單證管理辦法

XXXX公司單證管理辦法

為了加強公司的內(nèi)控制度建設(shè)，保證公司單證的安全性，防范因單證流失給公司帶來的經(jīng)營風(fēng)險，使公司單證管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，根據(jù)總公司《單證管理辦法》的有關(guān)要求，特制定本辦法。

第一章單證分類

第一條按照單證的重要程度、繕制方式、功能以及管理形式，將單證分為重要單證和次要單證。

第二條重要單證是指各項保險業(yè)務(wù)中使用的印有印刷流水號碼，一經(jīng)簽單公司即承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任和產(chǎn)生法律效力或以此作為收付款書面依據(jù)的有關(guān)憑證。包括：各類保險單、各類批單、保險證以及其他有價單證等

第三條次要單證是指除重要單證以外的其他單證。

第二章管理職責(zé)

第四條單證管理員主要負責(zé)單證的入庫、發(fā)放、定期盤點、單證核銷、有價單證保管。對各種單證建立臺賬，定期盤存實物并編制單證管理報表。

第五條出單員主要負責(zé)已領(lǐng)用單證的登記、使用、已使用單證的裝訂、保管。定期清點已領(lǐng)用單證的剩余數(shù)量并上報單證管理員。

第三章管理規(guī)程

第六條單證的入庫和有價單證保管。單證管理員領(lǐng)取新單證后，必須建立《單證入庫發(fā)放臺賬》，其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、入庫日期、領(lǐng)入數(shù)量、單證管理員簽收等內(nèi)容。便于與市分

公司單證員對賬。有價單證的保管應(yīng)設(shè)立專用檔案室或?qū)Ｓ脵n案柜。

第七條單證的發(fā)放。單證發(fā)放嚴格按限時限量領(lǐng)用的原則執(zhí)行，發(fā)放時按同期義務(wù)量和實際義務(wù)量綜合計算，避免出現(xiàn)單證不夠用或?qū)嵨锝Y(jié)存數(shù)量過大。單證發(fā)放時必須建立《單證入庫發(fā)放臺賬》，其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、發(fā)放日期、發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)用人簽收等內(nèi)容。

第八條定期盤點。單證管理員每月28日前必須對本公司的庫存空白單證進行盤點。

第九條單證核銷。單證管理員對收回的、已使用單證一定要按時核銷并裝訂成冊。單證使用時效為2個月。在核銷時發(fā)現(xiàn)實物單證與系統(tǒng)狀態(tài)不符的一定要認真核對，發(fā)現(xiàn)可疑之處，應(yīng)及時向公司分管領(lǐng)導(dǎo)及上級管理員匯報。

第十條出單員對已領(lǐng)用單證的登記和使用。出單員在單證管理

員領(lǐng)取有價單證后，必須建立《單證發(fā)放使用登記臺賬》,其內(nèi)容包括單證流水號、單證識別碼、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用人簽收等內(nèi)容。出單員在使用有價單證時，嚴格按照單證流水號順序打印，避免出現(xiàn)錯打、漏打現(xiàn)象。

第十一條單證的裝訂。在單證使用和核銷后，出單員要進行裝訂和

歸檔。裝訂前應(yīng)進行整理，確保材料齊全。

（一）商業(yè)險（傳統(tǒng)、電銷）保險單在裝訂時有沒有缺少投保單（或附加投保單情況說明的條章）；交強險保險單在裝訂時有沒有缺少投保單、行駛證復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件等，有沒有被保險人的簽字或單位印章，未經(jīng)客戶、投保人同意不得擅自出單或替客戶、

投保人在投保單上簽字；

（二）非車險通用全打保險單在裝訂時必須注意：第一聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)按照險種裝訂在裝訂時是否有缺少材料（如每筆業(yè)務(wù)的保險費發(fā)票存根、投保單、風(fēng)險問詢表、涉及人員名單的有沒有人員清單和身份證、標(biāo)的指向明不明確等）均應(yīng)按順序粘貼牢固，第二聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)按照單證流水號進行裝訂。

以上車險、非車險單證均應(yīng)按順序粘貼牢固，再按每50份裝訂成一冊。裝訂時，每冊應(yīng)有封面、底面，采取“三孔一線”方式裝訂。每冊封面上應(yīng)標(biāo)明業(yè)務(wù)險種名稱、保單業(yè)務(wù)年度、保單起訖號碼、保單份數(shù)、裝訂時間、裝訂人簽章及公司名稱等。另，非車險由于險種特殊，辦理業(yè)務(wù)時可能會出現(xiàn)不足50份的情況，收集整理后先用檔案盒存放，一年裝訂一次。

