超市采購工作流程

超市采購工作流程

文章關鍵字:采購作者:采購管理發(fā)布時間:201*-3-22

商品采購是商場主要業(yè)務活動之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對路的商品，必須認識了解采購過程，做好采購業(yè)務決策，加強對商品采購過程的監(jiān)督，確保采購工作的圓滿完成。

為了科學地組織商品采購，商場必須根據(jù)自身狀況，建立相應的采購機構；根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種，形成商品經(jīng)營目錄;確定采購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。

(一)建立相應的商品采購機構

商場的商品采購機構有兩種：一種是正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。設立正式的采購部門，采購工作專業(yè)化，可以統(tǒng)一規(guī)劃商品采購工作，人員職責、權限明確，便于提高工作效率，加強與供貨單位的業(yè)務聯(lián)系。

另一種是非正式的采購組織，企業(yè)不設專職采購部門，由銷售部、組負責商品采購工作。非正式采購組織一般不設專門采購人員，而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。(二)制定商品經(jīng)營目錄

商品經(jīng)營目錄是商場或商品經(jīng)營部(組)所經(jīng)營的全部商品品種目錄，是商場組織進貨的指導性文件。

商場制訂商品經(jīng)營目錄，是根據(jù)目標市場需求和企業(yè)的經(jīng)營條件，具體列出各類商品經(jīng)營目錄；借以控制商品采購范圍，確保主營商品不脫銷，輔營商品花色、規(guī)格、式樣齊全，避免在商品采購上的盲目性。

商場的商品經(jīng)營目錄并不是一成不變的；也根據(jù)市場需求變化和企業(yè)經(jīng)營能力適時進行調(diào)整。調(diào)整中可依據(jù)商品銷售數(shù)據(jù)進行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內(nèi)無銷售記錄，可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升，可適當增加經(jīng)營品種和采購數(shù)量。商場還應經(jīng)常開展市場調(diào)研預測：分析市場需求變化趨勢，了解新產(chǎn)品開發(fā)情況，根據(jù)企業(yè)條件，增加市場前景好的商品經(jīng)營。在深入研究市場發(fā)展變化，總結自身經(jīng)營狀況的基礎上，適時調(diào)整商品經(jīng)營目錄，是商場改善經(jīng)營的重要手段。(三)合理選擇采購渠道

商場采購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢?我們換個角度來分析。商場的供貨渠道可以分為三個方面：一是企業(yè)自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。

1．企業(yè)自有供貨者。有些商場自己附設加工廠或車間，有些企業(yè)集團設有商品配送中心。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。

商場按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣生產(chǎn)，自產(chǎn)自銷，既是商品貨源渠道，又有利于形成企業(yè)經(jīng)營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽，市場花色、式樣變化快，從外部進貨，批量大、時間長，不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做，產(chǎn)銷銜接快，批量靈活。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。

2．商場原有外部供貨者。商場與經(jīng)常聯(lián)系的一些業(yè)務伙伴，經(jīng)過多年的市場交往，對這些單位的商品質(zhì)量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也愿意與商場合作，遇到困難相互支持。因此，可成為商場穩(wěn)定的商品供應者。

商場穩(wěn)定的外部供應者來自各個方面，既有生產(chǎn)商，又有批發(fā)商，還有專業(yè)公司等。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優(yōu)先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質(zhì)量的擔憂，還可以加強協(xié)作關系，與供貨商共同贏得市場。

3．新的外部供貨者.由于商場業(yè)務擴大，市場競爭激烈，新產(chǎn)品不斷出現(xiàn)，企業(yè)需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業(yè)務決策，要從以下方面做比較分析：(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規(guī)格、數(shù)量能否按商場的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。(2)商品質(zhì)量和價格。主要是供貨商品質(zhì)量是否符合有關標準，能否滿足消費者的需求特點，質(zhì)量檔次等級是否和商場形象相符，進貨價格是否合理，毛利率高低，預計銷售價格消費者能否接受，銷售量能達到什么水平，該商品初次購進有無優(yōu)惠條件、優(yōu)惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式，運輸費用有什么約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求，能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質(zhì)量保證服務，供貨商是否同意商場售后付款結算，是否可以提供送貨服務和提供現(xiàn)場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用本地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。

