公司管理工作匯報(bào)思路及程序

公司管理工作匯報(bào)思路及程序

在公司管理工作中，工作匯報(bào)會(huì)起到承上啟下的協(xié)調(diào)作用，便于公司內(nèi)部運(yùn)作的溝通，便于工作的順利開展，便于提高工作效率，那么如何進(jìn)行工作匯報(bào)，這是公司各級(jí)管理人員的必備知識(shí)，工作匯報(bào)主要涉及匯報(bào)的思路和匯報(bào)的一般程序二個(gè)方面。

一、工作匯報(bào)的作用。

工作匯報(bào)在公司管理中，有什么作用？為什么要進(jìn)行工作匯報(bào)？如何發(fā)揮工作匯報(bào)的效果等？是公司各級(jí)管理人員在管理過程中必然遇到的問題，有些問題是可以獨(dú)自解決，有些則是需要部門協(xié)調(diào)和上級(jí)給予支持，公司各級(jí)管理人員進(jìn)行工作匯報(bào)的作用是有二個(gè)方面：一是讓上面了解目前運(yùn)行管理的狀況和自己的主要工作思路(方法、措施等)，便于上下級(jí)進(jìn)行溝通，便于得到公司在工作方面的支持；二是利于解決目前車間運(yùn)行管理中存在的問題，包括生產(chǎn)技術(shù)方面和人員管理方面以及設(shè)施更新方面等。

1、解決工作實(shí)際中存在的問題。各級(jí)管理人員在日常運(yùn)行管理過程中，會(huì)遇到生產(chǎn)技術(shù)方面、現(xiàn)場(chǎng)管理方面等諸多問題，而有些問題卻是管理人員力所不及，需要上級(jí)主管的支持，只有及時(shí)解決這些問題，才能更好地開展工作，當(dāng)然并不是所有的問題都推給上級(jí)主管，而是對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行具體分析，對(duì)那些確實(shí)解決不了的問題向上級(jí)主管進(jìn)行匯報(bào)。

2、提升自己的管理能力。在生產(chǎn)管理過程中，如何提高自己的管理能力或水平，就在于不斷進(jìn)行總結(jié)，而工作匯報(bào)是最好的工作總結(jié)。通過總結(jié)匯報(bào)，及時(shí)讓主管上級(jí)了解自己的工作情況和工作思路，便于上級(jí)主管加以修正和完善，同時(shí)也是與上級(jí)主管進(jìn)行管理上的交流最佳機(jī)會(huì)。工作匯報(bào)是總結(jié)工作的過程，各級(jí)管理人員必然會(huì)對(duì)自己的管理進(jìn)行分析，工作情況匯報(bào)可以講是工作計(jì)劃安排的基礎(chǔ)，從提高自身管理能力來講，工作匯報(bào)應(yīng)該引起各級(jí)管理人員的調(diào)度重視。

二、工作匯報(bào)的一般思路。

工作匯報(bào)就是匯報(bào)自己工作情況和反映問題，既然是匯報(bào)，就要便于溝通、交流，如何便于交流和溝通，就涉及到匯報(bào)的思路，那么工作匯報(bào)的一般思路主要有：一是匯報(bào)前的準(zhǔn)備構(gòu)思，就是對(duì)自己要匯報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行醞釀，選出要匯報(bào)的重點(diǎn)，而不是眉毛胡子一把抓，分不出重點(diǎn)，容易使上級(jí)主管感到困惑，在反映問題方面，不知需要解決什么問題，在工作情況方面，感覺所開展的工作同樣沒有特點(diǎn)和起色。二是匯報(bào)要系統(tǒng)，對(duì)于這個(gè)問題，往往是各級(jí)管理人員容易忽視，尤其對(duì)在生產(chǎn)管理過程中出現(xiàn)的問題，只是列出問題，沒有對(duì)問題產(chǎn)生的分析，或者只是分析諸多的客觀因素，而對(duì)主觀方面存在的問題，刻意回避，更多的匯報(bào)，缺少解決問題的方法或建議，就象老師給學(xué)生出考卷一樣；因此說在問題匯報(bào)時(shí)，作為各級(jí)管理人員一定要有三個(gè)方面的內(nèi)容：?jiǎn)栴}、原因、建議，一樣都不能少。對(duì)于工作匯報(bào)時(shí)，需要引起注意的是：對(duì)取得成績(jī)的工作，應(yīng)列出詳細(xì)的工作方法，就是自己通過怎樣的手段或方式和開展怎樣的活動(dòng)達(dá)到的。三是匯報(bào)要簡(jiǎn)單言簡(jiǎn)意賅，做到實(shí)事求實(shí)，尤其在反映問題時(shí)，說了許多客觀原因，故意縮小問題的嚴(yán)重性，這樣會(huì)讓主管認(rèn)為自己不敢面對(duì)問題，多次以后，就會(huì)讓上級(jí)主管產(chǎn)生對(duì)自己的信任危機(jī)。

