秘書處201*年度工作總結

管院學生會秘書處201*年度工作總結

從去年9月學生會換屆以后，在07級主席團領導下，我們秘書處已經走過9個月的時光。在過去的時間里，秘書處剛起步就遇到了從未接受過的任務，準確給自己定位，經過這么長時間摸索，我認為秘書處應該這樣定位：

首先，秘書處和其他兄弟部門一樣，作為學生會的一個常務機構，負責處理檔案、文件、日常會議、各種申請、辦公室及倉庫的物品管理等工作；

其次，秘書處應該是一個監(jiān)督管理機構，通過各項制度的制定、實施、監(jiān)督三個環(huán)節(jié)，協(xié)助主席團對學生會工作進行監(jiān)督管理；

最后，秘書處還應該是服務機構，是主席團和各部門的情報機構，咨詢機構，各項活動的全程參與者，協(xié)助者。

一切的工作開展都得在此定位的基礎上開展。下面我總結由秘書處具體負責工作：一，制度建設：

秘書處兩學期共制定了《辦公室值班制度》、《檔案管理制度》、《辦公室物品管理制度》、《學生會例會制度》、《學生會委員考核制度》、《部長級干部考核制度》、《學生會部門量化考核制度》、《義務勞動參與辦法》等八項制度。這些制度都是以前管理學院學生會所沒有的，單不說制度實施情況，就在學生會制度化規(guī)范化上也邁出了前進的一步。存在問題：但是任何組織管有制度是不行的，管院有了制度，但沒有強有力監(jiān)督組織的任何結構存在，制度形同虛設。把制定制度和監(jiān)督制度的職能都交給和其他部門同級的秘書處，這顯然讓制度的實施情況大打折扣。

在固有模式的慣性作用下，各部門主管主席說了算，不遵從學生會大局，部門內部自成一體，從來都是應付制度。例會制度制定后，就是能每次多收一張例會記錄表；考核制度做好后，就是期末打打分，顯得很正規(guī)，從未想到制度是為了讓大家朝那方向奮斗。在部門疆界觀念濃厚的一個組織里，任何從全局出發(fā)的制度都是行不同的。比如說《義務勞動參與辦法》，的確要改，要從管院實際出發(fā)，可是學生會這個學生課余參加的組織，怎樣做到強有力。委員同時也是學生，也是有感情的個人，有時他會考慮自己前途，有時他要看部長、主席臉色，這就是他所理解的制度全部。所謂懶惰和部門觀念這時候成生了，現(xiàn)有條件下無法全部實現(xiàn)的規(guī)范，我們只能讓他們朝著制度要求靠近，而不能單純考察她的實施效果。

設想：

在以后的學生會工作中，制度必須要繼續(xù)改進，并且長期固定，從思想上和行為上慢慢扭轉。應把學生會的方方面的制度、條例、表格都用統(tǒng)一的程序固定下來；而且應該在制度監(jiān)督上由主席團成員（一個或幾個）專職負責，并賦予秘書處特殊且高于其他部門的監(jiān)督權利。二，日常工作主要在辦公室值班和倉庫物品管理，以及每次的通知，和材料收集。

存在問題：

1、辦公室要其他部門委員值班，效果很不好，沒人及時去，去了也沒有按要求打掃衛(wèi)生等；

2、倉庫物品的拿、取時間很不規(guī)范，任意性很大，占用倉庫保管員大量時間，而且大量物品在多次出借外院后損耗嚴重，并且也沒有按照《物品管理制度》實施；

3、由于部長級以上干部人少，能保證每次正常通知到，在突發(fā)情況下也能及時聯(lián)系上，而委員人數(shù)眾多，部門分離，專業(yè)分散，從而委員有時不能及時接到通知；

4、所收集材料格式很不規(guī)范，不符合《檔案管理制度》要求，材料上交也不完整和及時；設想：

1、每周固定兩到三個時間段，由固定的幾個委員值班，并且固定盡量在此時間段出借和歸還倉庫及辦公室物品，并嚴格按照制度規(guī)定執(zhí)行；

2、在每個專業(yè)中安排男女各一名學生會委員為聯(lián)絡員，由秘書處領導，及時傳遞學生會通知等其他信息，并能積極和班委取得密切聯(lián)系，便于工作順利開展；

3、有學生會統(tǒng)一各種資料，文件格式，包括簽到表、策劃書、

總結書等等。建議：

1、在保證安全的情況下，辦公室鑰匙和倉庫應該多配發(fā)幾把鑰匙，保證任何緊急情況下，能及時打開門；

2、在安排各種事項前（緊急情況除外）計劃、安排好，并提前

告知秘書處，以保證能有充分時間通知各部及委員。三，內部建設：

A、委員發(fā)展：也許是巧合，秘書處的委員都有個共同特點：內

斂，但思維活躍。從一開始納新時，一個個緊張的表情和稚嫩的想法，到現(xiàn)在的成熟和穩(wěn)重，大家都有了很大轉變。我從一開始就一直培養(yǎng)他們獨立思考，獨立完成事項，現(xiàn)在7個人基本都能完成秘書處常規(guī)工作任務，交代的任務也能按時，按質完成。在我安排委員去各部當聯(lián)絡員后，7個人也都很注意交際和禮貌，能力得到更大提升。而且秘書處不存在其他部門委員存在的問題：部門觀念強、積極性下滑。設想：

1、在各部長納新前就應該進行納新培訓，并寫出部門納新計劃，保證能找到最適合的同學當委員；

2、應該由院學生會定期組織各方面培訓講堂（電腦應用技能、文案寫作技能、日常禮儀等），也可以不定期播放電影，組織集體郊游或運動比賽（拔河、籃球、足球等），在安排委員學到一些實用的知識的同時，讓委員樹立學生會整體觀念和集體榮譽感，也保證了委員的興趣和積極性；

