總裁秘書-職務(wù)說明書

總裁秘書-職務(wù)說明書

A07A、工作描述

職務(wù)名稱職務(wù)概況工作概述直接上級(jí)直接下屬無協(xié)助總裁處理日常一般性工作事務(wù)1）負(fù)責(zé)起草公司年度工作總結(jié)及總裁講話稿；2）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排總裁工作日程、會(huì)議等，參與相關(guān)商務(wù)與公司行政例會(huì)并作好翻譯及會(huì)議記錄工作，整理會(huì)議紀(jì)要；工3）負(fù)責(zé)總裁簽發(fā)文件的起草、打印、登記、存檔和管理工作；作4）負(fù)責(zé)接聽和處理總裁日常電話、總裁有關(guān)信函的接、轉(zhuǎn)和回復(fù)及整理；內(nèi)5）負(fù)責(zé)為總裁接見訪客做好預(yù)約工作，接待總裁的來訪人員，并做好來訪記錄；容6）負(fù)責(zé)總裁傳真件的收發(fā)，并及時(shí)將接收的傳真交總裁處理；和7）正確無誤地傳達(dá)總裁指示，匯總各部門遞交和上報(bào)的工作信息和文件；職8）負(fù)責(zé)總裁報(bào)發(fā)布的工作文件或工作指示的落實(shí)和催辦工作；責(zé)9）協(xié)助處理總裁辦公室日常的各項(xiàng)工作和事務(wù)；10）協(xié)助總裁對(duì)外聯(lián)絡(luò)和公共關(guān)系工作；11）協(xié)助協(xié)調(diào)各級(jí)人員及各部門之間的合作與溝通關(guān)系；1）完成總裁或總裁助理交辦的其他工作。1）對(duì)總裁日常工作計(jì)劃的建議權(quán)；工作權(quán)限2）有對(duì)各部門相關(guān)工作的監(jiān)督權(quán)和指導(dǎo)權(quán)；3）有對(duì)上報(bào)總裁的文件查詢權(quán)；4）有對(duì)工作違規(guī)違紀(jì)的糾正權(quán)；5）有對(duì)總裁安排工作的跟進(jìn)權(quán)和檢查督促權(quán)。工作重點(diǎn)考核項(xiàng)目1）件打印、復(fù)印和管理的差錯(cuò)率；2）會(huì)議召集的及時(shí)性，會(huì)議記錄的準(zhǔn)確率；3）傳達(dá)指示的及時(shí)性和準(zhǔn)確性；4）工作關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)處理的有效性。所受監(jiān)督工作關(guān)系所施監(jiān)督內(nèi)部關(guān)系外部關(guān)系

受總裁和總裁助理的領(lǐng)導(dǎo)與工作監(jiān)督對(duì)總監(jiān)秘書和文員的工作指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各級(jí)人員之間的關(guān)系與總裁、總裁助理及公司各級(jí)人員的工作聯(lián)系受總裁委托，與政府相關(guān)職能部門發(fā)的工作聯(lián)系總裁助理總裁所屬部門職務(wù)編號(hào)公司本部A501定編人數(shù)薪資等級(jí)1協(xié)理

