部門秘書工作職責(zé)

部門秘書工作職責(zé)

內(nèi)容：

1、負(fù)責(zé)組織部召開的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，做好會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)，協(xié)助督促各單位貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)的情況。

2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費(fèi)本。

3、草擬年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、清算、批復(fù)等文檔。

4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級(jí)及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購(gòu)和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。

5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時(shí)做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時(shí)向部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的工作關(guān)系。

7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。職責(zé)：

一、在部門主管領(lǐng)導(dǎo)下做好部門日常行政事務(wù)及文秘工作。

二、負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。

三、做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。

四、辦理本部門人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜。

五、做好部門印章管理，按規(guī)定開具介紹信。六、做好來訪接待工作。

七、做好聯(lián)網(wǎng)微機(jī)管理工作，每天定時(shí)開機(jī)接收文件;做好信息收集及報(bào)送工作。

八、完成上級(jí)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理。

工作總結(jié)格式一般分為：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、署名四部分。

(1)標(biāo)題。一般是根據(jù)工作總結(jié)的中心內(nèi)容、目的要求、總結(jié)方向來定。同一事物因工作總結(jié)的方向側(cè)重點(diǎn)不同其標(biāo)題也就不同。工作總結(jié)標(biāo)題有單標(biāo)題，也有雙標(biāo)題。字跡要醒目。單標(biāo)題就是只有一個(gè)題目，如《我省干部選任制度改革的一次成功嘗試》。一般說，工作總結(jié)的標(biāo)題由工作總結(jié)的單位名稱、工作總結(jié)的時(shí)間、工作總結(jié)的內(nèi)容或種類三部分組成。如“××市化工廠1995年度生產(chǎn)工作總結(jié)”“××市××研究所1995年度工作總結(jié)”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作總結(jié)”，省略了單位名稱。毛澤東的《關(guān)于打退第二次反共高潮的總結(jié)》，其標(biāo)題不僅省略了總結(jié)的單位名稱，也省略了時(shí)限。雙標(biāo)題就是分正副標(biāo)題。正標(biāo)題往往是揭示主題即所需工作總結(jié)提煉的東西，副標(biāo)題往往指明工作總結(jié)的內(nèi)容、單位、時(shí)間等。例如：辛勤拼搏結(jié)碩果××縣氮肥廠一九九五年工作總結(jié)

(2)前言。即寫在前面的話，工作總結(jié)起始的段落。其作用在于用簡(jiǎn)煉的文字概括交代工作總結(jié)的問題;或者說明所要總結(jié)的問題、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、事情的大致經(jīng)過;或者將工作總結(jié)的中心內(nèi)容：主要經(jīng)驗(yàn)、成績(jī)與效果等作概括的提示;或者將工作的過程、基本情況、突出的成績(jī)作簡(jiǎn)潔的介紹。其目的在于讓讀者對(duì)工作總結(jié)的全貌有一個(gè)概括的了解、為閱讀、理解全篇打下基礎(chǔ)。

(3)正文。正文是工作總結(jié)的主體，一篇工作總結(jié)是否抓住了事情的本質(zhì)，實(shí)事求是地反映出了成績(jī)與問題，科學(xué)地總結(jié)出了經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，文章是否中心突出，重點(diǎn)明確、闡述透徹、邏輯性強(qiáng)、使人信，全賴于主體部分的寫作。因此，一定要花大力氣把立體部分的材料安排好、寫好。正文的基本內(nèi)容是做法和體會(huì)、成績(jī)和缺點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