3、提升學生會干部的領導技能和素質，同時部長應該和委員之間建立私人友誼，多聯(lián)絡，多溝通，經常集會或活動，用個人感情和魅力凝聚委員。B、內部分工

秘書處內部分為內務組和涉外組，由兩個主任分管，并且往各部安排了聯(lián)絡員，從而在理論上形成了高效的辦公機制。設想：

1、秘書處針對工作，應該分為：制度組、常務組、涉外組，三個工作小組具體分工，權責清晰。制度組負責學生會檔案，以及制度的制定和監(jiān)督、考核；常務組負責辦公室值班和物品出借；涉外組負責通知和聯(lián)絡各部門，收集各部上交和下發(fā)資料（協(xié)調負責聯(lián)絡員）

2、既然一個部門用兩個或三個部長級干部，每個部都要形成分工和統(tǒng)一，避免多頭領導，在部長級干部分工具體分管工作的情況下，還要遵從部長統(tǒng)一領導的原則。四，活動組織

秘書處上學期組織了學生會內部聯(lián)誼活動，本學期組織了風箏節(jié)活動，兩個活動的具體總結這里不贅述了。

設想：針對秘書處的職能和特點，應該多舉辦像內部聯(lián)誼和培訓講座、座談會等密切聯(lián)系各部門委員，提高學生會內部凝聚力的活動。以后要由秘書處組織辦公技能講座、禮儀講座、學生會內部聯(lián)誼、學生組織聯(lián)誼等活動。五，學生會整體

建議：1、各部門進行重新定位、分工，明確權責；

2、建設好管院的各種代表隊，如：足球隊、籃球隊、辯論隊、排球隊、舞蹈隊、田徑隊，這些隊伍有好多都歸一個部門主管，必然導致精力分散，應該有學生會干部牽頭，由固定的一個學生會干部與該隊隊長共同負責該代表隊，保證在非比賽期內的訓練，保持良好的競技技能和狀態(tài)；

3、在活動方面避免急于擴張和別的學院攀比，守好自己已經形成的大型特色活動，如風箏節(jié)等；多組織一些小規(guī)模的精品活動，積累人氣和經驗。

擴展閱讀：秘書處201*年度工作總結

10／11學年第一學期機械系秘書處

工作總結

首先，秘書處和其他部門一樣，作為團總支的一個常務機構，負責處理檔案、文件、日常會議、各種申請、秘書處物品管理等工作；

其次，秘書處應該是一個監(jiān)督管理機構，通過各項制度的制定、實施、監(jiān)督三個環(huán)節(jié)，協(xié)助團總支對各部門工作進行監(jiān)督管理；

最后，秘書處還應該是服務機構，是團總支和各部門的情報機構，咨詢機構，各項活動的全程參與者，協(xié)助者。

一切的工作開展都得在此定位的基礎上開展。下面是秘書處具體負責工作：

一、常規(guī)工作

主要在值班和資料整理存檔，以及每次的會議通知，會議記錄和工作證的制作。

存在問題：1、值班方面存在早退、未到等現(xiàn)象。2、有時通知還不夠及時。3、收集材料格式不規(guī)范。4、值班沒人開門。5、值班的反饋無用處。

建議：1、在安排各種事項前（緊急情況除外）計劃、安排好，并提前告知秘書處，以保證能有充分時間通知各部門及相關工作人員。

二、內部建設

1）干事發(fā)展：對于自己部門的干事進行培養(yǎng)，對部門加深了解，熟悉工作。建議：1、進行納新培訓，并寫出部門納新計劃，保證能找到最適合的同

學加入部門；

2、應該由部門定期組織各方面培訓講堂（電腦應用技能、文案寫

作技能、日常禮儀等），也可以不定期播放電影，組織集體郊游或運動比賽（拔河、籃球、足球等），在安排干事干部學到一些實用的知識的同時，讓大家樹立整體觀念和集體榮譽感，也保

證了大家的興趣和積極性；

3、提升干部的領導技能和素質，同時干部應該和干事之間建立私人友誼，多聯(lián)絡，多溝通，經常集會或活動，用個人感情和魅力凝聚部門。

2）內部分工：秘書處內部工作要分工明確，從而加大工作效率。對于每項

工作，根據(jù)干事干部的能力正確的分配好工作，使工作更加準確而有效率的完成。

建議：秘書處針對工作，具體分工，權責清晰。

三、活動組織

秘書處這學期組織、協(xié)助了以下幾個活動：1、2、3、4、

團代會。知識競賽。

“爭創(chuàng)先進集體，爭當優(yōu)秀團員”的系列活動。機械系、船舶系、應用設計系交流會。

設想：針對秘書處的職能和特點，應該多舉辦像內部聯(lián)誼和培訓講座、座談

會等密切聯(lián)系各部門干部干事，提高團總支內部凝聚力的活動。以后要由秘書處組織辦公技能講座、禮儀講座、內部聯(lián)誼、學生組織聯(lián)誼等活動。

10／11學年第二學期秘書處工作計劃

1、不要把工作只停留于常規(guī)工作上，擴展秘書處的工作。2、活躍部門的內部氣氛，提高工作效率以及自身的能力。3、做好本職工作外，開展大家的思維進行創(chuàng)新。

4、使機械系團總支認識到秘書處的意義，提升秘書處的潛在意義。5、每月進行部門例會，增進彼此感情以及探討工作中的問題。希望秘書處全體成員的工作和努力，能給各部門帶來方便，并能加深各部門的溝通聯(lián)系，為各部門的合作打好基礎。

機械系團總支秘書處

201*年01月05日

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