1、匯報(bào)的目的明確。各級(jí)管理人員在匯報(bào)前，一定需要考慮，為什么要匯報(bào)，匯報(bào)目標(biāo)必須明確無誤，任何一個(gè)匯報(bào)可以有若干個(gè)內(nèi)容，但只有一個(gè)主題，同時(shí)在匯報(bào)也要區(qū)分輕重緩急，在工作思路匯報(bào)和情況反映時(shí)，最好圍繞反映和解決問題這個(gè)主題展開；如在部門管理存在問題的專題匯報(bào)時(shí)，如生產(chǎn)過程出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)圍繞需要上級(jí)給予怎樣的支持而展開，只有明確的匯報(bào)目標(biāo)，才會(huì)便于交流溝通，有利于問題得到快速解決。

2、掌握匯報(bào)時(shí)機(jī)。一是要求各級(jí)管理人員對(duì)自己需要匯報(bào)工作方面進(jìn)行進(jìn)行必要的分析，那些是可以在公開場(chǎng)合進(jìn)行匯報(bào)，一般情況下，對(duì)在生產(chǎn)過程出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量或技術(shù)問題應(yīng)在公開場(chǎng)合進(jìn)行匯報(bào)；那些應(yīng)該在私下場(chǎng)合交流，通常不成熟的建議最好在私下進(jìn)行匯報(bào)，涉及人員非正常變動(dòng)的建議應(yīng)在私下場(chǎng)合進(jìn)行匯報(bào)；那些可以通過公司會(huì)議提出，如需要部門協(xié)作的工作，公司規(guī)定的列會(huì)時(shí)，可以

進(jìn)行必要的匯報(bào)；那些應(yīng)采取書面形式進(jìn)行匯報(bào)等，如重大問題的解決匯報(bào)，重大情況反映匯報(bào)，每月的部門工作情況匯報(bào)必須以書面形式進(jìn)行匯報(bào)；尤其在工作總結(jié)匯報(bào)時(shí)，提出的工作思路與目前公司重點(diǎn)工作是否一致，也必須加以認(rèn)真考慮。這樣的匯報(bào)會(huì)達(dá)到更好地效果。二是要求掌握匯報(bào)的輕重緩急，重大問題必須立即以書面形式匯報(bào)；公司規(guī)定的每月或每周匯報(bào)以及公司臨時(shí)交待的工作完成情況的匯報(bào)必須按時(shí)完成，不能延誤。三是匯報(bào)過程控制，主要是注意順序，重點(diǎn)內(nèi)容必須放在首要位置；在口頭匯報(bào)時(shí)，嚴(yán)格控制匯報(bào)的時(shí)限，不要泛泛而談；在書面匯報(bào)時(shí)，盡可能做到簡(jiǎn)單明了，切忌下筆千言，離題萬里。

