檔案館201*年度工作總結(jié)

檔案館201*年度工作總結(jié)

201*年，檔案館在校黨政的領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持下，本著“以貢獻求支持，以服務(wù)求發(fā)展”的思想，緊密圍繞學校中心工作，不斷更新檔案工作發(fā)展理念，創(chuàng)新檔案工作機制，強化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，優(yōu)化利用服務(wù)，深化檔案功能開發(fā)，在服務(wù)學校改革與發(fā)展大局的同時，取得了檔案工作的新進展。

一、主要工作進展

（一）主動開展材料建檔與利用工作，服務(wù)本科教學工作水平評估

1、充分動員，精心準備。評估工作，材料是基礎(chǔ)。檔案館立足館藏檔案資源優(yōu)勢，全館上下總動員，以飽滿的熱情積極投身該項工作，并早在201*年學校迎評促建工作啟動之初就做到了人員早參與、過程早介入、工作早進行。檔案館組織人員認真學習評估工作文件，了解掌握評估指標體系，并由館長親自帶隊走訪兄弟院校，在外部調(diào)研和內(nèi)部全面梳理館藏的基礎(chǔ)上，配合教務(wù)處擬定了建檔目錄。

2、直接參與，全面建檔。評估工作全面啟動后，檔案館克服人手緊張的困難，抽調(diào)骨干至評估辦公室，直接參加評估各項工作，包括對學院的督導(dǎo)聯(lián)系工作。檔案館在認真查找、篩選所負責的一、二級指標支撐材料的同時，全力以赴做好整體評估支撐材料的建檔整理工作。經(jīng)常加班加點，特別是最后一周，夜以繼日，利用檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，完成全部支撐材料共計3套162盒700余卷的建檔整理工作。每卷封面都標識出一、二級指標，主要觀測點的名稱、案卷號，標題涵蓋了整卷的內(nèi)容并配有詳細的卷內(nèi)目錄，使專家能便捷地查看材料，全面了解學校各項工作。學校整體支撐材料獲得專家組的肯定。

3、熱情服務(wù)，高效利用。整個評估期間，檔案館“想評估之所想，急評估之所急”，加大各類檔案的查檢調(diào)閱力度，全力配合教學評估工作，直接為教學評估中各部門查考提供利用檔案、資料1576卷次。檔案館在利用過程中，除一般的查閱、外借、復(fù)印外，對急用件還增添了掃描服務(wù)乃至送卷上門，松江校區(qū)則就近登記、歸還，便捷了部門利用。

（二）積極承擔新校史館建設(shè)與管理工作，積淀傳承校園文化

1、發(fā)揮檔案文化功能，全力投入新館建設(shè)。檔案是歷史的記憶，檔案館依托館藏檔案資源及老校史館建設(shè)既有經(jīng)驗，積極承擔起展覽內(nèi)容制作任務(wù)。在校黨政領(lǐng)導(dǎo)以及學校各方的大力關(guān)心和支持下，在黨委副書記浦解明的一線指揮下，檔案館會同宣傳部，在充分吸取老校史館既有經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，多方觀摩學習，并走訪校內(nèi)各相關(guān)部門。館內(nèi)則一本本案卷查閱、一張張照片翻檢。文字材料是博收而約取，幾十萬字的文獻資料濃縮成萬余字的素材稿，最后一再精簡壓縮至數(shù)千字，展覽內(nèi)容提綱更是幾十易其稿。照片是精挑細選，寧缺勿濫，有時數(shù)百張照

片中也只挑選出一張。內(nèi)容排樣、展板制作及布展時與設(shè)計人員全程緊密溝通，逐字逐幅反復(fù)審校，發(fā)現(xiàn)問題，立即指出，乃至登門造訪。在時間緊、任務(wù)重、人手少的情況下，為確保進度和質(zhì)量，全館上下克服種種困難，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的表率作用、骨干和團隊的力量，暑假無休，隨叫隨到，連軸運轉(zhuǎn)，大家卻始終甘之若怡，都以有機會挖掘檔案文化資源，為學校發(fā)展盡力而深感榮幸。歷時五個月，校史館9月底建成，10月中旬正式揭牌開放。期間，檔案館還通過一次次懇切的面談、郵件、電話等，征集到各方捐贈的校史資料150余份。

