東莞君雄精密五金制造有限公司倉(cāng)庫(kù)管理制度3.0

東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：C0頁(yè)碼：第1頁(yè)共5頁(yè)1總則1.1目的為合理管控物料及產(chǎn)品，使倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)作業(yè)有章可循，便于生產(chǎn)加工及出貨及時(shí)迅捷。1.2適用范圍適用于東莞君雄精密五金制造有限公司倉(cāng)庫(kù)控制作業(yè)。2職責(zé)2.1物流部職責(zé)2.1.1倉(cāng)儲(chǔ)科負(fù)責(zé)物料收貨、發(fā)料及儲(chǔ)存管理，庫(kù)存定額的提出及評(píng)審、定額物資的補(bǔ)倉(cāng)、廢品廢料處理等；依相關(guān)規(guī)定定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)、庫(kù)存品的庫(kù)齡匯總和分析；按照訂單要求組織生產(chǎn)下料；2.1.2貨運(yùn)科負(fù)責(zé)成品配套送貨。2.2品檢部職責(zé)2.2.1采購(gòu)物料進(jìn)料、外協(xié)加工產(chǎn)品及產(chǎn)品出貨質(zhì)量檢驗(yàn)；2.2.2倉(cāng)庫(kù)物料復(fù)檢，對(duì)倉(cāng)庫(kù)作業(yè)實(shí)施監(jiān)控。2.3制造各部門職責(zé)2.3.1產(chǎn)品完工入庫(kù)；2.3.2依相關(guān)規(guī)定對(duì)產(chǎn)線物料/產(chǎn)品進(jìn)行盤點(diǎn)；2.4倉(cāng)管員職責(zé)2.4.1負(fù)責(zé)物料進(jìn)、出庫(kù)的入庫(kù)、發(fā)料及帳務(wù)處理；2.4.2負(fù)責(zé)按照送貨單進(jìn)行物料驗(yàn)收，拒收不合格物料；不良物料及時(shí)通知采購(gòu)員退回供貨商；2.4.3負(fù)責(zé)庫(kù)房物料的分類擺放和保管；2.4.4易耗品和損壞工具，實(shí)行以舊換新，不交舊品的，拒發(fā)新品；2.4.5負(fù)責(zé)庫(kù)房安全防范及庫(kù)房衛(wèi)生工作。3倉(cāng)庫(kù)出、入庫(kù)作業(yè)3.1進(jìn)料驗(yàn)收入庫(kù)管理3.1.1倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)位規(guī)劃※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：C0頁(yè)碼：第2頁(yè)共5頁(yè)3.1.1.1倉(cāng)庫(kù)按地理位置分為總倉(cāng)和分倉(cāng)，按其存儲(chǔ)物料性質(zhì)分為原料倉(cāng)，成品倉(cāng)，輔料倉(cāng)和廢棄品回收倉(cāng)。3.1.1.2各倉(cāng)庫(kù)需對(duì)倉(cāng)庫(kù)及各物料儲(chǔ)位進(jìn)行合理規(guī)劃，必須將物料存放在合適的區(qū)域內(nèi)，儲(chǔ)區(qū)的布局及使用應(yīng)注意不可存在安全隱患，物流通道應(yīng)保持順暢，不可堆積貨物或其它雜物。3.1.2進(jìn)料驗(yàn)收3.1.2.1原材料驗(yàn)收入庫(kù)，收貨倉(cāng)管員在收貨時(shí)首先檢查供應(yīng)商的《送貨單》有無(wú)本公司的訂單號(hào)碼和供應(yīng)商的章印，根據(jù)訂單號(hào)在公司JDY系統(tǒng)里核對(duì)采購(gòu)訂單對(duì)應(yīng)的品名數(shù)量是否有超期或超訂單，如有則知會(huì)相應(yīng)采購(gòu)做補(bǔ)單，特采還是退回處理。然后對(duì)單核實(shí)來(lái)料實(shí)物，包括品名，規(guī)格，料號(hào)，圖號(hào)，來(lái)料日期以及數(shù)量。3.1.2.2點(diǎn)收確認(rèn)無(wú)誤后打印《材料收驗(yàn)入庫(kù)單》交IQC進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)結(jié)果出來(lái)之前來(lái)料放置于外購(gòu)材料待檢區(qū)。檢驗(yàn)合格物料將《材料收驗(yàn)入庫(kù)單》與實(shí)物一并轉(zhuǎn)交給內(nèi)部發(fā)料倉(cāng)管員。不合格物料放置在退料區(qū)待供應(yīng)商下次來(lái)送貨時(shí)退回。3.1.2.3板材、型材類物料來(lái)料大于2噸需過(guò)地磅，第一次磅單數(shù)量減去第二次磅單數(shù)量扣除卡板、鐵架重量為來(lái)料數(shù)量。3.1.2.4半成品驗(yàn)收入庫(kù)，具體操作與原料相同，先核對(duì)加工商的《送貨單》與外協(xié)采購(gòu)下的《外發(fā)加工單》是否相符,然后根據(jù)加工商《送貨單》核對(duì)實(shí)物的料號(hào),訂單號(hào),版次,規(guī)格,數(shù)量,外包裝等，確認(rèn)后照《送貨單》打印《外協(xié)收驗(yàn)入庫(kù)單》交IQC檢驗(yàn)。檢驗(yàn)期間，物料放置外協(xié)物料待檢查區(qū)。