為了保證貨源質(zhì)量．商場商品采購必須建立供貨商資料檔案，并隨時增補有關信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。(四)購貨洽談、簽訂合同

在對供貨商進行評價選擇的基礎上，采購人員必須就商品采購的具體條件進行洽談。在采購談判中，采購人員要就購買條件與對方磋商，提出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求，商品質(zhì)量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協(xié)商，達成一致，然后簽訂購貨合同。

一項嚴謹?shù)纳唐凡少徍贤瑧�包括以下主要�?nèi)容：(1)貨物的品名、品質(zhì)規(guī)格；(2)貨物數(shù)量；(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收；(5)貨物的價格，包括單價、總價；(6)貨物的裝卸、運輸及保險；(7)貸款的收付；(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關系，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。(五)商品檢驗、驗收

采購的商品到達商場或指定的倉庫，要及時組織商品驗收工作，對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數(shù)量準確，質(zhì)量完好，規(guī)格包裝符合約定，進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄，注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發(fā)現(xiàn)問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯(lián)系解決。

采購部工作基礎

文章關鍵字:采購作者:超市168發(fā)布時間:201*-9-4

商品采購是指為保證銷售需要，通過等價交換方式取商品資源的一系列活動，包括：確定需求、發(fā)掘貨源、選擇供應商、交易條件的談判、簽發(fā)購貨合同、督促供應商、處理糾紛等。這一切都是由連鎖企業(yè)的商品采購部來完成的。

一、采購部組織結構的確定

連鎖企業(yè)依規(guī)模不同可考慮確定不同的采購部組織結構。如小規(guī)模連鎖企業(yè)，采購及配送規(guī)模均不大，作業(yè)程序亦比較簡單，可由采購經(jīng)理同若干采購員協(xié)同完成。一般來說，較大規(guī)模的連鎖企業(yè)采購部內(nèi)分設不同的專項職能部門：一是按商品類別分設各類商品的采購人員。二是新產(chǎn)品開發(fā)部門，職能是開發(fā)和引進新產(chǎn)品。三是采購委員會，裁決商品采購的重大事宜，其成員由各部門選擇，以便在采購中吸納各部門的意見。四是存貨管制及商品配送。

二、商品采購制度的選擇

連鎖企業(yè)的采購制度一般可分為中央采購、授權采購及有限授權采購。其中中央采購即統(tǒng)一采購的應占采購商品總量的70％以上，其余部分可由門店自行采購，以保持其靈活性和各自的特色。

中央采購的商品，可先運至配送中心，再由配送中心按時按量發(fā)送門店，或就近由廠家直接送往商店。中央采購可以以量制價，壓低進貨價格，還可以降低購貨成本，減少費用開支，從而實現(xiàn)規(guī)模效益。目前，國內(nèi)連鎖企業(yè)應努力完善管理，提高共同采購的比率。當然，適當?shù)亟o門店一定的自采權也是必要的，如鮮活食品、區(qū)域特色商品等，但必須嚴格控制其范圍，有的商品可提供供貨商目錄供門店選擇。

在選擇采購制度的時候，要注意以下幾個要點：

1、堅定不移地采用中央采購制，如連鎖公司剛組建，中央采購總部還一時無法正常運轉(zhuǎn)時，必須規(guī)定中央采購總部正常運轉(zhuǎn)的時間表。

2、對連鎖店總部授權的采購制度的選擇，一般規(guī)定只有在中央采購總部正在籌建之中無法正常運轉(zhuǎn)時，門店可自行采購，但要有一個終止的時間表，并且與中央采購總部正常運轉(zhuǎn)的時間表相一致。