A07B、任職說明

年齡身體條件身高體能學(xué)歷要求專業(yè)要求經(jīng)驗(yàn)要求個(gè)性素質(zhì)必備任職資格必備資格證崗位基本能力BBB領(lǐng)導(dǎo)決策能力統(tǒng)籌規(guī)劃能力激勵(lì)授權(quán)能力組織指揮能力開拓創(chuàng)新能力分析判斷能力溝通協(xié)調(diào)能力工作技能25-351.65以上性別相貌外形氣質(zhì)良好身體健康、精力充沛，能承受工作壓力本科以上學(xué)歷中文、企業(yè)管理、文秘、財(cái)會(huì)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，一年以上本職務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)誠(chéng)實(shí)、細(xì)心、踏實(shí)、穩(wěn)重、工作嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強(qiáng)、開朗大方計(jì)算機(jī)外語其他熟練使用各類辦公軟件操作系統(tǒng)英語聽、說、寫能力較強(qiáng)精通普通話，有文藝才能及有駕照者優(yōu)先無特殊要求AABABBC社會(huì)活動(dòng)能力人際關(guān)系能力理解實(shí)施能力語言表達(dá)能力文字表達(dá)能力學(xué)習(xí)成長(zhǎng)能力沖突管理能力要求程度：A、高；B、較高；C、一般；D、較低；E、低所需技能培訓(xùn)可直接晉升的職位職業(yè)發(fā)展工作條件工作考核指標(biāo)可相互轉(zhuǎn)換的職位可升遷至此的職位工作強(qiáng)度工作環(huán)境ttt工作績(jī)效指導(dǎo)能力工作能力ttt公司企業(yè)文化、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)及營(yíng)銷管理董事長(zhǎng)助理部門經(jīng)理總監(jiān)秘書比較忙碌、會(huì)經(jīng)常加班、工作壓力較大一般在室內(nèi)工作，環(huán)境較好、舒適，有時(shí)出差工作效率專業(yè)知識(shí)責(zé)任心ttt安排調(diào)配工作創(chuàng)新發(fā)展?jié)摿�ttt協(xié)調(diào)能力團(tuán)隊(duì)合作成本意識(shí)

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文件名董事長(zhǎng)秘書崗位說明書部門人力資源部編號(hào)編制生效日期審核版次A/0批準(zhǔn)崗位名稱董事長(zhǎng)秘書崗位編號(hào)101所在部門董事長(zhǎng)辦公室崗位定員1直接上級(jí)集團(tuán)董事長(zhǎng)所轄人員0直接下級(jí)職責(zé)摘要：負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)有關(guān)的文秘事宜，提供專業(yè)秘書服務(wù)。日常職責(zé)：1.合理安排董事長(zhǎng)每天日常的工作計(jì)劃，做好與各有關(guān)單位的協(xié)調(diào)、預(yù)約、調(diào)整的工作，并做好周、月計(jì)劃。2.每周一上班前將本周日程安排置于董事長(zhǎng)辦公桌上，適時(shí)提醒董事長(zhǎng)參加會(huì)議、約見客人、處理事務(wù)。3.根據(jù)董事長(zhǎng)的出差行程，預(yù)訂機(jī)票。與接待單位相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)安排董事長(zhǎng)的接機(jī)、住宿、餐飲、會(huì)見等一系列活動(dòng)。準(zhǔn)備出差需攜帶的文件、資料。4.掌握文書寫作要領(lǐng)，高質(zhì)量、高效率為董事長(zhǎng)起草相關(guān)文件、報(bào)告，并負(fù)責(zé)打印文稿、收發(fā)函電文件。5.根據(jù)董事長(zhǎng)的工作指示需要，收集各種紙本、網(wǎng)絡(luò)資料。根據(jù)緊急、重要程度對(duì)來文進(jìn)行分類，對(duì)緊急的文件及時(shí)安排崗位職責(zé)董事長(zhǎng)批閱，協(xié)助董事長(zhǎng)高效處理文件。6.負(fù)責(zé)收發(fā)、審核、過濾應(yīng)傳遞給董事長(zhǎng)的簽字票據(jù)。7.負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)有關(guān)文件資料和檔案的整理、歸檔和文件密級(jí)劃分工作。對(duì)處理完畢的文件及時(shí)存檔。8.負(fù)責(zé)收取集團(tuán)各部門的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并進(jìn)行綜合性匯總整理歸檔及上報(bào)董事長(zhǎng)。9.協(xié)助董事長(zhǎng)文件的處理、呈送。根據(jù)董事長(zhǎng)的批示，對(duì)需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件及時(shí)傳遞。10.做好董事長(zhǎng)辦公室的日常整理，重要文件管理、立卷、歸檔工作。在文件流轉(zhuǎn)過程中做好保密工作。11.負(fù)責(zé)與董事長(zhǎng)有關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或其他單位領(lǐng)導(dǎo)的接待、參觀工作。12.對(duì)董事長(zhǎng)的口頭交辦的事項(xiàng)，及時(shí)跟進(jìn)、落實(shí)、反饋。