3.1.2.5成品入庫(kù)，制造中心在完成產(chǎn)出后將成品拉至成品倉(cāng)，成品倉(cāng)管員在接收時(shí)對(duì)照生產(chǎn)部的《入庫(kù)單》核查實(shí)物，包括品名，圖號(hào)，客戶編號(hào)，數(shù)量以及生產(chǎn)日期，對(duì)于尾數(shù)箱需清點(diǎn)箱內(nèi)所裝實(shí)物與標(biāo)簽是否一致，箱外需有尾數(shù)標(biāo)簽及在封口處貼綠封箱膠。核對(duì)無(wú)誤簽收《入庫(kù)單》并在JDY系統(tǒng)里做成品入庫(kù)賬目。3.1.2.6輔料廢棄品入庫(kù)，輔料除機(jī)械設(shè)備類需經(jīng)設(shè)備動(dòng)力科檢驗(yàn)其它物料直接對(duì)單收貨入庫(kù)。廢棄品除金屬類需稱重登記外其他直接入庫(kù)。報(bào)廢品接收需要核對(duì)簽核后的《報(bào)廢單》。3.1.2.7嚴(yán)禁所有待檢物料在未取得IQC檢驗(yàn)結(jié)果前發(fā)放給公司各部門。3.2存儲(chǔ)作業(yè)管理3.2.1所有貨物在檢驗(yàn)合格轉(zhuǎn)交至內(nèi)部發(fā)料倉(cāng)管員后，倉(cāng)管員在次核對(duì)單據(jù)與實(shí)物。確認(rèn)后簽收，單據(jù)交做賬員統(tǒng)一輸入JDY系統(tǒng)，實(shí)物根據(jù)其倉(cāng)儲(chǔ)位放置相應(yīng)貨架。原無(wú)倉(cāng)儲(chǔ)位的先在JDY系統(tǒng)里新建一個(gè)再把實(shí)物放置于新建倉(cāng)儲(chǔ)位上�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：C0頁(yè)碼：第3頁(yè)共5頁(yè)3.2.2貨物在擺放時(shí)注意碼放規(guī)則，以安全，方便搬運(yùn)，不堵塞消防通道和器材，不影響先進(jìn)先出為基礎(chǔ)的前提下，按區(qū)域劃分?jǐn)[放，同類性質(zhì)貨物盡量集中擺放，呆滯物料與良品分開。按ABC分類法對(duì)在庫(kù)貨物采取不同的保護(hù)措施，貴重物料應(yīng)放置于有鎖的小空間內(nèi)，并提高其防護(hù)措施。隨時(shí)檢查在庫(kù)貨物的倉(cāng)儲(chǔ)位、物料管制卡與實(shí)物是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)說(shuō)明原因進(jìn)行調(diào)整。3.2.3倉(cāng)管員隨時(shí)監(jiān)控庫(kù)區(qū)內(nèi)溫、濕度。在發(fā)現(xiàn)超過(guò)客戶規(guī)定范圍（溫度15%-35%，濕度45%-85%）外立即上報(bào)并根據(jù)上級(jí)安排采取有效措施調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度保證在庫(kù)貨物的品質(zhì)。3.2.4倉(cāng)管員要做好現(xiàn)場(chǎng)5S管理，在作業(yè)過(guò)程中產(chǎn)生的垃圾隨手處理，定期對(duì)管轄區(qū)域進(jìn)行大掃除。3.2.5嚴(yán)禁在存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)人為損壞貨物現(xiàn)象。3.3備料及出庫(kù)管理3.3.1原料出庫(kù)管理計(jì)劃根據(jù)客戶交期排定生產(chǎn)主計(jì)劃和物料采購(gòu)計(jì)劃,并依照主計(jì)劃制定各制造工序的生產(chǎn)日計(jì)劃,各部門打印《領(lǐng)料單》后,交于物流人員到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料,倉(cāng)管員根據(jù)《領(lǐng)料單》信息先在JDY系統(tǒng)里調(diào)出生產(chǎn)所需物料的倉(cāng)儲(chǔ)位及庫(kù)存數(shù)。再根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)位找到相應(yīng)物料點(diǎn)數(shù)備料.備好物料放置于備料區(qū)由生產(chǎn)中心物料員與倉(cāng)管員照單核對(duì)實(shí)物,確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽認(rèn)《領(lǐng)料單》由物料員領(lǐng)走實(shí)物。單據(jù)交做賬員統(tǒng)一錄入JDY系統(tǒng)。對(duì)于手工《領(lǐng)料單》，生產(chǎn)物料需計(jì)劃部人員簽名確定才生效。3.3.2成品出庫(kù)作業(yè)管理成品出庫(kù)依照《產(chǎn)品出貨管理制度》操作。3.3.3輔料出庫(kù)作業(yè)管理輔料發(fā)放時(shí)根據(jù)《領(lǐng)料單》上信息仔細(xì)清點(diǎn)物料核實(shí)實(shí)物與單據(jù)信息一致后發(fā)放給公司各部門領(lǐng)料人。所有輔料《領(lǐng)料單》上需有領(lǐng)料部門主管和物流部經(jīng)理簽字才能生效。3.3.4所有貨物出庫(kù)必須做到先進(jìn)先出這一倉(cāng)庫(kù)基本原則。4倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)作業(yè)4.1動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)：繼續(xù)收發(fā)作業(yè)，針對(duì)近期出入頻繁貨物進(jìn)行帳、卡、物的核實(shí)，每月底由倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)并登記于盤點(diǎn)表交財(cái)務(wù)審核；4.2靜態(tài)盤點(diǎn)：又稱關(guān)倉(cāng)盤點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)停止一切運(yùn)作，針對(duì)在庫(kù)物料逐一盤查，并登記造冊(cè)，交財(cái)務(wù)復(fù)盤；每季末年末時(shí),財(cái)務(wù)部通知主導(dǎo)進(jìn)行季度&年度盤點(diǎn)，季度&年度盤點(diǎn)時(shí)成立盤點(diǎn)小組,由盤點(diǎn)小組對(duì)整個(gè)盤點(diǎn)事務(wù)作出詳細(xì)的盤點(diǎn)規(guī)劃，盤點(diǎn)前財(cái)務(wù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)帳.盤點(diǎn)結(jié)束后進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)匯總.對(duì)于盤出數(shù)據(jù)差異項(xiàng)查明原因交財(cái)務(wù)對(duì)賬目進(jìn)行調(diào)整�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：C0頁(yè)碼：第4頁(yè)共5頁(yè)5超期、呆滯物料管理5.1庫(kù)存超期、呆滯物料必須隔離擺放。5.2每季度由倉(cāng)儲(chǔ)科提報(bào)超過(guò)三個(gè)月未使用的貨物，QC按倉(cāng)儲(chǔ)科提供的《呆滯物料清單》進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果交財(cái)務(wù)、計(jì)劃、倉(cāng)儲(chǔ)等部門，由計(jì)劃確定有無(wú)在途訂單需求，財(cái)務(wù)核對(duì)金額，根據(jù)公司訂單具體情況選擇保留、返修或報(bào)廢。倉(cāng)儲(chǔ)科根據(jù)判定結(jié)果對(duì)呆滯物料進(jìn)行清理。5.3呆滯料處理按《流動(dòng)資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)流程》《報(bào)廢資產(chǎn)處理流程》進(jìn)行。6庫(kù)房日常管理6.1倉(cāng)管員必須設(shè)置各類物資和產(chǎn)品的明細(xì)賬簿和臺(tái)賬，原材料庫(kù)房必須根據(jù)實(shí)際情況和各類原材料的性質(zhì)、用途、類型分門別類建立相應(yīng)的明細(xì)賬、卡片；半成品、產(chǎn)成品應(yīng)按照類型及規(guī)格型號(hào)設(shè)立明細(xì)賬、卡片；財(cái)務(wù)部門與庫(kù)房所建賬簿及順序編號(hào)必須互相統(tǒng)一，相互一致。6.2倉(cāng)管員對(duì)當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)必須及時(shí)逐筆錄入JDY系統(tǒng)，做到日清日結(jié)，確保系統(tǒng)中物料進(jìn)出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無(wú)誤，倉(cāng)管員及時(shí)登記手工明細(xì)賬并與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保兩者的一致性；6.3做好各類物料和產(chǎn)品的日常核查工作，倉(cāng)管員必須對(duì)各類庫(kù)存物資定期進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，做到賬、物、卡三者一致。6.4計(jì)劃部必須根椐生產(chǎn)計(jì)劃及庫(kù)房庫(kù)存情況合理確定采購(gòu)數(shù)量，嚴(yán)格控制各類物資的庫(kù)存量；倉(cāng)管員必須定期進(jìn)行各類存貨的分類整理，對(duì)存放期限較長(zhǎng)，逾期失效等不良存貨，要按月報(bào)送計(jì)劃部和財(cái)務(wù)部。7相關(guān)要求及處罰7.1做好庫(kù)房的安全防范工作，庫(kù)管員每日下班前要全面巡視，排除隱患，閉燈，關(guān)好門窗，上班時(shí)檢查門，窗是否完好，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)上報(bào)，查明原因；7.2合理擺放消防器具，庫(kù)房?jī)?nèi)及庫(kù)房四周5米內(nèi)屬于禁煙區(qū)，任何人員不準(zhǔn)吸煙，違者一次罰款100元。非庫(kù)房管理人員沒(méi)經(jīng)許可禁止進(jìn)入庫(kù)房。不聽勸告者給予經(jīng)濟(jì)處罰。7.3做好物料價(jià)格的保護(hù)工作，禁止私自將公司的物料底價(jià)和物料供應(yīng)商有意圖告訴競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或與公※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題倉(cāng)庫(kù)管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：C0頁(yè)碼：第5頁(yè)共5頁(yè)司不相關(guān)的人員。