物控部管理工作流程

物控部管理工作流程

物控部主要擔(dān)任著工程項(xiàng)目安裝、生產(chǎn)性物資材料的采購(gòu)、流轉(zhuǎn)全過(guò)程的管理工作。為進(jìn)一步理順工作關(guān)系，就物資材料管理工作流程作如下說(shuō)明：一、任務(wù)來(lái)源

物控部工作任務(wù)主要來(lái)源兩方面：

（一）工程項(xiàng)目。以合同為依據(jù)的所有安裝性物資材料，由工程技術(shù)部各分管專業(yè)人員提供《分項(xiàng)分部工程（產(chǎn)品）材料（齊配設(shè)備）計(jì)劃（采購(gòu)）表》，并有該部門主管的審核簽字。

（二）生產(chǎn)加工產(chǎn)品。以生產(chǎn)大綱為依據(jù)的所有生產(chǎn)性物資材料，由生產(chǎn)部提供《分項(xiàng)分部工程（產(chǎn)品）材料（齊配設(shè)備）計(jì)劃（采購(gòu)）表》，并有該部門主管的審核簽字。二、采購(gòu)環(huán)節(jié)

（一）物控部接到工程技術(shù)部、生產(chǎn)部計(jì)劃采購(gòu)任務(wù)單后，及時(shí)核查庫(kù)存物資材料情況并標(biāo)明清楚。若庫(kù)存能滿足使用要求，應(yīng)盡早將任務(wù)單返回工程部、生產(chǎn)部填寫(xiě)出庫(kù)單（生產(chǎn)部由徐曉卿同志填寫(xiě)），交倉(cāng)管員按時(shí)間出庫(kù)。對(duì)缺損的物資材料標(biāo)明單價(jià)、合計(jì)、金額，送總經(jīng)理審批后采購(gòu)。

（二）需采辦的物資材料，在總經(jīng)理審批后，采購(gòu)員按時(shí)間要求辦理。外埠物資材料的采購(gòu)暫時(shí)由梁志成同志兼職采辦；島內(nèi)物資材料的采購(gòu)由鄭耀光同志采辦，梁志成協(xié)助并督辦。無(wú)特殊情況，不得隨意改變或拖延到貨時(shí)間，因不可抗拒原因造成延誤供貨時(shí)間，要以文字形式說(shuō)明清楚向總經(jīng)理匯報(bào)情況，以便及時(shí)調(diào)整工程安裝，生產(chǎn)加工計(jì)劃。

（三）物資材料采購(gòu)過(guò)程中，重點(diǎn)把握質(zhì)量關(guān)及供貨周期。外埠物資材料必須有供貨合同書(shū)，并嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，按時(shí)、按質(zhì)、按量及時(shí)供給。島內(nèi)物資材料，也應(yīng)盡量提供合同書(shū)，履行合同條款。

三、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也是物資材料管理的主要環(huán)節(jié)。

（一）物資材料的入庫(kù)。島內(nèi)、島外的所有物資材料采購(gòu)回來(lái)，必須辦理入庫(kù)手續(xù)，由朱喜萍同志填寫(xiě)�！度霂�(kù)單》，入庫(kù)前應(yīng)做好必要的驗(yàn)收工作。對(duì)存在質(zhì)量問(wèn)題或部分有質(zhì)量的物資材料，可暫不辦理入庫(kù)，由采購(gòu)人員同供應(yīng)商溝通，進(jìn)行退貨、換貨處理，待處理完畢再進(jìn)行辦理入庫(kù)手續(xù)。物資材料入庫(kù)的依據(jù)，島外采購(gòu)的以合同或訂單內(nèi)容為依據(jù)；島內(nèi)采購(gòu)的以供應(yīng)商出具的發(fā)票、發(fā)貨清單或送貨清單上的明細(xì)為依據(jù)。

