攀枝花學院檔案館上半年工作總結

攀枝花學院檔案館上半年工作總結

檔案館在學校黨政的正確領導和辦公室的代管下，圍繞學校中心工作，立足檔案館本職工作，以檔案館工作職責和《201*年檔案館目標管理考核指標體系》為依據，積極開展工作，具體如下。

一、工作情況（完成或進展情況與工作成效）（一）綜合檔案

1.完成了201*年對全校兼職檔案人員的培訓，提高了各單位（部門）的兼職檔案人員的歸檔技能。

2.改革指導方式，深入歸檔單位進行指導，共計160次，并完成了對學校機關、教輔單位的歸檔業(yè)務指導工作。

3.完成了對機關教輔單位歸檔檔案的接收，共接收進館1559卷，7905件。

4.完成對接收進館的1559卷檔案材料的案卷標題審核，案卷封面填寫，編檔號，貼標簽等整理工作。

5.完成了學校各類檔案的利用，共查閱298人次，312卷；借閱23人次，135卷；復印705頁。

6.完成并確保檔案館網頁相關內容的時時更新。

7.檔案數字化工作正在有序地進行，完成了201*年11類和12類文書檔案的的全文掃描。

8.按時完成了學校院志檔案工作篇的一稿、二稿的撰寫工作。9.完成了定期對檔案庫房的安全檢查，確保檔案實體的相對安全。（二）人事檔案

1.完成了對1999-201*年以來積存且整理完畢的人事檔案（共計1034份）的接收入庫，并進行安全保管。

2.完成了人事檔案管理的相關規(guī)章制度建設。（三）學生檔案

1.完成了對畢業(yè)學生檔案3254份的安全有序地發(fā)放。2.規(guī)范了庫藏學生檔案的存放與管理。3制定了畢業(yè)生檔案工作的相關要求。二、存在的問題

（一）電子檔案意識淡薄。多數單位（部門）對保留在計算機里的相關數據缺乏安全管理的必要措施與手段。

（二）歸檔任務完成不及時。由于少數單位（部門）領導的檔案意識不強，同時由于兩年的歸檔任務重，導致其單位（部門）的歸檔任務完成不及時。

（三）檔案形式不規(guī)范。個別單位（部門）在用紙和用筆方面仍然不規(guī)范，依然出現檔案禁止使用的筆和不使用國家統(tǒng)一要求使用的規(guī)范紙張，導致檔案形式不標準。

（四）輔導員教師責任心不強。少數教學單位在領取學生個人檔案時，教師不帶隊，由學生帶隊來領取，由于學生不識別畢業(yè)生情況，同時不能承擔相應責任，導致部分畢業(yè)生有檔案沒找到，為畢業(yè)生正常離校帶來一定的麻煩，同時也無法完成學生檔案管理責任的轉移。

（五）畢業(yè)生檔案不齊。每年新生進校時，出現來校學生無檔案，未曾報到的學生有檔案的狀況，故到畢業(yè)時，有許多畢業(yè)生無高中檔案，在一定程度上為畢業(yè)生正常離校增加了心量負擔。

（六）人事檔案規(guī)范管理缺乏持續(xù)性。按照中組部的要求，我校的人事檔案必須由1人專職對其進行管理，但由于學校在檔案館、人事處，組織部都沒有設專人對其進行管理，導致人事檔案規(guī)范管理無法持續(xù)。

（七）檔案庫房與閱文室設置不合理。目前我館的檔案庫房在一樓，閱文室在二樓，庫房與閱文室之間有相當長一段距離，為檔案的安全管理與利用帶來隱患，同時大大降低了檔案利用工作效率。

（八）檔案館在崗工作人員不足。按照攀學院黨[201*]1號《關于調整院系與機構設置的通知》文件精神，檔案館4個編制，到目前為止，我館仍然只有3個編制，一直缺編制1人，給檔案館全面、有序、規(guī)范地開展工作增加了難度。

攀枝花學院檔案館

二00八年七月五日

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201*年歸檔工作總結

201*年是我校檔案工作“十二五”規(guī)劃的開局之年，這一年在學校黨政的正確領導下，在全校各職能單位的協(xié)助和配合下，在全校檔案人員的共同努力下，圓滿地完成了相關的歸檔工作，具體總結如下：

一、檔案歸檔工作的意義

檔案歸檔工作是指對我校的行政、黨群、教學、科研、財會、基建、設備、外事、出版、學生類及光盤電子系列檔案的收集、整理，然后向檔案館辦理移交的一項系統(tǒng)性工作，該項工作是我校檔案積累的主要渠道，也是豐富我校檔案資源的主要途徑。

二、采取的措施

為了確保我校的檔案資源的齊全、完整，能夠全面地反映我校201*年在教學、科研、管理工作方面所從事的主要工作內容及所取得的相關成果等，我館結合學校實際和檔案工作人員實際情況，主要采取培訓和指導相結合的方式促進我校檔案歸檔工作按時、按質地完成，為明年我校全面、持續(xù)、協(xié)調發(fā)展夯實基礎。

（一）培訓。為了促進我校檔案歸檔工作的協(xié)調有序地開展，我館派業(yè)務科長王仁秋同志全面負責該項工作，并制訂了相關的工作計劃，今年的3月底和9月分別是機關教輔單位和教學單位的檔案人員的集中培訓時間，集中培訓的主要內容有歸檔技能學習，針對上一年歸檔工作過程中出現的問題進行提醒與糾正，歸檔范圍的通知等。