第十二條出單員對已領(lǐng)用單證的保管。出單員對已領(lǐng)用的有價單證

要設(shè)立專用檔案柜保管。下班后要把所有有價單證放入檔案柜保存。嚴禁出現(xiàn)單證遺失現(xiàn)象。第十三條本制度自公布之日起實施。

二零一三年一月十日

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中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司

業(yè)務(wù)單證管理辦法

第一章總則

第一條為了規(guī)范業(yè)務(wù)單證管理，保障業(yè)務(wù)合規(guī)經(jīng)營，防止單證風(fēng)險，增強公司防風(fēng)險能力，促進業(yè)務(wù)健康發(fā)展，根據(jù)省公司《單證管理辦法》和《單證管理實務(wù)》，結(jié)合全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實際，制定本管理辦法。

第二條本辦法所管理的業(yè)務(wù)單證，是指印有公司形象標(biāo)識和名稱的各類空白業(yè)務(wù)單證，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。

定額保險單是指保險單上印有保險責(zé)任、固定的保險金額和保險費，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證號碼等信息的業(yè)務(wù)單證，包括保險憑證。

有價定額保險單是指在保險單上直接印刷有保險金額和保險費，并加蓋公司簽章，具有法律效力的定額保險單。

第三條業(yè)務(wù)單證管理是指業(yè)務(wù)單證的設(shè)計、審核、印制、保管、配送、領(lǐng)用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。

第四條業(yè)務(wù)單證管理堅持“流程管理、分級負責(zé)、規(guī)范設(shè)計、計劃印制、應(yīng)用IT、嚴格管控”的原則。

第五條公司對于在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的有效業(yè)務(wù)單

證，按照公司保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第六條本辦法適用于全市系統(tǒng)保險業(yè)務(wù)單證管理工作。

第二章業(yè)務(wù)單證管理的職能

第七條各支公司經(jīng)理作為本公司的單證管理第一責(zé)任人。單證管理責(zé)任人對本公司單證的管理和風(fēng)險控制負責(zé)，定期組織單證管理的檢查，確保單證管理的規(guī)范統(tǒng)一，并對單證管理責(zé)任事故承擔(dān)管理責(zé)任。

市分公司綜合部是市分公司業(yè)務(wù)單證的職能管理部門。系統(tǒng)內(nèi)單證工作實行垂直管理，各支公司單證管理部門（綜合部或財務(wù)核算部）為本級公司業(yè)務(wù)單證管理的職能部門。市分公司設(shè)立專門的單證管理崗，負責(zé)全市系統(tǒng)的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證管理員，要求工作責(zé)任心強，懂保險業(yè)務(wù)，并保持單證管理人員的相對穩(wěn)定性。支公司單證管理員因工作變動發(fā)生變動時，應(yīng)及時向市分公司書面報告，并填寫《人員代碼及權(quán)限變更申請表》，按規(guī)定上報各級管理部門批準(zhǔn)后支公司留存一份，上交市分公司一份。

第八條市分公司綜合部負責(zé)全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證管理實施辦法的制定，負責(zé)全市系統(tǒng)業(yè)務(wù)單證的保管、配送、銷毀等工作的統(tǒng)一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。第九條支公司根據(jù)市分公司業(yè)務(wù)單證實施管理辦法,

制定相應(yīng)的管理辦法。負責(zé)支公司業(yè)務(wù)單證的申請、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢舊單證的回收;負責(zé)使用單證的日清日結(jié)，每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況,核對是否與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，以嚴格保險單的管理和保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性，及時上報單證使用的重大事項。

第三章單證發(fā)放與保管

第十條單證征訂由市分公司綜合部實行按季征訂，每季度征訂一次，市分公司各事業(yè)部和支公司單證管理部門按市分公司綜合部規(guī)定的《業(yè)務(wù)單證征訂單》、征訂時間的要求上報。因新產(chǎn)品開發(fā)需要增訂業(yè)務(wù)單證，由市分公司綜合部按省公司要求統(tǒng)一時間組織征訂。

市分公司各事業(yè)部或支公司在征訂業(yè)務(wù)單證時,應(yīng)根據(jù)險種、數(shù)量進行分類統(tǒng)計，為避免單證浪費，節(jié)約費用，統(tǒng)計的數(shù)量要盡可能地準(zhǔn)確，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報市分公司綜合部。業(yè)務(wù)單證印刷費由市分公司財務(wù)部門統(tǒng)一向省公司支付后，根據(jù)各支公司實際領(lǐng)用數(shù)量劃賬。

第十一條各支公司之間不得擅自調(diào)劑單證，確需調(diào)劑時，申請調(diào)入支公司和同意調(diào)出支公司向市分公司綜合部提出《業(yè)務(wù)單證調(diào)劑申請》,經(jīng)確定系統(tǒng)內(nèi)有被調(diào)劑單證時,由市分公司綜合部單證管理員負責(zé)調(diào)劑。