2、熱誠接待服務(wù)，營建文化基地。校史館建成后，在團委的支持下，檔案館在短期內(nèi)精心組織培訓(xùn)起一支由約20名學生志愿者組成的講解員隊伍，確保了新生入校、校友返校等大規(guī)模集中接待任務(wù)的完成，特別是在本科教學評估期間，接待了教育部評估專家組一行，得到專家組的肯定�，F(xiàn)今，檔案館制訂了講解員隊伍章程，每周準時培訓(xùn)，定期招募篩選，實現(xiàn)了參觀接待工作的良性運轉(zhuǎn)。開館以來，校史館接受預(yù)約，隨時開放，迄今已接待各界來賓、師生6000人次。

（三）夯實業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，加快改革與創(chuàng)新步伐

1、加強收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案收集齊全完整。在學校辦學主體已轉(zhuǎn)移至松江校區(qū)的情況下，檔案館將收集指導(dǎo)工作重心移至松江校區(qū)。在做好宏觀統(tǒng)籌指導(dǎo)的同時，收集指導(dǎo)室的同志深入各立檔單位，熱誠上門服務(wù)，現(xiàn)場指導(dǎo)紙質(zhì)案卷整理和網(wǎng)上立卷歸檔工作，全年共接收黨群、行政、教學、科研等各類檔案3000余卷。收集指導(dǎo)工作中還從“簡化整理、深化檢索、方便利用”的角度出發(fā)，對案卷的整理、裝訂進行了一些業(yè)務(wù)革新，力求通過簡化一些程序性、操作性工作，將工作重點逐步轉(zhuǎn)移到宏觀指導(dǎo)上，加大對重大項目、重要活動檔案的收集力度，豐富各種載體、各類內(nèi)容的檔案信息資源。

2、加大信息化建設(shè)力度，提升檔案信息化水平。檔案館通過在全校范圍內(nèi)全面推廣運行檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件加大了檔案信息化建設(shè)步伐，檔案目錄數(shù)據(jù)庫已從案卷級擴展至文件級，電子文件全文歸檔開始試推行，紙質(zhì)文檔和電子文檔“雙軌制”管理模式的探索與實踐正逐步展開。重要紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作已列入工作規(guī)劃，為此館里購置了掃描儀等，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。

（四）開發(fā)利用檔案信息資源，拓展檔案功能與內(nèi)涵

1、堅持以人為本，優(yōu)化檔案利用服務(wù)。檔案館堅持以人為本的服務(wù)理念，謀求為學校改革與發(fā)展提供一流的檔案信息服務(wù)。在不增加人員的情況下，一方面確保延安路校區(qū)檔案利用服務(wù)的正常進行，另一方面進一步擴大松江校區(qū)服務(wù)窗口的服務(wù)功能，檔案借閱利用就近登記、歸還，一些利用頻繁的材料如試題等則實行兩套制保管利用，盡量減免師生兩校區(qū)奔波之勞，實現(xiàn)了兩校區(qū)檔案利用服務(wù)工作的同步運行。全年共接待檔案、資料利用者幾千人次，提供各類檔案、資料6478卷次，辦理學生出國成績、證書等的翻譯、校對2087人次，收入近十萬余

