總

監(jiān)簽字確認(rèn)

同意

采購部錄入組錄入

新商品資料并確認(rèn)

采購員下新品訂單，并

通知各門店

3

新品資料單轉(zhuǎn)交店長超市聯(lián)營及代銷供應(yīng)商引進(jìn)流程

不同意

采購部與供應(yīng)商協(xié)商代銷或扣點(diǎn)條件采購主管與供應(yīng)商草簽聯(lián)營或代銷合同供應(yīng)商在合同上簽名、蓋公章交采購經(jīng)理和采購總監(jiān)審核同意

總經(jīng)理簽名是否同意不同意

同意

采購員與供應(yīng)商合同簽署備案

（一式三份）

采購部留底財(cái)務(wù)部留底

采購文員填寫《新品錄入資料

表》和《供應(yīng)商資料表》整理費(fèi)用收取清單采購部錄入小組供應(yīng)商和商品

資料，進(jìn)入訂貨程序

供應(yīng)商留底

超市新商品轉(zhuǎn)正流程

信息部每周一次檢查，

試銷已到期新商品

類別、品名、規(guī)格、進(jìn)

價(jià)、售價(jià)、毛利率、單信息部出《需淘汰到期

品平均日銷、類別平均新商品明細(xì)表》

日銷、名次、進(jìn)貨總量、

銷售總量、現(xiàn)庫存

第一次采購部、賣場考評(píng)

給出書面意見

通知采購部保留第二次采購總監(jiān)及信息中心審閱簽字

商品轉(zhuǎn)正

淘汰采購部將商品基礎(chǔ)通知信息部淘汰及資料屬性改為：退貨期限

不可訂、不可進(jìn)

信息部檢查到退貨流程期是否已退貨

已退貨財(cái)務(wù)部結(jié)清

余款及費(fèi)用

5

未退貨通知

超市供應(yīng)商分析淘汰流程

信息部每周進(jìn)行一次檢查，已入場三個(gè)月供應(yīng)商，以及供應(yīng)

商銷售排行榜

編號(hào)、供應(yīng)商名稱、

進(jìn)場日期、品種數(shù)、信息部列〈供應(yīng)商經(jīng)平均日銷、結(jié)款方式、

營情況一覽表〉庫存金額……采購部簽署是否保留意見并交采購總監(jiān)確認(rèn)簽名

通知通知：采購部、財(cái)務(wù)采總經(jīng)理簽名購部、營運(yùn)部、信息部是否保留及該供應(yīng)商轉(zhuǎn)正總經(jīng)理

采購部將該供應(yīng)通知信息部：淘

商資料訂為不可汰供應(yīng)商名單

訂或不可進(jìn)及最后期限

信息部檢查是

退貨流程否按時(shí)完成采購部書面填報(bào)各

廠家特別費(fèi)用清單

財(cái)務(wù)部匯總并收取廠家各項(xiàng)費(fèi)用財(cái)務(wù)部結(jié)清供應(yīng)商余款

超市租賃結(jié)算流程

每月指定交款日期，租賃供應(yīng)商到財(cái)務(wù)部交租金財(cái)務(wù)部根據(jù)合同查驗(yàn)應(yīng)收租金額采購部書面填報(bào)各供應(yīng)商特別費(fèi)用清單收取租賃供應(yīng)商各種雜費(fèi)及租賃費(fèi)用財(cái)務(wù)部匯總采購部及營運(yùn)部各項(xiàng)費(fèi)用，列明細(xì)表財(cái)務(wù)列《未交款供應(yīng)商明細(xì)》交采購部催交本月收款工作到期后，財(cái)務(wù)部將各表交至指定部門《已交款供應(yīng)商明細(xì)表》《未交款供應(yīng)商明細(xì)表》《合同已到期供應(yīng)商明細(xì)表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采營購部運(yùn)部超市聯(lián)營供應(yīng)商結(jié)算流程

每月指定對帳日期，聯(lián)營供

應(yīng)商到財(cái)務(wù)部查詢銷售額

及可結(jié)款金額

與財(cái)務(wù)部進(jìn)

結(jié)算組對帳員審核結(jié)行對帳，核否對柜臺(tái)每日款金額是否正確

交款項(xiàng)（營業(yè)額）是

收取聯(lián)營供應(yīng)商

各種雜費(fèi)

財(cái)務(wù)部根據(jù)合同查驗(yàn)收取否分成額是否超出保底數(shù)

是采購部經(jīng)理簽名提出處理意見通知聯(lián)營供應(yīng)商開發(fā)票到財(cái)務(wù)部結(jié)算

采購總監(jiān)審核是財(cái)務(wù)確認(rèn)支票日意見是否保留期，出納員付款

該供應(yīng)商

否

總經(jīng)理簽名同意

通知采購部、營運(yùn)部、

財(cái)務(wù)部淘汰供應(yīng)商

供應(yīng)商清算

8

采購部書面填報(bào)各供應(yīng)商特別費(fèi)用清單財(cái)務(wù)部匯總各項(xiàng)費(fèi)用，列明細(xì)表本月結(jié)算到期后，財(cái)務(wù)部將以下各表交至指定部門：《正常結(jié)算供應(yīng)商明細(xì)表》《保底額結(jié)算供應(yīng)商明細(xì)表》《合同已到期供應(yīng)商明細(xì)表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采購部營運(yùn)部超市代銷結(jié)算流程

