中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法
中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風(fēng)險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸管理基本制度》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)基本規(guī)程》、《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》以及相關(guān)信貸綜合制度和單項業(yè)務(wù)管理辦法等規(guī)定，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指農(nóng)業(yè)銀行提供、管理、收回各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料的紙質(zhì)和電子檔案。
第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一管理原則；二是及時完整、真實有效原則；三是方便實用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標(biāo)準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。
第四條下級行的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作，在業(yè)務(wù)上接受上級行信貸管理部門、檔案管理部門的管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。
第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)
第五條信貸業(yè)務(wù)管理行和經(jīng)營行應(yīng)以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理，及時將檔案信息錄入信貸管理系統(tǒng)并在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)、電子檔案移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。
第六條信貸業(yè)務(wù)檔案庫的設(shè)立及管理員職責(zé)。
（一）信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營行應(yīng)在信貸管理部門或檔案管理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。具有非低風(fēng)險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)的分理處視同經(jīng)營行。
（二）信貸業(yè)務(wù)管理行應(yīng)在檔案管理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理本級行內(nèi)部運作形成的信貸資料檔案（以下統(tǒng)稱本級行信貸運作檔案），包括本級行信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、本級行信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向上級行的報備報批材料及上級行批復(fù)。
承擔(dān)經(jīng)營職能的管理行參照經(jīng)營行模式管理全部信貸業(yè)務(wù)檔案。
（三）信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
第七條信貸部門職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責(zé)的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責(zé)。
（一）經(jīng)營行客戶部門職責(zé)。
客戶部門負責(zé)收集整理客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件等信貸業(yè)務(wù)檔案�？蛻艚�(jīng)理負責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。
不良貸款按規(guī)定移交給風(fēng)險資產(chǎn)經(jīng)營管理部門或其他專業(yè)不良貸款經(jīng)營管理部門后，由該部門履行客戶部門檔案管理職責(zé)。
沒有非低風(fēng)險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)、履行客戶部門職責(zé)的支行或分理處視同客戶部門，管理信貸業(yè)務(wù)檔案�？陀^上不具備向上級行移交信貸業(yè)務(wù)檔案條件的，經(jīng)一級分行信貸管理部門和辦公室批準，可設(shè)立臨時信貸業(yè)務(wù)檔案庫，落實專人統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案，年后40個工作日內(nèi)將已結(jié)清或核銷的信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交上級行。
經(jīng)營行直接審批的信貸業(yè)務(wù)，可將客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料原件作為各環(huán)節(jié)決策資料。經(jīng)營行報上級行審批的信貸業(yè)務(wù)，客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料原件仍留經(jīng)營行客戶部門，需要上報的基礎(chǔ)資料由經(jīng)營行調(diào)查人員復(fù)印并簽署“與原件核對相符”字樣。
（二）經(jīng)營行信貸管理部門職責(zé)。
經(jīng)營行信貸管理部門負責(zé)管理本級行信貸運作檔案。其業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責(zé)收集整理本級行信貸運作檔案資料，月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理。
（三）管理行信貸部門職責(zé)。
管理行信貸運作檔案由審查部門負責(zé)，落實部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。特事特辦業(yè)務(wù)在總行層次的信貸運作檔案年中由客戶部門負責(zé)收集管理。貸審會審議信貸事項的運作檔案年中由貸審會辦公室負責(zé)收集管理。信貸運作檔案于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。
第八條信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。
第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容
第九條信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為三類：客戶、擔(dān)保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件；本級行信貸運作檔案資料；貸后管理資料及相關(guān)法律文件。
第十條客戶、擔(dān)保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件包括：
（一）客戶基本資料�？蛻艉蛽�(dān)保人的營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)法人證書，法人授權(quán)書(為分支機構(gòu)的)，法定代表人身份證明復(fù)印件；特殊行業(yè)經(jīng)營許可證；企業(yè)資質(zhì)等級證書；組織機構(gòu)代碼；驗資證明；公司章程；各期財務(wù)報表、審計報告；貸款卡及查詢資料；客戶印鑒卡，董事會成員、法定代表人、有權(quán)簽字人的簽字樣本等。
（二）業(yè)務(wù)資料�？蛻粜刨J業(yè)務(wù)申請書；法定代表人的授權(quán)書；董事會同意申請辦理信貸業(yè)務(wù)的決議；項目建議書；項目可行性研究報告；項目立項批復(fù)；項目水、電、環(huán)保、消防、規(guī)劃和土地等部門的有關(guān)批復(fù)文件；進口合同、銷售合同或代理進口協(xié)議等。
（三）擔(dān)保資料。擔(dān)保人法定代表人的授權(quán)書；董事會同意提供擔(dān)保決議；共有人同意抵（質(zhì)）押書面證明；有權(quán)機關(guān)辦理的抵（質(zhì)）押登記，抵（質(zhì)）押物清單及評估報告；抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單等法律文書的復(fù)印件（原件入會計部門現(xiàn)金庫保管）等。
（四）信貸業(yè)務(wù)承諾函、意向書、合作協(xié)議，主從合同、借據(jù)等。（五）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)資料及輔助資料。第十一條本級行信貸運作檔案資料包括：（一）本級行信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料。
開戶行負責(zé)人簽署同意進行調(diào)查的客戶信貸業(yè)務(wù)申請書復(fù)印件，客戶及擔(dān)保人基本資料、業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保資料復(fù)印件。經(jīng)營行直接審批、以原件作為內(nèi)部運作材料的，相關(guān)基礎(chǔ)資料不重復(fù)保存。
有權(quán)審批行受理上報業(yè)務(wù)的，決策依據(jù)資料還包括申報行的請示報告（文件）、調(diào)查報告、審查報告、有權(quán)審批人簽字的貸審會審議表、《主責(zé)任人名單表》等；其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。
（二）本級行信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料。
1．評級、調(diào)查資料，包括客戶基本情況調(diào)查表、信貸業(yè)務(wù)調(diào)查表；客戶信用等級測評資料；信貸業(yè)務(wù)評估報告；保證人擔(dān)保能力、抵（質(zhì)）押物擔(dān)保能力調(diào)查的相關(guān)資料；調(diào)查經(jīng)辦人和調(diào)查主責(zé)任人簽字的信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告等。2．審查資料，包括信貸業(yè)務(wù)審查表、信貸業(yè)務(wù)法律審查表，審查經(jīng)辦人和審查主責(zé)任人簽字的信貸業(yè)務(wù)審查報告等；