3、匯報(bào)內(nèi)容的真實(shí)性。匯報(bào)內(nèi)容一定要真實(shí)可信，一是在問題匯報(bào)時(shí)，要實(shí)事求是，敢于承擔(dān)責(zé)任，不要一味地尋找客觀原因，好象問題的產(chǎn)生與自己沒有什么關(guān)系，示例：生產(chǎn)折率出現(xiàn)問題，就會(huì)產(chǎn)生原料問題、設(shè)備問題、員工技術(shù)問題，殊不講自己在管理方面，如生產(chǎn)前的準(zhǔn)備和生產(chǎn)過程的控制方面的問題，仿佛問題都是應(yīng)該產(chǎn)生的。二是不要脫離實(shí)際，特別在工作建議匯報(bào)時(shí)，應(yīng)結(jié)合公司目前運(yùn)營(yíng)狀況而進(jìn)行；在解決問題的匯報(bào)時(shí)，不要提出不切實(shí)際的想法，如對(duì)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的設(shè)備問題，就不能提出全面更新設(shè)備設(shè)想。三是匯報(bào)內(nèi)容條理清楚，論證充分，尤其在工作設(shè)想?yún)R報(bào)時(shí)，不要引用過多的可能或假設(shè)，這樣會(huì)讓上級(jí)管理者，感到模棱兩可，也許好的工作思路就被自己的匯報(bào)所夭折；在問題解決方案的匯報(bào)，一定要提出一條以上的解決建議。

三、工作匯報(bào)程序及要求。

工作匯報(bào)程序分為一般程序和特殊程序。一般程序也是公司所規(guī)定的常規(guī)程序，比如通過各種會(huì)議進(jìn)行專題匯報(bào)和每月的工作匯報(bào)等；特殊程序匯報(bào)就是針對(duì)生產(chǎn)車間在運(yùn)行管理中存在急需解決的問題，臨時(shí)性向主管上級(jí)或公司進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)于公司高層管理臨時(shí)交待工作，也屬于特殊匯報(bào)程序，特殊匯報(bào)程序最顯著的特點(diǎn)就在于匯報(bào)的及時(shí)性。

1、注意匯報(bào)對(duì)象和場(chǎng)所。不同的匯報(bào)和對(duì)象應(yīng)注意運(yùn)用不同的

匯報(bào)方式，一般匯報(bào)程序，如例會(huì)匯報(bào)時(shí)，匯報(bào)的場(chǎng)合和對(duì)象都是公開公眾型，此時(shí)的匯報(bào)應(yīng)嚴(yán)格按會(huì)議匯報(bào)的要求進(jìn)行，控制匯報(bào)的有效性(主題明確、時(shí)限控制)；在每月的書面工作時(shí)，匯報(bào)的對(duì)象是公司最高管理者，重點(diǎn)就是自己工作思路問題和工作建議，成績(jī)和問題都要實(shí)事求是地談到，不可只談自己的工作業(yè)績(jī)，而回避工作中存在的問題，向最高管理者提出自己的建議時(shí)，應(yīng)有充分的論據(jù)和解決問題思路。特殊程序匯報(bào)時(shí)，在面對(duì)只有最高管理者一人進(jìn)行交流匯報(bào)時(shí)，可以盡談自己個(gè)人的看法，不要刻意回避問題；尤其在匯報(bào)自己不同的工作思路時(shí)，不要抵毀別人的意見或想法。

2、注意匯報(bào)的主次。重點(diǎn)問題重點(diǎn)匯報(bào)，次要問題次要匯報(bào)，無關(guān)問題不要涉及，對(duì)主要問題可以著重進(jìn)行闡述，盡可能使匯報(bào)對(duì)象了解原由；在書面工作建議匯報(bào)時(shí)，如提出新的工作方案，必須要有工作目標(biāo)、完整計(jì)劃和實(shí)施方法，不能只談問題，不談結(jié)果；

3、注意匯報(bào)過程的自我控制。一是情緒上的控制，尤其在問題匯報(bào)時(shí)，保持平靜的心理狀態(tài)，便于匯報(bào)交流的溝通；二是內(nèi)容的控制，突出重點(diǎn)，條理清楚；三是時(shí)限控制，這是匯報(bào)非常關(guān)鍵的一個(gè)問題，過長(zhǎng)的時(shí)間匯報(bào)，會(huì)讓人產(chǎn)生疲勞感，要注意匯報(bào)對(duì)象的反映，如果比較感興趣，可以面廣一些，如果對(duì)象精力不集中，盡量縮短匯報(bào)時(shí)限。也許在匯報(bào)過程中，匯報(bào)對(duì)象要求改變匯報(bào)方式，如口頭匯報(bào)改變成書面匯報(bào)，必須立即執(zhí)行。