元。

2、深化檔案編研工作，開展校史黨史工作研究。在校年鑒編纂委員會的領(lǐng)導(dǎo)下，在各部門的大力支持下，由檔案館組織編寫的《東華大學年鑒》201*、201*兩卷十月正式出版。這是由原學校統(tǒng)計年鑒改版為綜合性教育年鑒的第一、第二卷。該年鑒作為一部資料性工具書，較為全面、系統(tǒng)地記述了上一年度學校各領(lǐng)域的發(fā)展情況和基本數(shù)據(jù)，以期在領(lǐng)導(dǎo)決策參考、部門查考、對外交流和留志存史等方面發(fā)揮作用。今后將每年一卷定期編纂出版。201*卷年鑒編纂的組稿工作現(xiàn)已基本完成，計劃明年編輯出版。以新校史館建設(shè)為契機，檔案館進一步推進校史黨史研究工作，征集到一批校史資料，積累了一批人物傳記素材。黨史辦公室除每月整理記錄學校黨史大事記，并按時向市科教黨委報送外，今年還開展了校史黨史研究工作的探索，完成《上海市長寧區(qū)志續(xù)志（1993-201*）》相關(guān)篇目稿件，以及市科教黨委黨史辦組織的黨史研究課題文章一篇。

（五）注重團隊建設(shè)，不斷提升管理水平

1、創(chuàng)新工作機制，提高業(yè)務(wù)水平。今年，檔案館2人退休，在不加人員的情況下，檔案館，進行了較大幅度的崗位調(diào)整，并在確保工作有序銜接的基礎(chǔ)上，重視員工業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，先后選派人員參加了上海市檔案局組織的重大基建項目檔案管理班等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面十分重視以重大任務(wù)和項目來培養(yǎng)人、凝聚人、鼓舞人，實現(xiàn)整體業(yè)務(wù)水平的提升，團隊合作的成效在今年的教學評估及校史館建設(shè)工作中體現(xiàn)得尤為顯著。檔案館還通過年度檔案工作十大進展評選，鼓勵員工進行創(chuàng)新性思考和業(yè)務(wù)改革。同志們在埋頭工作的同時，也努力鉆研，先后在《學校檔案》和《新上海檔案》上發(fā)表論文2篇，在第九屆全國高校校史研討會上交流論文1篇。

2、擴大業(yè)務(wù)交流，增強溝通與協(xié)作。在學校建設(shè)高水平大學的目標引領(lǐng)下，檔案館堅持與之相匹配的檔案工作戰(zhàn)略目標和定位不動搖，并為此樹立開放的視野，強化憂患意識，不斷擴大交流與協(xié)作。檔案館平時關(guān)注兄弟院校相關(guān)業(yè)務(wù)進展，明優(yōu)勢，找差距，補不足。今年，教育部直屬高校檔案工作簡報以“東華大學檔案館加大創(chuàng)新力度”對學校檔案工作進行了介紹，上海高校檔案工作簡報也刊出學校稿件3篇。檔案館內(nèi)部還定期編輯《檔案館通訊》，及時向老檔案工作者傳遞迅息，收取反饋意見，改進工作。此外，應(yīng)上級安排，檔案館與上海東海職業(yè)技術(shù)學院檔案室結(jié)對，派出骨干為其提供業(yè)務(wù)協(xié)助與支持，該院也順利通過了全市民辦高校檔案工作檢查。

二、存在的問題與不足

（一）圍繞學校中心工作，服務(wù)大局，積極開發(fā)檔案信息資源的量和質(zhì)相對落后于學校迅猛發(fā)展的教學、科研、管理形勢，校史資料的征集、口述檔案的挖掘等校史工作與學校建設(shè)校園文化的要求存在差距，其主要表現(xiàn)為：服務(wù)創(chuàng)新的思路不夠?qū)挘环��?wù)創(chuàng)新人才的發(fā)現(xiàn)、使用、

培養(yǎng)和儲備的體制與機制有諸多瓶頸；服務(wù)創(chuàng)新的實力不夠強。

（二）201*年度，受理出國成績翻譯的學生數(shù)量有較大幅度增加：達1042人次，除本、碩成績，學歷、學位證書，二專成績，學歷、學位證書，同時還承擔學生的在讀證明、積分積點證明、高考成績等材料的中英文校對工作。事務(wù)繁忙且和檔案專業(yè)職稱晉升不對口，人員安排較難。

