第一篇：檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)
檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)
檔案能夠充分展現(xiàn)工作的成果，對(duì)已完成的工作留下痕跡，并為以后的工作提供歷史資料，是工作管理的寶貴組織過(guò)程資產(chǎn)。如何能夠管理運(yùn)用好這些資料，使已存檔文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一個(gè)重要工作，現(xiàn)將檔案管理經(jīng)驗(yàn)介紹如下：
首先，梳理資料類型，建立科學(xué)的查詢目錄。因?qū)嶋H工作需要，目前很多工作文檔等都還是紙質(zhì)文件，這造成科技資料繁多且雜亂。根據(jù)日常使用規(guī)律，將存檔資料分為呈批申請(qǐng)類、設(shè)備采購(gòu)類、生產(chǎn)運(yùn)行類、日常管理類等，并根據(jù)分類將每份檔案登記臺(tái)賬。
其次，對(duì)已完工的資料進(jìn)行及時(shí)入庫(kù)存檔，同時(shí)為避免檔案的丟失，對(duì)借出的資料進(jìn)行登記，并定期梳理出借時(shí)間，對(duì)長(zhǎng)期借出的檔案進(jìn)行催還，以免借出時(shí)間過(guò)久，造成的檔案丟失。
最后，定期檢查資料室，將已滿五年的檔案進(jìn)行打包整理，保持檔案資料柜的整潔明了。
持之以恒，貴在堅(jiān)持。條條大路通羅馬，對(duì)檔案管理的方法有很多，但能夠管理好的關(guān)鍵都是堅(jiān)持。科技檔案的管理是一個(gè)長(zhǎng)期細(xì)致的工作，只有堅(jiān)持不懈，才能夠?qū)⒚糠輽n案都管理好。
第二篇：電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，包括工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域。這樣以來(lái)，工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對(duì)象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位正常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計(jì)中的電子檔案管理工作對(duì)相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。
一、電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作分析
充分做好電子文件歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理thldl.org.cn的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗(yàn)收制度，并做好制度的宣傳工作，進(jìn)而為電子文件的歸檔、驗(yàn)收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準(zhǔn)確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴(yán)格的程序需要花費(fèi)大量時(shí)間，這將會(huì)與工作時(shí)效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，將歸檔前的準(zhǔn)備工作也納入到自動(dòng)化管理的進(jìn)程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。
由于一個(gè)工程可能形成成千上萬(wàn)個(gè)電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴(yán)，勢(shì)必會(huì)造成反復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力財(cái)力的現(xiàn)象，甚至?xí)䦟?dǎo)致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。
二、電子文件歸檔過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題分析
在電子檔案管理的電子歸檔過(guò)程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計(jì)中，從工程投標(biāo)書、招標(biāo)書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、委托書、計(jì)算書到技術(shù)說(shuō)明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、www.weilaioem.com/)一
站在手，寫作無(wú)憂!]
平頂山市湛河區(qū)程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區(qū)的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉(xiāng)結(jié)合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數(shù)365戶，人口1060人。是我區(qū)新農(nóng)村建設(shè)試點(diǎn)村。
近年來(lái)隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和農(nóng)村城市化進(jìn)程的加快，我村經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)由單一的種植業(yè)向商業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)、加工業(yè)、服務(wù)業(yè)等多元化經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)化，村務(wù)工作大量增加，村級(jí)檔案管理工作亟待加強(qiáng)，從而為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)有力的服務(wù)。前些年，農(nóng)村檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，農(nóng)村干部檔案意識(shí)淡薄，不注意收集整理；經(jīng)費(fèi)投入不到位，沒(méi)有專房專柜專人保管，檔案資料存無(wú)定所，村干部誰(shuí)用誰(shuí)拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴(yán)重，在一定程度上影響了村里的建設(shè)。比如有許多棘手的問(wèn)題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們?cè)趨^(qū)檔案局的幫助指導(dǎo)下，于1998年開始建立村級(jí)檔案，加強(qiáng)管理，發(fā)揮檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，有效地促進(jìn)了基層組織建設(shè)、村財(cái)務(wù)公開、農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定、人口計(jì)劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設(shè)躍上了一個(gè)新臺(tái)階。
一、轉(zhuǎn)變觀念，始終把檔案工作作為新農(nóng)村建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓。
農(nóng)村和農(nóng)村檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中具有積極的作用，特別是有利于促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，提高農(nóng)民的生活水平，擴(kuò)大基層民主，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，密切干群關(guān)系，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地做好村級(jí)檔案管理工作，為新農(nóng)村建設(shè)提供及時(shí)、便捷和有效的服務(wù)。但是，在以前由于我們認(rèn)識(shí)模糊，未顧及留下檔案是向歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)管理檔案。隨著農(nóng)村工作的全面展開，農(nóng)村社會(huì)的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村建設(shè)對(duì)檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級(jí)檔案的管理工作。1998年區(qū)委區(qū)政府根據(jù)工作實(shí)際制定關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)村級(jí)檔案工作方案出臺(tái)后，我們村兩委領(lǐng)導(dǎo)非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長(zhǎng)的程莊村檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確了專、兼職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)辦公解決建檔工作中的具體困難和問(wèn)題。在當(dāng)時(shí)資金緊張的情況下擠出2萬(wàn)元購(gòu)置了檔案設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到了“五有六防一達(dá)標(biāo)”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標(biāo)牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設(shè)施。我們還經(jīng)常邀請(qǐng)區(qū)檔案局、辦事處業(yè)務(wù)人員來(lái)幫助指導(dǎo)村級(jí)建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，當(dāng)年就被區(qū)里評(píng)為一級(jí)檔案室，連續(xù)八年榮獲區(qū)級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。
