高校二級學(xué)院行政秘書工作之淺析

摘要：高校二級學(xué)院行政部門通常設(shè)立了行政秘書崗位，該崗位是屬于綜合性行政事務(wù)崗位，其工作的好壞直接關(guān)系到二級學(xué)院各項工作是否有序開展，因此必須明確其崗位職責和特點，才能圓滿完成工作任務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展貢獻力量。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院行政秘書工作職責特點

在我國高等教育快速發(fā)展和改革的背景下，高校的二級學(xué)院已逐漸發(fā)展成為教學(xué)、科研、管理為一體的相對獨立的單位個體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學(xué)院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔了執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)等大量事務(wù)性工作，而不再是單純的“收發(fā)文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉(zhuǎn)變成參謀員、協(xié)調(diào)員、服務(wù)員。1行政秘書的工作職責

一是文字工作。起草二級學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、報告、總結(jié)、決議和行政規(guī)章制度;起草、審核、編號、校印、分發(fā)文件;整理和保存會議記錄、會議紀要;收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務(wù)工作;文秘、檔案等崗位的管理工作;按照學(xué)校管理的規(guī)定，使用和管理印章、介紹信、證明信;接洽及處理公函、電話、電報、電傳等政務(wù)工作。

二是人事工作。按照學(xué)院統(tǒng)一的教師工作量核定標準，做好教師工作量的考核工作，并上報學(xué)院教務(wù)處;計算和審核教師課時津貼和行政人員崗位津貼;負責教職員工的考勤、評教、年度業(yè)績考核工作;負責教職工崗位競聘、職稱申報評定、人事調(diào)動、獎懲等工作。

三是日常行政工作。在院領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，組織、協(xié)調(diào)與管理辦公室工作，檢查、督促落實情況，保證各項工作正常運行;開展院建設(shè)、發(fā)展和管理等重大問題的調(diào)查研究工作，為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和建議;籌備、協(xié)調(diào)、組織院各類會議，做好對外接待與聯(lián)絡(luò)、對外信息發(fā)布、對外宣傳工作;協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)工作，完成部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;負責院資產(chǎn)管理工作、辦公用品和辦公設(shè)施的領(lǐng)取和管理、發(fā)放和報刊雜志、信件的分送工作;處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務(wù)，并及時向院領(lǐng)導(dǎo)管理層匯報請示。2行政秘書的工作特點

一是政治性。堅持鮮明正確的政治導(dǎo)向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應(yīng)該切實關(guān)心國家時事政治，及時了解國家教育發(fā)展和改革動向。遵守學(xué)校各項規(guī)章制度，貫徹學(xué)校各項精神和指示，掌握學(xué)校工作動態(tài)，學(xué)習和研究領(lǐng)導(dǎo)講話和文章，要以良好的精神風貌和思想狀態(tài)、強烈的事業(yè)心和工作責任感，愛崗敬業(yè)，忠于職守，無私奉獻，認真履行行政秘書的工作職責。

二是事務(wù)性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學(xué)院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領(lǐng)導(dǎo)交待的各項工作、教師學(xué)生的聯(lián)系服務(wù)、資產(chǎn)管理、財務(wù)報銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務(wù)、工會等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細認真對待，不能有半點馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結(jié)確實忙忙碌碌一整年，兢兢業(yè)業(yè)無成績，顯現(xiàn)不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學(xué)的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統(tǒng)籌安排，為師生服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

三是協(xié)調(diào)性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)院教師學(xué)生，從各個職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必備較強的溝通協(xié)調(diào)能力。在高校的二級學(xué)院里，行政關(guān)系呈現(xiàn)縱橫交錯的復(fù)雜網(wǎng)狀關(guān)系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協(xié)作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點，同時也是各種行政矛盾的集中點，因此行政秘書必須協(xié)調(diào)好于上級領(lǐng)導(dǎo)、各個行政管理部門、師生、教研室、教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員等關(guān)系，團結(jié)協(xié)作，責無旁貸地承擔起承上啟下、聯(lián)系左右的作用，與各個部門保持良好的合作關(guān)系，善于分析和處理復(fù)雜關(guān)系，政策靈活、行動果斷、處事穩(wěn)妥、勤于思考，提高自己的溝通協(xié)調(diào)能力，創(chuàng)造一個和諧有序，相互協(xié)作的良好局面。四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學(xué)院的行政事務(wù)工作，還應(yīng)當充當領(lǐng)導(dǎo)的考察團和智囊團。在平時的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個工作環(huán)節(jié)，熟悉教研室、實驗室的教師隊伍建設(shè)、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時收集、整理、解決各種問題和矛盾，認真總結(jié)，堅持從實際出發(fā)，實事求是向領(lǐng)導(dǎo)匯報，善于發(fā)現(xiàn)新經(jīng)驗，提出中肯意見和方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始準確的資料。同時要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學(xué)合理性。但是在工作中也要準確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策的思想深入到工作中，盡職盡責當好參謀員。(免費看電影tang)