1)成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)這是工作總結(jié)的目的，是正文的關(guān)鍵部分，這部分材料如何安排很重要，一般寫法有二。一是寫出做法，成績(jī)之后再寫經(jīng)驗(yàn)。即表述成績(jī)、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗(yàn)教益。二是寫做法、成績(jī)的同時(shí)寫出經(jīng)驗(yàn)，“寓經(jīng)驗(yàn)于做法之中”。也有在做法，成績(jī)之后用“心得體會(huì)”的方式來介紹經(jīng)驗(yàn)，這實(shí)際是前一種寫法。成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)是工作總結(jié)的中心和重點(diǎn)，是構(gòu)成工作總結(jié)正文的支柱。所謂成績(jī)是工作實(shí)踐過程中所得到的物質(zhì)成果和精神成果。所謂經(jīng)驗(yàn)是指在工作中取得的優(yōu)良成績(jī)和成功的原因。在工作總結(jié)中，成績(jī)表現(xiàn)為物質(zhì)成果，一般運(yùn)用一些準(zhǔn)確的數(shù)字表現(xiàn)出來。精神成果則要用前后對(duì)比的典型事例來說明思想覺悟的提高和精神境界的高尚，使精神成果在工作總結(jié)中看得見、摸得著，才有感染力和說明力。

2)存在的問題和教訓(xùn)一般放在成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)之后寫。存在的問題雖不在每一篇工作總結(jié)中都寫，但思想上一定要有個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。每篇工作總結(jié)都要堅(jiān)持辯論法，堅(jiān)持一分為二的兩點(diǎn)論，既看到成績(jī)又看到存在的問題，分清主流和枝節(jié)。這樣才能發(fā)揚(yáng)成績(jī)、糾正錯(cuò)誤，虛心謹(jǐn)慎，繼續(xù)前進(jìn)。

寫存在的問題與教訓(xùn)要中肯、恰當(dāng)、實(shí)事求是。

(4)結(jié)尾一般寫今后努力的方向，或者寫今后的打算。這部分要精煉、簡(jiǎn)潔。

(5)署名和日期。署名寫在結(jié)尾的右下方，在署名下邊寫上工作總結(jié)的年、月、日，如為突出單位，把單位名稱寫在標(biāo)題下邊，則結(jié)尾只落上日期即可。

簡(jiǎn)而言之：

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)、提高。那么，工作總結(jié)怎么寫?個(gè)人工作總結(jié)的格式是怎樣的?詳情請(qǐng)看下文解析。

(一)基本情況

1.總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。2.成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心�？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的;缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

3.經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識(shí)。

今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。具體可以參考部分工作總結(jié)范文。

(二)寫好總結(jié)需要注意的問題

1.一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

2.條理要清楚�？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

3.要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的;有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精�？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊�詳，該略的要略。另外，在結(jié)尾處也可以附上下一步個(gè)人工作計(jì)劃。

擴(kuò)展閱讀：秘書工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)

第十五章秘書工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)

第一節(jié)秘書的工作任務(wù)

秘書工作任務(wù)繁多，大體可分類如下：

一、管理文件

管理文件要做到文件不丟失、不混亂、不積壓、不損壞，這是秘書的基本工作。管好文件不僅要有詳細(xì)科學(xué)的登記和分類，而且還要詳細(xì)閱讀文件，最好能做到爛熟于胸，起碼要能及時(shí)查詢。最后要善于沙里淘金，把重要的文件挑出來，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

二、安排活動(dòng)

安排活動(dòng)有幾個(gè)層次：首先是日常活動(dòng)，其次是特殊活動(dòng)，如開會(huì)、約談、會(huì)見；再次是安排出差。各類安排要有張有弛，銜接合理，科學(xué)巧妙，關(guān)鍵要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)特點(diǎn)，目的是既能提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，又能使領(lǐng)導(dǎo)有盡可能多的機(jī)會(huì)掌握各種情況，使領(lǐng)導(dǎo)勞逸結(jié)合而不致疲于奔命。

三、對(duì)外聯(lián)絡(luò)