4、注意聽取匯報(bào)效果的反饋和上級(jí)主管的意見。在匯報(bào)過程中，匯報(bào)對(duì)象可能會(huì)提出一些意見和看法，這個(gè)時(shí)候，作為各級(jí)管理人員應(yīng)認(rèn)真聽取，而不要過多的辯解和打斷匯報(bào)對(duì)象的話語(yǔ)。在匯報(bào)結(jié)束時(shí)，一般情況下，匯報(bào)對(duì)象就相關(guān)問題進(jìn)行講評(píng)，各級(jí)管理人員要認(rèn)真思考，進(jìn)行必要分析。有疑問的可以及時(shí)提出，進(jìn)行交流。

四、工作匯報(bào)的內(nèi)容及主要方式。

工作匯報(bào)的內(nèi)容就是匯報(bào)目標(biāo)的具體化，根據(jù)匯報(bào)的目的不同，匯報(bào)的內(nèi)容也有所不同，一般情況下包括：匯報(bào)主題、問題分析或工作思路、建議或改進(jìn)方法、需要上級(jí)主管支持或部門協(xié)調(diào)等。匯報(bào)方式包括：口頭匯報(bào)、提綱匯報(bào)和詳細(xì)書面匯報(bào)三種方式。

1、匯報(bào)內(nèi)容。首先是匯報(bào)主題，也是匯報(bào)的核心問題，必須切合匯報(bào)所要達(dá)到的目的。其次是匯報(bào)內(nèi)容的問題分析或工作思路方面，應(yīng)注意內(nèi)容的層次性和銜接問題，引用數(shù)據(jù)是必不可少，可以通過圖示的方法，一目了然明白匯報(bào)的具體情況，同時(shí)在問題分析時(shí)，主客觀原因都要分析到位。三是建議或改進(jìn)方法方面，必須系統(tǒng)化，通過怎樣的計(jì)劃和實(shí)施步驟，在什么時(shí)限完成都要非常明確，包括解決問題時(shí)涉及到一些材料的更換、設(shè)備的維護(hù)、人員的調(diào)配等也必須明確。四是需要上級(jí)主管或公司支持以及部門協(xié)調(diào)方面，一定要闡明原由，明確量化，如果無法立即確定的事項(xiàng)，可以事后與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，再次向主管上級(jí)或公司進(jìn)行匯報(bào)。

2、匯報(bào)方式。一是口頭匯報(bào)，主要是對(duì)急需解決的問題進(jìn)行匯報(bào)，或者不成熟的想法(工作思路構(gòu)思)也可以口頭匯報(bào)，口頭匯報(bào)時(shí)，要做到簡(jiǎn)單扼要，只要反映主題就行，在出現(xiàn)重大問題進(jìn)行口頭匯報(bào)后，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)形成書面情況匯報(bào)。二是提綱匯報(bào)，主要在一般常規(guī)的會(huì)議匯報(bào)時(shí)采用，對(duì)所匯報(bào)的內(nèi)容列出匯報(bào)綱目，對(duì)一些數(shù)據(jù)和例子可以旁注加以說明。三是詳細(xì)的書面匯報(bào)，主要是對(duì)重大問題處理時(shí)或月度工作匯報(bào)時(shí)或所負(fù)責(zé)的專題匯報(bào)時(shí)所采用，書面匯報(bào)的要求涉及文書寫作方面的技巧，但是需要注意的是主題一定要明確，多采取數(shù)據(jù)論證的方法，在工作方案建議時(shí)，應(yīng)考慮方案的整體性，包括實(shí)施計(jì)劃、步驟以及需要相互配合的問題等。

作者：周建華

擴(kuò)展閱讀：201*年公司行政管理工作整體思路匯報(bào)

yxz（集團(tuán)）有限公司

辦公室職能情況說明及管理建議

（部門工作白皮書初稿）

主要內(nèi)容：

一、部門簡(jiǎn)介二、部門重點(diǎn)職能三、部門文化精神

（一）工作理念（二）工作要求（三）注意事項(xiàng)四、部門組織架構(gòu)