（二）物資材料的出庫(kù)。所有物資材料只要進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)或生產(chǎn)加工區(qū)，都必須辦理出庫(kù)手續(xù)。未辦理出庫(kù)的物資材料，嚴(yán)禁私自動(dòng)用或挪用庫(kù)存物資材料，造成帳、卡、物不符現(xiàn)象。出庫(kù)單的填寫(xiě)，工程項(xiàng)目安裝性物資材料由工程技術(shù)部各分管專業(yè)人員填寫(xiě)清楚，交部門主管簽字，送物控部主管審核簽字后，由領(lǐng)料員交給倉(cāng)管如實(shí)發(fā)貨。生產(chǎn)性用物資材料由徐曉卿同志填寫(xiě)清楚，交生產(chǎn)部門主管審核簽字，送物控部主管審核簽字后，由領(lǐng)料員交給倉(cāng)管如實(shí)發(fā)貨。倉(cāng)管員發(fā)貨的依據(jù)為《出庫(kù)單》，沒(méi)有出庫(kù)單的嚴(yán)禁出庫(kù)物資材料。

（三）物資材料的存放管理。物資材料的管理范圍：包括倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，公司院內(nèi)，加工區(qū)未辦理出庫(kù)手續(xù)的以及各項(xiàng)目組現(xiàn)場(chǎng)的物資材料均在管理之到。已辦出庫(kù)手續(xù)領(lǐng)用到加工區(qū)的物資材料由徐曉卿同志負(fù)責(zé)管理；出庫(kù)到現(xiàn)場(chǎng)的物資材料由現(xiàn)場(chǎng)材料員負(fù)責(zé)管理；倉(cāng)庫(kù)內(nèi)、公司院內(nèi)，加工區(qū)未辦出庫(kù)手續(xù)的物資材料全部由張玉蘭同志負(fù)責(zé)管理。

（四）物資材料的進(jìn)銷存臺(tái)賬；流水賬；日?qǐng)?bào)表；月盤(pán)存表的填報(bào)工作。

（1）物資材料的進(jìn)銷存臺(tái)賬由朱喜萍同志填寫(xiě)。以當(dāng)日的出入單為依據(jù)，必須做到日清。

（2）物資材料的流水賬由采購(gòu)員填寫(xiě)。當(dāng)日回來(lái)的物資材料應(yīng)以合同書(shū)、訂單或當(dāng)日采購(gòu)發(fā)票、發(fā)貨清單、送貨清單為依據(jù)填寫(xiě)，包材、運(yùn)費(fèi)應(yīng)記入該批物資材料之列；欠款物資材料用“紅色”筆填寫(xiě)。必須做到日清。

（3）施工現(xiàn)場(chǎng)物資材料流水賬由現(xiàn)場(chǎng)材料員填寫(xiě)。以當(dāng)日送到現(xiàn)場(chǎng)的物資材料送貨單及現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)日實(shí)際領(lǐng)料單為依據(jù)如實(shí)填寫(xiě)，必須做到日清�，F(xiàn)場(chǎng)材料員的行政管理由該項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)管理由物控部直接指導(dǎo)管理，將不定期到現(xiàn)場(chǎng)抽查物資材料管理情況。（4）物資材料日?qǐng)?bào)表由采購(gòu)員填寫(xiě)。應(yīng)將當(dāng)日實(shí)際購(gòu)買的物資材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、金額、合計(jì)等如實(shí)填寫(xiě)報(bào)送總經(jīng)理審閱，必須做到日清。

（5）月盤(pán)存表由倉(cāng)管員每月填報(bào)一次，時(shí)間每月５日前上交核算部，要求實(shí)物必須同標(biāo)識(shí)卡及《進(jìn)銷存臺(tái)賬》一致、盤(pán)贏盤(pán)虧必須找出原因，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理核銷。