7.4庫(kù)房管理對(duì)品檢部驗(yàn)收合格的外購(gòu)物品辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，并對(duì)入庫(kù)采購(gòu)物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告（必要時(shí)直接報(bào)告總經(jīng)理），同時(shí)妥善保管該批采購(gòu)物品等待處理。對(duì)倉(cāng)管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫(kù)數(shù)量短缺的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。7.5倉(cāng)管員對(duì)庫(kù)存、代保管、待驗(yàn)物料，以及設(shè)備和工具等負(fù)有經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。必須做到人各有責(zé)，物各有主，事事有人管。庫(kù)房物資如有損失，貶值、報(bào)廢、盤盈、盤虧等，倉(cāng)管員應(yīng)及時(shí)報(bào)告物控部，分析原因，查明責(zé)任，按規(guī)定辦理報(bào)批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)擅自處理。倉(cāng)管員不得采取“發(fā)生盈時(shí)多送，虧時(shí)克扣”的違紀(jì)做法。對(duì)失職造成的虧損，除照價(jià)賠償外，還要經(jīng)紀(jì)律處分。7.6按“推陳儲(chǔ)新，先進(jìn)先出，按規(guī)定供應(yīng)，節(jié)約用料”的原則發(fā)料。發(fā)料堅(jiān)持一盤底，二核對(duì)，三發(fā)料，四減數(shù)的原則。對(duì)貪圖方便，違反發(fā)料原則造成物資失效，霉變，大料小用，優(yōu)材劣用，以及差借等損失，倉(cāng)管員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。7.7倉(cāng)管員內(nèi)部調(diào)動(dòng)工作，一定要辦理交接手續(xù)，移交中的未了事宜及有關(guān)憑證，要列出清單三份，寫明情況，雙方簽字，部門領(lǐng)導(dǎo)見證，雙方各執(zhí)一份，存檔一份，事后發(fā)生糾葛，仍由原移交人負(fù)責(zé)。8附則8.1相關(guān)支持文件見《產(chǎn)品出貨管理制度》《外協(xié)加工作業(yè)管理制度》《客戶退換貨處理辦法》《廢棄品管理制度》等8.2本規(guī)定由公司物流部負(fù)責(zé)解釋�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※

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東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第1頁(yè)共7頁(yè)1總則1.1目的加強(qiáng)公司檔案管理，保證檔案資料及時(shí)歸檔、完整、齊全和妥善保管，有效利用和補(bǔ)充檔案，為公司經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。1.2公司檔案涵義及分類1.2.1公司檔案是公司從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；1.2.2公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。1.3適用范圍本規(guī)定適用于公司技術(shù)檔案、文書檔案、特殊載體檔案、人事檔案的管理。2職責(zé)2.1中央文控室負(fù)責(zé)技術(shù)檔案、文書檔案、特殊載體檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，監(jiān)督和指導(dǎo)各部門文員做好本部門歸檔文件材料的形成、收集，按規(guī)定時(shí)間移交中央文控室歸檔；2.2綜合人事部人事文員負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理,負(fù)責(zé)職工檔案的收集、鑒別、歸檔和保管。按規(guī)定時(shí)間移交中央文控室保管；2.3IT支持部負(fù)責(zé)協(xié)助中央文控室做好檔案信息化工作；2.4公司各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)工作活動(dòng)中檔案材料的收集、整理，并按規(guī)定時(shí)間將文件材料移交到中央文控室歸檔。3檔案管理的內(nèi)容與方法3.1公司檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，成立由運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)任組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司檔案管理工作，組織檔案工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)安排整改。