太原科技大學檔案館自查報告

檔案館工作總結(jié)

檔案館自06年成立以來在學校黨委領(lǐng)導下，本著為學校發(fā)展服務，為師生服務的精神，團結(jié)協(xié)作積極進取，在檔案業(yè)務和服務質(zhì)量等各方面都取得了比較大的進展。檔案館于201*年5月8日正式成立，屬教輔機構(gòu)處級建制，與圖書館合署辦公。由學校副校長分管。建立了全校的檔案管理體系，實現(xiàn)了檔案館對全校各系處（部）檔案工作的監(jiān)督指導職能檔案館�，F(xiàn)有職工7人，其中館長1人、各部門職工6人。檔案館使用面積350余平方米，09年新建了150平方米的密集庫房，目前合計500平米，基本滿足了館藏空間的需要。主要工作

1、年度歸檔和日常性查檔服務工作

歸檔文件材料基本齊全、完整。檔案整理的質(zhì)量基本符合要求。按照分類方案進行分類、組卷；檔號編制正確；裝訂整齊、卷內(nèi)無有金屬物；卷面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范；分類細致；案卷標題擬寫簡明、準確。檔案存放排列有序，編號科學規(guī)范，庫房整潔衛(wèi)生。

具體來說我館現(xiàn)存有太原科技大學綜合檔案共十大門類15300余卷，還有人事檔案2200余卷，學生檔案20370余卷，試卷檔案4000余卷，共計26570余卷，各種目錄100余冊。全年為校內(nèi)外，單位與個人提供查檔服務上萬人次。

2、學校重大活動的檔案保障工作

檔案館肩負著校內(nèi)、外的各項服務，對校內(nèi)職稱評定、教學評估、學生考研、出國、補辦畢業(yè)證、編寫校友通訊錄、更改校名、校慶、校舍翻修、查找各種憑證等提供了大量的重要依據(jù)。近幾年，查閱檔案的部門和個人逐年遞增，由于大家齊心協(xié)力、工作認真負責、服務熱情周到，受到了學校各方面的一致好評。通過檔案利用的增多，增強了大家的檔案意識，為學校各項工作提供了可靠依據(jù)發(fā)揮了積極作用。

201*年在迎接本科教學評估、07在學校申報博士點,等重大活動中,工作細致,服務到位,多次加班查檔及整理大量資料.為各相關(guān)部門提供了大量檔案資料,為全力配合與保障其他同志隨時待命,確保有隨機性任務能夠及時到位.能夠站在學校全局角度,不怕麻煩,工作不打折扣,做到在學校的重大活動中既要按工作需求全力保障,服務到位,又使檔案原件在人員經(jīng)手多,周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復雜情況下的無丟失,無損壞,確保檔案的安全。

3、加強管理，規(guī)范業(yè)務。

檔案工作是一項基礎(chǔ)性、業(yè)務性很強的工作，它的工作涉及到學校的方方面面，要

想做好檔案工作，必須領(lǐng)導重視，機構(gòu)健全，有一套科學、規(guī)范的管理體制，同時，要建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍。我校于1995年成立了檔案工作委員會，并由學校副校長分管領(lǐng)導，確定了各部門的兼職檔案人員34名。我館還建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)并制作了檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖，確保了檔案工作開展的順利進行。我館還做到崗位分工，責任到人，并且制作了檔案工作的規(guī)章制度匯編并制成手冊下發(fā)到學校各系處（部）相關(guān)人員手中，人手一冊。加強了檔案管理的規(guī)范。

進一步完善和落實了檔案工作組織領(lǐng)導機構(gòu),各類職責及各項工作制度；規(guī)范了業(yè)務,全面執(zhí)行新的業(yè)務標準；是進一步加強和落實安全管理,對庫房安全工作進行了重點檢查,及時更新,補充了新型滅火器,防潮(殺蟲)劑,要求每個同志都能掌握新型滅火器的使用方法;加強了對庫房溫,濕度的監(jiān)控.安全性符合檔案"十防"的工作要求。4、積極參加調(diào)研學習,明確工作新思路