3．貸審會審議、審批、報備資料，包括會議記錄本、《貸審會投票表決表》、會議紀要、行長簽字的審議表、批復(fù)、《主責(zé)任人名單表》等。
（三）向上級行的報備報批材料及上級行批復(fù)，包括信貸業(yè)務(wù)報備表及報告、上報有權(quán)審批行的請示報告（文件）、有權(quán)審批行的批復(fù)等。
（四）不良貸款認定資料，包括申報行的請示報告、對應(yīng)的《貸款風(fēng)險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》、損失類貸款的內(nèi)部確認材料或外部證明材料、審查報告、貸審會審議表（沒有設(shè)立貸審會的支行可以不提交貸審會審議表）；本行的審查報告、貸審會審議表、會議紀要、批復(fù)等。
（五）核銷資料，包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責(zé)任的審計報告、責(zé)任人處理文件；按規(guī)定須提供的有關(guān)證明材料；內(nèi)部審查、審批材料等。核銷申報審批材料的管理執(zhí)行核銷管理辦法相關(guān)規(guī)定，并于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。
（六）風(fēng)險預(yù)警信號處理資料，包括經(jīng)營行上報的《風(fēng)險預(yù)警信號處理表》、審批行信貸管理部門或客戶部門組織研究制定的風(fēng)險化解措施方案、主管行長審批同意的批件等。
（七）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。第十二條貸后管理資料及相關(guān)法律文件包括：
（一）經(jīng)營主責(zé)任人、管戶主責(zé)任人、風(fēng)險監(jiān)控主責(zé)任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。
（二）貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔(dān)保人的各期財務(wù)報表；《貸后管理檢查表（按客戶）》及所附專題報告說明等。
（三）按規(guī)定復(fù)測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類資料。
（四）《風(fēng)險預(yù)警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風(fēng)險客戶退出方案。
（五）信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔(dān)保人同意擔(dān)保展期的書面證明，經(jīng)營行信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔(dān)保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。
（六）有問題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風(fēng)險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相
關(guān)認定資料；事實風(fēng)險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。
（七）信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評價報告。
（八）信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。
（九）其他綜合及單項業(yè)務(wù)管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。
第十三條個人信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人信貸業(yè)務(wù)貸后管理實施辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀辦發(fā)［201*］481號）、《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人住房貸款業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定〉的通知》（農(nóng)銀辦［201*］58號）及相關(guān)管理制度的要求。
第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求
第十四條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。
（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄（一式兩份，各留存一份）上簽字。
（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。
1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒（或夾）保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序�？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。
2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄，檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名（包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限）等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。
3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務(wù)、個人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。
5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級行直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級行貸審會審議、下級行經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其本級行信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。
第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。
（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負責(zé)登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。
（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本行應(yīng)有專人在場陪同，嚴禁將原件借出。
第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結(jié)移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)檔案資料辦理移交手續(xù)，要由所在部門負責(zé)人進行監(jiān)交。
第十七條檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀發(fā)［201*］135號）的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。
第十八條檔案保管期限。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限分為短期保管、長期保管和永久保管。短期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為5至10年：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少５年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年。
長期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年至15年：信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年。
永久保管的信貸業(yè)務(wù)檔案：信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的（包括已核銷的信貸業(yè)務(wù)），其信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管。
第十九條信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。對超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)辦公室、信貸管理部門負責(zé)人審查，行長審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員和辦公室、信貸管理部門負責(zé)人同時在留存銷毀清冊上簽字備查。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標(biāo)準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。
第二十條信貸管理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定。第二十一條各級行要加強信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作的檢查。對未按規(guī)定要求設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責(zé)形成風(fēng)險的，按照《中國農(nóng)業(yè)銀行員工違反規(guī)章制度處理暫行辦法》及《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》等制度規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作成績突出的，給予表揚和獎勵。
第五章附則
第二十二條本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。
