保險公司有價單證的管理措施

保險公司的單證管理如同銀行等金融企業(yè)的票據(jù)管理一樣，是公司控制經(jīng)營風險的重要環(huán)節(jié)。針對目前保險公司單證管理中存在的問題，筆者認為應從以下方面著手：

（一）財產(chǎn)保險公司重要單證管理的總體思路。從以上的分析可以看出，財產(chǎn)保險公司單證管理是一項系統(tǒng)工程。財產(chǎn)保險公司重要單證具有種類多、數(shù)量大的特點，同時單證管理的風險環(huán)節(jié)特別多，使單證管理的工作量特別巨大，且容易產(chǎn)生單證管理風險。筆者認為，要想做好單證管理，就必須建立事前、事中、事后的管理模式，保證單證從印刷、使用、回銷的過程都有人管理和監(jiān)控，以有效減少財產(chǎn)保險公司的單證風險。（二）財產(chǎn)保險公司重要單證的具體措施根據(jù)重要單證管理的總體思路，筆者認為在單證管理的各個結(jié)算必須完成如下工作，才能有效地防范單證管理風險，提高公司的風險管控能力。

1、事前管理。事前管理是為有效管理單證準備條件，防止由于事前準備不足帶來的單證管理風險。筆者認為，事前管理應包括如下方面：單證管理制度的制定、單證系統(tǒng)的開發(fā)和完善、代理協(xié)議的完善等。

（1）建立嚴格的單證管理制度，明確單證管理責任。

財產(chǎn)保險公司應建立統(tǒng)一、規(guī)范的單證管理辦法，對財務、業(yè)務單證進行管理。單證管理辦法中應明確各經(jīng)手單證的部門單證管理的職責，明確各部門單證管理的具體負責人，單證的交接手續(xù)等，以保證單證在任何階段都有人負責；同時，應對違反單證管理規(guī)定，非法使用單證的或遺失單證的行為，制定較為嚴格的處罰措施，以經(jīng)濟措施減少單證管理問題的出現(xiàn)。（2）建立完善的信息系統(tǒng)，提高單證管理的效率。

由于保險公司屬于服務行業(yè)，保險產(chǎn)品多（一般來說，保險公司的保險產(chǎn)品均超過100種），單證數(shù)量特別巨大，客觀需要保險公司借助電子計算機技術(shù)，開發(fā)出功能強大的單證管理系統(tǒng)，提高單證管理得效率，滿足單證管理的需要。同時，保險公司可以通過單證系統(tǒng)地龐大功能，全面了解單證的使用情況，合理選擇單證的再印刷點，減少單證的儲存成本和管理成本，降低公司管理成本。

（3）代理協(xié)議中規(guī)定代理機構(gòu)單證的領(lǐng)用、使用、回收時間，并嚴格執(zhí)行，從法律上減少單證在中介機構(gòu)的滯留時間。從目前保險代理機構(gòu)經(jīng)營的實際來看，保險公司與保險代理機構(gòu)發(fā)生業(yè)務往來時，大多將保險單證交給保險代理機構(gòu)，并由代理機構(gòu)直接出單，保險公司核保，這客觀地為代理機構(gòu)滯留保險單證、延長保費的結(jié)算時間提供了方便；但已生效保險單證結(jié)算時間的延后，增加了保險公司的經(jīng)營風險，影響了被保險人的利益。因此，保險人與代理機構(gòu)簽訂保險代理合同時，應嚴格規(guī)定單證使用、銷號、回收時間，以保證保險資金能及時收取，減少應收保費，降低保險公司的經(jīng)營風險。2、事中管理。事中管理是單證具體使用過程的管理，包括單證的印刷管理、使用過程的管理和監(jiān)控、單證的回銷管理等。