（一）部門組織結(jié)構(gòu)（二）部門崗位設(shè)置五、級(jí)別設(shè)置及管理方式六、部門制度（待完善）

辦公室核心文化

主動(dòng)及時(shí)簡(jiǎn)約到位

201*-9-13

一、部門簡(jiǎn)介

yxz（集團(tuán)）有限公司辦公室是集團(tuán)行政管理與提升職能管理的核心機(jī)構(gòu)，于1993年6月成立，期間，多次由其他職能部門兼管，201*年辦公室與人力資源部合署辦公，統(tǒng)一由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)管理，201*年8月，從人力資源部門正式剝離，由專人負(fù)責(zé)管理，獨(dú)立開展各項(xiàng)行政管理工作。

辦公室的職能獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)體現(xiàn)了集團(tuán)對(duì)于辦公室高定位的管理要求，不僅要求在職能上要滿足日常行政管理要求，涵蓋企業(yè)文化建設(shè)及信息化建設(shè)，同時(shí)要體現(xiàn)行政（運(yùn)營(yíng)）的核心管理價(jià)值，從有限分工型行政功能向全能普化型過度，真正做到辦公室的行政管理涵蓋部分運(yùn)營(yíng)、戰(zhàn)略、文化建設(shè)的“大辦公室”的管理格局，真正地為集團(tuán)管理核心層提供高效的行政服務(wù)及支持。二、部門重點(diǎn)職能

依據(jù)集團(tuán)賦予的責(zé)任和權(quán)利，現(xiàn)將部門職責(zé)進(jìn)行闡述：（一）辦公室職能層次劃分（共13項(xiàng)）

1、政務(wù)型職能（4項(xiàng)）：督辦（計(jì)劃）管理、文書（公文）管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)（標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)）；

2、事務(wù)型職能（5項(xiàng)）：會(huì)務(wù)管理、檔案管理、印鑒管理、資質(zhì)管理、通信管理；

3、服務(wù)型職能（4項(xiàng)）：后勤管理、接待管理、外聯(lián)管理、車輛管理。

（二）辦公室重點(diǎn)職能說明（KPI）1、政務(wù)型職能（管理核心）

（1）督辦管理：負(fù)責(zé)督辦并推進(jìn)集團(tuán)重點(diǎn)工作，組織制定并分解目標(biāo)計(jì)劃，階段評(píng)估反饋下級(jí)單位進(jìn)展情況并指出修正方案，確保工作目標(biāo)完成，同時(shí)合理評(píng)估各單位的績(jī)效；

（2）計(jì)劃管理：對(duì)行政過程中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，為集團(tuán)決策層提供重要參考支撐，確保管理留有痕跡；

（3）文書管理：完善集團(tuán)行政工具的規(guī)范并實(shí)施，如公文管理、會(huì)務(wù)管理、協(xié)同辦公管理（OA），確保各類公文的及時(shí)高效處理;（4）行政體系建設(shè)：集團(tuán)行政體系的建設(shè)，建立、完善、推行行政規(guī)章制度及流程，確保行政管理有章可循;

（5）企業(yè)文化建設(shè)：集團(tuán)視覺識(shí)別系統(tǒng)的完善、企業(yè)門戶網(wǎng)站的建設(shè)和維護(hù)、及其他企業(yè)文化相關(guān)工作。

2、事務(wù)型職能（管理保障）

（1）會(huì)務(wù)管理：根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一安排，完善會(huì)議管理制度（含流程），復(fù)核會(huì)務(wù)服務(wù)支持方案、全程監(jiān)控，為各類會(huì)議成功召開提供支持，并確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。

（2）檔案管理：根據(jù)集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展要求及部門日常工作需求，完善檔案管理制度，研究檔案形成的必要和必需條件，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，合理規(guī)劃集團(tuán)檔案管理階段性目標(biāo)，以國(guó)家檔案管理等級(jí)為努力方向及標(biāo)準(zhǔn)，全面提升集團(tuán)檔案管理水平。（3）印鑒管理：按照公司印鑒管理規(guī)定，謹(jǐn)慎、規(guī)范并按規(guī)定程