領(lǐng)導(dǎo)不可能也毋需事必躬親。很多事都要靠秘書去聯(lián)絡(luò)。如領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，領(lǐng)導(dǎo)與其他秘書人員之間，領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)關(guān)之間，領(lǐng)導(dǎo)與本系統(tǒng)內(nèi)、外單位之間，都應(yīng)當(dāng)有廣泛的聯(lián)系，需要廣交朋友，不能做孤家寡人。自己去跑是一個(gè)途徑，但更多的則需秘書作橋梁。

四、了解情況

秘書應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的情況采集器。了解情況的渠道有看文件、聽會(huì)、聽匯報(bào)、交朋友或者收集各種信息，另外就是搞調(diào)查。秘書要成為領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重要、可靠、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息源。

五、起草文稿

一般來講，領(lǐng)導(dǎo)的講話稿應(yīng)當(dāng)自己來寫或組織專門人員起草，但秘書并不是無事可做。如事先參與研究討論醞釀提綱，這就是很重要的事情。形成思想后，有的比較正式的講話，要形成文字；還有，就是領(lǐng)導(dǎo)講完之后整理成文，或者對(duì)別人整理的東西進(jìn)行加工核準(zhǔn)，形成一個(gè)比較準(zhǔn)確的材料。

六、參謀咨詢

秘書知道的事情很多，除個(gè)別絕密親啟件外，領(lǐng)導(dǎo)知道的，秘書大多知道。所以說秘書有條件發(fā)揮參謀咨詢作用，但要把握好分寸，不要把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。

七、把關(guān)堵漏

在工作中，領(lǐng)導(dǎo)往往抓一些大方面，小的方面就要秘書來把關(guān)堵漏。比如有時(shí)候情況比較緊急，領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)人過頭了，秘書就要起緩沖、安慰作用；領(lǐng)導(dǎo)講話講得不全或者不準(zhǔn)確，秘書就要將其補(bǔ)齊、補(bǔ)全、補(bǔ)準(zhǔn)，總之，就是要把事情做得盡可能完善。

八、處理事務(wù)

秘書有很多事務(wù)性的事要做，比如接待客人，拆閱書信以及領(lǐng)東西、看病等。某種程度上，秘書要起管家的作用。第二節(jié)秘書的工作原則

一、準(zhǔn)確原則

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書部門的任何工作都關(guān)聯(lián)著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作，文秘工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要組成部分，而領(lǐng)導(dǎo)工作總帶全局性和廣泛性，可以說，秘書工作的準(zhǔn)確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性，保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。且不說中央和省市機(jī)關(guān)，即使作出一項(xiàng)決定也常常涉及數(shù)十人的問題。有時(shí)一字之差便造成嚴(yán)重后果，正是“差之毫厘，失之千里”。如果差錯(cuò)出在關(guān)鍵之處，影響就更大了。因此，文秘工作必須有認(rèn)真的態(tài)度，過細(xì)的作風(fēng)。準(zhǔn)確性的要求是：辦文要準(zhǔn)，辦事要穩(wěn)，情況要實(shí)，主意要慎；切忌丟三忘四、粗枝大葉、馬馬虎虎、心中無數(shù)。

二、迅速原則

秘書工作的迅速原則是由秘書工作的特點(diǎn)決定的。秘書處理工作的快慢、效率的高低，往往直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進(jìn)展，關(guān)系到整個(gè)工作機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)。有時(shí)會(huì)因?yàn)檗k事不及時(shí)，喪失良機(jī)，貽誤大事，甚至造成嚴(yán)重后果。迅速的要求是工作及時(shí)、高效，盡可能縮短辦文辦事時(shí)限。文書處理工作提高效率的出路，一是要作風(fēng)過硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥帶水；二是改變工作手段，實(shí)行辦公自動(dòng)化，利用電腦等現(xiàn)代化技術(shù)辦理一些能辦的事情，例如屏幕編輯、電話傳真、檢索資料等等。