第十二條單證領(lǐng)取登記、發(fā)放和保管。各支公司單

證管理人員負責(zé)從市分公司單證管理部門領(lǐng)取業(yè)務(wù)單證。各支公司單證員從市分公司領(lǐng)取保險單時，需填寫《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》,單證收到后要清點數(shù)量、核對單證號碼，清點無誤后方可簽收。保險單證領(lǐng)回后要及時做好入庫登記，填寫《業(yè)務(wù)單證總帳》、《業(yè)務(wù)單證明細帳》。支公司應(yīng)嚴格履行單證發(fā)放登記手續(xù)，建立《業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄》。業(yè)務(wù)單證的領(lǐng)取與發(fā)放，應(yīng)遵循循序漸進發(fā)放的原則，既要滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求,又要防止風(fēng)險。支公司單證員發(fā)放業(yè)務(wù)單證時，必須認真核對單證管理系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，嚴格控制單證發(fā)放數(shù)量。

第十三條支公司出單員應(yīng)對已使用的保險單進行日結(jié)日清處理，支公司單證管理員每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況，核對與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)、單證管理系統(tǒng)中的單證流水號和狀態(tài)是否相符，并填寫《業(yè)務(wù)單證銷號清單》。保險業(yè)務(wù)單證實行定期盤存。市分公司每季末，對轄內(nèi)業(yè)務(wù)單證按《業(yè)務(wù)單證明細表》進行一次盤存，詳細清點業(yè)務(wù)單證領(lǐng)用、發(fā)放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫存情況。支公司單證員于每月5日前(節(jié)假日順延)，將上月盤存結(jié)果(含盤存表和業(yè)務(wù)單證明細表，業(yè)務(wù)單證銷號清單)通過新“OA”報市分公司綜合部。每年12月底進行年度盤存，通過盤存，做到“賬單相符,賬表相符,賬賬相符，賬實相符,手工臺賬與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符”。

第十四條對停止使用的重要空白單證，支公司不得擅自銷毀，應(yīng)按照市分公司有關(guān)通知精神進行清理盤點并上繳市分公司統(tǒng)一銷毀。應(yīng)特別注意及時清收分散在各代理網(wǎng)點和營銷員手中的單證�；厥盏膯巫C應(yīng)填定《業(yè)務(wù)單證回收清理表》，清理表應(yīng)標(biāo)明單證代碼，單證名稱，單證流水號段，并同時在單證系統(tǒng)作好停用處理，上報市公司綜合部。

第十五條各支公司出單員要對已使用的單證按單證流水號的順序號及時進行整理、裝訂。非車險通用全打保單有兩聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)，第一業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時按保單號裝訂，保單附頁、批單等其它附件與此聯(lián)一并裝訂；第二業(yè)務(wù)聯(lián)，歸檔時按單證流水號裝訂；對業(yè)務(wù)處理中作廢的單證不得擅自銷毀，應(yīng)在單證各聯(lián)加蓋“作廢”印章，與已使用單證按印刷流水號歸檔，不允許缺號、跳號，同時必須在業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進行作廢單證處理，

第十六條支公司要建立單證管理責(zé)任追究制，對單證工作管理不善造成遺失、短缺的,要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

支公司發(fā)現(xiàn)單證遺失，應(yīng)在3日內(nèi)填報《業(yè)務(wù)單證遺失報告表》(節(jié)假日順延)，上報市分公司綜合部，并采取相應(yīng)措施，查明原因，對相關(guān)責(zé)任人進行經(jīng)濟處罰，同時在所在地報刊上發(fā)布遺失公告，聲明作廢。支公司在發(fā)布公告后，要保存相關(guān)資料。

遺失單證的支公司必須在“單證管理系統(tǒng)”中辦理丟失

登記手續(xù)，同時登記相應(yīng)的手工臺賬，保證電子賬、手工臺賬賬賬相符。

庫房被盜造成編號單證遺失的，被盜單位要注意保護現(xiàn)場，立即向當(dāng)?shù)毓�安機關(guān)報案，并在第一時間內(nèi)上報市分公司綜合部。同時，被盜單位立即清查單證庫存，填制單證遺失報告表，按照遺失單證程序辦理作廢手續(xù)，并作為重大事件逐級上報。

第十七條支公司和出單點應(yīng)配備業(yè)務(wù)單證存放專柜,單證存放專柜應(yīng)牢實、有防盜鎖,存放在安全地方,以免單證被盜或丟失。

第四章單證核銷

第十八條單證核銷包括正常單證核銷、作廢單證核銷、遺失單證核銷和停用單證核銷。核銷要求的原則：實物與臺帳相符，實物與系統(tǒng)相符。

第十九條正常單證核銷。重要承保單證使用后，由支公司單證管理人員按支公司出單員提供的業(yè)務(wù)單證銷號清單（含作廢單證）在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。第二十條作廢單證核銷。作廢的單證，由支公司出單員在單證管理系統(tǒng)進行作廢登記，對單證全部聯(lián)次加蓋作廢章。并由支公司出單員按照流水號順序歸入已使用單證存根聯(lián)裝訂。