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物控部201*-1-

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物控部管理制度

一、組織架構(gòu)：詳見(jiàn)架構(gòu)圖

經(jīng)理（或主管）1、計(jì)劃制訂4、付款計(jì)劃與協(xié)調(diào)2、計(jì)劃實(shí)施跟進(jìn)5、采購(gòu)對(duì)賬工作落實(shí)3、本部門工作協(xié)調(diào)審計(jì)（公司派）1、物料采購(gòu)計(jì)劃審核；2、采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)費(fèi)價(jià)格審核；3、采購(gòu)借款審核；4、應(yīng)付賬款審核5、對(duì)賬單審核；6、產(chǎn)品成本核算PMC采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)MC：物料計(jì)劃制訂及跟進(jìn)：楊紅梅PC：生產(chǎn)計(jì)劃制訂及跟進(jìn)：張建軍機(jī)殼：同機(jī)殼廠工作協(xié)調(diào)：張亞紅零星：五金木材雜項(xiàng)采購(gòu)：張亞坤批量采購(gòu)：批量下單：張文海電子倉(cāng)原料倉(cāng)成品倉(cāng)電子元器件：朱素麗收、發(fā)、存：伍秋蓮賬、系統(tǒng)：杜素芹成品倉(cāng)物流：周雙平二、PMC工作（即生產(chǎn)計(jì)劃和物料計(jì)劃管控）

1、MC（即物料計(jì)劃）：依據(jù)技術(shù)部提供的物料清單和配置清單經(jīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存數(shù)之后制訂物料需求計(jì)劃，應(yīng)做到，不遺漏，無(wú)差錯(cuò)。2、將正確的物料需求計(jì)劃輸入電腦。

3、報(bào)部門經(jīng)理、審計(jì)、副總、董事長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，正式發(fā)經(jīng)理、審計(jì)、財(cái)務(wù)、副總；

4、將物料需求計(jì)劃交經(jīng)理根據(jù)最近一次購(gòu)入價(jià)或最新詢價(jià)編制物料資金需求計(jì)劃轉(zhuǎn)換成物料采購(gòu)計(jì)劃，（含：對(duì)外二次加工計(jì)劃費(fèi)用并錄入系統(tǒng)）經(jīng)審計(jì)、副總、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后發(fā)“采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、審計(jì)、財(cái)務(wù)、副總并留底。

三、采購(gòu)

1、屬于開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)需要的電器原器件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)，但必須確實(shí)保證品質(zhì)及價(jià)格的可靠性，以作為成機(jī)批量生產(chǎn)時(shí)制訂采購(gòu)計(jì)劃，核定價(jià)格之依據(jù)；

2、零星采購(gòu)由張亞坤負(fù)責(zé)，機(jī)殼由張亞紅負(fù)責(zé)，電器原器件，包材等批量采購(gòu)由張文海文或杜娟負(fù)責(zé)；

3、采購(gòu)依據(jù)：采購(gòu)計(jì)劃4、采購(gòu)款的處理

①盡可能引用月結(jié)機(jī)制

②201*元以上（含201*元）原則上使用轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支票，特殊情況需報(bào)公司副總批準(zhǔn)

③采購(gòu)款的借支處理程序：原則上采取對(duì)應(yīng)單一供應(yīng)商填寫(xiě)一張借支單→報(bào)經(jīng)理審→審計(jì)審→副總審→財(cái)務(wù)審→出納出款，各審核人并在采購(gòu)計(jì)劃表中作相關(guān)借款記號(hào)，以免重復(fù)借支；

5、采購(gòu)回廠后，負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)維護(hù)的同事應(yīng)依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃將實(shí)際采購(gòu)回廠的物料經(jīng)檢驗(yàn)合格后，其數(shù)據(jù)應(yīng)立即錄入系統(tǒng)，以方便下面幾個(gè)程序工作；

6、采購(gòu)員必須要求供應(yīng)提供送貨單，以便收貨、打單及結(jié)賬、核賬，并正確填寫(xiě)物料編碼、申購(gòu)單號(hào)及供應(yīng)商名稱。

四、價(jià)格管理

實(shí)行采前詢價(jià)機(jī)制

1、對(duì)老供應(yīng)商原則上不要做輕易變動(dòng)，但對(duì)采購(gòu)批量較大的采購(gòu)應(yīng)同其適當(dāng)砍價(jià)，幅度大的約掌握在5%-10%；2、采取團(tuán)體詢價(jià)方式；

3、即技術(shù)同采購(gòu)人員搭配，由公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排去相關(guān)專業(yè)市場(chǎng)或客戶上門詢價(jià)；

3、大宗大額的由董事長(zhǎng)決定專人負(fù)責(zé)詢價(jià)；4、詢價(jià)的結(jié)果記入采購(gòu)計(jì)劃表中；

5、采購(gòu)員現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)時(shí)，在計(jì)劃價(jià)基礎(chǔ)上繼續(xù)砍價(jià)。