確保檔案※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第2頁(yè)共7頁(yè)利用與檔案保密“兩不誤”，防止公司受控文件圖紙機(jī)密泄露或重要檔案丟失；由各部門文員兼職檔案員，建立公司資料管理員網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)上受中央文控室指導(dǎo)；3.2公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。3.3中央文控室可向公司任何部門或個(gè)人提出移交檔案文件材料要求；并對(duì)移交不符合歸檔要求的檔案拒收或提出整改意見；對(duì)丟失、損壞檔案的員工，可提出批評(píng)及處罰意見；3.4資料管理員要求3.4.1中央文控室人員應(yīng)具備中專以上文化程度，應(yīng)持證上崗；3.4.2資料管理員必須掌握電腦應(yīng)用技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件。3.5檔案收集與整理3.5.1總體要求3.5.1.1公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建等活動(dòng)中形成的文件材料應(yīng)由各單位、各職能部門及各工藝設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)收集齊全、核對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)整理后歸擋，文件材料缺項(xiàng)的，中央文控室有權(quán)拒收并限期整改；3.5.1.2歸檔的文件材料必須及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是現(xiàn)行有效和最新的材料，能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史原貌；3.5.1.3歸檔的文件材料應(yīng)符合質(zhì)量要求，除有固定的圖幅或書寫格式外，其余的文字材料應(yīng)為A4幅面，所有文字材料的線條、字跡工整、圖面清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備；不能用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫，案卷折疊要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同時(shí)有完備的交接手續(xù)；3.5.1.4檔案整理應(yīng)制定分類方案，組卷規(guī)范、合理，符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)，編目規(guī)范，排架合理；3.5.1.5歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第3頁(yè)共7頁(yè)3.5.1.6檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。3.5.1.7歸檔時(shí)，應(yīng)編制移交清單一式二份，交接雙方核對(duì)無(wú)誤后在清單上簽字，各執(zhí)一份作為移交的憑證。3.5.2歸檔時(shí)間要求3.5.2.1基本建設(shè)類（主要為公司廠房、車間規(guī)劃的工程建設(shè)）的文件材料按建設(shè)（監(jiān)理）的不同階段及時(shí)歸檔。在工程施工（工程監(jiān)理）過(guò)程中，要進(jìn)行竣工圖的繪制和竣工資料的收集、整理工作�？⒐�圖紙、資料在工程交工驗(yàn)收后15天內(nèi)歸檔；3.5.2.2設(shè)備、儀器中的隨機(jī)資料（合格證、使用說(shuō)明書等資料）在設(shè)備、儀器安裝完畢后三天內(nèi)向中央文控室移交歸檔。（設(shè)備、儀器類必須經(jīng)資料管理員檢查隨機(jī)資料入檔后在發(fā)票上簽字財(cái)務(wù)方可受理）3.5.2.3行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理每月一次，時(shí)間為次月的一日；3.5.2.4人事檔案為次年的一月份移交檔案；3.5.2.5未按時(shí)間及時(shí)歸檔的按20元/天對(duì)部門負(fù)責(zé)人處罰。3.5.3歸檔范圍1）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。3）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6）本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。特殊載體歸檔材料應(yīng)有文字說(shuō)明，文字說(shuō)明包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、主要參加人員、攝錄者等要素。照片與底片影像應(yīng)一致。