第二十條遺失單證核銷。單證遺失人應(yīng)向所在單位單

證管理部門提交書面遺失說明，經(jīng)本級單證管理部門負責(zé)人簽字確認后，在地市級及以上正式媒體進行聲明，并將該聲明提交單證管理部門保存?zhèn)浒�。無故遺失單證的，必須由本級單證管理第一責(zé)任人簽字確認。

遺失單證核銷由省級分公司單證管理崗人員負責(zé)。省級單證管理崗人員對下級單證管理部門上報的遺失單證核銷手續(xù)審核確認后，在單證管理系統(tǒng)中進行核銷處理。由監(jiān)管部門或稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的單證遺失，應(yīng)將流水號及數(shù)量向當(dāng)?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門或稅務(wù)機關(guān)報告。

第二十一條停用單證核銷。省級分公司單證管理部門組織和監(jiān)督轄內(nèi)停用單證的銷毀，并在單證管理系統(tǒng)做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用單證。單證停用銷毀前，應(yīng)向當(dāng)?shù)匦袠I(yè)監(jiān)管部門（保密局）或機關(guān)機構(gòu)報告。

第五章單證檢查

第二十二條單證的檢查工作實行電子監(jiān)控和實物盤存相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮單證管理系統(tǒng)的作用和功能。市分公司和支公司單證管理崗，應(yīng)分別按季、月、周對定額保險單進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。

單證檢查采取現(xiàn)場檢查與非現(xiàn)場檢查相結(jié)合方式。應(yīng)重點加強對有價定額保險單的管控，隨時跟蹤檢查使用情況，

監(jiān)督是否及時回收、補錄和核銷。主要內(nèi)容包括檢查機構(gòu)設(shè)立單證管理崗和配備人員的情況，實行專庫專柜專人保管單證的情況，空白單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發(fā)放和領(lǐng)用手續(xù)的履行情況，是否對單證使用實行日清日結(jié)，單證庫存的盤查情況，是否做到“賬賬相符、賬實相符”，代理人領(lǐng)用單證的管理情況，以及單證管理系統(tǒng)的使用情況等。在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)責(zé)成有關(guān)分支機構(gòu)限期整改；對于存在責(zé)任事故隱患的的問題，應(yīng)追究有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任；在整改限期內(nèi)未進行整改的，以及在單證檢查過程中發(fā)現(xiàn)已發(fā)生單證管理責(zé)任事故的，應(yīng)追究有關(guān)單證管理責(zé)任人和其他有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。

各級單證管理部門負責(zé)組織對未使用單證的發(fā)放、核銷和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)開展常規(guī)性檢查。單證管理的統(tǒng)一檢查由市分公司綜合部牽頭，組識各產(chǎn)品線部門、出單管理中心，按照每年不少30%比例對各支公司、部單證管理情況進行檢查。第二十三條支公司單證管理員應(yīng)分別按每月、每季對實物單證進行盤點，并與單證管理系統(tǒng)、臺賬進行核對，保證賬賬相符、賬實相符。市公司單證管理員應(yīng)及時將盤點結(jié)果以書面形式報上級單證管理部門。

第二十四條單證檢查結(jié)果應(yīng)及時在全市系統(tǒng)予以通報。對未按照單證管理規(guī)定操作的，應(yīng)要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關(guān)責(zé)任人警告、記過、撤職等

處分。

第二十五條對違反本辦法給公司造成損失的，市分公司按以下規(guī)定予以處罰。

1、未建立健全業(yè)務(wù)單證管理制度，給予單位口頭批評，責(zé)令整改；未整改的，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導(dǎo)警告處分。

2、未使用《單證管理系統(tǒng)》，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導(dǎo)記過。

3、擅自印制業(yè)務(wù)單證，或繼續(xù)使用廢止業(yè)務(wù)單證，給予單位通報批評、分管領(lǐng)導(dǎo)記大過。

4、對保管不善（不可抗力除外）造成損失的，給予單位通報批評，單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、直接責(zé)任人分別給予警告、記過、記大過。

5、遺失重要業(yè)務(wù)單證，對責(zé)任人每份單證處以50200元的罰款,并予以記大過。造成嚴重后果的解除勞動合同，移交司法機關(guān)處理。

第六章附則

第二十六條本辦法由市分公司綜合部負責(zé)解釋。

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