升館后,必須轉(zhuǎn)變思想,提高認識,以新的標準開展工作,才能符合學校對檔案工作的新要求.我們一是加強了與上級業(yè)務領(lǐng)導機關(guān)的聯(lián)系和交流;二是通過網(wǎng)上了解全國一些特色高校檔案館工作開展情況,并對部分高校進行實地調(diào)研.07年5月,檔案館派人到福建大學,廈門大學等省內(nèi)外部分高校檔案館進行了調(diào)研學習,08年6月派人到大連參加全國高校檔案管理學習班，08年12月參加高校檔案協(xié)會的常務理事會，學習教育部第27號令制定的背景、意義和主要內(nèi)容,通過學習交流,開闊眼界和思路,了解掌握新的信息和動態(tài),為檔案館今后的發(fā)展打下了基礎(chǔ)。

5、文檔一體化管理,檔案數(shù)字化,信息化工作逐步實施

文檔一體化,檔案數(shù)字化,信息化管理是近年來檔案工作發(fā)展的趨勢和方向,為了更好的體現(xiàn)檔案館的服務宗旨，提高服務質(zhì)量。檔案館設(shè)計并且完成了檔案館的網(wǎng)頁，力求拓寬服務領(lǐng)域。網(wǎng)頁也于09年正式試運行，起到了宣傳檔案館作用的同時也提高了檔案查詢的效率，進行了檔案知識的普查，如果能配合上檔案全面數(shù)字化，將大大提高檔案的利用率的同時保護原始檔案。拓寬檔案服務的領(lǐng)域，全方位立體式的方便檔案查閱者。

通過研究考察,將檔案管理軟件的引進納入了工作計劃.目前正在積極開展工作,以選擇標準規(guī)范,推廣效果好的檔案管理軟件及相關(guān)配套硬件,同時也需要學校的大力支持，隨后逐步建立和充實學校檔案數(shù)據(jù)庫,加快信息化建設(shè)步伐。主要業(yè)績

人事檔案201*年7月通過省組織部的審核驗收合格，一次性通過，在全省高校中僅有幾家。201*年10月迎接了教育廳對全省檔案工作的檢查我校獲得優(yōu)秀，名列前茅。

我校的檔案工作達標后，檔案工作逐步走上系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范化的軌道，全校教職工的檔案意識日益增強，認識不斷提高，檔案工作不斷強化，各部門材料基本上都能主動向檔案部門移交，使檔案的收集難基本得到解決，檔案的利用逐年遞增，使檔案的利用在學校的教育、改革發(fā)展、管理、建設(shè)等方面發(fā)揮了重要的作用，檔案工作的規(guī)范化管理水平，促進檔案信息資源更好地為高校的發(fā)展服務，使我們高校檔案工作能夠邁上一個新臺階。今后的方向

當然我們的工作中仍然有不足。

1、兼職檔案人員變動頻繁，給檔案的收集、整理工作帶來諸多不便。

2、理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文，檔案工作人員每天忙于工作，又加上經(jīng)費少，很少有機會外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。在今后需加強學習，善于總結(jié)，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。3、檔案現(xiàn)代化管理工作需加強

隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。目前學校檔案管理現(xiàn)代化處于起步階段。一方面，學校需加大投入，另一方面，我們必須做好基礎(chǔ)工作，加強管理，充分發(fā)揮各部處各單位積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，檔案的作用才能得以充分發(fā)揮，達到為學校改革和發(fā)展提供高水平服務的目的。

檔案工作平時默默無聞，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。我檔案館工作者本著對學校高度負責的態(tài)度，不計名利得失，默默工作著。今后的檔案工作規(guī)范化管理中，我館全館工作人員更要統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認識、腳踏實地、勤奮工作、不斷學習來提高自身素質(zhì)，認真履行職責，盡快把我校的檔案館建成一個高效的、現(xiàn)代化管理的檔案館，為學校的建設(shè)和發(fā)展做出貢獻。一流大學要有一流檔案，這正是我們科大檔案工作者的今后的奮斗目標。

太原科技大學檔案館

201*年1月

擴展閱讀：高校學生檔案室工作流程

學生檔案室工作流程

我校檔案館學生檔案室的主要職責是對在校學生的各類檔案材料進行收集、整理、登記、歸檔并且為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞或存留等，同時要積極配合、銜接各部門的工作，負責與各個部門進行檔案材料交接等。

檔案室工作人員大多是中共黨員，時常學習馬列主義理論，堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家機密，熱愛檔案事業(yè)，終于職守，埋頭苦干；刻苦鉆研業(yè)務，不斷積累了一定的檔案專業(yè)知識。

為了提高對學生檔案的管理水平，更好的為學生服務，我校學生檔案室工作嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》和國家教育部頒發(fā)的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》與結(jié)合我校實際情況指定的《太原科技大學檔案館管理辦法》等法規(guī)進行辦理。

