店秘工作總結(jié)

每天早晨8點(diǎn)半之前到店，與經(jīng)紀(jì)人一起作好店內(nèi)衛(wèi)生，監(jiān)督保持店內(nèi)整體衛(wèi)生情況；早中晚查看加盟店支持中心，將最新公告及時(shí)報(bào)告店長；下午5點(diǎn)查閱報(bào)紙，剪下房地產(chǎn)動(dòng)態(tài)的相關(guān)新聞，放入剪報(bào)夾，方便經(jīng)紀(jì)人了解房地產(chǎn)市場動(dòng)態(tài)；前臺(tái)放置留言本，如果客戶找的經(jīng)紀(jì)人不在，記錄在留言本上，經(jīng)紀(jì)人回來自己查看，避免因沒有及時(shí)轉(zhuǎn)告經(jīng)紀(jì)人，造成客戶流失

考勤管理：每天早晨8點(diǎn)半做經(jīng)紀(jì)人考勤登記，如實(shí)記錄員工遲到請假等情況；督促經(jīng)紀(jì)人帶客戶看房要帶看房確認(rèn)單并填寫員工外出登記表，登記外出事由和外出、返回時(shí)間

房源維護(hù)：下班之前將房源需求錄入，每周六統(tǒng)計(jì)房源與業(yè)績，填寫經(jīng)紀(jì)人業(yè)績展示板，檢查過期房源并對(duì)客戶進(jìn)行回訪，將售出房源及時(shí)歸檔，未售出房源再聯(lián)系續(xù)簽代賣或代租合同

房源錄入：房源錄入之前與客戶聯(lián)系確定房源的真實(shí)性與有效性，并要求經(jīng)紀(jì)人簽代賣時(shí)畫出房型圖，

檔案管理：新經(jīng)紀(jì)人入職填寫加盟店員工入職登記表，收齊身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明復(fù)印件和照片；離職填寫離職申請表，與檔案一起放入離職員工資料冊，做好物品及房源客源的交接，將房源及客源分配給其他經(jīng)紀(jì)人，以便于及時(shí)跟進(jìn)。

每周更換一次墻上的房型圖與房型圖冊，將優(yōu)質(zhì)房源分成不同價(jià)位貼在墻上，重點(diǎn)推薦

月末統(tǒng)計(jì)房源，填寫房源統(tǒng)計(jì)表

擴(kuò)展閱讀：店秘職責(zé)流程

工作職責(zé)

秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱�，是一個(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理；互動(dòng)管理；與總部溝通管理；緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理

（一）客戶資料管理

【總客戶登記冊】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。

【登報(bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來電問詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷毀。

（二）房源資料管理

【原始資料】

(1)原始房源編號(hào)：按年份+當(dāng)?shù)甑拇�表字母和順序如�?5E0001）05代表201*年，E代表第五家店，0001代表店內(nèi)的第一套房源

(2)當(dāng)天新房源應(yīng)存夾在新房源夾中，寫上編號(hào)。

資料詳細(xì)明確的當(dāng)天下午17：00-18：00發(fā)送給總部，資料不夠詳細(xì)明確的，提醒經(jīng)紀(jì)人落實(shí)清楚，第二天發(fā)送給總部.

(3)當(dāng)周新房源備份一份并制作一張目錄表上交總部存檔.

(4)原始房源資料根據(jù)當(dāng)?shù)陮?shí)際情況進(jìn)行分類存管，作好標(biāo)識(shí)目錄便于查詢。

(5)定期整理原始房源資料，提醒經(jīng)紀(jì)人精耕房源。根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋的信息（已售、暫不售、價(jià)格異常等）及時(shí)更新房源信息，確保房源信準(zhǔn)確有效

(6)已售原始房源資料作好標(biāo)識(shí)存檔保管一年后作廢銷毀�！竟┛蛻舨檎业姆吭促Y料】（簡稱對(duì)外房源）

每天打印從總部發(fā)送到各店郵箱里的各店當(dāng)天新房源匯總資料，裝訂成冊，供客戶查閱。一個(gè)星期整理一次，確保房源信息準(zhǔn)確有效。

【網(wǎng)絡(luò)房源、新報(bào)房源當(dāng)天錄入網(wǎng)站】及時(shí)根據(jù)經(jīng)紀(jì)人反饋信息更改更新。

（三）制度執(zhí)行

秘書在執(zhí)行制度過程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。

（四）考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。

（五）值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖�仁，以便于�?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。