1/文件名董事長(zhǎng)秘書崗位說明書部門人力資源部編號(hào)編制生效日期審核版次A/0批準(zhǔn)13.負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)各項(xiàng)公務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷。14.備妥錄音筆，隨時(shí)側(cè)錄董事長(zhǎng)的發(fā)言，為定期出書做聲音文字的文稿準(zhǔn)備。會(huì)議職責(zé)：1.負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)交辦的問題、調(diào)查研究，并提出處理意見或建議。2.負(fù)責(zé)為董事長(zhǎng)準(zhǔn)備召開的各類會(huì)議做資料準(zhǔn)備、參會(huì)人員通知、聯(lián)系安排場(chǎng)地等工作。3.負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)有關(guān)會(huì)議紀(jì)要并會(huì)后進(jìn)行整理，及時(shí)向各部門傳達(dá)會(huì)議的各項(xiàng)要求。4.參與董事長(zhǎng)指定的公司會(huì)議組織、策劃、協(xié)調(diào)工作。協(xié)作職責(zé)：1.負(fù)責(zé)跟蹤各會(huì)議中的有關(guān)部門落實(shí)決議的執(zhí)行情況，跟蹤董事長(zhǎng)決議事項(xiàng)的推進(jìn)，并且回報(bào)董事長(zhǎng)。2.協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部的管理運(yùn)作，需協(xié)調(diào)的各部門工作關(guān)系。3.協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)其他有關(guān)集團(tuán)與本集團(tuán)運(yùn)作中，需要協(xié)調(diào)的各集團(tuán)部門的工作關(guān)系。事務(wù)職責(zé)：1.對(duì)電話進(jìn)行預(yù)處理，當(dāng)董事長(zhǎng)不在，或不方便接聽電話時(shí)，做好電話記錄，及時(shí)轉(zhuǎn)告董事長(zhǎng)，不漏接任何重要電話。2.熱情禮貌地接待來訪客人。受董事長(zhǎng)指示委托，出席公司外部各種會(huì)議、活動(dòng)等。3.根據(jù)情況對(duì)來訪客人進(jìn)行分流，減輕董事長(zhǎng)的壓力。根據(jù)貴賓客人的不同習(xí)慣提供餐飲安排。4.對(duì)外代表提升企業(yè)品牌知名度，注意外部形象塑造。5.協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)外關(guān)系/事業(yè)部發(fā)展的有關(guān)事務(wù)處理。輔助董事長(zhǎng)維護(hù)良好的外部客戶關(guān)系，重大節(jié)日、重要客戶或客戶單位的紀(jì)念日、慶典等提醒或代表董事長(zhǎng)發(fā)賀函表示祝賀。5.代表公司董事長(zhǎng)做員工福利性慰問工作。

2/文件名董事長(zhǎng)秘書崗位說明書部門人力資源部編號(hào)編制生效日期審核版次A/0批準(zhǔn)6.董事長(zhǎng)公關(guān)的年節(jié)禮品、辦公定期用品采購(gòu)。其他職責(zé)：1.董事長(zhǎng)其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。2.接受董事長(zhǎng)辦公室合理安排的其他工作事項(xiàng)。1.教育背景：經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)等相關(guān)本科專業(yè)。2.培訓(xùn)經(jīng)歷:財(cái)務(wù)、管理等方面的培訓(xùn)。任職條件3.經(jīng)驗(yàn)要求：熟練地使用辦公自動(dòng)化設(shè)備，高水平的各種公文、信函的寫作能力，很強(qiáng)的領(lǐng)悟力，優(yōu)秀的判斷、協(xié)調(diào)、溝通、執(zhí)行能力。4.態(tài)度:較強(qiáng)的工作壓力承受能力，良好的團(tuán)隊(duì)合作精神。1.工作場(chǎng)所：辦公室工作條件2.環(huán)境狀況：基本舒適3.危險(xiǎn)性：無職業(yè)病危險(xiǎn)

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