淺議企業(yè)公文寫作

在公司提起寫東西，不少同事就感到壓力很大，寫的人認為不好寫沒寫頭，讀的人認為呆板僵化沒看頭。如何寫好企業(yè)公文？怎樣的企業(yè)公文才算是文采斐然的好文章？我們寫出來的企業(yè)公文是否就象1942年毛澤東同志在延安干部會上所作的《反對黨八股》的講演中列舉的黨八股的罪狀那樣，是"空話連篇，言之無物"、"語言無味，象個癟三"、"甲乙丙丁，開中藥鋪"？

2003年至今，公司先后下發(fā)過三篇關(guān)于企業(yè)公文格式的文件，就企業(yè)公文格式做過明確規(guī)定，今年公司還舉辦了公文寫作的專題培訓，但上述文件和培訓講述和強調(diào)的都是公文格式。以下，結(jié)合幾年來的一點心得，就如何寫好企業(yè)公文談?wù)勛约旱囊恍┐譁\認識。

企業(yè)公文必須文體得當、行文規(guī)范。

廣義的企業(yè)公文不僅僅指行政公文，還包括工作計劃、工作總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、典型經(jīng)驗、講話稿以及新聞稿等。本文論述的是廣義上的企業(yè)公文。目前公司的行政公文種類而言，包括通知、通報、報告、請示、規(guī)定、批復、意見、函、會議紀要、專題會議紀要、周報、日報等等；就公文形式而言，包括片區(qū)發(fā)文、部門發(fā)文、傳真文件、便箋、其它等等。如何在實際寫作中選擇相應(yīng)的文種和形式，對于正確傳達文件精神、理解文件意圖顯得尤其重要。

公文的文體，是指其特定的公文的結(jié)構(gòu)和格式。每種公文只能適用于一定的范圍，表達一定的內(nèi)容，不能任意混用，也不能別出心裁，自搞一套。如，請示和報告，很多人在運用時經(jīng)常弄不清該用哪種，其實我們只要了解一下兩種文體的含義就知道了。"請示"是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準的呈請性、期復性公文；"報告"是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關(guān)詢問時用的陳述性公文。一個是呈請性需要答復的公文，一個卻是反饋情況答復詢問的公文。只有了解和理解了文體的含義和彼此之間的區(qū)別，才能正確使用相應(yīng)的文體，在文體中運用正確的語言和格式。

大家都知道，"通知"是下行文，是要求下級機關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種，通知講究時效性，是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項。但是，如果我們深入研究，我們可以發(fā)現(xiàn)該文種一般又分為印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，指示性通知，知照性通知，事務(wù)性通知和任免、聘用通知五種類型。要正確使用"通知"這一文體，我們就得了解各種通知類型的區(qū)別，進而采用相應(yīng)的格式及表述。如，印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，它的寫法是：標題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如"同意"、"原則同意"、"要認真貫徹執(zhí)行"、"望遵照執(zhí)行"、"參照執(zhí)行"等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。批示性通知的寫法是：標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。而事務(wù)性通知的寫法通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知雖然也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同，會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等，要求要切實可行，便于受文單位具體操作。雖然都是"通知"，但是在不同的情況下，格式條款、語言、

用詞又有區(qū)別，寫法也不盡相同，大家只有在實際工作中加以琢磨，細心體會方能做到"文體得當、行文規(guī)范"。

企業(yè)公文必須語言精確、內(nèi)涵明曉。

公文的語言是一種非常講究精確性的語言，因為公文的使用目的就是要使對方接受作者的影響，而且是對對方行為有強制性影響。要使這種影響有效，一個重要的前提條件就是使意思的表達高度精確，每一個詞，特別是每一個句子必須保持意思的唯一性，以避免對方"見仁見智"，造成歧義，按各自的理解而不是作者的意圖去行事。

公文語言不精確，就容易造成歧義，形成兩種或多種可能解釋的現(xiàn)象�？梢哉f歧義是造成公文語言不精確的首要因素。比如，"我們要學習文件"這句話，就有三種理解：一是我們打算學習一下文件；一是我們索要供學習的文件；一是我們應(yīng)當學習一下文件�？梢娬�確使用語言的重要性。

我們在日常寫作中，當公文中出現(xiàn)選詞不當，詞序失當，濫用省略，錯用數(shù)量詞，語句中有詞性不明的成份，語句成份間的語法關(guān)系不明，語調(diào)附加的語義不能被準確讀出，忽略對含義不確定的詞、詞組的有效限定修飾，錯用標點符號，濫用修辭格等現(xiàn)象時，都會形成歧義。如"XX科室革新了工作方法，在公司推廣后，許多人紛紛效尤"一句，"革新"與"效尤"一褒一貶，閱文者對作者的態(tài)度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真實態(tài)度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不置可否的中性態(tài)度。該句由于錯誤地選用了褒義詞或貶義詞造成了歧義。公文中使用帶褒貶色彩的詞語本意是為了更鮮明、簡潔地表達作者的立場，但如果出現(xiàn)誤用，將使讀者難以準確理解作者的真正立場。又如："出席會議的有三個公司的經(jīng)理。"這里，定語"三個"既可以理解為開會的有來自三個公司的經(jīng)理，也可以理解成一個公司的三個經(jīng)理。該句的錯誤在于語序不當，造成被限定說明的對象不明，引起歧義。再如： "參加工作兩年以上的職工一年可享受四天以內(nèi)的帶薪旅游假"。對這一表述，至少兩處不正確，執(zhí)行過程中很可能會因此有糾紛：兩年以上是否包括兩年？四天以內(nèi)是否把四天也包含在內(nèi)？了解了上述現(xiàn)象我們就可以理解為什么《中華人民共和國刑法》會有第九十九條的規(guī)定："本法所稱以上、以下、以內(nèi)，包括本數(shù)。"我們在寫作中一定要仔細推敲，避免給生產(chǎn)經(jīng)營帶來麻煩和不必要的影響。