序經(jīng)申請(qǐng)報(bào)批后使用，對(duì)于不符合手續(xù)的用印，有權(quán)提出異議或拒用。如遇特殊情況，印鑒管理員應(yīng)經(jīng)請(qǐng)示批準(zhǔn)后方可加蓋印章。對(duì)于重大經(jīng)濟(jì)合同、擔(dān)保、立項(xiàng)、人事任免等重大事項(xiàng)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表人審批簽字后，方可加蓋印章。對(duì)于擅自使用印章或以欺騙手段使用印章，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰，直至追究刑事責(zé)任。

（4）資質(zhì)管理（標(biāo)準(zhǔn)化管理）：負(fù)責(zé)集團(tuán)各種標(biāo)準(zhǔn)化管理體系及企業(yè)相關(guān)證照的建立、維護(hù)、監(jiān)控、文件管理和更新、體系的持續(xù)改進(jìn)、各類審核以及其他相關(guān)工作。

（5）通信管理：負(fù)責(zé)整個(gè)集團(tuán)的電話、網(wǎng)絡(luò)等通信設(shè)備的布置及維護(hù)，保障日常辦公需求,對(duì)突發(fā)性事件有緊急處理預(yù)案。

3、服務(wù)型職能（管理基礎(chǔ)）

（1）后勤管理：負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公務(wù)車輛管理、辦公環(huán)境維護(hù)、辦公資產(chǎn)配置及更新、安全環(huán)境建設(shè)等工作，保障集團(tuán)日常辦公設(shè)施運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

（2）接待管理：負(fù)責(zé)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的出差餐旅的全程安排，制定集團(tuán)接待管理相關(guān)制度，進(jìn)一步明確接待工作的原則、規(guī)格、禮儀、內(nèi)容、程序。

（3）外聯(lián)管理：負(fù)責(zé)集團(tuán)的對(duì)外聯(lián)系，定期對(duì)關(guān)系單位進(jìn)行聯(lián)絡(luò)及回訪，建立并健全外聯(lián)管理的相關(guān)制度，維護(hù)好與各單位的友好往來關(guān)系。

（4）車輛管理：車輛管理是對(duì)車輛及駕駛員的技術(shù)監(jiān)督和安

全管理，通過一些列的標(biāo)準(zhǔn)及制度規(guī)范，進(jìn)一步增加車輛安全行駛，提高車輛使用效率。三、部門文化精神

（一）工作理念

主動(dòng)及時(shí)簡(jiǎn)約到位

主動(dòng)（行為態(tài)度）：對(duì)集團(tuán)忠誠(chéng)，對(duì)部門服從，對(duì)工作敬業(yè)。職責(zé)內(nèi)的業(yè)務(wù)主動(dòng)思考并不斷完善、優(yōu)化、提高；對(duì)上級(jí)的安排和要求不推諉，積極貫徹落實(shí)。主動(dòng)提出工作設(shè)想，遇到問題主動(dòng)承擔(dān)職能責(zé)任，主動(dòng)尋找解決方案，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)問題解決方案及進(jìn)展情況。

及時(shí)（工作效率）：在具體執(zhí)行的過程中要保證計(jì)劃的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作要及時(shí)完成，如需分階段完成的要及時(shí)匯報(bào)進(jìn)度，將工作進(jìn)展情況及時(shí)迅速的上下傳遞，從而使得一項(xiàng)工作的一系列主要人員在過程中信息溝通及時(shí)，縮短組織的行政弧度、提高決策效率，及時(shí)完成各項(xiàng)工作。

簡(jiǎn)約（工作效果）：要注重工作效果，不能將自身的工作價(jià)值及工作成果，強(qiáng)加或建立于其他部門復(fù)雜的辦公體系之上，使簡(jiǎn)單的事情變得異常的繁瑣復(fù)雜，這是辦公（行政）管理的大忌。管理是一項(xiàng)并聯(lián)的工作，用最短的時(shí)間，最便捷的方式，最少耗費(fèi)人力、物力，既能將行政運(yùn)轉(zhuǎn)暢通，又有能力去保證行政的簡(jiǎn)約，才能體現(xiàn)出集團(tuán)行政管理的核心工作效果。