3.6檔案的保管※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第4頁(yè)共7頁(yè)3.6.1中央文控室采用專用庫(kù)房，檔案保管應(yīng)達(dá)到“八防”要求（防盜、防火、防光、防潮、防水、防塵、防有害生物、防污染）。3.6.2特殊載體檔案一律采用防火柜存放，柜內(nèi)應(yīng)施放有效的防蟲劑等藥物，每次案卷調(diào)用后，必須關(guān)好柜門。3.6.3庫(kù)房應(yīng)配備必要的保護(hù)設(shè)備及檔案裝具，一般應(yīng)有抽濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備、溫度計(jì)、濕度計(jì)、遮光防水窗簾、防蟲劑等，庫(kù)房外應(yīng)常備有消防器材。3.6.4嚴(yán)禁任何人在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、生火、堆放易燃物品、食物及雜物帶入或存放在庫(kù)房，應(yīng)保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔、整齊。3.6.5檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫、濕度（要求溫度為14～24℃±2℃，相對(duì)濕度45～60%±5%），對(duì)不適宜的溫、濕度應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，并做好溫濕度記錄。3.6.6文控人員應(yīng)定期向主管領(lǐng)導(dǎo)反映庫(kù)房情況，提出合理化建議，以保證庫(kù)房環(huán)境要求。一旦發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、生霉、設(shè)備損壞，或發(fā)生檔案、資料遺失等現(xiàn)象，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施。3.7檔案的利用3.7.1職工檔案的利用（查閱）3.7.1.1各部門因工作需要查閱和借用職工檔案，應(yīng)填寫《查閱單》，按照查閱職工檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，寫明查閱的理由、查閱內(nèi)容和具體要求及查閱人，經(jīng)綜合人事部和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能查閱。3.7.1.2查閱職工檔案，必須到綜合人事部閱檔室查閱。3.7.1.3人事檔案一般不外借。如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)過(guò)綜合人事部經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.7.1.4查閱、借用人事檔案，必須嚴(yán)格遵守保密標(biāo)準(zhǔn)和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按違反《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。3.7.1.4查閱人事檔案的單位或個(gè)人，不得用個(gè)人筆記本摘抄檔案材料，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請(qǐng)示綜合人事部經(jīng)理審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（拍攝）�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第5頁(yè)共7頁(yè)3.7.2技術(shù)、文書（圖書、資料、雜志）檔案的利用（借閱）3.7.2.1凡公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托人員簽字批準(zhǔn)；3.7.2.2檔案借閱的最長(zhǎng)期限為壹周；對(duì)借出檔案，借閱人必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，資料管理員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)上級(jí)處理。損壞處罰50元。丟失處罰500元，未及時(shí)歸檔按20元/天對(duì)借閱人處罰。3.7.2.3借閱人不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，一般情況下，檔案只在中央文控室內(nèi)供查閱，確因工作需要借檔案復(fù)印的，應(yīng)經(jīng)資料管理員同意，報(bào)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)批準(zhǔn)，借期只限當(dāng)天；3.7.2.4借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)文件材料，不能撕壞、拆散、隨意折疊文件材料；不能在文件材料中進(jìn)行勾畫、涂沫、圈點(diǎn)、批注；不能私自取走任何文件材料；不能將檔案復(fù)制件代替檔案原件；違者一次罰款50元；3.7.2.5借閱人利用案卷目錄臺(tái)帳查閱檔案，應(yīng)先查找出所需的檔案號(hào)，交資料管理員入庫(kù)房調(diào)卷，非資料管理員不得擅自進(jìn)入庫(kù)房索取檔案；3.