（三）一方面確保延安路校區(qū)50年老檔案利用服務(wù)的正常進行，另一方面進一步擴大松江校區(qū)服務(wù)窗口的服務(wù)功能，檔案借閱利用就近登記、歸還，一些利用頻繁的材料如試題等則實行兩套制保管利用，盡量減免師生兩校區(qū)奔波之勞，實現(xiàn)了兩校區(qū)檔案利用服務(wù)工作的同步運行。在不增加人員的情況下，科學管理和工作節(jié)奏需再加強。

三、整改的措施

（一）為大幅度提高學生出國成績翻譯的辦理效率，檔案館積極聯(lián)系計算機學院合作開發(fā)了學生成績檔案（中、英文）系統(tǒng)，整體實施方案現(xiàn)已確定，預(yù)計明年201*年4月完成。此外，檔案館還注重與校辦、信息化辦公室等部門的溝通，努力促進檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接和融合，建立文檔一體的信息管理體系。

（二）在學校檔案委員會領(lǐng)導(dǎo)下，堅定與一流大學相匹配的檔案戰(zhàn)略目標和定位不動搖。堅持科學的發(fā)展觀，走內(nèi)涵提升，素質(zhì)優(yōu)化的知識管理型發(fā)展路子，樹立和落實科學的發(fā)展觀，緊緊圍繞學校創(chuàng)建世界一流大學的總目標，緊緊把握學校建設(shè)和發(fā)展的大局，緊緊著力于檔案文博工作的內(nèi)涵建設(shè)，進一步解放思想，創(chuàng)新服務(wù)理念，與時俱進，奮發(fā)有為，勇于爭先。

（三）積極謀求檔案人才隊伍建設(shè)；必須以任務(wù)為抓手，項目為契機，積極帶動檔案人才隊伍建設(shè)；必須以科學管理為手段，努力鑄煉內(nèi)功，積極深化人才隊伍建設(shè)。一個館的綜合實力說到底就是人才的實力，我們要充分發(fā)揮檔案人才資源開發(fā)在學校檔案事業(yè)中的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性和決定性作用，樹立尊重人才、尊重創(chuàng)造的思想，鼓勵檔案人才干事業(yè)，支持他們干成事業(yè)，幫助他們干好事業(yè)，管理出效益、管理出人才，努力建設(shè)好管理型、研究型、服務(wù)型、技術(shù)型的學校檔案人才隊伍，為管理興校作出應(yīng)有的貢獻。

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檔案館201*年度工作總結(jié)

201*年，檔案館秉承“服務(wù)、積淀、研究、育人”的工作思路，以最大限度地滿足學校各項工作的需要為己任，不斷加強基礎(chǔ)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。以實現(xiàn)檔案存儲數(shù)字化，檔案管理信息化，檔案提供利用網(wǎng)絡(luò)化為目標，全面推動檔案管理現(xiàn)代化進程。取得了一系列成果。

一、傳承歷史文化，做好學校各類檔案的收集和管理工作

檔案是歷史的記錄。檔案不僅可以見證學校這些年的發(fā)展，又是人們形成共同記憶的物質(zhì)載體。檔案工作的基礎(chǔ)在收集，收集工作難，要做到收集工作齊全更是難上加難。目前，全校檔案立卷單位有76個，涉及的立卷人員149人。如何做好這支隊伍的建設(shè)與培訓(xùn)工作十分重要。在工作中我們堅持每年的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核評估工作相結(jié)合，每兩年度在全校進行一次檔案工作先進集體和先進個人的表彰工作機制，以確保應(yīng)進館檔案材料的齊全與完整。

201*年，檔案館共收集和征集進館的檔案數(shù)量是11512卷，其中：黨群管理檔案98卷；行政管理檔案135卷；教學檔案3485卷；科學研究檔案245卷；外事活動檔案112卷；財會檔案960卷；基建檔案76卷；物業(yè)管理、資料等檔案67卷。

接收新進校工作的教工檔案153卷；接收本科生檔案3631卷；研究生檔案2568卷。調(diào)出教工檔案31卷；發(fā)出本科生和研究生檔案4202卷。征集名師檔案24卷；收集“長白山之路”二十年專題檔案164卷；征集各類圖片檔案5200多張。補充校史研究相關(guān)檔案40余件。