企業(yè)公文必須文采生動、文風鮮明。

文從字順是公文的起碼要求，然而，適當追求一些文采，將公文寫得更有思想性、藝術(shù)性，將使公文更具感染力、說服力和表現(xiàn)力、說服力�？鬃诱f；"言之無文，行而不遠"，這是十分中肯的意見。

一些人認為公文語言需要"莊重、樸實"，莊重就不能抒發(fā)情感，樸實就不能使用華麗的詞句，造成公文語言在運用上越來越枯燥乏味，在表情達意上越來越平淡膚淺，好似患了"貧血"病和營養(yǎng)不良癥。還有不少人認為公文屬于應(yīng)用文，又不是文學作品，只要通俗、明白、易懂就行了，不需要文采。于是不少公文便只有抽象的道理，缺少具體的形象；便只有一二三四的敘述，沒有生動鮮明的論證。然而這樣寫出的公文雖然是合規(guī)范，又有章法，卻是沒了生氣，沒了個性，形式呆板，語言枯燥，讀起來味同嚼蠟，正如毛澤東同志所說的 "不生動，不形象，使人看了頭痛"。

公文的文采，可以增強公文的生動性。公司攬貨能手吳寶惠在其演講稿中的最后一段寫道："公司成長了，客戶成長了，我也成長了；我付出，我收獲，我跨越；正如中海司歌所寫，中海的舞臺使我"人生無悔青春閃光"；我深愛著這個

充滿拼搏、團結(jié)、進取精神的團隊，中海成為"我的一葉神舟"。在共同成長的明天，作為中海人，我執(zhí)著依舊，決心為中海的持續(xù)騰飛添磚加瓦，再創(chuàng)佳績！"。將個人經(jīng)歷感受結(jié)合司歌的歌詞，既高度概括，又非常形象；既意味深長，又恰到好處；既洗練，又準確；就很有文采。

公文的文采，可以增強公文的邏輯性。泉州公司2003年的一篇總結(jié)曾經(jīng)這么表述"中海的貨運體制改革是歷史的必然，這次改革勢必革除過去中海機構(gòu)中的冗余部分，擯除弊端，提高效率。這次改革有意識地建立并維護一套符合中海實際情況的現(xiàn)代公司制度，為此，我司將堅定不移地貫徹貨運體制改革的精神實質(zhì)，配合總部建立并維護現(xiàn)代公司制度,完善公司組織構(gòu)架，做到"命令層層下達、匯報層層上傳、分工個個明確、任務(wù)件件落實"。這段話觀點明確，排比應(yīng)用對仗工整，分析論證順理成章、辯證統(tǒng)一、邏輯性強。

公文的文采，可以增強公文的可讀性。毛澤《星星之火，可以燎原》中是這樣解釋中國革命高潮到來的："它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見桅頭了的一只航船，它是立于高山之巔遠看東方引芒四射噴薄欲出的一輪紅日，它是躁動于母腹中要成熟了的一個嬰兒。"這段話不僅表現(xiàn)了作者高矚的政治眼光，也因其精彩生動的比喻受到廣泛贊賞。

公文的文采還是機關(guān)文風的折射。毛澤東同志在《工作方法六十條》中說："文章和文件都應(yīng)當具有這樣三種性質(zhì)：準確性、鮮明性、生動性。"他在批評一些"不講究詞章"的文件時說，"看這種文件是一場大災(zāi)難，耗費精力又少有所得，一定要改變這種不良風氣。"而且把"不生動、不形象"的文章的作者批評為"好象他們是立志要讓讀者受苦似的"。所以種沒有文采的公文，確實折射了機關(guān)的某種不良文風；比如敷衍了事，應(yīng)付上級，搪塞下級；比如懶得學習，懶得動手，懶得推敲；比如缺乏感情，缺少信念，麻木不仁等等，不一而足。相反，有文采的公文則反映了一個企業(yè)生氣勃勃、充滿激情、勤于學習、富有創(chuàng)見的文風。綜上所述，當我們在撰寫公文時能做到文體得當、行文規(guī)范、語言精確、內(nèi)涵明曉、文采生動、文風鮮明，便能夠?qū)懗鲆黄�言之有物、文采斐然的好公文�?/p>

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