第二十三條各一級分行可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實施細則，并報總行備案。境外分行及公司在參照本辦法基礎(chǔ)上結(jié)合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)有關(guān)要求制定實施細則，報總行備案。
第二十四條本辦法由總行制定、解釋和修訂。第二十五條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行貸款客戶檔案管理辦法〉的通知》（農(nóng)銀函［1999］1059號）同時廢止。
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信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法
第一章總則
第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風(fēng)險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《信貸管理基本辦法》、《貸后管理基本辦法》等規(guī)定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。
第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：
（一）及時完整、真實有效原則。信貸部門負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責(zé)；綜合檔案部門負責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責(zé)。
（二）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、本公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。
（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一
部分，信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由縣級聯(lián)
社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務(wù)檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標(biāo)準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。
第二章信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)
第四條本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理。
第五條客戶經(jīng)理職責(zé)�？蛻艚�(jīng)理負責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。
第六條信貸部門職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責(zé)的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責(zé)。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。
第七條不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責(zé)。
第八條信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容
第九條信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：
（一）權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；
（二）要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；
（三）管理類：法人客戶的基本資料；
（四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險管理的相關(guān)資料；（五）綜合類：本公司內(nèi)部管理資料。
第十條信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個項目）的檔案設(shè)為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。
第十一條權(quán)證類檔案包括：抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證的復(fù)印件（原件入會計部門金庫保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權(quán)機關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。
第十二條要件類檔案包括：（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、審貸會會議紀要；
（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔(dān)保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉(zhuǎn)貸款）和對外擔(dān)保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯(lián)社下發(fā)的生效通知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。
（三）非融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)還應(yīng)包括擔(dān)保涉及的有關(guān)合同、協(xié)議、標(biāo)書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)應(yīng)包括政府有關(guān)部門批準的年度融資計劃，擔(dān)保項目可行性研究及批復(fù)，擔(dān)保涉及事項按照規(guī)定需事先獲得有關(guān)部門批準或核準的，應(yīng)有有關(guān)部門批準或核準的文件。
第十三條管理類檔案包括：
（一）借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、事業(yè)法人證書復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前置許可證明復(fù)印件；
貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料；
法定代表人、負責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；
企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復(fù)印件等。
（二）自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。
第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理
第十七條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。
（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。
（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序�？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。
3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。
4．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔�！顿J款審查審批表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。
第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務(wù)報表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。
第十九條信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱
（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負責(zé)登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。
（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應(yīng)有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案，一律不得外借
第二十條。要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。
第二十一條檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照當(dāng)?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。
第二十二條檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結(jié)果。
檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。
第二十三條信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷毀：
（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
（二）經(jīng)檔案保管部門的負責(zé)人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責(zé)人。
第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
第五章附則
第二十五條信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。
第二十六條以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶、自然人貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當(dāng)簡化。
第二十七條本辦法自發(fā)布之日起施行。
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