截止201*年底，館藏檔案有148702卷，排架總長度為1940延長米。

二、為學校大事要事發(fā)揮應(yīng)有的作用，確保學校各項活動對檔案工作的需要

檔案是現(xiàn)代社會重要的信息資源，是學校實施教書育人、科學管理的不可或缺的資源保障。201*年提供檔案利用項目主要有：

配合學校紀念“長白山之路”二十周年活動；

配合宣傳部籌辦“光影流年”紀念改革開放三十年圖片展；

為迎接學校凈月校區(qū)成立10周年，籌備圖片展；

為附屬小學60年校慶；為《東北師大校報》創(chuàng)刊60年暨復(fù)刊30年；為音樂學院、美術(shù)學院、人文學院二十年院慶，等，提供檔案利用。201*年，檔案館全年接待校內(nèi)外檔案利用服務(wù)，查閱檔案16003卷，接待利用人數(shù)為5900人次；其中：學校為離退休職工和已故教職工發(fā)放住房補助，利用教工檔案800余卷。接待用人單位230多家利用學生檔案；全年復(fù)印檔案27000多張。完成出國學籍材料認證506份；

三、開發(fā)檔案信息資源，為教書育人服務(wù)

在做好檔案基礎(chǔ)工作的同時，我們還承擔了《長春市市志》（1989201*年）東北師范大學的編寫任務(wù)；合作承擔了東北師范大學特色項目《校史研究》任務(wù)；在《校友》雜志中設(shè)立了“名師檔案”專欄，今年先后撰寫文章有：《我校近代地方史研究專家李鴻文教授》；《中共黨史研究專家鄭德榮教授》；《世界中古史研究專家朱寰教授》；《著名多酸化學研究專家王恩波教授》；《基礎(chǔ)教育研究專家、著名校友謝利民教授》；《我國體育教育專家楊鐘秀教授》。

結(jié)合學校紀念“長白山之路”二十年，我們今年還組織編輯了《長白山之路二十年大事記文件資料匯編》，并組織征集一批回憶性的文章和材料，為學�？偨Y(jié)辦學經(jīng)驗，提供服務(wù)；

在201*年吉林省檔案局舉辦的“油田杯”檔案開發(fā)利用成果評選中，我校有五項成果獲獎，其中一等獎一項、三等獎四項。

四、檔案信息化建設(shè)取得新進展

從201*年開始，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)立卷，為全校檔案信息的收集和利用提供了一個數(shù)字化平臺。六年來，這種全校性的檔案從收集、管理到利用的一體化管理模式，方便了各學院、各單位的檔案利用。

檔案信息化建設(shè)的核心，是檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。要建成目錄、全文、圖片、聲像數(shù)據(jù)庫，需要花費許多精力和時間。目前，基本完成了目錄數(shù)據(jù)庫，錄入文件條目56萬條；圖片數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建成，有28939張圖片，這兩個數(shù)據(jù)庫可在檔案館網(wǎng)頁的信息平臺上，實現(xiàn)微機檢索。

今年，我們又開始在全文數(shù)據(jù)庫方面下功夫，力爭兩年建成全文數(shù)據(jù)庫，電子文件數(shù)量逐年增多，今年進館的電子文件7458件，使全文電子文件的數(shù)量

達到26751件。與此同時，我們又對館藏檔案中有使用價值和保管價值的永久性的檔案，實行了全文數(shù)字化處理。數(shù)字化從學校早期的�？�開始做起，已將館藏19461980年期間�？�材料全部進行了數(shù)字化掃描；同時，聲像數(shù)據(jù)庫也在建立和完善中。隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，我們將建設(shè)更多更優(yōu)質(zhì)的資源服務(wù)于全校各個部門和教職學工。

幾年來，我校檔案工作在吉林省高校乃至全國師范院校中，始終走在前面，受到了省、市檔案局和高校同行們的好評，201*年度在吉林省教育廳組織的全省高校檔案工作評估中，我校被評為高校檔案工作先進單位。

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