（六）衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長，由店長處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。

（七）表格表單管理

【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。

【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同（一式三份中的其中一份）。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財(cái)務(wù)部

（八）當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理

【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計(jì)，供數(shù)據(jù)分析用。對(duì)當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨(dú)立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。

【當(dāng)?shù)昊�金的管理】：根�?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊�金收支明�?xì)表張貼告示

（九）數(shù)據(jù)匯總

【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計(jì)，帶看量、簽單數(shù)匯總。

【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)?shù)暝捹M(fèi)及辦公用品費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。

（十）接待

【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。

【同事接待】：來者是客，到當(dāng)?shù)陙淼乃�店�?jīng)紀(jì)人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭�。【注意事�?xiàng)】：

a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。b：隨時(shí)保持飽滿的精神狀態(tài)。

工作流程

一、行政事務(wù)

實(shí)習(xí)報(bào)告：實(shí)習(xí)分行秘書入職前上報(bào)主任秘書；

工作報(bào)告：入職分行秘書于每月30日上報(bào)，內(nèi)容為上月工作總結(jié)與下月工作計(jì)劃（事前計(jì)劃、事后總結(jié)）；每月考勤卡、考勤報(bào)表的上報(bào)：

考勤卡：按公司規(guī)定打卡，簽卡要注明原因，并須直屬上司簽字確認(rèn)方可；

考勤報(bào)表：認(rèn)真填寫表格所需內(nèi)容，切不可造成漏填少報(bào)（填報(bào)所有涉及的日期全屬當(dāng)月，當(dāng)月之前的則無需填寫）；

分行人員入職時(shí)間以到人力資源部辦理手續(xù)的時(shí)間為準(zhǔn)，需攜帶相關(guān)資料及所需表格到行政人事部面談，即后辦理入職手續(xù)。并督促相關(guān)人員同時(shí)辦理擔(dān)保手續(xù)（擔(dān)保人需提供戶口本及身份證原件），擔(dān)保一年有效；

分行人員離職時(shí)間以在分行交接當(dāng)日時(shí)間為準(zhǔn)（分行經(jīng)理級(jí)以上人員離職須主任秘書到現(xiàn)場進(jìn)行財(cái)務(wù)及物品交接）；

辦公用品的申請：每月20-23日為申請時(shí)間，大件物品須先申請后購買；名片的申請：每周星期五12：00提交名片申請，每人每次申請不可超過兩盒。

二、財(cái)務(wù)事務(wù)【每月工作】：

收據(jù)、合同自領(lǐng)取日起計(jì)三個(gè)月未核銷的，應(yīng)退回財(cái)務(wù)部辦理核銷及重新領(lǐng)取手續(xù)；對(duì)帳：時(shí)間為每月初（具體時(shí)間財(cái)務(wù)部通知）；

所須上報(bào)表格：租傭?qū)�帳表、考勤表、買賣業(yè)績表、工資卡號(hào)統(tǒng)計(jì)表；

費(fèi)用報(bào)銷：時(shí)間安排與財(cái)務(wù)安排對(duì)帳時(shí)間一樣（每張報(bào)銷單上必須有經(jīng)理簽字確認(rèn)）；分行已成交單跟進(jìn)表：每月5日前上報(bào)主任秘書處；分行未結(jié)單明細(xì)表：每月5日前上報(bào)主任秘書處合同收據(jù)核銷、盤點(diǎn)表：每月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部；

鋪位租金、水、電、管理費(fèi)、廣告位租金、空調(diào)費(fèi)等費(fèi)用的申領(lǐng)與核銷；清潔工工資的支付。【每日工作】：每天上班即對(duì)分行收據(jù)、合同進(jìn)行檢查及核銷工作；①收據(jù)所列內(nèi)容和金額與合同所載內(nèi)容一致；