三、求實(shí)原則

求實(shí)是一切工作的準(zhǔn)則，秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，尤其應(yīng)該實(shí)事求是，否則就可能造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤。秘書工作必須尊重客觀事實(shí)，不僅不能脫離社會(huì)實(shí)際情況，而且更不能為了個(gè)人或小團(tuán)體的利益弄虛作假。求實(shí)的要求是：一是一，二是二，不夸大，不縮小，老老實(shí)實(shí)，實(shí)實(shí)在在；切忌脫離實(shí)際、主觀臆斷、弄虛作假、謊報(bào)情況，夾雜個(gè)人情感，報(bào)喜不報(bào)憂，甚至不惜捏造事實(shí)等。

四、保密原則

秘書部門是機(jī)要部門。各級(jí)秘書人員，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)和一些重要文件，參加一些重要會(huì)議，了解一些重要機(jī)密，因而即使在基層單位，秘書和秘書部門都可能掌握一些機(jī)密大事或其他屬于不公開的事宜。因此，保密不僅是文秘工作必須遵守的準(zhǔn)則，同時(shí)也是秘書部門的一項(xiàng)職責(zé)。保密的要求是：一是在工作中采取措施保證文件、資料的安全，如在包裝、運(yùn)轉(zhuǎn)、拆封、知密范圍和傳達(dá)中制定安全措施；二是秘書人員要保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，嚴(yán)守紀(jì)律；切忌麻痹大意，掉以輕心，或?yàn)榱遂乓�而“露一手，吹幾句”�?/p>

第三節(jié)秘書工作的特點(diǎn)

一、輔助性

“輔助性”是與“主導(dǎo)性”相對(duì)而言的。從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理中心；秘書機(jī)構(gòu)處于附屬地位，是直接協(xié)助決策管理中心的輔助機(jī)構(gòu)。也就是說，新時(shí)期的秘書機(jī)構(gòu)不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作具有輔助性(有人稱“從屬性”)。它表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴(kuò)大或延伸到哪里；其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)成員的各種會(huì)議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。

秘書工作的輔助性，是指與領(lǐng)導(dǎo)站在同一層次上提供全面性的輔助。雖然秘書與領(lǐng)導(dǎo)的職位不同，但在輔助時(shí)不是站在上一級(jí)層次或下一級(jí)層次上，而是與領(lǐng)導(dǎo)處于同一層面上。輔助領(lǐng)導(dǎo)的職能不限于秘書機(jī)構(gòu)，如職能機(jī)構(gòu)經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)提供資料和建議，但它們多限于該部門的業(yè)務(wù)范圍；而秘書機(jī)構(gòu)的輔助，則要立足于本單位的全局，要在強(qiáng)烈的戰(zhàn)略意識(shí)指導(dǎo)下，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，提供全方位、全過程的輔助。

二、被動(dòng)性

秘書工作的被動(dòng)性，是由秘書工作的從屬性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的，也是一個(gè)客觀存在。秘書工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而進(jìn)行，很少能完全按照自己的意愿安排工作，因而常常處于被動(dòng)的地位。雖然在有的情況下，秘書人員也能主動(dòng)做一些事情，主動(dòng)提出一些建議，主動(dòng)安排一些工作，但是從總的來講，秘書工作是被動(dòng)的。在多數(shù)情況下，秘書人員無法事先計(jì)劃下一個(gè)月或下一年度要處理多少問題，辦多少事情，做多少工作，這要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的工作需要來確定，事情來了就辦，沒有時(shí)就可以干別的。無論有事沒事，秘書人員都應(yīng)時(shí)刻堅(jiān)守崗位，準(zhǔn)備執(zhí)行任務(wù)。

