外貿單證員工作

外貿單證員工作總結作為外貿單證員該做些什么？？

一、從業(yè)務員那里拿來PI,S/C和工廠的信息后，開始聯(lián)系工廠。

詢問：

①有沒有現(xiàn)貨？要不要商檢？

②如果走空運有沒有空運鑒定？

③如何包裝？毛重？體積？

④HS編碼，CASNO.

⑤付款的銀行資料有沒有給過？二、跟貨代聯(lián)系訂倉

①制作托書托書上注意運費，出運港，目的港，件毛體

②索要進倉地址（入貨通知）

③走空運的情況下，要給貨代空運鑒定，非危保函（蓋公章）

④海運情況下，給貨代非危保函，有的還需要MSDS

三、.做美金情況下，需要制作劃匯資料：合同，發(fā)票。英文

劃匯資料本來應該工廠制單，

用來描述工廠和我外貿公司次票用美金付款的貨物的情況。

用作我外貿公司對工廠劃匯的依據。內容跟采購合同一致。

蓋上工廠的章，交給財務。

四、跟工廠確認嘜頭。逐字核對！

注意嘜頭上要顯示CAS號碼

批號要正確（要與分析單上一致）生產日期到期日期

伍、關于商檢

①做美金的情況下，工廠自己做商檢，給工廠提供目的港，出運港信息

②做人民幣情況下，可以委托工廠做商檢�？垂�廠要正本的商檢文件還是傳真件就可以。

③制作商檢資料：采購合同，商檢發(fā)票，商檢箱單，商檢委托書（蓋章）。

④商檢做好后，讓工廠傳真商檢憑條，確認無誤后傳給貨代，讓貨代去換通關單。

六、關于報關

①做美金時，工廠自己報關。提供出運港，目的港

②做人民幣時，讓貨代公司幫忙報關。

③給貨代公司寄報關資料：報關發(fā)票，報關箱單，報關單，核銷單（備案到出運港），

④報關委托書，準備4張蓋了單證章的空白紙讓貨代備用。

⑤注意都要蓋好章，報關單上顯示的品名要注意，是工廠可以開發(fā)票的品名。

⑥零退稅產品報關，要跟財務說，問財務報關金額怎么寫，因為要交稅，金額要少報

注意，商檢資料和報關資料上的數量金額沒有特殊要求的情況下，

都按照與國外客人成交的數量金額來報關商檢。

七、嘜頭確認好，付款底單給工廠傳真過去，敦促工廠按時發(fā)貨。索要發(fā)貨進倉的追蹤方式。

八、和貨代聯(lián)系，確認是否按時進倉。

九、確認提單。注意：

①出運港

②目的港

③客人名稱地址，通知人，發(fā)貨人，逐字核對

④件數，毛重（不要顯示成了凈重），體積，逐字核對！

⑤顯示運費

⑥出運日期

⑦顯示裝船指示上要求的內容8.如果可以押匯，要投信用證保險。

①打印一張議付的發(fā)票，發(fā)票右上角寫上HS編碼和出運日期。

②一定要確認提單簽發(fā)的日期，與申請信保時發(fā)票上寫的日期一致。

9.工廠分析單

①做美金時，用工廠寄來的分析單給客人，一定要讓工廠顯示上CAS號碼

②做人民幣時，讓工廠傳真分析單，我公司重新制作，蓋上自己公司的章。

③同樣要注意CAS號碼，批號和嘜頭上的是否一致。生產日期保質期，品名。

10.貨物報關放行，裝船開航后。讓貨代寄提單。

需要付款買單的，先讓他們開發(fā)票，傳真過來，付款，寄單。

1.給貨代付運費時要在友邦登記，財務管理－運費登記－新建－發(fā)票號金額幣種

2.申請付款通知書要交給曉燕簽字

3.給財務付款（申請付款通知書銀行資料）

11.給工廠傳真開票資料，讓工廠開增值稅發(fā)票，

有疑問的要根據貨代那里報關預錄單的品名開。數量，金額也要對應一致。

12.工廠寄單。

①做美金時，讓工廠寄商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單（2份顯示有CAS號碼）

②做人民幣時，讓工廠寄增值稅發(fā)票，合同正本，正本分析單

13.制作CO.注意打印出來CO的發(fā)票后，記得要蓋章，和付款申請單一起交給財務。

14.投保。保單上被保險人寫出口商，保單上顯示的出運日期要與提單上顯示的一致。

13.收到工廠寄來的資料后，將增值稅發(fā)票復印留底。

正本合同、增值稅發(fā)票、報關預錄單、提單復印件、給曉燕。

14.收到貨代提單，復印留底。15.制作匯票。詢問財務交單交單哪個銀行。匯票上注意發(fā)票號碼，金額。日期為提單日16.備齊所有資料后準備交單。商業(yè)發(fā)票，箱單，分析單，產地證。仔細核對：蓋章是否正確內容是否一致17.貨代退回核銷單，先不要寄給工廠

①做美金時，財務到銀行核銷，核銷好銀行蓋章后，寄回工廠

②如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠，就可以直接寄回工廠，不用去核銷③做人民幣時，外貿公司自己去核銷外匯，辦理退稅。

④用離岸公司與工廠做美金時，工廠的核銷單退下來后可以直接寄還給工廠，不需要財務核銷

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外貿單證員的工作流程

1．客戶詢盤：

一般在客戶下perchaseOrder之前，都會有相關的OrderInquiry給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。2．報價：

業(yè)務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroformaInvoice給客戶做正式報價。3．得到訂單：

經過洽談，收到客戶正式的訂單perchaseOrder。4．下生產訂單：

得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。5．業(yè)務審批：

業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6．下達生產通知：

業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。

7．驗貨：

7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件:

工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：

如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．租船訂倉：

10.1．如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通�？腿藭�指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

11．安排拖柜：

11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可

靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等

11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實

際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關：

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

13．獲得運輸文件：

13.1．最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3．及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14．準備其他文件：

14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，

凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務登記：

每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

17．文件存檔：

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務員報價提供幫助。

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