首先，必須嚴格執(zhí)行國家、學校保密制度，在確保檔案安全和國家機密前提下，負責收集、整理、分類、統(tǒng)計和保管學生的各類檔案材料。歸檔的材料主要包括的高中檔案、高考檔案、黨團材料、入學登記表、獎懲材料、學年鑒定表、畢業(yè)生登記表、資格審查表、成績單、報到證（白聯(lián)）等。每年都是按照事先

制定的工作計劃、規(guī)劃有條不紊地展開工作，在檔案材料的收集、整理、分類、編號、上架保管等方面，按照便于保管、方便利用的原則和有關(guān)檔案管

理的標準對檔案進行分類、編號和排列，庫房對檔案資料做了明了的存放標志。

努力做到檔案歸檔及時，整理規(guī)范、標準、并有完備、齊全的交接手續(xù)。并且定期總結(jié)，不斷完善歸檔制度，做到應歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)地歸檔

保存。

再者，必須維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復、保護等工作。檔案庫房時刻保持

干凈整潔，高度重視防火、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等隱患。

定期做好對檔案的收進、移出，給類數(shù)據(jù)等的統(tǒng)計。并向有關(guān)部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

學校為檔案館引進了數(shù)據(jù)庫并配備了相關(guān)辦公設(shè)備，我們制定了相關(guān)規(guī)章制度，合理利用并妥善保管各類設(shè)備，全體教師和勤工助學的學生加快步伐輸錄并及時更新相關(guān)數(shù)據(jù)庫，努力做到檔案管理現(xiàn)代化，更好的方便學生及時、準確的了解自己檔案的轉(zhuǎn)遞狀態(tài)和相關(guān)法規(guī)、政策等。（二）檔案移交接收手續(xù)

檔案材料移交時我們工作人員要與移交人共同清點，經(jīng)查對無誤，方才辦理登記與簽收手續(xù)。

檔案館要對檔案的收進、移出，案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。按照有關(guān)規(guī)定向有關(guān)部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

1.日常接待咨詢和查詢檔案去向的各屆畢業(yè)生。

2.研究生入學考試成績下來后，接待前來登記轉(zhuǎn)檔學生進行登記并認真仔細核實該生的調(diào)檔院校地址。

3.不同時段做好接收全校省三好、省優(yōu)干審批表，院優(yōu)秀個人、五四評審表，校五四表彰個人評審表，優(yōu)秀畢業(yè)生評審表等材料。4.在前半年提前做好畢業(yè)生發(fā)檔前的準備工作，負責給全體畢業(yè)生代表開會，講解轉(zhuǎn)檔的注意事項，上傳相關(guān)轉(zhuǎn)遞文件到校園網(wǎng)上，并且印制大信封，轉(zhuǎn)遞通知單等。

5.接收各院系送交過來的畢業(yè)生登記表，資格審查表，成績單，學年鑒定表，轉(zhuǎn)正黨員材料，報到證，雙學位畢業(yè)生成績表等。6.簽收教務處送交轉(zhuǎn)學，退學，休學，留級，等各種文件，并且按照文件要求逐一登記，及時按文件要求檔案到位。

7.結(jié)合就業(yè)指導中心對畢業(yè)生的派遣情況，制好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞詳表，內(nèi)容主要體現(xiàn)學生的姓名、班級、學號、檔案編號、檔案轉(zhuǎn)往單位、接收檔案部門所在地、機要號、日期等。同時，還要在派遣總表中找出申請保留檔案的學生，劃分出來另作存留。確保萬無一失。

8.畢業(yè)生離校后，利用暑期開始將畢業(yè)生各類材料逐一歸檔并核查數(shù)遍，確保無誤今年共發(fā)送11屆畢業(yè)生檔案1135份，08,07,屆共計20余份。09屆畢業(yè)生剩余檔案326份，10屆畢業(yè)生檔案196份，為了能夠讓畢業(yè)生及時查詢到自己檔案信息，每次發(fā)出檔案后能夠及時錄入電腦中。

8.提前做好接收新生檔案材料的準備工作，順利完成和各院系的檔案交接工作，共接收新生檔案1965份及時歸檔。負責給缺高考檔案的同學復印錄檢表裝袋

9.今年九月由于09級機自和成型專業(yè)的學生重新分班，根據(jù)教務處新分班名單，重新整理檔案849份。

10.學生檔案室整體輸錄機要交寄單，去機要局發(fā)送機要2391件。

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