五是服務(wù)性。行政秘書要充分認識到工作的意義，樹立全心全意服務(wù)意識。一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，認真及時完成領(lǐng)導(dǎo)交待的各項任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供直接的輔助服務(wù)，做好后勤服務(wù)工作，開拓思路，掌握和熟知領(lǐng)導(dǎo)工作程序，準確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，使學(xué)院的各項工作能夠有條不紊地開展，為學(xué)院的發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。二是服務(wù)師生。教學(xué)為立校之本，要切實為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學(xué)活動順利開展做好前期準備。在為教師服務(wù)過程中，耐心細致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進修等工作順利開展。對待學(xué)生要以誠相待，愛護學(xué)生，及時幫助學(xué)生解決問題和困難，熱情為學(xué)生服務(wù)，做好管理育人。三是服務(wù)各級相關(guān)行政部門。高校二級學(xué)院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處、設(shè)備處、紀檢處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、實訓(xùn)中心、圖書館、后勤處、各二級學(xué)院等相關(guān)行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學(xué)校整體利益優(yōu)于二級學(xué)院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關(guān)信息，落實各項日常工作，同時也要協(xié)調(diào)好與其他二級學(xué)院的關(guān)系，為二級學(xué)院更好地與其他部門合作打下基礎(chǔ)。

總之，要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學(xué)院行政秘書，首先要清楚認識到其工作本質(zhì)，明確其自身職責，樹立良好的服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學(xué)，認真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實實，認真完成每項工作，為新時期學(xué)院發(fā)展貢獻自己的力量。

擴展閱讀：高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作

淺談高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作

摘要：本文對高校民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作特點進行闡述，同時對如何提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)從道德、技能和意識三個方面進行詳細地歸納分析，促進教務(wù)管理工作規(guī)范化、專業(yè)化，形成合理的能力結(jié)構(gòu)。

關(guān)鍵詞：民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書工作特點職業(yè)素養(yǎng)中圖分類號：g648.7文獻標識碼：cdoi：10.3969/j.issn.1672-8181.201*.11.090

隨著高等教育體制改革的推進，高校民辦二級學(xué)院的運行模式日趨完善，其教務(wù)管理工作在高效、持續(xù)、穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)下，形成了獨特的工作內(nèi)涵和特點。民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)結(jié)合實際工作特點，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，在教務(wù)管理工作中發(fā)揮重要作用。1民辦二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作特點

教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)工作基層的管理者和執(zhí)行者，其工作繁瑣復(fù)雜，具體負責教學(xué)培養(yǎng)方案的執(zhí)行與管理、學(xué)生學(xué)籍管理、選課管理、考試管理、畢業(yè)論文（設(shè)計）管理、畢業(yè)資格審查、教學(xué)檔案管理、結(jié)業(yè)學(xué)生管理和日常教學(xué)管理等工作。1.1教學(xué)秘書工作具有協(xié)調(diào)溝通的特點

首先，在教務(wù)管理上，民辦二級學(xué)院依托高校教學(xué)資源辦學(xué)，由教務(wù)處及各相關(guān)學(xué)院負責教學(xué)計劃制定和教學(xué)任務(wù)下達及課程承擔等工作，教學(xué)秘書主要協(xié)助學(xué)校教務(wù)處、學(xué)院分管教學(xué)院長和課

程承擔學(xué)院處理各項日常教學(xué)工作，協(xié)調(diào)教務(wù)處、各學(xué)院、教師及學(xué)生之間的關(guān)系；其次，注重與輔導(dǎo)員之間的交流與溝通，將各項教務(wù)工作協(xié)調(diào)安排，各種信息多種渠道及時準確地傳達給學(xué)生，確保教學(xué)工作有條不紊地開展。

1.2教學(xué)秘書工作具有分析歸納、統(tǒng)籌安排的特點

民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作方法與高校教學(xué)秘書相比既有共性，又有自身的特點。各項日常教務(wù)工作，如每學(xué)期選課指導(dǎo)、考試報名、學(xué)分審核、信息傳達等，需要各年級各系輔導(dǎo)員協(xié)助完成，因此教學(xué)秘書要將各項工作制定計劃，統(tǒng)籌安排，工作的要求及時間節(jié)點準確說明，預(yù)見工作執(zhí)行過程中可能發(fā)生的問題，保證各項工作的順利開展。

1.3教學(xué)秘書工作具有主動服務(wù)的特點

民辦二級學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)從多角度、多立場思考問題，圍繞“服務(wù)教學(xué)”、“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)”、“服務(wù)教師”、“服務(wù)學(xué)生”開展工作。在教務(wù)工作中嚴格執(zhí)行學(xué)校各項管理規(guī)定，耐心做好解釋工作的同時，積極與教務(wù)處、各學(xué)院協(xié)商溝通，為學(xué)生處理學(xué)業(yè)中遇到的問題。教務(wù)秘書必須把服務(wù)作為基本職能，樹立自覺服務(wù)的意識，把服務(wù)落實到具體的工作中。

2民辦二級學(xué)院教務(wù)秘書應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)

職業(yè)素養(yǎng)是指職業(yè)內(nèi)在的規(guī)范和要求，是在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)，包含職業(yè)道德、職業(yè)技能、職業(yè)行為、職業(yè)作風和職

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