采購查詢供應(yīng)商可結(jié)算金額并填單簽名采購部書面填報(bào)供應(yīng)商特別費(fèi)用清單財(cái)務(wù)部匯總各項(xiàng)費(fèi)用，列明細(xì)表財(cái)務(wù)部核對應(yīng)結(jié)款余額，收取供應(yīng)商各項(xiàng)費(fèi)用采購總監(jiān)簽名同意財(cái)務(wù)總監(jiān)簽名同意供應(yīng)商按單開具結(jié)算發(fā)票財(cái)務(wù)部確認(rèn)支票日期出納員付款，在電腦系統(tǒng)內(nèi)做付款確認(rèn)財(cái)務(wù)每月交《代銷供應(yīng)商結(jié)算情況表》于總經(jīng)理超市購銷（先貨后款）結(jié)算流程

每月5日至15日供應(yīng)商持驗(yàn)供應(yīng)商檢查驗(yàn)收單和送貨收單至彩虹超市財(cái)務(wù)部對帳單并更正財(cái)務(wù)部對帳組將供應(yīng)商驗(yàn)收無單和電腦驗(yàn)收單進(jìn)行核對否確定供應(yīng)商驗(yàn)收單與檢查門店入庫電腦驗(yàn)收單是否平帳單是否有誤是有補(bǔ)做調(diào)整單待處否財(cái)務(wù)部檢查單據(jù)采購及店面在每數(shù)量有誤，由金額有誤，由是否已到結(jié)算期月4日前統(tǒng)計(jì)供應(yīng)理收貨部提出采購部提出商的各項(xiàng)應(yīng)扣費(fèi)解決方案解決方案到期用財(cái)務(wù)部結(jié)轉(zhuǎn)已平帳單據(jù)，財(cái)務(wù)總監(jiān)結(jié)轉(zhuǎn)不平帳單據(jù)同意財(cái)務(wù)總監(jiān)審批交采購主管/經(jīng)理簽名確認(rèn)應(yīng)付款金額，權(quán)限金額范圍之外采購總監(jiān)簽名確認(rèn)總經(jīng)理簽名同意權(quán)限金額之內(nèi)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽名同意通知供應(yīng)商在每月21日至28日領(lǐng)款并提交增值稅發(fā)票財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款日期，出納員付款并在電腦內(nèi)做付款確認(rèn)

超市購銷（先款后貨）結(jié)算流程

采購部與供應(yīng)商協(xié)商商品付款條件并簽訂合作合同不同意采購總監(jiān)確定合同內(nèi)容、付款條件是否符合要求、簽名同意財(cái)務(wù)部合同副本備案總經(jīng)理在合同上簽名，蓋公司合同章采購部合同副本備案采購部填寫《現(xiàn)金使用申請單》

供應(yīng)商合同副本備案采購總監(jiān)在《現(xiàn)金使用申請單》上簽名財(cái)務(wù)總監(jiān)簽名確認(rèn)并且查驗(yàn)合同書采購員下訂單財(cái)務(wù)部出納員與采購員提貨并且付款

超市類別單品數(shù)量管理流程

采購總監(jiān)及采購部經(jīng)理根據(jù)公司情況，確定商品類

別及每類應(yīng)做品種類不妥

列分類商品數(shù)量表報(bào)總經(jīng)理審批

同意

由總經(jīng)理、采購總監(jiān)與其它高層領(lǐng)導(dǎo)1、確定各采購分管大類

2、確定各大類應(yīng)有商品品種

3、確定各大類應(yīng)占用面積及樓層位置

由電腦部1、錄入商品分類資料2、設(shè)定每類商品種類3、設(shè)定各采購主管分類管理權(quán)限

采購總監(jiān)每月至少一次查詢分類商品情況類別實(shí)際單品數(shù)是否符指標(biāo)通知采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理，由采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理匯報(bào)差異原因差異較大差異原因合理調(diào)整類別是否合理中單品數(shù)量指標(biāo)不合理采購部負(fù)責(zé)整改，增加新品或淘汰滯銷品完成，下次再查12

超市贈(zèng)品送貨流程

采購部、店面執(zhí)行商品進(jìn)貨流程1、錄入商品驗(yàn)收單收貨部2、手工填制贈(zèng)品收貨單一式兩聯(lián)，收、付貨雙方代表簽字后自留一聯(lián)，另一聯(lián)返供貨商。3、執(zhí)行商品入賣場流程4、贈(zèng)品入贈(zèng)品庫店面1、根據(jù)用途，從贈(zèng)品庫中提出贈(zèng)品，組織發(fā)放。2、未發(fā)放完的贈(zèng)品，視具體情況上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可移交行政庫、供貨商或轉(zhuǎn)為自營商品出售。行政庫供貨商該類商品經(jīng)營柜組店長

超市場內(nèi)、場外促銷活動(dòng)流程

1、供應(yīng)商自行舉辦的活動(dòng)：

供應(yīng)商

采購部

財(cái)務(wù)部

企劃部

店面

2、公司舉辦的活動(dòng)：

采購部財(cái)務(wù)部

企劃部

向采購部提出申請，并上報(bào)活動(dòng)方案1、審核方案，與供應(yīng)商洽談活動(dòng)所需人員、場地、物品等事項(xiàng)。2、視情況制定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3、采購總監(jiān)審核、簽批。4、開具交費(fèi)單據(jù)。收取費(fèi)用，開具收據(jù)。審核收據(jù)，安排活動(dòng)安排活動(dòng)場地1、擬訂活動(dòng)方案，通知參加活動(dòng)的供應(yīng)商，并與之洽談活動(dòng)所需人員、場地、物品等事項(xiàng)。2、視情況制定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3、采購經(jīng)理審核、簽批。4、開具交收單據(jù)。收取費(fèi)用，開具收據(jù)。1、審核收據(jù)。2、企劃部通知相關(guān)部門配合工作。

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