6、價(jià)格清單：采購(gòu)部應(yīng)將物品采購(gòu)的最低價(jià)（或?qū)嶋H采購(gòu)價(jià)）制作一份電子版價(jià)格表，供下次采購(gòu)或核價(jià)時(shí)參考。

滯后核價(jià)監(jiān)督機(jī)制

1、采購(gòu)員在采購(gòu)過(guò)程中如果發(fā)生價(jià)格確實(shí)不能低于或可與計(jì)劃價(jià)格達(dá)到持平的情況下，必須事前向監(jiān)事（即：審計(jì)）報(bào)告；2、審計(jì)接報(bào)告后應(yīng)采取一切手段對(duì)有爭(zhēng)議的價(jià)格進(jìn)行核實(shí)，并將意見(jiàn)及時(shí)反饋給采購(gòu)，以避免影響采購(gòu)效率；

3、如若發(fā)生采購(gòu)有違規(guī)行為則及時(shí)報(bào)告公司重處；

五、倉(cāng)庫(kù)管理

1、收貨

①對(duì)采購(gòu)回廠的物料，如：機(jī)殼、包材、電子元器件，屬供應(yīng)商送貨上門的，采購(gòu)人員負(fù)責(zé)向供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單或發(fā)票，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)立即通知進(jìn)料檢驗(yàn)員進(jìn)行品檢；合格后方可簽收入庫(kù)并立即通知用料單位或人；待采購(gòu)系統(tǒng)維護(hù)員核對(duì)并錄入實(shí)際回廠數(shù)據(jù)后，一日內(nèi)倉(cāng)管應(yīng)立即打印收貨清單一式三聯(lián)（交采購(gòu)、財(cái)務(wù)并留底）當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商與我司產(chǎn)品名稱稱謂不一致時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告公司副總處理；

②對(duì)廠內(nèi)生產(chǎn)的成品入庫(kù)，經(jīng)質(zhì)檢合格后簽署成品入庫(kù)驗(yàn)收單品管開(kāi)，一式四份：倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、留底并由倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)維護(hù)員將數(shù)據(jù)立即錄入ERP系統(tǒng)。

③對(duì)售后退貨回廠、展會(huì)撤展回廠、技術(shù)部送檢回廠的成品機(jī)，成品倉(cāng)管按以下流程操作：

A：經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人同退貨單位、撤展單位、送檢單位進(jìn)行溝通（如;售后蔡攀佳、展會(huì)專員張安梅、技術(shù)部何鍵）→同時(shí)告知成品倉(cāng)管周雙平，做好收貨及到付準(zhǔn)備→當(dāng)物流公司將退貨產(chǎn)品送到公司后，成品倉(cāng)管周雙平應(yīng)立即通知相關(guān)部門的經(jīng)辦人、品檢，周前森到現(xiàn)場(chǎng)打開(kāi)包裝，確認(rèn)機(jī)身、質(zhì)量缺陷及配件情況→經(jīng)辦人填寫(xiě)退貨清單并清晰完整寫(xiě)明退貨信息、客戶信息、合同號(hào)等交成品倉(cāng)庫(kù)→填寫(xiě)送檢單給品管部檢驗(yàn)確認(rèn)→檢測(cè)結(jié)果出來(lái)后，品檢提出解決方案，一式三份交給倉(cāng)庫(kù)、經(jīng)辦部門或人，副總；→副總協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行善后，或重裝，或維修等→品檢→合格入庫(kù)→倉(cāng)管將結(jié)果錄入退貨記錄表中。

B：對(duì)展會(huì)回廠的退貨：若回廠驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)少配件時(shí)，倉(cāng)管應(yīng)立即報(bào)告副總做出處理（或個(gè)別不同情況責(zé)令參展人員向倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)料單手續(xù)，以確保倉(cāng)庫(kù)數(shù)字的平衡）。

C：送檢產(chǎn)品：出倉(cāng)、回廠一律按展會(huì)程序辦理出庫(kù)、退貨和回廠檢測(cè)等相關(guān)手續(xù)；

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