3、連鎖店總部有限授權的采購制度，如無特殊需要，一般不予選擇。不能迫于下屬們要求自行采購權下放的壓力，而無原則地做比例性的有限下放。

三、商品采購管理的主要工作商品采購是銷售實現(xiàn)的前提，其管理工作包括：

1、數(shù)據(jù)管理：測定各商品的銷售量及銷售金額，并區(qū)分暢銷品與滯銷品；計算商品周轉(zhuǎn)率，周轉(zhuǎn)率二平均銷售額÷平均存貨額，平均存貨額=(期初存貨額+期末存貨額)÷2；計算交叉比率，交叉比率二周轉(zhuǎn)率X毛利率，通常以每月或每季為計算期。

2、調(diào)查與分析：研究商品的市場價格走勢及供求狀況；價格及成本分析；開拓新貨源，開發(fā)新產(chǎn)品；自制、定牌監(jiān)制或買人的決斷；總代理、總經(jīng)銷業(yè)務的可行性分析；競爭對手貨源及渠道調(diào)查與分析、店鋪別、商品別、供貨商別排行榜分析。

3、采購業(yè)務：查核門店申購單；發(fā)出或征集報價單；分析報價；選擇供貨商，決定采購量、交貨期、運輸方式、合約種類及細則；采購業(yè)務監(jiān)控；收貨及查核；查檢發(fā)票及批準付款給保險公司或供貨商索賠。

4、存貨管理：存貨分類；決定各類商品的最高存貨量、最低存貨量及安全存量；建立存貨目錄；處理過量及有問題存貨。

5、品質(zhì)管理：定期與不定期檢查配送中心及門店商品的質(zhì)量，向有關人員介紹商品知識，協(xié)同做好商品管理工作。

6、滯銷品淘汰。

7、新產(chǎn)品開發(fā)。

8、廠商管理。

9、制定標準及考核：制定及補充采購手冊；協(xié)助有關部門對采購業(yè)績及采購人員進行考評。

10、向高層決策部門匯報等。

擴展閱讀：超市采購業(yè)務流程圖

超市一般業(yè)務管理總流程

采購部與供應商洽談新商品引進

否

是否新供應商《舊供應商新商品引進流程》

是

《新供應商商品引進流程》

是是否有滯銷或質(zhì)量問題

是否否

采購部分析經(jīng)營是否有問題采購部與店面共同分析《訂貨管理作業(yè)流程》《收貨工作流程》商場進行商品銷售、管理采購部處理解決《退貨管理流程》信息部：新商品試銷是否已經(jīng)到期

是

需《新商品轉(zhuǎn)正流程》《供應商分析淘汰流》是否新供應商

不需

《結算流程》超市新供應商商品引進流程

采購員洽談新供應商

及新商品

將供應商詳細資料列表，上報采購經(jīng)理審

商品是否已有已有經(jīng)營批。并注明更換供應商

原因：如供貨價較低、經(jīng)營不是生產(chǎn)廠家等同意

無

填寫《新商品錄入資將供應商詳細情況

料表》和《供應商錄資料列表

入表》

申報采購經(jīng)理/

總監(jiān)審批

采購部錄入組錄入：

1、新供應商資料

2、新商品資料

3、設定商品狀態(tài)

采購員下新品訂單，并通知門店超市舊供應商新商品引進流程

供應商帶新商品樣品及資料與采購部采購員洽談不同意

采購文員填寫《新品錄入資料表》

采購部主管/經(jīng)理簽

名同意并由采購總

監(jiān)簽字確認

同意

采購部錄入組錄入

新商品資料并確認

采購員下新品訂單，并

通知各門店

3

新品資料單轉(zhuǎn)交店長超市聯(lián)營及代銷供應商引進流程

不同意

采購部與供應商協(xié)商代銷或扣點條件采購主管與供應商草簽聯(lián)營或代銷合同供應商在合同上簽名、蓋公章交采購經(jīng)理和采購總監(jiān)審核同意

