證明格式與寫法

1.標題

即寫上文種名稱“證明信”或“證明書”；有的簡寫為“證明”。標題寫在第一行正中位置，字體應(yīng)稍大，間距要拉開。

2.主送機關(guān)（單位）

即接受證明信的單位名稱。應(yīng)頂格書寫，后面加冒號。

證明信一般應(yīng)有明確的受文單位，一般不要泛寫“有關(guān)單位”等字樣，而應(yīng)當(dāng)在備注項注明“本證明由持證人攜帶，與其身份證同時使用”，以免發(fā)生其他問題。

3.正文

正文包括開頭、主體和結(jié)束語等內(nèi)容。

(1)開頭。概括說明出具證明信的緣由、依據(jù)。一般寫為“根據(jù)你單位函件（××字[ 2005]×號）要求，現(xiàn)將有關(guān)問題證明如下：”。

(2)主體。這是證明信的核心內(nèi)容。不同類型的證明信，其內(nèi)容和寫法不同。分述如下：

①存檔證明信。主體內(nèi)容根據(jù)對方要求證明的問題而定。比如對方要求證明“×××同志是否在你單位工作過，期間有無重大問題”，證明信的主體則可寫為“×××同志于2002年2月至2007年9月在我單位任x×科科長，期間沒有任何重大問題”。如果對方需要調(diào)查某件事情，證明信的主體則需要寫清人名、身份、時間、地點、參與人物的活動及表現(xiàn)，以及事情的來龍去脈，不得含糊。如果事隔已久需要通過回憶去寫，也要盡可能地寫準確，確屬想不起來的情況，如實注明什么情況記不清楚。

②遺失證件證明信。主體內(nèi)容一般為人名、時間、地點、遺失證件情況，并且應(yīng)當(dāng)寫上遺失證件的號碼。

③攜帶式證明信。主體內(nèi)容一般包括姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、外出地點、外出目的，如出差、探親、旅游等。這種證明信在首部標題之下標有發(fā)文序號，另外留有存根。存根內(nèi)容比較簡略，只需寫姓名、外出地點、外出事由、有效期限等。

(3)結(jié)束語。一般于主體之后書寫“特此證明”，與主體部分接寫的，可以加句號。另提行寫的，后面不加標點。

4.落款

包括署名、時間、單位簽署意見和備注有效期等項目內(nèi)容。

(1)署名。于證明信右下方寫上單位全稱。如果是個人開具的證明信，再于單位名稱下面寫上出具人姓名，并蓋個人印章。

(2)時間。寫明開具證明的年、月、日。

(3)單位簽署意見。主要用于個人證明信。簽署意見包括兩方面內(nèi)容：

一是對寫證明信者的政治思想、業(yè)務(wù)能力等作簡評。如“該同志思想政治作風(fēng)正派、工作認真負責(zé)”等；

二是對證明信中的內(nèi)容所持態(tài)度。如果認為證明情況比較準確，可寫“情況屬實”；如果證明信中反映的情況組織上不很了解，可以寫“此證明僅供參考”等。

(4)印章。這是證明信有效的標志，不管哪類證明信，務(wù)必有單位印章或某組織印章。

(5)備注。主要用于隨身攜帶證明信。在時間項下一行位置注寫“有效時間為2008年×月×日至2008年×月×日”。

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