到位（工作效能）：在執(zhí)行每一項(xiàng)具體工作的時(shí)候，要全面、系統(tǒng)地考慮問題的關(guān)聯(lián)性，一次性將事情處理到位，杜絕二次工作和返

工的情況發(fā)生。系統(tǒng)地解決或完成一項(xiàng)工作，不再重復(fù)的浪費(fèi)時(shí)間、人力和物力，倡導(dǎo)“綠色”辦公，從而真正地提升部門的整體管理能力和外部管理形象。

（二）工作要求

團(tuán)結(jié)進(jìn)取堅(jiān)持原則提升視角思考創(chuàng)新

團(tuán)結(jié)進(jìn)�。翰块T要團(tuán)結(jié)，體現(xiàn)大家庭的管理模式，對(duì)部門員工的工作、生活要關(guān)心，在員工或者部門遇到困難和問題的時(shí)侯，部門要主動(dòng)了解，及時(shí)尋找解決方案，體現(xiàn)應(yīng)有的部門凝聚性與人文關(guān)懷；對(duì)外要保持部門的權(quán)威性，對(duì)內(nèi)要開誠(chéng)布公的進(jìn)行反思，積極尋找提升部門管理的方式、方法；對(duì)內(nèi)進(jìn)行有效及時(shí)的溝通，對(duì)外口徑保持一致；嚴(yán)禁出現(xiàn)任何形式的有損于部門管理形象和破壞部門整理管理水平的行為，也不可出現(xiàn)對(duì)員工之間冷漠、推諉、詆毀等情況發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理，重者清除團(tuán)隊(duì)。

堅(jiān)持原則：工作中要“一切為公”、“對(duì)事不對(duì)人”，一切要按照集團(tuán)授予的權(quán)責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，任何人不得以任何形式利用自身職權(quán)為私人提供便利和謀得利益，保持辦公室的公正、公平、公開的行政形象；一切工作有章可循，有具體的標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)責(zé)。

提升視角：考慮工作的時(shí)候，要提升一個(gè)級(jí)別來思考自身工作，善于換位思考。專員要站在主管的角度思考問題，主管要站在部門領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，部門領(lǐng)導(dǎo)要站在集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)的角度來思考問題，這樣，工作的角度才會(huì)提高，工作的質(zhì)量才會(huì)完善；同時(shí)，在完成其他職能工作的時(shí)候，要主動(dòng)站在對(duì)方的角度思考工作的方式、方

法、效率、結(jié)果，有效提升部門的管理高度。

思考創(chuàng)新：勤于思考，善于總結(jié)和分析，勇于創(chuàng)新工作思路和工作方法，善于規(guī)劃自己的工作目標(biāo)，當(dāng)問題發(fā)生時(shí)，能及時(shí)提出自己的解決方案。

（三）注意事項(xiàng)

1、首問責(zé)任制。部門內(nèi)各項(xiàng)管理職能要對(duì)部門全體員工進(jìn)行宣貫，讓每位員工都了解部門的業(yè)務(wù)范圍、歸屬、基本處事流程等。在工作期間，辦公室在崗被詢問的工作人員即為首問責(zé)任人。要求首問責(zé)任人對(duì)提出的問題或要求，無論是否是自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，都要給一個(gè)滿意的答復(fù)。對(duì)職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，若手續(xù)完備，首問責(zé)任人要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)予以辦結(jié)；若手續(xù)不完備，應(yīng)一次性告之其辦事機(jī)關(guān)的全部辦理要求和所需的文書材料，不要讓問題反復(fù)處理或浪費(fèi)時(shí)間。對(duì)非自己職責(zé)（權(quán)）范圍內(nèi)的事，首問責(zé)任人也要熱情接待，并根據(jù)來訪事由，負(fù)責(zé)引導(dǎo)至相應(yīng)人員處，讓來訪各項(xiàng)工作方便、快捷地找到經(jīng)辦人員并及時(shí)辦事。對(duì)不遵守首問責(zé)任制，造成不良影響的，要給予相應(yīng)處理。

2、團(tuán)結(jié)互助融為一體。部門上下要具有團(tuán)結(jié)意識(shí)，各司其責(zé)但要相互補(bǔ)位，在工作中要互相幫助，彰顯集體的智慧和力量。