三、綜合性

秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的。

如前所述，現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)屬綜合性機(jī)構(gòu)，它不像業(yè)務(wù)部門那樣各司其職，各負(fù)其責(zé)，分管某個(gè)方面的工作，但要對(duì)各部門工作有所了解，協(xié)調(diào)其間的關(guān)系，將其聯(lián)系成一個(gè)有機(jī)的整體，并對(duì)整個(gè)單位或整個(gè)企業(yè)工作負(fù)責(zé)。這就需要站在全局性的立場(chǎng)上，時(shí)時(shí)處處用綜合的眼光觀察和思考問題，具備較強(qiáng)的綜合能力。現(xiàn)代秘書機(jī)構(gòu)作為溝通上下左右的部門，上情下達(dá)，下情上達(dá)，內(nèi)外疏通，各方平衡，離不開它；管理的、經(jīng)濟(jì)的、科學(xué)文化的，各項(xiàng)工作離不開它。要把這些工作做得好，做得快，同樣要統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合處理。

四、機(jī)密性

秘書工作是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，它是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，經(jīng)常參與研究各種機(jī)密問題，又負(fù)責(zé)各種機(jī)密文件的起草和保管工作，因而秘書工作具有高度的機(jī)密性。由于工作需要，秘書常常比其他工作人員早知道一些上級(jí)的意圖，在這些方針政策以及意圖沒向全體人員公布之前(包括醞釀制定過程)屬于機(jī)密；由于工作需要，秘書工作人員往往了解工作中的重要情況，各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及人事調(diào)動(dòng)等情況，也都是機(jī)密；因?yàn)閰⒓右恍┲匾獣?huì)議，了解到領(lǐng)導(dǎo)集體在討論問題中的一些不同觀點(diǎn)與未定事項(xiàng)；因?yàn)槠鸩菸募�，必然�?huì)接觸到上級(jí)頒發(fā)的各種不同密級(jí)的文電資料，了解到有關(guān)不宜公開的情況材料；而秘書經(jīng)手的機(jī)關(guān)公文，本身大多數(shù)也有其特定的對(duì)象，一定的閱讀、處理范圍，即有一定的機(jī)密性。所有這些，秘書人員都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)守機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密制度，對(duì)不應(yīng)公開的情況守口如瓶，對(duì)內(nèi)部研究的問題如領(lǐng)導(dǎo)中的不同意見不私下散布，引用文件要適用密級(jí)把文件的保密把關(guān)作為一個(gè)必要的手續(xù)過程，以免漫不經(jīng)心造成差錯(cuò)。

五、事務(wù)性秘書是辦事的，事務(wù)工作的量很大，而且各項(xiàng)工作內(nèi)容都非常具體。收發(fā)登記，起草文書，打印校對(duì)，接聽電話，迎來送往，派車買票，安排食宿，都得一件一件去辦，而辦事又總與“細(xì)”、“繁”、“雜”、“忙”連在一起。秘書人員工作辛苦，與其事務(wù)性分不開。

秘書人員要認(rèn)識(shí)到只有搞好事務(wù)工作，部門內(nèi)部秩序井然，與外單位渠道暢通，才能使部門職能正常發(fā)揮，立于不敗之地；只有搞好事務(wù)工作，才能使單位領(lǐng)導(dǎo)人從事務(wù)中擺脫出來，集中時(shí)間和精力想大事，干實(shí)事，更高效地進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。因此，現(xiàn)代秘書人員要充分認(rèn)識(shí)事務(wù)性的意義，不畏繁雜，不嫌瑣碎，踏踏實(shí)實(shí)地做好每件不顯眼的工作。

第四節(jié)秘書工作的作用

一、領(lǐng)導(dǎo)助手的作用

秘書工作之所以重要，是因?yàn)樗�直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接關(guān)系和影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作，起著領(lǐng)導(dǎo)助手的作用。這是秘書工作的本性，任何地方、任何時(shí)候都不會(huì)改變。

二、領(lǐng)導(dǎo)參謀的作用

在實(shí)現(xiàn)秘書工作的四個(gè)轉(zhuǎn)變中，第一個(gè)轉(zhuǎn)變是，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策，這就要求秘書首先要注意發(fā)揮參謀作用。