總經(jīng)理簽名是否同意不同意

同意

采購員與供應商合同簽署備案

（一式三份）

采購部留底財務部留底

采購文員填寫《新品錄入資料

表》和《供應商資料表》整理費用收取清單采購部錄入小組供應商和商品

資料，進入訂貨程序

供應商留底

超市新商品轉(zhuǎn)正流程

信息部每周一次檢查，

試銷已到期新商品

類別、品名、規(guī)格、進

價、售價、毛利率、單信息部出《需淘汰到期

品平均日銷、類別平均新商品明細表》

日銷、名次、進貨總量、

銷售總量、現(xiàn)庫存

第一次采購部、賣場考評

給出書面意見

通知采購部保留第二次采購總監(jiān)及信息中心審閱簽字

商品轉(zhuǎn)正

淘汰采購部將商品基礎通知信息部淘汰及資料屬性改為：退貨期限

不可訂、不可進

信息部檢查到退貨流程期是否已退貨

已退貨財務部結清

余款及費用

5

未退貨通知

超市供應商分析淘汰流程

信息部每周進行一次檢查，已入場三個月供應商，以及供應

商銷售排行榜

編號、供應商名稱、

進場日期、品種數(shù)、信息部列〈供應商經(jīng)平均日銷、結款方式、

營情況一覽表〉庫存金額……采購部簽署是否保留意見并交采購總監(jiān)確認簽名

通知通知：采購部、財務采總經(jīng)理簽名購部、營運部、信息部是否保留及該供應商轉(zhuǎn)正總經(jīng)理

采購部將該供應通知信息部：淘

商資料訂為不可汰供應商名單

訂或不可進及最后期限

信息部檢查是

退貨流程否按時完成采購部書面填報各

廠家特別費用清單

財務部匯總并收取廠家各項費用財務部結清供應商余款

超市租賃結算流程

每月指定交款日期，租賃供應商到財務部交租金財務部根據(jù)合同查驗應收租金額采購部書面填報各供應商特別費用清單收取租賃供應商各種雜費及租賃費用財務部匯總采購部及營運部各項費用，列明細表財務列《未交款供應商明細》交采購部催交本月收款工作到期后，財務部將各表交至指定部門《已交款供應商明細表》《未交款供應商明細表》《合同已到期供應商明細表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采營購部運部超市聯(lián)營供應商結算流程

每月指定對帳日期，聯(lián)營供

應商到財務部查詢銷售額

及可結款金額

與財務部進

結算組對帳員審核結行對帳，核否對柜臺每日款金額是否正確

交款項（營業(yè)額）是

收取聯(lián)營供應商

各種雜費

財務部根據(jù)合同查驗收取否分成額是否超出保底數(shù)

是采購部經(jīng)理簽名提出處理意見通知聯(lián)營供應商開發(fā)票到財務部結算

采購總監(jiān)審核是財務確認支票日意見是否保留期，出納員付款

該供應商

否

總經(jīng)理簽名同意

通知采購部、營運部、

財務部淘汰供應商

供應商清算

8

采購部書面填報各供應商特別費用清單財務部匯總各項費用，列明細表本月結算到期后，財務部將以下各表交至指定部門：《正常結算供應商明細表》《保底額結算供應商明細表》《合同已到期供應商明細表》總經(jīng)理采購總監(jiān)采購部營運部超市代銷結算流程

采購查詢供應商可結算金額并填單簽名采購部書面填報供應商特別費用清單財務部匯總各項費用，列明細表財務部核對應結款余額，收取供應商各項費用采購總監(jiān)簽名同意財務總監(jiān)簽名同意供應商按單開具結算發(fā)票財務部確認支票日期出納員付款，在電腦系統(tǒng)內(nèi)做付款確認財務每月交《代銷供應商結算情況表》于總經(jīng)理超市購銷（先貨后款）結算流程