7.2.6凡利用過(guò)的檔案，包括特殊載體檔案以及圖書、資料、雜志等材料，查閱人必須按時(shí)歸還，交資料管理員當(dāng)面清點(diǎn)檢查，經(jīng)資料管理員查核無(wú)誤后，方可離開中央文控室或辦理檔案外借注銷手續(xù)；3.7.2.7凡劃有秘級(jí)以上的檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只限在中央文控室內(nèi)供查閱，不準(zhǔn)帶出室外及復(fù)印；3.7.2.8檔案原則上只允許本公司職工外借，外單位人員確因工作需要借檔案復(fù)印，必須經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門總監(jiān)同意，報(bào)運(yùn)營(yíng)總監(jiān)批準(zhǔn)，并委托相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員辦理外借檔案手續(xù)后，才可外借復(fù)印并則按規(guī)定收取1元/張復(fù)印費(fèi)。3.7.3檔案（圖書、資料、雜志）的借閱數(shù)量※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第6頁(yè)共7頁(yè)3.7.3.1檔案外借一般用其副本，在沒(méi)有副本情況下，方可借正本復(fù)印。每次借出檔案不得超過(guò)2卷或10張圖紙。3.7.3.2手冊(cè)、規(guī)程一般不外借。確因工作需要外借，數(shù)量?jī)H限一冊(cè)，限期1天。3.7.3.3圖書、資料外借每次最多不超過(guò)三本，三個(gè)月內(nèi)必須歸還或辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借限期為兩個(gè)月。3.7.3.4雜志借閱最多不超過(guò)三本，半個(gè)月內(nèi)必須歸還，當(dāng)月技術(shù)雜志不外借，只允許在中央文控室內(nèi)閱覽。3.7.3.5借閱者必須保持所借的書籍完好無(wú)損，如有損壞或遺失，當(dāng)事人應(yīng)購(gòu)買原書賠償。絕版書或內(nèi)部刊物無(wú)法購(gòu)買時(shí)，1990年以前的書籍，按原價(jià)8-10倍賠償。1990年以后購(gòu)的書籍按原價(jià)3-5倍賠償。凡借閱逾期經(jīng)催索仍不歸還者，中央文控室可暫停其借閱和查閱權(quán)力；停借一年后，仍不歸還者，按遺失處理。3.8檔案的鑒定與銷毀3.8.1中央文控室應(yīng)按照國(guó)家《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和根據(jù)公司檔案價(jià)值，定期將到期或超過(guò)保存期限的檔案列出清單目錄，提交公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定。3.8.2公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合公司實(shí)際進(jìn)行審查、鑒定，并提出相應(yīng)的銷毀方案。檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。具體參照DA/T28-201*《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的保管期限表執(zhí)行。3.8.3公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)銷毀清單目錄進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定，中央文控室根據(jù)檔案鑒定意見，及時(shí)進(jìn)行案卷調(diào)整，并填寫《檔案鑒定銷毀簽證書》和《檔案銷毀清冊(cè)》。3.8.4在檔案銷毀之前，資料管理員應(yīng)根據(jù)檔案鑒定銷毀簽證書和銷毀清冊(cè)，再次進(jìn)行核對(duì)銷毀檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保銷毀檔案鑒定無(wú)誤。3.8.5檔案銷毀時(shí)，必須由檔案領(lǐng)導(dǎo)小組人員共同監(jiān)銷，三方監(jiān)銷人在檔案銷毀清冊(cè)和鑒定銷毀簽證書上簽名，并將檔案銷毀簽證書和檔案銷毀清冊(cè)作為永久保存，以備日后查考。4附則※※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※東莞君雄精密五金制造有限公司DONGGUANJOINSHOWPRECISIONHARDWAREMANUFACTURINGCO.，LTD文件標(biāo)題檔案管理制度文件編號(hào)：WI-00-0000生效日期：201*.01.01版本：A0頁(yè)碼：第7頁(yè)共7頁(yè)4.1本制度的解釋權(quán)歸公司運(yùn)營(yíng)中心。4.2本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，自201*年1月1日開始執(zhí)行�！�※本文件之著作權(quán)及營(yíng)業(yè)秘密內(nèi)容屬于東莞君雄精密五金制造有限公司,非經(jīng)公司允許不得翻印※※

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