（1）建立單證實物和信息分開管理的模式，減少單證管理過程中的錯誤和舞弊行為。

針對目前存在的故意遺失單證等問題，保險公司應建立相互約束的單證管理制度，以減少單證管理過程中的舞弊行為。由于保險作為商品的特殊性，是保險公司的單證處于非常重要的位置，因此單證管理過程中，也應尊須會計內(nèi)部牽制制度的要求，將實物管理和信息管理分開，以減少舞弊行為；同時通過單證信息和實物的定期核對，減少單證管理中的錯誤。（2）加強單證使用過程的管理，降低單證的過程風險。單證的使用過程是將空白單證轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r單證的過程。加強單證的過程管理，有利于提高保險公司對客戶信息的掌握程度，也有利于保險公司掌握單證的使用情況，進而了解公司的業(yè)務發(fā)展情況，因此，單證的過程管理不只是單證管理過程，更是了解公司業(yè)務發(fā)展情況、保險產(chǎn)品倍市場接受情況的過程。

鑒于單證使用過程管理的重要性，筆者認為，在單證的使用過程中，要建立嚴格的管理流程和監(jiān)控制度，以準確反映單證的真實情況。首先，應建立詳細的單證發(fā)放、使用臺賬，完善交接手續(xù)，明確管理責任；其次，各單證管理部門和使用部門應填制相關(guān)的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時了解本機構(gòu)或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況，同時可以了解各種產(chǎn)品的銷售情況；最后，應將單證信息與庫存的實物單證進行核對，以保證單證的賬存數(shù)量與實際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。

3、單證的事后管理。單證的事后管理是對單證使用情況的事后監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，并反饋給單證管理部門，促進單證管理部門改善管理改進管理制度和流程。

（1）通過理賠資料的提供，事后監(jiān)督單證使用的合法性。

（2）加強單證管理的內(nèi)部稽核，減少和預防單證管理問題的發(fā)生。

擴展閱讀：天安安徽銀保單證管理辦法(草案)

天安財險安徽分公司銀保單證管理辦法

一、銀行保險業(yè)務單證的管理原則

1.銀行保險業(yè)務涉及的單證主要有有價單證和非有價單證兩種。有價單證是由分公司財務部進行系統(tǒng)化的管理，由中支財務部向分公司財務部申請征訂或領(lǐng)用。所有有價單證必須在總公司的銷售管理系統(tǒng)中按號逐級領(lǐng)用，逐號回銷。具體管理細則由財務部門制訂和解釋。非有價單證有分公司銀保部進行征訂、管理和使用。

2.各中支（或中支銀保部）必須指定專人負責有價單證/非有價單證的申請、領(lǐng)用、保管、發(fā)放和回銷工作，所有交接環(huán)節(jié)的交接清單必須妥善保管，定期分類裝訂成冊歸檔。

3.分公司或各中支與代理銀行簽訂的代理協(xié)議中必須明確代理銀行對保險公司有價單證的管理責任以及銀行和保險公司之間的單證交接要求和流程，以便明確雙方的權(quán)利和義務，為順利開展代理業(yè)務奠定法律基礎(chǔ)。

4.中支銀行保險第一責任人為分公司銀行保險業(yè)務單證管理的第一責任人。二、單證管理的細則

1.專人負責。單證管理實行專人負責制。銀行保險部內(nèi)勤負責對單證進行管理，同時，要求代理機構(gòu)設專人負責重要單證的領(lǐng)取、保管和發(fā)放。

2.專人登記。中支或中支銀行保險部內(nèi)勤必須建立領(lǐng)用臺賬，對非有價單證領(lǐng)用、保管、使用情況進行逐筆登記；對有價單證要進行追蹤、與財務進行回銷，且定期要和財務人員一起盤點有價單證庫存，保證銀行的有價單證不斷檔。。

