制定外事接待方案指南

接待方案是外事接待工作的重要方案依據(jù)，是參與接待的各部門及有關(guān)人員都必須遵循的指令性文件，在接待工作的全過程中起著規(guī)劃、指導(dǎo)、溝通、協(xié)調(diào)的作用。因此，為了保證外事接待工作的順利進(jìn)行，在外賓來訪前，接待單位應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致地制定好接待方案。1．制定接待方案的依據(jù)

制定接待方案的依據(jù)一般有兩種：一是對(duì)本部門、本單位邀請(qǐng)的團(tuán)、組或個(gè)人，主要根據(jù)邀請(qǐng)目的和外賓的國別、身份、地位、要求等，結(jié)合我方的實(shí)際情況，制定接待方案；二是對(duì)上級(jí)有關(guān)部門指派或有關(guān)部門及其對(duì)口單位委托接待的團(tuán)、組或個(gè)人，應(yīng)根據(jù)上級(jí)或者有關(guān)部門的安排、部署和要求，結(jié)合地方的實(shí)際情況，制定出周密、完善、可行的計(jì)劃。我們?cè)谕馐鹿ぷ髦械诙�種接待方案較之為多。

2．接待方案的基本內(nèi)容

接待方案一般應(yīng)包括來訪者的基本情況、禮儀活動(dòng)安排、生活安排等幾個(gè)部分。來訪者的基本情況一般寫在導(dǎo)語部分。應(yīng)寫明來訪者的國籍、代表團(tuán)名稱、主賓姓名、人數(shù)、抵離日期、交通工具、來訪目的以及我方的接待方針。這是接待方案的重要組成部分，要力求語言簡煉、精確；禮儀活動(dòng)安排部分應(yīng)逐項(xiàng)寫明迎送、會(huì)見、宴請(qǐng)、會(huì)談、晚會(huì)、參觀等活動(dòng)的具體情況及要求。要明確我方參加各項(xiàng)禮儀活動(dòng)的主要人員、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等。對(duì)宴請(qǐng)的安排，方案中還應(yīng)寫清宴請(qǐng)方式、參加人數(shù)、宴會(huì)規(guī)模及標(biāo)準(zhǔn)等具體內(nèi)容；生活安排部分要寫明客人下榻的賓館、依不同身份安排什么等級(jí)的房間、日�；锸硺�(biāo)準(zhǔn)、乘車什么車輛等。如遇來賓在生活上有特殊要求，應(yīng)在這部分反映出來。例如伊斯蘭教國家的客人來訪，在日�；锸骋豁�(xiàng)上就需注明“清真”字樣。

除上述三部分外，接待方案中還要明確接待費(fèi)用由誰負(fù)擔(dān)，如自費(fèi)、由上級(jí)或有關(guān)部門報(bào)銷、本單位結(jié)算、由地方外事費(fèi)核銷等。另外，根據(jù)接待規(guī)格，如需安排新聞報(bào)道，也應(yīng)在方案中寫明；安全保衛(wèi)是外事接待中的一項(xiàng)重要工作，接待方案中也應(yīng)包括這方面內(nèi)容。如沒有特殊要求，可寫“由公安部門協(xié)助安排”。3．接待方案的附屬材料

除正式接待方案外，還應(yīng)準(zhǔn)備好必要的附屬材料，以做為接待方案的補(bǔ)充或供執(zhí)行方案時(shí)參考。附屬材料一般包括活動(dòng)日程、外賓名單等。重要的接待任務(wù)還可有領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)談方案等。4．接待方案的審批程序

接待方案草擬后，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審簽，并加蓋本單位公章，送外事歸口部門審批。經(jīng)外事部門批準(zhǔn)的接待方案，打字后發(fā)各有關(guān)單位實(shí)施。如邀請(qǐng)外國人去我國非開放地區(qū)活動(dòng)，接待方案則應(yīng)先報(bào)省公安廳、省軍區(qū)審批后，報(bào)省外辦審批，上述單位同意后，持公安部門開具的旅行證方可前往。5．應(yīng)注意的幾個(gè)問題

制定接待方案是一項(xiàng)很嚴(yán)肅的工作，必須有高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度，并注意如下幾點(diǎn)：

（1）必須弄清外賓人數(shù)、國籍、性別、飲食習(xí)俗以及代表團(tuán)成員的個(gè)別要求等情況，做到心中有數(shù)。

（2）方案一經(jīng)批準(zhǔn)，要認(rèn)真落實(shí)，各項(xiàng)工作都應(yīng)有專人負(fù)責(zé)安排。外賓到來之前還應(yīng)逐項(xiàng)檢查落實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

（3）在接待過程中，有時(shí)會(huì)因某些具體情況的變化，打亂原定方案的安排，因此，事前應(yīng)有充分準(zhǔn)備，以應(yīng)付突變，不致于措手不及。