②涂改（包括涂改液）、挖補(bǔ)的合同、收據(jù)不予核銷并及時(shí)上報(bào)；③出現(xiàn)以上所述及不及時(shí)核銷收據(jù)、合同的及時(shí)上報(bào)；租傭、定金、誠意金的收付；

租傭：收取→開出租傭收據(jù)（交客戶、業(yè)主）→存入指定帳戶（24小時(shí)內(nèi)）→備份合同復(fù)印件、收據(jù)第三聯(lián)、銀行存款回單財(cái)務(wù)查驗(yàn)；

定金、誠意金：簽訂委托書或合同（交易員）→收取定金、誠意金→開出收據(jù)客戶聯(lián)（交客戶）→存入指定帳號(hào)（24小時(shí)內(nèi)）→收據(jù)第三聯(lián)同銀行回單傳真至財(cái)務(wù)部（同時(shí)MSN短信通知相關(guān)人員款項(xiàng)入帳）→到財(cái)務(wù)部交收據(jù)第三聯(lián)原件及銀行回單原件并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員在收據(jù)明細(xì)確認(rèn)表上簽收；

付定：簽訂購買、租賃委托書→業(yè)主收條（加蓋指模）→留備身份證復(fù)印件（查看原件）→收取房產(chǎn)證原件或銀行抵押合同原件（收取訂金人民幣5000元以上的）；

如以上條件無法全部滿足，業(yè)主收定須總經(jīng)理簽字；如無則分行秘書應(yīng)及時(shí)填寫《違規(guī)放款反饋表》，為確保無誤請先查檔；

分行內(nèi)任何一筆付出的款項(xiàng)，必須由經(jīng)理簽字，如有特別放款的還須由總經(jīng)理簽字方可；分行成交單上報(bào)財(cái)務(wù)部與客服部所須資料：

財(cái)務(wù)：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報(bào)告（交易員及經(jīng)理簽字）、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由財(cái)務(wù)相關(guān)人員簽收確認(rèn)。

客服：合同（居間、單邊）復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件（抵押合同）、成交報(bào)告（交易員、經(jīng)理簽字）、家私清單、客戶（業(yè)主）身份證復(fù)印件，并由客服相關(guān)人員簽收確認(rèn)；

收取款項(xiàng)不開收據(jù)的按違規(guī)處理；

業(yè)主與客戶直接收付定金的，分行留備業(yè)主開給客戶的收款收條復(fù)印件以備查驗(yàn)；每日收支、罰款、活動(dòng)基金流水帳的記錄；

三、分行事務(wù)

分行人員的值班休假安排；

報(bào)紙廣告的剪貼，櫥窗廣告的更換（顏色不可太多）；

考勤的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)（外出登記的跟進(jìn)），當(dāng)天出勤情況及時(shí)上報(bào)行人事部（如遲到、早退、例休、請假、曠工等）；

每日業(yè)績的統(tǒng)計(jì)（與分行經(jīng)理充分溝通，不可造成少報(bào)、錯(cuò)報(bào)業(yè)績）；公告欄的布置與更新；

公司公告的傳達(dá)與張貼（及時(shí)跟進(jìn)及反饋信息）；分行內(nèi)固定資產(chǎn)的維護(hù)（辦公桌椅、墻壁、電子設(shè)備等）；行為規(guī)范的監(jiān)督（著裝、形象等）；

簡單公文的起草（分行內(nèi)的業(yè)務(wù)表格、文書文件等）；

分行人員變動(dòng)（入、離職、調(diào)動(dòng)）的跟進(jìn)與新入職人員的基本培訓(xùn)；日志的統(tǒng)計(jì)與檢驗(yàn)，并監(jiān)督執(zhí)行相應(yīng)的懲罰制度；分行打印機(jī)墨盒至總務(wù)處以舊換新；維持分行日常清潔衛(wèi)生

四、監(jiān)督職能

各種違反政策法令、規(guī)章制度的苗頭或行為，發(fā)現(xiàn)后及時(shí)上報(bào)

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