給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對(duì)秘書工作提出的高要求。參謀作用體現(xiàn)在秘書工作各個(gè)方面，如幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好工作布局；為一定時(shí)期的重點(diǎn)工作、重要會(huì)議和活動(dòng)制定措施、步驟，供領(lǐng)導(dǎo)考慮；文件來了不是原封不動(dòng)送交領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)二傳手，而是事先經(jīng)過研究，提出參考意見(最好提出兩種以上供領(lǐng)導(dǎo)選擇)；對(duì)要辦的事，除根據(jù)了解到的情況確定應(yīng)怎么辦外，還可設(shè)計(jì)幾種做法，估量帶來怎樣的效果，然后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定奪。

三、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐作用

從中央到地方，任何一個(gè)部門或單位，都設(shè)有一定數(shù)量的、職責(zé)分明的機(jī)構(gòu)，其級(jí)別不同，既互相聯(lián)系又具一定的獨(dú)立性，形成一個(gè)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)。秘書機(jī)構(gòu)在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中處于中心位置，起著樞紐作用。

秘書工作的樞紐作用，從縱向上，是做好承上啟下、上傳下達(dá)工作。秘書機(jī)構(gòu)掌握著大量的、各種各樣的信息，上級(jí)的精神通過這里傳達(dá)下去，基層的動(dòng)向通過這里反饋上來。從橫向上，是做好單位各職能部門的協(xié)調(diào)、平衡工作。所以有的書說：“秘書部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。

秘書工作的樞紐作用能否充分發(fā)揮，關(guān)鍵在于是否實(shí)行科學(xué)管理，是否理順各種關(guān)系。

這項(xiàng)任務(wù)十分繁重，須花大力氣才能做好。

四、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行信息反饋的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、聽到的情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映。當(dāng)然，這還不夠，還應(yīng)包括主動(dòng)開展工作，把領(lǐng)導(dǎo)的意圖傳達(dá)出去，進(jìn)行信息反饋。

做領(lǐng)導(dǎo)者的耳目，就要調(diào)查研究，搜集信息。其信息來源主要有兩方面，一是來自下面的實(shí)際工作情況和動(dòng)態(tài)反映，二是來自上級(jí)的指示精神和外地區(qū)、外單位的經(jīng)驗(yàn)。秘書機(jī)構(gòu)除要獲取準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的信息外，還要經(jīng)過認(rèn)真的綜合處理，提取有價(jià)值的信息。也就是說，掌握的信息面要廣、量要大，但反映給領(lǐng)導(dǎo)的則要少、要精，信息不在于字多字少，話多話少，而在于是否抓到了點(diǎn)子上。只要抓到了點(diǎn)子上，就有助于領(lǐng)導(dǎo)作出決策。領(lǐng)導(dǎo)作出決策后，秘書還要在貫徹、落實(shí)決策過程中，將執(zhí)行的情況、成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)以及存在的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的耳目。信息、決策、執(zhí)行、反饋、再?zèng)Q策是沿著一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)和上升的，秘書工作的任務(wù)就是要組織和完成這種循環(huán)。

五、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用

秘書機(jī)構(gòu)素有“關(guān)口”、“窗口”之稱。說它是“關(guān)口”，是因?yàn)槲募�、信息的上承下達(dá)都要經(jīng)過這里傳遞和輸送，它要把文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等好些關(guān)。說它是“窗口”，是因?yàn)閮?nèi)外聯(lián)系，來信來訪，各方商洽工作，大都由秘書機(jī)構(gòu)出面辦理，人們往往把它們看成是代表領(lǐng)導(dǎo)的。因此，秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員的形象如何，影響很大。

有人反映某些單位官僚主義嚴(yán)重。這與所接觸的人的作風(fēng)有關(guān)，而這個(gè)“接觸人”往往是秘書人員。他們有的年齡不大口氣倒很大，無怪乎被人說“領(lǐng)導(dǎo)好見，秘書難搪”。因此，秘書人員一定起好門面作用。

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