（4）外事接待方案屬保密文件（視外賓情況和身份而劃定密級(jí)），有關(guān)人員不應(yīng)向無關(guān)人員泄露。6．接待方案的基本格式

接待方案一般為文字方案和表格方案兩種格式。重要團(tuán)組和人員來訪，或活動(dòng)內(nèi)容較為復(fù)雜，一般應(yīng)擬文字方案，如系一般人員，活動(dòng)內(nèi)容又較簡單，也可采用表格方案。接待單位可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制作自己的方案表格。例：文字文案基本格式密級(jí)文號(hào)

****關(guān)于接待×國××代表團(tuán)的方案（此方案業(yè)經(jīng)省外辦同意）

應(yīng)****邀請(qǐng)，以×××為團(tuán)長的××國××代表團(tuán)一行×人，201*年×月×日由××口岸入境，來我省進(jìn)行為期×天的友好訪問。請(qǐng)各單位本著熱情友好、內(nèi)外有別、注意節(jié)約的原則予以接待。具體安排如下：一、迎送、陪同

代表團(tuán)出入境時(shí)，由×××等前往口岸（或機(jī)場(chǎng)、車站）迎送并全程陪同活動(dòng)。代表團(tuán)抵離×地進(jìn)，請(qǐng)×××到車站迎送。請(qǐng)×××、×××分別陪同代表團(tuán)在×地活動(dòng)。參觀××單位時(shí)，請(qǐng)組織迎送，并備花籃。二、會(huì)見、宴請(qǐng)代表團(tuán)抵長當(dāng)晚，請(qǐng)×××在×××賓館會(huì)見廳會(huì)見代表團(tuán)全體成員。會(huì)見后舉行宴會(huì)。屆時(shí)請(qǐng)×××等迎送人員出席。設(shè)×桌，標(biāo)準(zhǔn)每人××元（酒水在外）。三、生活

代表團(tuán)住××賓館，團(tuán)長住套間，團(tuán)員每人一單間，房間備煙、水果、飲料。日�；锸硺�(biāo)準(zhǔn)每人每天××元，午餐備啤酒，晚餐加白酒。四、車輛

請(qǐng)××車隊(duì)備××車×臺(tái)，迎送站時(shí)加行李車一臺(tái)（行李車進(jìn)出站臺(tái)）。五、參觀

在×地?cái)M安排代表團(tuán)參觀××等單位，請(qǐng)各單位負(fù)責(zé)同志出面接待并書寫歡迎標(biāo)語。

六、零用費(fèi)和紀(jì)念品

由**贈(zèng)給團(tuán)長××元、團(tuán)員每人××元人民幣零用費(fèi)，贈(zèng)送每人少量紀(jì)念品、一本影集和部分活動(dòng)照片。七、新聞報(bào)道

請(qǐng)省市報(bào)紙、電臺(tái)發(fā)在長活動(dòng)綜合消息（由××單位供稿）�！痢痢�?xí)�見時(shí)，請(qǐng)××電視臺(tái)拍發(fā)電視新聞，××報(bào)發(fā)新聞報(bào)道時(shí)配發(fā)照片。請(qǐng)××日?qǐng)?bào)社派一名攝影記者隨團(tuán)在長春活動(dòng)。

八、安全保衛(wèi)工作請(qǐng)公安部門安排。

九、請(qǐng)××鐵路分局、××機(jī)場(chǎng)協(xié)助安排代表團(tuán)乘機(jī)、車事宜。請(qǐng)海關(guān)給代表團(tuán)以免驗(yàn)禮遇。十、費(fèi)用

代表團(tuán)交通費(fèi)、接待費(fèi)由省總負(fù)擔(dān)，在各地活動(dòng)費(fèi)用由當(dāng)?shù)貕|付，與省總結(jié)算；宴請(qǐng)費(fèi)由當(dāng)?shù)刎?fù)擔(dān)。聯(lián)系人：×××電話：×××××××附：活動(dòng)日程表代表團(tuán)名單送：×××、×××單位

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團(tuán)市委公務(wù)接待方案

一、接待團(tuán)名稱、背景資料二、接待時(shí)間三、接待地點(diǎn)四、出席人員名單五、議程六、工作安排

（一）接待前準(zhǔn)備工作

工作內(nèi)容確認(rèn)接待團(tuán)名單確認(rèn)接待團(tuán)到達(dá)時(shí)間制定接待方案并呈批落實(shí)我委參加人員，確認(rèn)參加接待的領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)講話材料歡迎牌或橫幅會(huì)議室布置：座位牌、橫幅、水果、茶水、PPT準(zhǔn)備紀(jì)念品用餐事宜住宿安排觀光安排接機(jī)安排車輛安排其他負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人備注（二）接待時(shí)工作安排

工作內(nèi)容茶水、水果維持會(huì)場(chǎng)秩序、引導(dǎo)發(fā)言會(huì)議主持拍照、合影負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人備注（三）接待后工作安排

工作內(nèi)容起草會(huì)議紀(jì)要場(chǎng)地衛(wèi)生清潔撰寫新聞稿、手機(jī)報(bào)負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人備注

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