（二）制訂歸檔文件。根據培訓情況確定各單位的檔案清理時間，指導時間，辦理移交時間等，并形成“辦”字文件下發(fā)全校，讓全校相關職能單位明晰各自歸檔時間和歸檔工作的相關安排，以確保檔案歸檔工作與各單位其它工作的相輔相成。

（三）深入各職能單位進行業(yè)務指導。業(yè)務指導是培訓的另一種體現方式，是一種個別培訓方式的體現。是確保各職能單位按時按質完成歸檔工作的保障。為了確保歸檔質量，我館由王仁秋同志負責深入各職能單位進行業(yè)務指導，今年業(yè)務指導時間是4月-6月，9月-11月，業(yè)務指導期間，業(yè)務指導人員全職負責到各受導單位進行業(yè)務指導，每個受導單位的業(yè)務指導時間為2天左右，受導期間，我館派出的業(yè)務指導人員在相關受導單位協(xié)助受導人員完成相關單位的檔案資料的收集、清理與整理工作。在業(yè)務指導期間，我館要求業(yè)務指導人員必須留下相關指導記錄，一方面作為業(yè)務人員指導的工作憑證，一方面作為我館檔案工作一線，主動提供服務的原始記錄。

三、取得的效果

通過全校檔案人員的共同努力，圓滿地完成了今年的檔案歸檔工作，具體如下表。

201*0年綜合檔案歸檔數量統(tǒng)計表（3-1）單位：卷類別數量類別數量類別數量類別教學490黨群76行政160財會科研111外事5設備12出版電子檔案3合計1373卷（張）201*級新生檔案歸檔情況統(tǒng)計表（3-2）單位：份單位數量單位數量單位數量電信295人文201工技院383外語138經管433藝術306生化241材料298土木465機電339計算機158醫(yī)學310總計3567份201*屆畢業(yè)生高中檔案出館數量統(tǒng)計表（3-3）單位：份單位數量單位數量單位數量電信282人文206工技院423外語210經管370藝術277生化210材料170土木322機電267計算機211醫(yī)學290總計3238份數量466單位電信外語生化機電總計201*屆畢業(yè)生未領檔案數量統(tǒng)計表（3-4）單位：份數量單位數量單位數量21人文0工技院00經管30藝術01材料0土木648計算機5醫(yī)學8119份

四、存在的問題

在今年的歸檔工作過程中，絕大多數職能單位都能按時按質地完成檔案歸檔工作，并且所歸檔案材料較為齊全與完整，但也有極少數職能單位在歸檔過程中存在著一些問題，主要如下：

（一）檔案人員責任心不強。

檔案人員作為單位歷史發(fā)展記錄的守護者，它承擔著對單位發(fā)展過程形成的各類原始記錄進行積累，收集，清理與存檔的職責。然而我校有極少數檔案人員對檔案的價值認識不清，工作馬虎，不注重對本單位檔案材料形成的積累，更不注重收集，抱著一種形成不形成，形成怎么樣，都與本人無關的心態(tài)對待本單位的檔案形成、積累和收集。這種責任心導致本單位檔案材料的缺、亂，根本無法全面體現本單位人員工作職責履行情況，為本單位的后續(xù)發(fā)展人為地設置障礙。

（二）畢業(yè)證、學位證領取記錄缺失。

畢業(yè)證、學位證是學生在規(guī)定的時間內完成規(guī)定學業(yè)的一種證明與體現，它是社會認可大學生的唯一短期內的可見性憑據，因此大學生畢業(yè)時必須領取畢、結業(yè)證和學位證，領取時也必須有相關記錄，以供日后作為是否領取的原始依據，但我校去年和今年的學生畢業(yè)證、學位證領取記錄基本沒有，只有極少數教學單位有此記錄。這些記錄的缺失將影響著我校以后的和諧建設與長遠發(fā)展。

（三）檔案材料形成不規(guī)范。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案制作不規(guī)范在很大程度上源于文件制作不規(guī)范。不規(guī)范的表現有文件形成無責任單位，有單位無印章，用紙版式設計欠規(guī)范，這些不規(guī)范嚴重影響了相關單位的歸檔時間與質量。

（四）未能按期完成檔案材料的歸檔移交。

檔案歸檔移交時間是由檔案部門與各歸檔單位共同協(xié)商擬定，這個時間既不會影響歸檔單位的其它工作正常開展，同時也不影響檔案部門的歸檔后續(xù)工作開展，一經擬定，必須維持，否則會影響其它職能單位和檔案館工作的正常有續(xù)開展。然而，今年歸檔工作過程中，有極少數單位未能按照文件下發(fā)擬定的時間完成歸檔任務，主要是由于該單位對檔案工作不夠重視，不能提供檔案工作正常開展的必要人力、時間、設備等。

總之，今年的歸檔工作比往年相比，略有差距，主要是各職能單位的檔案意識有所下降，對檔案工作的重要性和地位認識不足，看不見檔案工作給本單位的發(fā)展帶來的影響。為了使我校的檔案工作獲得健康發(fā)展，持續(xù)地推進學校各項工作的長促進步，今后我們會通過各種方式加大檔案工作的宣傳，提高全校教職工的檔案意識，為學校的長遠發(fā)展積累更加豐富的檔案資源。

攀枝花學院檔案館二0一一年十二月二十七日

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