3.分公司銀行保險部定期或不定期對中支銀保代理業(yè)務的單證使用情況進行審查。

三、單證費用的控制

無論是有價單證還是非有價單證，都要合理征訂，適度發(fā)放。

1.合理征訂：機構(gòu)應根據(jù)自己的業(yè)務量及庫存量，合理征訂，一次不可征訂過多，以防單證改版。

2.適度發(fā)放：根據(jù)網(wǎng)點出單量的多少，進行適度發(fā)放。四、單證發(fā)放

1．建立單證領(lǐng)用臺帳。有價單證和非有價單證分別建立領(lǐng)用臺賬。（附表一、

1

二）

2.非有價單證。為了合理有效的控制單證費用，客戶經(jīng)理在領(lǐng)用非有價單證時，銀保部單證管理人員要詳細詢問客戶經(jīng)理領(lǐng)用此單證所要發(fā)放的網(wǎng)點，并結(jié)合其所代理網(wǎng)點的近期出單量來酌情發(fā)放，特別是對于一些易耗單證（如投保單．宣傳折頁等），尤其要控制，并在非有價單證領(lǐng)用臺帳上登記。

3.有價單證（這里主要指送往各代理銀行的有價單證）發(fā)放交接�？蛻艚�(jīng)理將單證送往銀行，須填寫“有價單證交接清單”（附表三）一式兩份，由接收銀行將實物與清單核對無誤后，加蓋銀行公章，一份銀行留存，一份帶回中支作為登記造冊的附件留存。五、單證回收

1.非有價單證單證。已停止使用的單證或過期的單證，中支或中支銀保部單證管理人員要督促客戶經(jīng)理及時從代理銀行收回。

2.有價單證（這里主要指送往各代理銀行的有價單證）�？蛻艚�(jīng)理每周不少于兩次與代理銀行的主體核算行（分行或支行）進行單證回銷交接�！坝袃r單證交接清單”一式兩份，實物和清單核對無誤后，雙方簽字蓋章，一份留代理銀行，另一份連同單證實物一起傳回公司，并與中支單證管理人員進行交接，單證實物有投保單、保險費發(fā)票、保險費代理收據(jù)、保險合同變更申請書、批單等和作廢的有價單證�？蛻艚�(jīng)理將單證拿回（如保險單、發(fā)票等）后交于中支單證管理員，單證管理員在銷售管理系統(tǒng)中進行回銷操作，并登記相應臺賬（附表四）。六、單證核銷

1、銀保通業(yè)務已實現(xiàn)有價單證的系統(tǒng)自動核銷，無需手工核銷。但要求中支單證管理人員使用銷售管理系統(tǒng)中的相應進行核對，對于批量核銷失敗的，仍要在系統(tǒng)中進行手工核銷。沒有實現(xiàn)系統(tǒng)自動核銷的，單證管理人員應進行手工核銷。

2.在沒有完成銀保通保單聯(lián)機核銷程序開發(fā)的銀行，保險單的核銷工作很難掌控，現(xiàn)階段為有效完成保險單的核銷工作，要求在代收保費憑證或保險費發(fā)票（或收據(jù)）上記錄保險單流水號；此工作由柜員在承保出單打印代收保費憑證或發(fā)票后，及時填寫在該憑證的正下方（憑證是上下聯(lián)的記錄在保險公司留存聯(lián)上）

1）對于在銀行使用過程中作廢的單證，銀行應蓋注銷章，作廢單證實物不返回公司的，由銀行保管；作廢單證實物返回公司的，隨“有價單證交接清單”返回，交于銀保部單證管理員進行回銷。

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2）對于銀行丟失的重空單證（有價類，下同），必須有該銀行加蓋公章的說明，以此作為銷售管理系統(tǒng)單證回銷的依據(jù)。

3）目前代理網(wǎng)點單證回銷有兩種方式：a、代理網(wǎng)點單證先交接到主體核算行，再由主體核算行統(tǒng)一與客戶經(jīng)理交接。b、代理網(wǎng)點直接與客戶經(jīng)理交接，客戶經(jīng)理應依據(jù)重空發(fā)放明細單進行核對。