每月5日至15日供應商持驗供應商檢查驗收單和送貨收單至彩虹超市財務部對帳單并更正財務部對帳組將供應商驗收無單和電腦驗收單進行核對否確定供應商驗收單與檢查門店入庫電腦驗收單是否平帳單是否有誤是有補做調(diào)整單待處否財務部檢查單據(jù)采購及店面在每數(shù)量有誤，由金額有誤，由是否已到結算期月4日前統(tǒng)計供應理收貨部提出采購部提出商的各項應扣費解決方案解決方案到期用財務部結轉(zhuǎn)已平帳單據(jù)，財務總監(jiān)結轉(zhuǎn)不平帳單據(jù)同意財務總監(jiān)審批交采購主管/經(jīng)理簽名確認應付款金額，權限金額范圍之外采購總監(jiān)簽名確認總經(jīng)理簽名同意權限金額之內(nèi)財務總監(jiān)簽名同意通知供應商在每月21日至28日領款并提交增值稅發(fā)票財務部確認付款日期，出納員付款并在電腦內(nèi)做付款確認

超市購銷（先款后貨）結算流程

采購部與供應商協(xié)商商品付款條件并簽訂合作合同不同意采購總監(jiān)確定合同內(nèi)容、付款條件是否符合要求、簽名同意財務部合同副本備案總經(jīng)理在合同上簽名，蓋公司合同章采購部合同副本備案采購部填寫《現(xiàn)金使用申請單》

供應商合同副本備案采購總監(jiān)在《現(xiàn)金使用申請單》上簽名財務總監(jiān)簽名確認并且查驗合同書采購員下訂單財務部出納員與采購員提貨并且付款

超市類別單品數(shù)量管理流程

采購總監(jiān)及采購部經(jīng)理根據(jù)公司情況，確定商品類

別及每類應做品種類不妥

列分類商品數(shù)量表報總經(jīng)理審批

同意

由總經(jīng)理、采購總監(jiān)與其它高層領導1、確定各采購分管大類

2、確定各大類應有商品品種

3、確定各大類應占用面積及樓層位置

由電腦部1、錄入商品分類資料2、設定每類商品種類3、設定各采購主管分類管理權限

采購總監(jiān)每月至少一次查詢分類商品情況類別實際單品數(shù)是否符指標通知采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理，由采購總監(jiān)或采購部經(jīng)理匯報差異原因差異較大差異原因合理調(diào)整類別是否合理中單品數(shù)量指標不合理采購部負責整改，增加新品或淘汰滯銷品完成，下次再查12

超市贈品送貨流程

采購部、店面執(zhí)行商品進貨流程1、錄入商品驗收單收貨部2、手工填制贈品收貨單一式兩聯(lián)，收、付貨雙方代表簽字后自留一聯(lián)，另一聯(lián)返供貨商。3、執(zhí)行商品入賣場流程4、贈品入贈品庫店面1、根據(jù)用途，從贈品庫中提出贈品，組織發(fā)放。2、未發(fā)放完的贈品，視具體情況上報有關領導批準后，可移交行政庫、供貨商或轉(zhuǎn)為自營商品出售。行政庫供貨商該類商品經(jīng)營柜組店長

超市場內(nèi)、場外促銷活動流程

1、供應商自行舉辦的活動：

供應商

采購部

財務部

企劃部

店面

2、公司舉辦的活動：

采購部財務部

企劃部

向采購部提出申請，并上報活動方案1、審核方案，與供應商洽談活動所需人員、場地、物品等事項。2、視情況制定費用標準。3、采購總監(jiān)審核、簽批。4、開具交費單據(jù)。收取費用，開具收據(jù)。審核收據(jù)，安排活動安排活動場地1、擬訂活動方案，通知參加活動的供應商，并與之洽談活動所需人員、場地、物品等事項。2、視情況制定費用標準。3、采購經(jīng)理審核、簽批。4、開具交收單據(jù)。收取費用，開具收據(jù)。1、審核收據(jù)。2、企劃部通知相關部門配合工作。

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