3、決策不執(zhí)行，執(zhí)行不決策。各項(xiàng)職能逐步授權(quán)下移，責(zé)任逐步上調(diào)，保持清晰的方向感和管控意識(shí)，即決策不執(zhí)行；辦公室作為一個(gè)具備執(zhí)行權(quán)的部門，要深刻領(lǐng)會(huì)這一管理理念，在領(lǐng)導(dǎo)沒有授權(quán)

的前提下嚴(yán)禁擅自做主決策相關(guān)事項(xiàng)，即執(zhí)行不決策。

4、可以越級(jí)匯報(bào)，絕不越級(jí)處理。廣納良諫，但要遵循管理層級(jí)，非特殊情況辦公室主任不插手具體業(yè)務(wù)，辦公室員工不跨級(jí)、越級(jí)匯報(bào)工作，如遇此類情況須從問題本身角度出發(fā)，按照公司管理層級(jí)及授權(quán)程序執(zhí)行。

5、辦公（行政）無小事。辦公室的基礎(chǔ)性工作就是要保障辦公正常運(yùn)轉(zhuǎn)，避免影響辦公所需制度、環(huán)境等事情發(fā)生，為了動(dòng)態(tài)管理辦公，需要“抓反復(fù)、反復(fù)抓”，以多種形式與手段管控辦公體系，保障其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四、部門組織架構(gòu)

（一）部門組織結(jié)構(gòu)1、目前的組織架構(gòu)：略2、優(yōu)化后的組織架構(gòu)：略（二）部門崗位設(shè)置

1、辦公室主任：全面負(fù)責(zé)部門管理，重點(diǎn)以政務(wù)型職能為準(zhǔn)，即督辦（計(jì)劃）管理、文書（公文）管理、企業(yè)文化建設(shè)、行政體系建設(shè)。

2、后勤主管兼部門助理：全面負(fù)責(zé)部門后勤管理工作，主要包括辦公資產(chǎn)管理、辦公環(huán)境維護(hù)、車輛管理、門衛(wèi)保安、會(huì)務(wù)組織及服務(wù)等后勤工作；同時(shí)，兼任部門助理，配合辦公室主任開展部門其他相關(guān)工作。

3、檔案管理專員：以負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理為主，同時(shí)負(fù)責(zé)集團(tuán)的

證照年檢等相關(guān)工作。

4、信息管理專員：主要配合集團(tuán)資質(zhì)升級(jí)方面相關(guān)信息化建設(shè)工作，例如企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的維護(hù)、項(xiàng)目管理軟件等，同時(shí)，對(duì)集團(tuán)內(nèi)部的通訊、網(wǎng)絡(luò)等實(shí)施進(jìn)行維護(hù)，合理配置并及時(shí)進(jìn)行更新。

5、前臺(tái)文員：主要負(fù)責(zé)前臺(tái)接待及文書相關(guān)工作。五、層級(jí)設(shè)置及管理方式

1、辦公室主任：由集團(tuán)總經(jīng)理聘用，受總經(jīng)理委托負(fù)責(zé)集團(tuán)行政辦公管理事宜，全面負(fù)責(zé)開展行政管理及日常辦公室管理工作。

2、辦公室副主任：由辦公室提名，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)聘用，對(duì)辦公室主任負(fù)責(zé)，協(xié)助辦公室主任開展工作。

3、部門業(yè)務(wù)主管（酌情設(shè)置）：由辦公室提名，協(xié)助辦公室主任、副主任開展專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

4、專員：從事辦公室行政管理的專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，根據(jù)工作年限、學(xué)歷、素質(zhì)及業(yè)績(jī)考核聘用。六、部門制度（待完善）

整體評(píng)價(jià)：相對(duì)健全但不完善，專業(yè)程度有待提高，部分制度已不具備可操作性，須重新探討商定、修改完善。

大節(jié)點(diǎn)：201*年1月1日前，將所有辦公室制度12余項(xiàng)全部升級(jí)完善并出臺(tái)。

yxz（集團(tuán)）辦公室

201*年9月14日

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