4)中支銀保的單證管理人員每月匯總重空單證的使用情況，編制《有價單證使用情況月報表》（附表五），與回銷的單證實物一并交至機構(gòu)財務部進行回銷。財務部單證管理員必須與銷售管理系統(tǒng)中的記錄進行核對，以確認系統(tǒng)記錄與原始單證的實際使用情況完全一致。七、單證止用

當發(fā)生業(yè)務變動致使單證作廢時，中支或中支銀保部應及時通知代理銀行予以封存，并盡快取回單證并清點入庫。八、單證盤存

1.建立單證盤存臺帳（見附表六）。

2.單證的盤存：正常情況下中支或中支銀保單證管理人員應每月盤點一次，并根據(jù)單證盤存臺帳中每種單證剩余量來確定是否申請征訂；非正常情況下（如業(yè)務量劇增），應每周盤點一次，以便于及時征訂。九、有價單證的清理

1.中支單證管理人員每月從銷售管理系統(tǒng)打印出未回銷有價單證的明細清單，由客戶經(jīng)理交與代理銀行核對庫存并蓋銀行業(yè)務章確認。重空單證每半年（7月、1月）清理回收一次，代理網(wǎng)點可以保留1個月的單證用量，其余重空單證應予以收回。

2.如遇重空單證式樣更換，應及時書面通知代理銀行進行清理回收。代理網(wǎng)點撤并或取消代理資格時應在1個月內(nèi)進行清理回收。清理回收工作由中支銀保人員具體實施，機構(gòu)財務部負責監(jiān)督。

單證管理是銀保業(yè)務管理中的重要環(huán)節(jié)，單證的征訂、領(lǐng)用、交接、回收、核銷牽涉面廣、工作量大，管理要求高，分公司和中支都應高度重視，加強管理，保證單證的安全與合理使用。

此單證管理辦法的解釋權(quán)在分公司銀保部。

天安財險安徽省分公司銀保部

201*年11月19日

3

附表一：

非有價單證領(lǐng)用臺帳

單證名稱：領(lǐng)用日期領(lǐng)用人用途征訂數(shù)量

領(lǐng)取數(shù)量

庫存數(shù)量附表二：

有價單證領(lǐng)用發(fā)放登記簿

單證名稱：單證類型代碼：發(fā)放日期起始號碼結(jié)束號碼發(fā)放數(shù)量代理網(wǎng)點代碼系統(tǒng)操作日期領(lǐng)取人簽字合計

4

附表三：

天安財險公司銀行保險有價單證交接清單

序號交單人：交單單位(蓋章)日期：

單證名稱單證起止號單證數(shù)量接單人：接單單位（蓋章）日期：

單證狀態(tài)備注

附表四：

有價單證回銷登記簿

單證名稱：回銷日序號期合計

使用業(yè)務系統(tǒng)單證代碼：

回銷人簽字份數(shù)號碼份數(shù)號碼份數(shù)號碼份數(shù)號碼

作廢遺失回收說明：1、單證管理員可用交接清單作為回銷登記的附件，對交接清單進行編號。2、回收是指從代理網(wǎng)點收回可以再次發(fā)放的空白有價單證。

附表五：

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有價單證使用情況統(tǒng)計表

使用單位：單位：份上月庫本月本月發(fā)本月上月未本月使本月作本月本月未回單證名單證類型存領(lǐng)取放庫存回銷用廢遺失銷稱代碼123456789合計

說明：1、本表由銀保部單證管理員和業(yè)管出單員每月匯總填寫。

2、回收的空白有價單證扣減當月發(fā)放量，交回財務的空白有價單證單證扣減當月領(lǐng)

取量。

3、本表勾稽關(guān)系：（1）+（2）-（3）＝（4）；（3）+（5）-（6）-（7）-（8）＝（9）

4、本表中的數(shù)據(jù)應與《發(fā)放登記簿》、《回銷登記簿》以及銷售管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)一致。

附表六：

單證盤存表

單證名稱盤存日期上月庫存+征訂日期征訂數(shù)量+投保單領(lǐng)用數(shù)量-余額+

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