二、注重建設(shè)，始終把立卷歸檔作為村級(jí)檔案管理的關(guān)鍵來(lái)抓
檔案是歷史的真實(shí)記錄，農(nóng)村檔案是農(nóng)村工作的真實(shí)寫照，是村級(jí)檔案管理工作的重頭戲。為此，我們?cè)谕晟苹A(chǔ)建設(shè)、建立健全各項(xiàng)制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫(kù)房管理制度）的基礎(chǔ)上，還注重把好“三個(gè)關(guān)口”：一是把好材料形成關(guān)。變嘴上說(shuō)，腦子記為紙上寫，本子記，規(guī)范農(nóng)村文件材料的形成關(guān)。二是把好文件材料的收集關(guān)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，明確我們收集范圍，特別是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，在各類事務(wù)中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時(shí)代步伐，不斷擴(kuò)大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統(tǒng)一立卷關(guān)。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時(shí)間進(jìn)行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，我村檔案室已規(guī)范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會(huì)計(jì)檔案159卷，照片檔案32張。實(shí)現(xiàn)了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準(zhǔn)確科學(xué)，案卷整理整齊規(guī)范，按時(shí)保質(zhì)地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級(jí)機(jī)關(guān)的好評(píng)。
三、健全隊(duì)伍，始終把提高管理人員的素質(zhì)作為基礎(chǔ)工作來(lái)抓
農(nóng)村檔案工作涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)
，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會(huì)還專門配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專文化程度的大學(xué)生村干部時(shí)春麗為專職檔案員，村會(huì)計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識(shí)化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對(duì)檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參
加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在201*年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過(guò)了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過(guò)多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對(duì)檔案工作有了更深刻的認(rèn)識(shí)，更加自覺(jué)地參與檔案管理和利用的工作中來(lái)，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來(lái)抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對(duì)于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無(wú)損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來(lái)，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級(jí)反映數(shù)年來(lái)的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門，對(duì)村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒(méi)有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個(gè)項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒(méi)有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個(gè)滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時(shí)為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動(dòng)人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識(shí)到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績(jī)，發(fā)揮了一定作用，但也存在許多薄弱環(huán)節(jié)，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現(xiàn)代化檔案管理，特別是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的要求還有較大差距。我們決心在上級(jí)業(yè)務(wù)部門的精心指導(dǎo)下，加大工作力度，提高工作實(shí)效，更好地把村級(jí)檔案管理工作做實(shí)，不斷為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)農(nóng)村工作的發(fā)展進(jìn)步。
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第五篇：201*年稅務(wù)局電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流材料
近年來(lái)，隨著我國(guó)電子信息技術(shù)產(chǎn)生快速發(fā)展，稅務(wù)部門的辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件，稅務(wù)部門許多日常工作和管理業(yè)務(wù)可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。于是隨著先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。
一、電子文件定義
及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑�，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
三、電子文件對(duì)稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件
甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用
（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
（二）解決好電子文件的保存問(wèn)題
以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展
以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。
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